Організація обліку операцій на рахунках в банку

2.      Якщо юридична особа не має рахунка в цьому банку, то для відкриття поточного рахунка потрібно подати такі документи: заява про відкриття поточного рахунка (Додаток 3); копію свідоцтва про державну реєстрацію юридичної особи в органі виконавчої влади; копію належним чином зареєстрованого установчого документа, установчого акта.

                            Якщо фізична особа – підприємиць не  має рахунків у цьому банку, то для відкриття поточного рахунка їй потрібно подати до банку такі документи:

     Заяву про відкриття поточного рахунка, що підписана фізичною особою – підприємцем;

      Копію свідоцтва про державну реєстрацію фізичної особи;

      Копію документа, що підтверджує взяття фізичної особи на облік в органі податкової служби;

      Копію документа, що підтверджує  реєстрацію фізичної особи у відповідному органі Пенсійного фонду;

      Картку із зразками підписів, засвідчену підписом уповноваженого працівника банку або нотаріально.

                            У статті 3 Інструкції також наведено порядок відкриття поточних рахунків у національній  та іноземній валютах: відокремленому підрозділу, якщо він не має в цьому банку рахунків; професійній спілці або об’єднанню профспілок; орендному підприємству тощо, а також, якщо суб’єкт господарювання вже має в цьому банку поточний рахунок або вкладний рахунок.

Відкриття поточного рахунка фізичній особі здійснюється в такому порядку:

                Фізична особа пред’являє уповноваженому працівнику банку паспорт яабо документ, що його замінює, а також документ, виданий органом державної податкової служби, що засвідчує присвоєння їй ідентифікаційного номера платника податку;

                Фізична особа – резидент заповнює заяву про відкриття поточного рахунку та картку із зразками підписів;

                Між фізичною особою і банком укладається договір банківського рахунка.

                            Особи (особа), які (яка) відкривають рахунок, мають:

-       пред’явити паспорт або документ, що його замінює, документи, що підтверджують їх повноваження. Фізичні особи-резиденти додаткового пред’являть документ, виданий відповідним органом державної податкової служби, що засвідчує присвоєння їм ідентифікаційного номера платника податку;

-       подати документи визначені главами 11 та 12 цієї Інструкції для відкриття іноземним представництвами поточних рахунків типу “H” i “П” у національній валюті.

                            На підставі цих документів працівник банку здійснює іденифікацію іноземного представницва та осіб, уповноважених розпоряджатися поточним рахунком в іноземній валюті. Між банком та іноземним представництвом укладається в письмовій формі договір банківського рахунка. Порядок відкриття поточних рахунків у національній та іноземних валютах вкладено в статтях 3-17 Інструкції.

                            Усі юридичні особи незалезно від форм власності та їх відокремлені підрозділи подають картку із зразками підписів і відбитка печатки у двох примірниках. У картку включаються зразки підписів осіб, яким  відповідно до чинного законодавства України та установчих документів юридичної особи надано право розпорядження рахунком і підпису розрахункових документів.

                            Право першого підпису належить першому керівнику юридичної особи, якій відкривається рахунок, а також іншим уповноваженим на це особам. Право другого підпису належить головному бухгалтеру, а якщо немає такої посади – особі, на яку покладено ведення бухгалтерського обліку та звітності, а акож іншим уповноваженим на це особам.

                            Зміна рахунків клієнтів здійснюється банком у разі:

-         проведення реорганізації в межах одного банку;

-       проведення реорганізації банків шляхом злиття, приєднання, поділу, перетвореня;

-         зміни місцезнаходження банку, у результаті якої змінюється код банку;

-         зміни порядку бухгалтерського обліку рахунків клієнтів.

              Поточні рахунки клієнтів банків закриваються:

         На підставі заяви клієнта;

                На підставі рішення органу, на який законом покладено функції щодо ліквідації або реорганізації юридичної особи.

                На підставі відповідного рішення суду або господарського суду про ліквідацію суб’єкта господарювання;

                У разі смерті власника рахунка – фізичної особи (за зверненням до банку спадкоємців);

                На інших підставах, передбачених чинним законодавством України або договором між банком і клієнтом.

                                          У разі закриття поточного або вкладного (депозитного) рахунка суб’єкта господарювання банк протягом трьох робочих днів з дня закриття рахунка (включаючи день закриття рахунка) повідомляє про це відповідний орган державної податкової служби.

3.Облік коштів на рахунках у банку.

3.1. Облік операцій у національній валюті.

              Рахунок №31 “Рахунки в банках” призначено для обліку наявності та руху грошових коштів що знаходяться на рахунках у банках і можуть бути використані для поточних операцій.

              Рахунок №31 “Рахунки в банку ” має такі субрахунки:

              № 311 “Поточні рахунки в національній валюті”;

              № 312 “Поточні рахунки в іноземній валюті”;

              № 313 “Інші рахунки в банку в національній валюті”;

              № 314 “Інші рахунки в банку”;

              На дебеті рахунка № 31 “Рахунки в банках” відображається надходження грошових коштів, на кредиті – їх використання.

              Субрахунки № 312 “Поточні рахунки в іноземній валюті”, № 314 ”Інші рахунки в банку в іноземній валюті” призначені для узагальнення інформації про наявність та рух грошових коштів в іноземній валюті.

              Операції за рахунком №31 “Рахунки в банках” відображають на підставі перевірених виписок банку і грошових документів, доданих до них. Якщо у виписках банку виявляються операції, помилково проведені на рахунку №31 “Рахунки в банку”, то вони відображаються відповідно по дебету або кредиту рахунка №31 в кореспонденції з рахунком № 374 “Розрахунки за претензіями”. Про помилки письмово сповіщають установу банку і вимагають їх иправлення. Помилки, допущені в операціях рахунка №31 “Рахунки в банках”, необхідно своєчасно виявляти і слідкувати за їх обов’язковим і точним виправленням установою банку. Не виявлені або не виправлені помилки тягнуть за собою збитки грошових коштів і мають бути зрештою списані нв збитки підприємства. На рахунку №31 “Рахунки в банках” залишок на кожний даний момент часу має відповідати залишку грошей, зафіксованому у виписці банку за рахунком №31 “Рахунки в банках”.

              Аналітичний облік на рахунку № 31 “Рахунки в банках” здійснюється за виписками банку, і лише за наявності на підприємстві розрахункових субрахунків відкривають окремі аналітичні рахунки для обліку відповідних. У разі необхідності деталізація кожного аналітичного рахунка здійснюється за виписками банку.

              Виписки банку. Основою для запису операуій на рахунку № 31 “Рахунки в банках” є виписки з цього рахунка. Періодично (здебільшого кожного дня) банк видає власникам рахунків виписки з відповідного рахунка з копіями розрахункових операцій. Виписка обов’язково подається на 1-ше число кожного місяця. Вона перевіряється підприємством з точки зору відповідності її доданим документам; при цьому встановлюються, чи всі записи належать до підприємства-власника рахунка. Виписка є основою для записів у реєстрах (журналу-ордера №2 і допоміжної відомості №2) операцій на рахунку № 31 “Рахунки в банках”. Записи банку і підприємства мають бути ідентичними, але потрібно врахувати, що рахунок № 31 “Рахунки в банках” підприємства є активними, а для банку ці рахунки підприємств є пасивними рахунками. Тому на дебеті у Виписці банку буде показана сума коштів, списана з рахунка підприємства, а на кредиті – зарахована на нього сума, відповідно сальдо у Виписці буде на редиті рахунка.

              Сальдо на рахунку №31 “Рахунки в банках” завжди має бути однаковим як в обліку банку, так і підприємства.

              Виписка банку змінює регістр аналітичного обліку за рахунком, а тому обов’язово має містити дату, номер документа, короткий зміст операцій і суми записів на дебетіі кредиті, а також залишки коштів на пчаток і кінець періоду. Форма виписки наведена у Додатку 1).

              Найбільша сума надходження – це виручка від реалізації продукції, виконаних робіт і послуг, від реалізації інших активів і т.д. Кошти надходять також із каси підприємства – депонентські суми, виручка від реалізації.Оплата (списування коштів) з рахунків №31 “Рахунки в банках” теж має великий діапазон. Оперограму операцій  на поточному рахунку (№31) в банку наведено в (Додатку 2).

4.Форми безготівкових розрахунків в Україні.

В Україні безготівкові розрахунки здійснюються згідно з Інструкцією “Про безготівкові розрахунки в Україні в національній валюті” №135 від 29 березня 2001 р. зі змінами №173 від 10.05.2002 за такими формами:

      Платіжними дорученнями;

      Платіжними вимогами-дорученнями;

      Чеками;

      Акредитивами;

      Векселями;

      Пластиковими картками та ін.;

      Електронними розрахунковими документами.

Підприємство самоствійно обирає форму розрахунків з іншими підприємствами, організаціями й установами. Банк на договірній основі здійснює касово-розрахункове обслуговування своїх клієнтів, списує грошові кошти з рахунків підприємств у черговості, яку визначає керівник підприємства згідно з Положенням “Про безготівкові розрахунки в господарському обігу України”.

Якщо на підприємстві накопичилися документи з платежів з безспірним стягненням коштів, згідно з чинним законодавством України оплата їх проводиться банком при надходженні коштів у примусовому порядку за календарним надходженням цих документів.

Документи, надані банкові, повинні містити такі реквізити: назву, номер рахунка в банку, число, місяць, рік виписки. Число вказується цифрами, місяць – словами, рік – цифрами.

Підприємства, що використовують при виписці первинного документа обчислювальну техніку, дозволяється : проставити місяць цифрами (1 - 12), повну або скорочену назву платника і одержувача коштів, номер розрахункових рахунків; назву місця знаходження, номер банку платника або одержувача, МФО, де знаходяться коррахунки, номер коррахунка; суму платежу – цифрами та словами у цілих грошових одиницях; мотив для розрахунків або одержання коштів;  підписи платника на першому примірнику з відбитком печатки.

Платіжні документивиписуються, як правило, під копіювальний папір у кількості примірників, необхідній банку та всім сторонам,що беруть участь у розрахунках.

Механізм безготівкових розрахунків, їх стандарти, стандарти документів і документообіг визначаються Положенням НБУ “Про безготівкові розрахунки у господарському обігу України” №22001/116 від 1 червня 1993 р. Платіжне доручення являє собою бланк встановленої форми, який підприємство подає до обслуговуйочого банку для перерахування визначеної суми зі свого рахунка (Дод. 6).Банки  приймоють до виконання доручення протягом 10 календарних днів з дати  його заповнення. Доручення приймаються  до виконання тільки на суму, яка може бути сплачена готівкою з рахунка підприємства або за рахунок кредиту. Доручення на перерахуваня грошових коштів у дохід бюджету або позабюджетних коштів на рахунку клієнта. У разі відсутності грошових коштів доручення обліковуються на позабалансовому рахунку.

Іншим платіжним документом, який обслоговує безготівковий обіг, є платіжна вимога-доручення. Це комбінований документ: верхня частина – вимога постачальника (одержувача грошових коштів) покупцеві (платникові) сплатити вартість поставленої продукції, виконаних робіт, наданих послуг, нижня – доручення платника своєму банкові перерахувати з його рахунка вказану суму.

У безготівковому обігу широко використовуються також чеки. Чек – це письмове розпорядження чекодавця банку, який веде його рахунок, сплатити чекодавцю зазначену у чеку суму грошових коштів. В Україні нині чеки використовують юридичні особи при розрахунках між собою. Розрахунки чеками між фізичними особами не здійснюються. Бланки чеків брошуруються в окремі чекові книжки, які банки видають своїм клієнтам за їх заявами.

Розрізняють чекові книжки двох видів: лімітовані й нелімітовані. Основна різниця між ними полягає в тому, що джерелом лімітованих чекових книжок є лімітований чековий рахунок, відкритий клієнтом у банку, на який зараховуються грошові кошти з розрахункового рахунку, відкритого у цьому ж банку клієнтом. Джерелом нелімітованих чекових книжок є позикові рахунки, на яких ведеться облік виданих клієнтові кредитів. Термін дії виписаного чека – 10 робочих днів без урахування дня його заповнення.

Чек виписує чекодавць і проставляє такі реквізити:

- суми – цифрами у спеціальній зоні правової частини чека і словами у центральній частині чека;

- мотив для перерахування над графою “сума ловами”;

-  найменування одержувача платежу в полі “кому”;

- дату, місце заповнення на спеціальних полях чека.