Організація бухгалтерського обліку

Робоча таблиця № 13

Розшифрування записів в журнал-ордерах  в дебет синтетичних рахунків, на яких здійснюється аналітичний облік

По завершенні місяця інформація, згрупована у журнал-ордерах, переноситься у головну книгу, яка є зведеним обліковим документом. Для кожного синтетичного рахунку в ній відводиться окремий лист, що побудований за шаховим принципом. Кожного місяця записи здійснюються в окремому рядку. Проставляється загальним підсумком кредитовий оборот по рахунку, підрахований у одному журнал-ордері, та записи по дебету цього рахунку в кредит кожного кореспондуючого рахунку, перенесені із різних журнал-ордерів. В кожному листі по завершенні облікового процесу за місяць розраховуються дебетовий та кредитовий оборот по рахунку, визначається кінцеве сальдо.

Головна книга заводиться кожного  року та є єдиним зведеним обліковим  документом. Вона дозволяє звірити  кореспонденцію між рахунками та перевірити баланс підприємства. При журнально-ордерній формі організації бухгалтерського обліку немає потреби складати шахову та оборотно-сальдову відомості.

Для аналітичного обліку використовують допоміжні відомості та спеціальні робочі таблиці. Однак по синтетичних  рахунках, які охоплюють велику кількість об'єктів (основні засоби, товарно-матеріальні цінності, розрахунки по оплаті праці, із дебіторами, кредиторами) аналітичний облік ведуть так само, як і при меморіально-ордерній формі, на картках або в книгах.

Для отримання деталізованої інформації із бухгалтерському обліку при використанні журнально-ордерної форми теж слід рухатись у зворотному напрямку до напрямку формування зведеного облікового документу - головної книги. Так, коли потрібно знайти первинний документ, по якому зроблено синтетичний запис, необхідно, по-перше, використовуючи дані головної книги визначитись який бухгалтерський рахунок слід аналізувати, по-друге, у аркуші відповідного рахунку у головній книзі встановити необхідний  журнал-ордер і, по-третє, знайти первинний документ, на підставі якого зроблено запис у журнал-ордері. Подібно слід рухатись, коли вивчається об'єкт аналітичного обліку. По-перше, потрібно на базі головної книги встановити бухгалтерський рахунок, що має вивчатись, по-друге у аркуші відповідного рахунку у головній книзі встановити необхідний журнал-ордер, по-третє, проаналізувати допоміжну відомість, з якої здійснювався запис у журнал-ордер і, по-четверте, знайти первинний документ, на підставі якого зроблено запис у допоміжну відомість.

Як і меморіальна, журнально-ордерна форма донедавна теж успішно виконувала поставлені перед нею завдання. Вона вдало поєднує синтетичний та аналітичний облік, є прозорою для користувачів та зручною для бухгалтерів. Однак суттєвими її недоліками на сьогодні є непридатність для ведення податкового та управлінського обліку, неможливість формування раптових звітів про стан справ на підприємстві, які необхідні керівництву для прийняття ефективних оперативних рішень. Все це досить успішно долається при використанні автоматизованої форми організації бухгалтерського обліку, яка стала доступною на сучасному етапі розвитку інформаційних технологій. 

Автоматизована форма  організації бухгалтерського обліку

У бухгалтерському обліку персональні  комп'ютери можна використовувати по різному, за трьома способами. Першим із способів такого використання є здійснення деяких допоміжних розрахункових функцій при використанні ручної форми організації обліку. В електронних таблицях можна вести книги аналітичного обліку, складати оборотно-сальдові відомості по рахунках, вести допоміжні відомості та журнал-ордери, формувати баланс. Це звичайно прискорить процес формування облікових регістрів та створить певні зручності для виправлення можливих помилок в процесі роботи, але говорити про автоматизацію обліку в такому випадку очевидно не слід.

За другим способом, комп'ютерні технології можна використовувати більш  ефективно в бухгалтерії лише тоді, коли розробляються спеціальні програмні продукти для здійснення обліку та створюються бази для збереження облікової інформації. Для ведення окремих напрямків обліку можуть використовуватися так звані програмні модулі. На підприємстві, наприклад, можна автоматизувати окремо облік розрахунків із працівниками по заробітній платі, руху товарно-матеріальних цінностей, нарахування амортизації основних засобів тощо. При цьому зникає потреба ручного формування регістрів обліку. При використанні другого способу для кожного напрямку обліку можна успішно та зручно налагодити аналітичний облік в розрізі різноманітних показників. Зробити зручним та доступним для працівників бухгалтерії процес формування та проведення первинних документів. Така форма дозволяє сформувати первинний документ, надрукувати та одразу ж провести. Очевидно, така можливість і є ознакою автоматизації обліку. Однак процес формування зведених облікових документів залишається ручною та кропіткою роботою.

Повноцінною формою автоматизованого обліку є третій спосіб, а саме, така форма, при якій в рамках програмного  продукту створена єдина база для запису бухгалтерської інформації. Така програма станом на будь-який момент має формувати любий запрограмований зведений обліковий документ - оборотно-сальдову відомість, оборотно-сальдову відомість по рахунку, шахову відомість, головну книгу тощо. Крім того користувачу має бути надана можливість програмування різних звітних форм на його вимогу.

При використанні автоматизованої  форми організації бухгалтерського  обліку за третім способом не має потреби  у ручній роботі по формуванню бухгалтерських регістрів та зведених облікових документів, необхідно лише занести в базу даних інформацію про первинний документ, який перед тим можна ще й сформувати в рамках програмного продукту. Повністю програмуються процеси запису інформації в базу даних, їх обробки та видачі користувачу у формі звіту.

На сучасному етапі розвитку інформаційних технологій практично  в кожного підприємства є можливість автоматизувати бухгалтерський облік  за третім способом. Багато фірм пропонують ефективні програмні продукти, які  можна одразу після придбання використовувати на невеликих підприємствах. Для середніх перед впровадженням доцільно розробити методику формування та графік документообороту, а потім настроїти під них сам програмний продукт. Для великих підприємствах, як правило, розробляють індивідуальні спеціальні програми, які крім бухгалтерських можуть виконувати деякі інші функції, наприклад, контролю за технологією.

На ринку  зараз з'явилися бухгалтерські  програмні продукти, які можуть використовуватись  на різних за розміром та господарським процесом підприємствах. Такі продукти мають можливість здійснювати обмін даними із іншими програмами, через що і вважаються універсальними. В майбутньому, очевидно, взагалі існуватимуть програми, якими зможе ефективно користуватись підприємство, працюючи з бухгалтерським обліком, контролюючими органами, технологією виробництва, канцелярією та засобами зв'язку в єдиній базі даних.