Организация первичногоучёта документация

1.Введение.

   Первичные данные о хозяйственной  деятельности организации являются  входом в систему бухгалтерского  учёта, где происходит обработка  полученных сведений,  а выходом  из неё – необходимая информация  для лиц, принимающих решение. 

   В бухгалтерском учёте порядок  создания, принятия и отражения  первичных документов регламентируется  Положением о документах и  документообороте в бухгалтерском  учёте, утверждённым приказом  МФ СССР от 29.07.83 № 105.

  Бухгалтерский документ содержит данные о факте хозяйственной деятельности, которые подлежат обработке и отражению на счетах. Оформление документа должно соответствовать всем юридическим нормам и служить доказательством отражаемого факта.

   Создание носителей первичной  учётной информации (документов) –  это трудоёмкий процесс, на  который затрачивается более  половины рабочего времени. Поток  документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой  штат счётных работников зачастую  не в состоянии справиться  с ним. Поэтому сокращение трудоёмкости  учётных работ путём автоматизации  учёта является одной из важнейших  задач, стоящих перед руководителями  организаций.

   В данном реферате, я подробно рассмотрю, что такое первичные учётные документы, их содержание и реквизиты; а также расскажу, на какие документы классифицируются первичные учётные документы; что такое документооборот и документирование хозяйственных операций. 
 

2. Организация первичного  учёта, документация.

2.1 Первичные учётные документы, их содержание и реквизиты. 

   Все хозяйственные операции, производимые  организацией, должны оформляться  оправдательными документами. Эти  документы служат первичными  учётными документами, на основании  которых ведётся бухгалтерский  учёт.

   Каждый документ должен полностью  отвечать своему назначению, он  должен содержать определённые  показатели.

   Показатели, характеризующие хозяйственную  операцию, отражённую в документе,  называют реквизитами. Реквизиты бывают обязательные и дополнительные.

   Первичные документы должны содержать  следующие обязательные реквизиты:

- наименование  документа (формы), код формы;

- наименование  организации;

- содержание  хозяйственной операции;

- измерители  хозяйственной операции;

- дата  составления операции;

- наименование  должностных лиц, ответственных  за совершение хозяйственной  операции, подписи и их расшифровки.

   К дополнительным реквизитам  могут относиться: адрес, телефон,  факс и др.

   Документы должны заполняться  своевременно, как правило, в момент  совершения операции. В документах  должны быть заполнены все  реквизиты, отражающие достоверные  данные. Документы могут заполняться  пастой шариковых ручек, химическим  карандашом, при помощи пишущих машин или полностью автоматизированным путём.  Документ должен быть оформлен чётко, без помарок, производить записи в документах простым карандашом не разрешается.

   Свободные строки должны быть  прочёркнуты. Перечень лиц, имеющих  право подписи первичных документов, утверждает руководитель организации  по согласованию с главным  бухгалтером.

   Своевременное и качественное  оформление первичных учётных  документов, передачу их в установленные  сроки для отражения в бухгалтерском  учёте, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

   Внесение исправлений в кассовые  и банковские документы не  допускается. В остальные первичные  учётные документы исправления  могут вноситься лишь по согласованию  с участниками хозяйственных  операций, что должно быть подтверждено  подписями тех же лиц, которые  подписали документы, с указанием  даты внесения исправлений. Ошибки  в первичных документах, составленных  вручную, исправляются корректурным  способом: зачёркивается неправильный  текст или сумма одной чертой, чтобы можно было прочитать  исправленное, и сверху пишется  правильные текст или сумма.  Исправление ошибки должно быть  оговорено надписью «исправлено», поставлена дата исправления,  подтверждено подписью лиц, подписывающих  документ. Федеральным законом «О бухгалтерском учёте» определено, что внесение исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В таком случае должен быть составлен новый документ. 

2.2 Классификация первичных документов.

   Все хозяйственные операции должны  производиться с оформлением  первичных документов, на основании  которых ведётся бухгалтерский  учёт.

   Документы бухгалтерского учёта  классифицируются по различным  признакам:

- по  назначению;

- по  содержанию хозяйственных операций;

- по объёму отражённых в них операций;

- по  способу использования;

- по  числу учитываемых операций;

- по  месту составления;

- по  способу заполнения.

   Бухгалтерские документы по назначению можно разделить на группы:

1. организационно-распорядительные;
2. оправдательные;
3. комбинированные;
4. документы бухгалтерского оформления.

   К организационно-распорядительным документам относятся приказы, распоряжения, указания, доверенности и т.п. Эти документы содержат распоряжение, разрешение, поручение либо право на проведение хозяйственной операции. Информация, содержащаяся в этих документах, не заносится в учётные регистры, так как в них не отражается сам факт совершения операции.

   К оправдательным (исполнительным) документам относятся накладные, требования, приходные ордера, акты приёмки и т.п. Оправдательные документы составляются в момент совершения операции, отражая её исполнение, и представляют собой источник первичной учётной информации или первый этап учётного процесса. Информация, содержащаяся в них, заносится в учётные регистры.

   Существует целый ряд документов, сочетающих в себе разрешительный  и оправдательный характер, такие  документы относят к комбинированным (платёжная ведомость, расходный кассовый ордер).

   Документы бухгалтерского оформления заполняются бухгалтером для оправдания записей, не имеющих других документальных подтверждений. Это различные расчёты и справки, которые играют вспомогательную роль и составляются для облегчения и ускорения работы бухгалтерии (справка бухгалтерии на сторнирование ошибочно сделанной записи; распределение прибыли предприятия, общепроизводственных, общехозяйственных, внепроизводственных расходов и др.). Информация из таких документов также заносится в учётные регистры.

   По содержанию хозяйственных операций документы подразделяются на материальные, расчётные, денежные. Материальные документы используются  для отражения движения товарно-материальных ценностей. Расчётные документы служат для оформления расчётных взаимоотношений с партнёрами. Денежные документы используют для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами.

   По степени обобщения учётной информации документы подразделяются на первичные и сводные.

   По способу охвата операций документы бывают разовые и накопительные.

Разовые документы служат для отражения одной или нескольких однородных хозяйственных операций, совершаемых одновременно. После оформления разовый документ поступает в бухгалтерию и служит основой для отражения в бухгалтерском учёте.

Накопительные документы служат для регистрации и накапливания однородных хозяйственных операций, совершаемых в разное время. В отличие от разовых документов накопительные представляют собой первичный документ, составляемый постепенно, путём накапливания операций.

   По числу учитываемых позиций документы бывают однострочные и многострочные.

   По месту составления документы бывают внутренние и внешние.

Внутренние составляются в организации для отражения внутренних операций. Внешние документы заполняются вне пределов данной организации и поступают в оформленном виде. Например, счета фактуры, выписки банка, товарно - транспортные накладные и др.

   По способу заполнения:

- автоматизировано;

- вручную.

По  типу носителя:

- бумажный;

- машинный. 
 

2.3 Документирование  хозяйственных операций. 

   Документ – это письменное свидетельство, составленное в порядке, предусмотренном законом, и удостоверяющее юридический факт совершения хозяйственной операции.

   Документальное (подтверждение документами)  оформление хозяйственных операций  позволяет бухгалтерской службе  вести предварительный, текущий  и последующий контроль за  деятельностью материально-ответственных  лиц, движением имущества и  состоянием расчётно-платёжной дисциплины.

   Документы являются средством,  при помощи которого осуществляется  сама финансово-хозяйственная деятельность. Они используются для оперативного  руководства и управления организацией.

   Документы имеют правовое значение, они используются в качестве доказательства при спорах между организациями. Документы служат основанием для судебно-бухгалтерской экспертизы, проводимой по решению прокуратуры, суда, арбитража, по решению следственных органов.

   Документы являются основой информационной  системы организации, которая используется в управлении.

   Система документальной регистрации  первичных данных о состоянии  и движении имущества всех  форм собственности должна отвечать  следующим требованиям:

-  своевременное,  точное и обоснованное отражение  всех учитываемых объектов в  документах;

- простота  регистрации и обработки первичной  информации, приспособленность носителей  первичной информации к способам  её последующей обработки;

- рациональная  организация и минимальные затраты  на ведение первичного учета.

    Поступившие в бухгалтерию документы  подвергаются обработке для подготовки  их к записям в регистры  бухгалтерского учёта. Основным  этапом бухгалтерской обработки  документов в организации является  проверка поступивших документов  по существу, по форме, арифметически.

   При проверке документов по существу необходимо установить законность, правильность, и целесообразность совершённой хозяйственной операции.

   Согласно действующему порядку  ведения бухгалтерского учёта  первичные документы по хозяйственным  операциям, противоречащим законодательству  и установленному порядку приёма, хранения и расходования денежных  средств, товарно-материальных ценностей,  к исполнению не должны приниматься. В случае поступления таких документов в бухгалтерию главный бухгалтер должен поставить в известность руководителя организации о незаконности конкретной хозяйственной операции. В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером при осуществлении отдельных хозяйственных операций  первичные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, на которого в связи с этим возлагается вся полнота ответственности за последствия таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учёт и отчётность.