Организация первичного учета на предприятии

В случае разногласий между руководителем  организации и главным бухгалтером  по осуществлению отдельных хозяйственных  операций первичные учетные документы  по ним могут быть приняты к  исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который  несет всю полноту ответственности  за последствия осуществления таких  операций и включения данных о  них в бухгалтерский учет и  бухгалтерскую отчетность.

Правильно оформленные документы  принимает бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют и используют для записей  в регистрах аналитического и  синтетического учёта по корреспондирующим  счетам. Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учёте  и другими нормативными документами. Проверка проводится по трём направлениям:

1. Устанавливается законность хозяйственной  операции.

2. В соответствии с оформлением  документов установленным требованиям,  проверяется полнота и правильность  заполнения всех реквизитов, наличие  подписей ответственных лиц, своевременность  составления и предоставления  в бухгалтерию. 

3. Правильность арифметических  подсчётов. 

Неправильно оформленные документы  возвращаются для исправления или  задерживаются для выяснения  обстоятельств.

Проверенные и принятые документы  обрабатываются:

· группировка по однородным операциям 

· таксировка, т.е. денежное измерение 

· контировка, т.е. проставление корреспондирующих  счетов

В установленные сроки документы  сдаются в архив. Установленный  порядок движения документов, начиная  от составления или получения  со стороны до сдачи в архив, называют документооборотом. При разработке документа указывается время его пребывания на каждой инстанции.

 Вся информация первичных документов после их проверки группируется и записывается на бухгалтерских счетах в определённом порядке. Документы, где регистрируются бухгалтерские записи на счетах, называют учётными регистрами. Учётный регистр представляет собой таблицу, специально разграфлённую для ведения учётных записей по хозяйственным операциям.

 Классификация учётных регистров:

1. По видам бухгалтерских записей  регистры делят на:

А) хронологические - данные первичных  документов регистрируют в 

порядке их поступления в бухгалтерию 

Пример: кассовые книги, регистрационные  журналы 

Б) систематические - производится группировка  хозяйственных операций по однородным признакам.

2. По объёму и содержанию регистры  делятся на:

А) регистры синтетического учёта - операции отражаются только в 

денежном измерении в обобщённом виде.

Пример: Оборотная ведомость 

Б) регистры аналитического учёта - операции отражаются подробно, в том числе  и в натуральном измерении.

В) комбинированные регистры - объединяют и синтетический и 

аналитический учёт.

Пример: журнал-ордер №6

3. По форме построения:

А) односторонние - все записи на одной  стороне листа 

Б) двухсторонние - по Дебету на одной  стороне листа, по Кредиту на другой.

В) шахматные - по стокам счёта по Дебету, по столбцам по Кредиту.

4. По внешнему виду 

А) бухгалтерские книги - скреплённые  и сшитые в брошюру листы.

Б) карточки - таблицы на бланках  из картона и т.п.

В) свободные листы - таблицы со специальным графлением для 

синтетического и аналитического учёта. (Ведомости, журналы ордера)

Г) машинные носители информации - машинограммы.

В последнем случае организация  обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также  по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством  Российской Федерации, суда и прокуратуры.

 При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

Содержание регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской  отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных  законодательством Российской Федерации, - государственной тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета и во внутренней бухгалтерской  отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение  они несут ответственность, установленную  законодательством Российской Федерации.

Обработанные документы систематизируются  по видам операций и подшиваются  в папки в хронологическом  порядке, затем производится нумерация  документов. На обложке указывается  количество документов. После этого  папка поступает на хранение. Оно  производится в архивах, которые  бывают текущими и постоянными. В  текущем хранятся папки с документами за текущий год, в постоянном за прошедшие годы. За сохранность архива отвечает руководитель предприятия и главный бухгалтер. По прошествии нескольких лет документы передаются в государственный архив, если они важны, другие уничтожаются. О выбытии документа делается отметка в архивной книге.

Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных  операций и представлению в бухгалтерскую  службу документов и сведений обязательны  для всех работников организации.

Решением Госналогслужбы Российской Федерации от 27 июня 1996 года минимальный  срок хранения целого ряда документов бухгалтерского учёта был увеличен до 5 лет. Федеральным законом "О  бухгалтерском учёте" минимальный  срок хранения первичных учётных  документов, регистров бухгалтерского учёта и отчётности был установлен не менее 5 лет.

При изъятии первичных учётных  документов налоговыми органами необходимо наличие мотивирующего постановления  должностного лица. Изъятие документов в обязательном порядке производится в присутствии понятых лиц  и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается под  расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы  перечисляются и описываются  в протоколе либо в прилагаемых  к нему описях с точным указанием  наименования и количества изымаемых  документов.

При использовании автоматизации  в бухгалтерском учёте можно  отказаться от ряда первичных документов в виде бумажных носителей. Но документы, касающиеся движения денежных средств, и документы, в которых нужна  подпись, должны быть бумажными.

Информация, которая находит отражение  в учетных документах, должна быть достоверной, качественной, эффективной, т.е. формироваться с наименьшими  затратами труда и времени.

 

 

2. Организация первичного учета

2.1. Виды  документов по учету имущества организации

 

Применяются следующие документы по учету имущества:

Инвентарная карточка учета основных средств 
Форма 0504031

Инвентарная карточка учета основных средств  применяется для индивидуального  учета объектов основных средств, непроизведенных  и нематериальных активов.

Инвентарная карточка открывается в бухгалтерии  на каждый отдельный объект; заполняется  на основании акта приема-передачи здания (сооружения) (ф. 0306030), акта приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001), паспортов заводов-изготовителей, технической и иной документации на данный объект.

В соответствии с прилагаемой к объекту основных средств документацией в инвентарной  карточке указываются признаки объекта: инвентарный номер объекта, чертеж, проект, модель, тип, марка, заводской (или  иной) номер, дата выпуска (изготовления) (для животных, многолетних насаждений, земельных участков - соответственно дата рождения, дата закладки, дата регистрации); дата и номер акта ввода основных средств в эксплуатацию (для животных, многолетних насаждений, земельных  участков - дата и номер акта приемки); первоначальная (восстановительная), кадастровая  стоимость; сведения об амортизации  по документам приобретения и переоценки.

В случаях, когда в составе оборудования, приборов, вычислительной техники, музейных ценностей и т.д. имеются драгоценные  металлы, указывается перечень деталей, в составе которых имеется  драгоценный металл, наименование детали и масса металла, указанные в  паспорте.

В инвентарной  карточке отражается годовая сумма  начисленной амортизации (в рублях, с двумя десятичными знаками) на основании журналов операций по прочим операциям.

В инвентарной  карточке производятся записи о завершенных  работах по реконструкции, модернизации, достройке, дооборудованию, частичной  ликвидации существующего объекта (на основании акта о приеме-сдаче  отремонтированных, реконструированных, модернизированных объектов основных средств (ф. 0306002), результатом которых будет изменение первоначальной (восстановительной, кадастровой) стоимости объекта (графа 6).

На оборотной  стороне инвентарной карточки приводятся сведения о поступлении (на основании  акта приема-передачи объекта основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306001), перемещении (на основании накладной на внутреннее перемещение объекта основных средств (ф. 0306032), выбытии объектов учета (при выбытии или списании объекта основных средств на основании акта о списании объекта основных средств (кроме автотранспортных средств) (ф. ф. 0306003, 0306033) или акта о списании автотранспортных средств (ф. 0306004), краткая индивидуальная характеристика объекта, перечень составляющих его предметов и его основные качественные и количественные показатели, а также важнейшие пристройки, приспособления и принадлежности на основании данных актов и прилагаемой технической документации (для животных и многолетних насаждений указываются следующие признаки: порода (породность), кличка, масть, приметы, количество деревьев (кустов), номер участка (полосы), площадь в квадратных метрах).

 

Инвентарная карточка группового учета основных средств 
Форма 0504032

Инвентарная карточка группового учета основных средств предназначена для учета  группы однородных объектов основных средств: мягкого инвентаря, библиотечных фондов, сценическо-постановочных средств (декораций, мебели и реквизита, бутафории), предметов производственного и  хозяйственного инвентаря стоимостью до 10000 рублей.

Инвентарная карточка открывается на основании  акта о приеме-передаче групп объектов основных средств (кроме зданий, сооружений) (ф. 0306031), накладной на внутреннее перемещение объектов основных средств (ф. 0306032). Списание объектов учета производится на основании акта о списании мягкого и хозяйственного инвентаря (ф. 0504143), акта о списании исключенной из библиотеки литературы (ф. 0504144).

Для библиотечных фондов открывается одна инвентарная  карточка. Учет в ней ведется только в денежном выражении общей суммой.

Учет  объектов мягкого инвентаря осуществляется без присвоения инвентарного номера.

Учет  производственного и хозяйственного инвентаря, приобретенного единовременно  по одной учетной стоимости, имеющего одно и то же производственное и  хозяйственное назначение, технические  характеристики, осуществляется с присвоением  индивидуального инвентарного номера, в количественном и стоимостном  выражении.

Опись инвентарных  карточек по учету основных средств 
Форма 0504033

Опись инвентарных  карточек по учету основных средств  применяется для регистрации  открываемых инвентарных карточек учета основных средств (ф. 0504031), инвентарных карточек группового учета основных средств (ф. 0504032). Опись ведется в одном экземпляре в бухгалтерии в целях контроля за сохранностью инвентарных карточек. Опись сдается в архив, когда в ней имеются отметки о списании объекта по последней инвентарной карточке. Регистрация производится по соответствующим счетам бюджетного учета. При выбытии и перемещении основных средств указываются дата (число, месяц, год) и номер журнала операций.

Инвентарный список нефинансовых активов 
Форма 0504034

Инвентарный список нефинансовых активов применяется  для учета основных средств (кроме  библиотечных фондов, предметов мягкого  инвентаря, посуды), а также нематериальных и непроизведенных активов в  местах их нахождения (хранения, эксплуатации). Инвентарный список ведется материально  ответственным лицом. В инвентарный  список записывается каждый объект с  указанием номера инвентарной карточки, заводского номера, инвентарного номера, наименования объекта. При выбытии  объектов указывается дата и номер  документа и причина выбытия.

Оборотная ведомость  по нефинансовым активам 
Форма 0504035

Оборотная ведомость по нефинансовым активам  применяется для обобщения данных по наличию и стоимости нефинансовых активов (основных средств, нематериальных, непроизведенных активов, продуктов  питания) и проверки правильности записей, произведенных по счетам аналитического учета с данными счетов основных средств, непроизведенных и нематериальных активов, материалов главной книги (ф. 0504072).

Оборотная ведомость составляется ежемесячно по всем объектам учета в количественном и стоимостном выражении. При  этом 3-й лист может быть использован  в качестве вкладного листа.

Кроме того, оборотная ведомость применяется  для ведения аналитического учета  по счетам амортизации основных средств  и нематериальных активов, отражения  и движения сумм амортизации по ее начислению и списанию.