Организация бухгалтерской службы

 

     Для регистрации информации в бухгалтерском  учете в разных сочетаниях используются книги, карточки, журналы и т. д., записи в которых производятся в различной последовательности. В результате образуются разнообразные формы бухгалтерского учета.      

   Под формой бухгалтерского учета понимается совокупность учетных регистров, предопределяющих связь синтетического и аналитического учета, методику и технику регистрации операций, технологию и организацию учетного процесса.     

   В организациях могут применяться различные формы счетоводства. Однако в рамках одной организации может использоваться только одна форма из выбранных. Выбор формы определяется:

• размерами предприятия;
• его структурой;
• технической оснащенностью организации и уровнем автоматизации вычислительных работ;
• схемой документооборота;
• формой счетоводства, которая традиционно используется в данной организации.

 

     Форма счетоводства является элементом учетной политики и может быть изменена только с  начала очередного календарного года.      

   Переход на другую форму счетоводства в течение отчетного года не допускается.     

   В настоящее время выделяют следующие  формы бухгалтерского учета (счетоводства):

• журнально-ордерная;
• мемориально-ордерная;
• автоматизированная;
• упрощенная — форма бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства.

 

   3.2. Мемориально-ордерная форма учета.     

   Мемориально-ордерная форма учета получила свое название от мемориального ордера, которым завершается обработка первичных документов. Применяется во многих вариантах в зависимости от особенностей и типов учитываемых предприятий и организаций. При этой форме учета на каждую хозяйственную операцию (или группу операций, объединенных в сводном документе) составляется мемориальный ордер. Характерная особенность данной формы – поступающие в бухгалтерию документы накапливаются и регистрируются в накопительных ведомостях. На каждую группу документов составляется мемориальный ордер. К нему прикрепляются все относящиеся к данной проводке документы, как первичные, так и сводные. В ордере указываются номер, краткое содержание операции, дебет, кредит, сумма (Рис. 1). 

                                 

     При мемориально-ордерной форме учета проверенные и  принятые к учету первичные документы систематизируют по однородным хозяйственным операциям в хронологическом порядке и оформляют отдельными мемориальными ордерами, которым присваиваются постоянные номера.     

   Записи  в мемориальные ордера производятся по мере совершения операций, но не позднее  следующего дня (по получении первичного учетного документа), на основе, как отдельных документов, так и группы однородных документов. Корреспонденция счетов в мемориальном ордере составляется в зависимости от характера операций по дебету одного счета и кредиту другого счета или дебету одного счету и кредиту нескольких счетов (кредиту одного счета и дебету нескольких счетов).      

   Мемориальные  ордера записываются в хронологическом  порядке в регистрационный журнал, который служит для определения общей суммы всех операций за отчетный период и для контроля за отражением на счетах всех мемориальных ордеров и приложенных к ним первичных документов. Затем хозяйственные операции, на которые выписан мемориальный ордер, записывают на счета в Главной книге.     

   Главная книга служит систематическим регистром синтетического учета. Она открывается записями сумм остатков на начало года в соответствии с заключенным балансом за истекший год. В течение года по всем счетам этой книги (как по дебету, так и по кредиту) ведутся записи оборотов по корреспондирующим счетам. На основе итоговых записей в счетах Главной книги составляют оборотный баланс по счетам синтетического учета.     

   Сверка  суммы оборотов по регистрационному журналу с итогами оборотов по дебету и кредиту всех счетов Главной книги позволяет проверить, все ли мемориальные ордера получили отражение в систематическом регистре.     

   Аналитический учет при мемориально-ордерной форме учета ведут в книгах или карточках. Данные в них заносят непосредственно из первичных документов.     

   На  основе записей в регистрах аналитического учета составляется оборотная ведомость по группам аналитических счетов, синтетического счета, итогов оборотов и сальдо, по которой сверяют итоги оборотов и сальдо соответствующего синтетического счета в оборотной ведомости по синтетическим счетам, составленной по данным Главной книги. Это позволяет контролировать правильность бухгалтерских записей по счетам синтетического и аналитического учета.

   Мемориально-ордерная форма счетоводства в коммерческих организациях в настоящее время применяется сравнительно редко. Это обусловлено тем, что по сравнению с журнально-ордерной формой она предполагает введение большего количества документов. Кроме того, группировка данных в журнально-ордерной форме более удобна для их использования в целях финансового анализа и выработки управленческих решений.

   Если  в организациях сферы материального  производства или торговли принято решение использовать мемориально-ордерную форму бухгалтерского учета, то следует проверить наличие отраслевых нормативных документов, регулирующих учет по этой форме, так как в настоящее время нет нормативного документа, принятого на федеральном уровне, в котором регулировалось бы использование такой формы в подобных организациях. При отсутствии такого нормативного документа организация должна самостоятельно определить номера мемориальных ордеров, оформляемых по каждому счету или группе однородных счетов, и закрепить номера и формы мемориальных ордеров в учетной политике организации.

   Мемориально-ордерная форма применяется во всех бюджетных учреждениях, использующих план счетов для бюджетных учреждений. 

   3.3. Журнально-ордерная форма учета.

   Журнально-ордерная форма получила свое название по основному регистру – журналу-ордеру. Для облегчения работы по обобщению и группировке данных применяются специальные разработочные таблицы. Данная форма используется в программах автоматизации бухгалтерского учета.

   Наиболее  распространенной формой бухгалтерского учета до настоящего времени остается журнально-ордерная, при которой учетные данные систематизируются в специальных регистрах — журналах-ордерах. Журналы-ордера ведут по кредиту бухгалтерских счетов и вспомогательных к ним ведомостях, составленных по дебету счетов. При журнально-ордерной форме учета исключается многократность записей и происходит объединение статистического и аналитического учета. Такая форма счетоводства используется с I960 года.     

   В основе журнально-ордерной формы учета  лежит принцип накапливания данных первичных документов, согласно которому регистрация операций сочетается с группировкой их в учетных регистрах по корреспондирующим счетам. Основные регистры, применяемые в этой форме счетоводства, представляют собой журналы, где документы регистрируются в хронологическом порядке.     

   Основными регистрами бухгалтерского учета являются журналы-ордера. Вспомогательные ведомости применяют обычно в тех случаях, когда требующиеся аналитические показатели сложно представить непосредственно в журналах-ордерах. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся в журналы-ордера.     

   Журналы-ордера – это свободные листы, построенные  по шахматному принципу. Записи производятся на основании поступления документов. Строятся журналы-ордера по кредитовому признаку. Они могут использоваться для одного счета (журнал-ордер № 1 – «Касса», журнал-ордер № 2 – «Расчетный счет») или для нескольких счетов (журнал-ордер № 10 – «Затраты на производство»).     

   Помимо  журналов-ордеров открываются ведомости. Они используются, когда требуемые аналитические показатели сложно получить непосредственно из журналов-ордеров.     

   Кассовые  операции, операции по расчетным и  валютным счетам регистрируются как  по дебету, так и по кредиту. Итоговые данные журналов-ордеров в конце месяца переносятся в главную книгу.     

          

   Главная книга открывается на год. На каждый счет отводится один или два листа. На основании Главной книги и  других регистров заполняются формы  отчетности. 

   3.4. Автоматизированная форма бухгалтерского учета.  

   Автоматизированная (электронная) форма  возникла с применением компьютерной техники для обработки данных. Разработаны специальные программы по бухгалтерскому учету и программы финансовых вычислений, позволяющие формировать определенные показатели и производить расчеты. Использование электронной формы учета позволяет без вывода на печать:     

   - регистрировать  и хранить данные;     

   - выполнять  арифметические операции с данными;      

   - формировать  показатели для бухгалтерской отчетности.      

   Автоматизированная  форма учета в последнее время  получает все большее распространение в связи с расширением использования в организациях различных форм собственности средств вычислительной техники. Каких-либо жестких форм, по которым ведется учет, в данном случае не установлено — их определяют исходя из потребностей заказчика компьютерной бухгалтерской программы и технических возможностей организации, внедряющей автоматизированную форму учета. К наиболее распространенным программам относятся: 1С:Бухгалтерия, Инфо-Бухгалтер, Парус, Турбо-Бухгалтер, СААР и т.д.     

   Как правило, за основу при разработке экранных форм учета берут соответствующие формы, оформляемые на бумажных носителях, — чаще всего журналы-ордера. При этом часть несущественных реквизитов может опускаться при введении данных с клавиатуры компьютера, но при выводе данных на бумажные носители учитываются все требования нормативных документов.           

   Преимущество  автоматизированной формы в существенно  более низкой трудоемкости учетных процессов и возможности многократного использования однажды введенных данных (причем не только для целей бухгалтерского учета, но и для целей анализа, управления и т.п.). Основным ее недостатком является необходимость осуществления дополнительных расходов по переподготовке бухгалтерских работников и по содержанию дополнительного сотрудника (или оплате услуг сторонних организаций) для адаптации и поддержки программного обеспечения. Кроме того, возможность неоднократно использовать одни и те же данные может послужить причиной для допущения ошибок: при ручном ведении регистров бухгалтерского учета дублирование механической ошибки даже в двух корреспондирующих счетах маловероятно, а при компьютерной обработке ошибка, совершенная по невнимательности (например, перепутан порядок цифр), дублируется автоматически.

        

     Автоматизированная  форма бухгалтерского учета отличается от традиционных форм скоростью выполнения арифметических операций и надежностью хранения данных.  
  
 Упрощенная форма бухгалтерского учета.      

   Упрощенная  форма бухгалтерского учета применяется на небольших предприятиях с незначительным числом хозяйственных операций. При упрощенной форме ведения бухгалтерского учета на основе первичных документов ведется книга учета хозяйственных операций, в которой отражаются остатки по счетам на начало года. В течение года в книге регистрируются все хозяйственные операции, которые одновременно отражаются на счетах бухгалтерского учета.      

   В книге учета содержатся все используемые малым предприятием счета, что позволяет вести учет хозяйственных операций на каждом из них.     

   Книга учета является комбинированным  регистром и совмещает хронологическую  и систематическую регистрацию  операций. В конце отчетного периода  подсчитывают дебетовые и кредитовые остатки по всем счетам, которые служат данными для составления баланса.

        
 
 
 
 
 
 
 
 

    
  
    

   4. Заключение.     

   Для регистрации информации в бухгалтерском  учете в разных сочетаниях используются книги, карточки, журналы и т. д., записи в которых производятся в различной  последовательности. В результате образуются разнообразные формы бухгалтерского учета.