Облік матеріальних цінностей

План

1. Інформаційне забезпечення  автоматизації обліку матеріальних цінностей.

2. Організація технологічного  процесу обробки інформації з  обліку матеріальних цінностей.

3. Характеристика вихідної  інформації .

Інформаційне забезпечення автоматизації обліку матеріальних цінностей.

Запаси — це активи, які:

· утримуються для подальшого продажу за умов звичайної господарської діяльності;

· перебувають у процесі  виробництва;

· утримуються для споживання під час виробництва продукції виконання робіт (послуг), управління підприємством.

Автоматизоване оброблення даних з обліку запасів охоплює розв'язання таких задач:

1.

Облік надходження матеріальних цінностей на склад.

2.

Облік руху матеріальних цінностей на складі.

3.

Облік нестач та надлишків матеріальних цінностей у місцях зберігання та експлуатації.

4.

Облік руху малоцінних і швидкозношуваних предметів (МШП) в експлуатації.

5.

Облік переоцінки матеріальних цінностей.

6.

Облік наявності та руху дорогоцінних металів і каменів у складі комплектуючих виробів, МШП за місцями зберігання й експлуатації.

7.

Облік наявності та руху матеріалів, МШП.

8.

Облік витрат матеріальних цінностей зі складу.

Задачі 1—3, 6—7 використовують та формують інформацію в розрізі  складу, тому їх доцільно розв'язувати на АРМ І категорії (склад тощо). Задачі 4, 5, 7, 8 передбачають узагальнення інфор-мації, яка формується в різних місцях, тому їх розв'язують на АРМ ІІ категорії (бухгалтерії).

Організацію та методологію  автоматизованого обліку вироб-ничих запасів регламентують відповідні нормативні документи, чинні в Україні: Закон України «Про бухгалтерський облік і фінансову звітність»; План рахунків бухгалтерського обліку підприємств, організацій та установ; Положення (стандарт) бухгал-терського обліку 2 «Баланс»; Положення (стандарт) бухгалтере; кого обліку 3 «Звіт про фінансові результати»; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 5 «Звіт про власний капітал»; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку б «Виправлення помилок і змін у фінансовій звітності»; Положення (стандарт); бухгалтерського обліку 9 «Запаси»; Положення (стандарт) бухгалтерського обліку 16 «Витрати»; Інструкція по інвентаризації основних засобів, нематеріальних активів, матеріальних цінностей грошових засобів і документів, розрахунків; Положення про документальне забезпечення записів в бухгалтерському   обліку; типовий порядок визначення норм запасів товарно-матеріальних цінностей; інші нормативні документи.

Важливо визначитися з  методом оцінювання запасів. Для  цього інформаційна система пропонує кілька методів з формування цін, які рекомендовані методологією бухгалтерського обліку в Україні. Залежно від обраної політики обліку на підприємстві автоматизоване ціноутворення уможливлює оперативне ведення обліку за такими методами, як FIFO, LIFO, середніх цін тощо.

АРМБ з обліку запасів тісно взаємозв'язане з Ін-шими суміжними АРМБ та управлінською інформаційною системою підприємства:

· позавиробничі витрати; надходження матеріальних цінностей  за фактичною вартістю (облік фінансово-розрахункових операцій);

· відпуск матеріальних цінностей  у порядку реалізації (облік готової продукції та її реалізації);

· прихід матеріальних цінностей  по кореспондуючих рахунках; витрати  матеріальних цінностей по кореспондуючих рахун-ках (облік та складання звітності);

· витрати матеріальних цінностей  на виробництво (облік витрат на виробництво).

За умов функціонування АРМБ з обліку запасів обов'язкове розмежування відповідальності за формування та використання облікової інформації. Це забезпечується чітким визначенням функціональних обов'язків облікових працівників та якісним збереженням даних; підвищенням персональної відповідальності за сформовану інформацію; визначенням кола осіб, що мають право доступу до інформації; регламентацією порядку збереження інформації та правил ревізії даних.

АРМБ з обліку запасів предметів передбачає використання комплексної системи організації первинної та вихідної інформації. Це досягається завдяки трирівневій організації робочих місць облікових; працівників і функціонуванню єдиної інформаційної бази.

Єдина база бухгалтерських записів  забезпечує потрібною інформацією  аналітичний, синтетичний та управлінський  облік, формування конкретної звітності. Для забезпечення високої оперативності одержання потрібної інформації для економічного аналізу й прийняття управлінських рішень усі дані в базі даних повинні мати відповідну організаційну структуру та розміщуватися в інформаційному фонді АРМБ.

Під час автоматизації бухгалтерського обліку запасів застосовуються типові класифікатори, які використовуються в обліку на підприємстві. Це забезпечує єдність показників і реквізитів у межах окремих ділянок обліку. Є особливість кодування елементів довідників матеріалів і дорого-цінних металів, яка полягає в   тому, що під час присвоєння номенклатурних номерів матеріалам бажано два знаки відвести для субрахунку рахунка20, а решту — для конкретизації матеріалу. Зазвичай номенклатурний номер має розмірність 5—7 знаків.

Склад і зміст інформаційної бази з обліку виробничих запасів нежить від рівня АРМБ.

На АРМБ з обліку запасів використовують таку нормативно-довідкову інформацію:

· довідник зовнішніх організацій;

· довідник прізвищ працівників;

· довідник структурних підрозділів;

· довідник статей обліку;

· довідник допустимої кореспонденції рахунків;

· довідник «Номенклатура-цінник виробничих запасів»;

· довідник типових господарських  операцій;

· довідник постійних даних;

· довідник груп матеріалів.

Для обліку матеріальних цінностей використовуються типові форми первинних документів, які утворюють вхідну ін-формацію:

· прибутковий меморіальний ордер;

· здавальна накладна;

· товарно-транспортна накладна;

· накладна на переміщення  матеріалів;

· акт про приймання  матеріалів;

· лімітно-забірна картка;

· вимога;

· накладна на відпуск матеріалів на сторону;

· картка складського обліку.

Результатна інформація використовується під час розв'язання задач з обліку_виробничих запасів у наступні розрахункові пері-оди, а також іншими підсистемами бухгалтерського обліку.

Перелік вихідної інформації на АРМБ І категорії:

· картка складського обліку матеріалів;

· оборотна відомість матеріальних цінностей;

· довідкова інформація;

· інформація про переоцінку матеріальних цінностей;

· реєстр первинних документів;

· інвентаризаційна відомість.

На інших рівнях АРМ основною регламентованою вихідною інформацією з обліку матеріальних цінностей є:

· інвентаризаційна відомість  з наявності матеріальних цінностей;

· зведена відомість з  надходження матеріальних цінностей;

· зведена відомість з  витрат матеріальних цінностей;

· оборотна відомість матеріальних цінностей;

· картка підзвітної особи;

· відомість відображення господарських операцій з обліку

· матеріальних цінностей  на рахунках бухгалтерського обліку;

· відомість переоцінки матеріальних цінностей;

· відомість нарахування  та списання зносу МШП;

· відомість надходження  матеріальних цінностей в аналітичному аспекті;

· відомість використання матеріальних цінностей;

· довідкова інформація обліку й аудиту матеріальних цінностей;

· відомість показників прибутку, отриманого від реалізації матеріальних цінностей;

· реєстр первинних документів (формується на АРМ II категорії);

· журнал обліку відпуску матеріальних цінностей;

· прогнозування запасів  товарно-матеріальних цінностей;

· прогнозування використання матеріальних цінностей.

Організація технологічного процесу обробки інформації з  обліку   матеріальних цінностей.

Технологічний процес оброблення даних з обліку запасів полягає у виконанні всіх необхідних операцій з уведення, оброблення, збереження й видачі потрібної інформації, групування даних на рахунках для контролю за наявністю й витратою матеріальних засобів зі своєчасним складанням звітності .

Алгоритм розв'язання задач  з обліку виробничих запасів:

· створення, уведення та коригування  довідкової інформації;

· документування операцій з  оприбуткування й видатків запасів, первинне обчислювальне оброблення даних і формування фала оперативної  інформації;

· коригування оперативної  інформації;

· програмне оброблення файлів, виведення на друк регламен-тних реєстрів-машинограм за місяць;

· програмне оброблення файлів за конкретний період, виведення на друк інформації на конкретну дату, за заданим ключем їхньої сукупності, за запитом тощо;

· програмне оброблення файлів і формування наростаючих оборотів з руху виробничих запасів для наступного розв'язання задач і складання звітності;

· програмне оброблення файлів і формування зведеної інфор-мації  для АРМ зведеного обліку та АРМ обліку витрат на виробництво;

· підготовка файлів (обнуління полів оперативної інформації звітний місяць) для розв'язання задач у наступному звітному

До малоцінних та швидкозношуваних предметів (МШП) належать:

· предмети терміном служби менше одного року незалежної

від їхньої вартості;

· предмети, які за своєю вартістю не належать до основних за-собів незалежно від терміну служби;

· формений одяг, призначений  для видачі працівникам підприємства;

· інвентарна тара тощо.

Для обліку й узагальнення інформації про наявність та МШП, які належать підприємству та знаходяться в запасі, використовується рахунок 22 «Малоцінні та швидкозношувані мети».

В аналітичному обліку виокремлюють МШП за місцем зберігання (складський облік) та МШП в експлуатації. Аналітичний облік МШП на складі подібний обліку матеріальних цінностей а облік МШП, які перебувають в експлуатації, потребує виок-ремлення таких груп: інструменти, спецодяг і спецвзуття, господарський інвентар, штампи, спец пристосування, моделі спеціального й загального призначення. Усередині групи МШІ обліковуються за номенклатурними номерами, місцями зберігання та використання (цехах, службах та інших підрозділах   підприємства).

Під час автоматизації обліку МШП використовується нормативно-довідкова інформація: довідник цехів, складів та матеріально відповідальних осіб, МШП (номенклатурних номерів), синтетичних рахунків, субрахунків та шифрів аналітичного обліку винуватців і причин вибуття предметів з експлуатації, операцій руху предметів у експлуатацію.

Для оперативного обліку на місцях експлуатації МШП підприємство розробляє графік документообігу, у якому визначає ся рух первинних документів усередині підприємства.

Для обліку МШП використовуються основні первинні док менти, якими описуються операції обліку матеріальних цінностей. Крім того, можливе формування специфічних документів:

· повідомлення про здавання на склад (комору) інструмента який втратив свою придатність до використання;

· записка майстра цеху на видачу робочим з комори інструменту;

· акт на вибуття інструменту  внаслідок зносу чи помилки;

В бухгалтерському обліку надходження виробничих запасів, МШП та коштів фабрикатів на склад, їх рух та витрачення формуються одиницями і тими ж документами, та відображаються ідентичними господарськими операціями. Для організації аналітичного обліку запасів використовуються субконто «ТМЦ» та «Місце зберігання» кожному з яких відповідають однойменні довідники.

Для організації аналітичного обліку запасів використовують субконто «ТМЦ» та «Місце зберігання», кожному з яких відповідають однойменні довідники. Елементами реквізитного складу є наступні:

"Вид TML", "Артикул", "Валюта Г1род."; ( в якій валюті  введено ціни продажу), "Ціна-Прод" (відпускна ціна без ГТДВ), "Валюта-Прих" (валюта закупки товарів), "Ціна-Прих" (ціна закупки запасів), "Ставка ПДВ" (ставка ПДВ для запасу-0% чи 20%), "Базодиниця", "Транспорт", "Рахунок витрат" (рахунок на якому обліковуються витрати з доставки запасі) "Рахунок" (рахунок на якому обліковуються запаси), тощо. В разі необхідності склад реквізитів довідника можна відкоригувати в бік їх збільшення чи зменшення. Вводити дані до цього довідника потрібно в режимі "ІС: Підприємство 7.7" для чого слід виконати наступні дії:

"Довідник - ТМЦ".

Вводити інформацію в довідник "Місце зберігання" доцільно заздалегідь, оскільки

 

 

дана Інформація використовується при вирішенні багатьох задач  різних ділянок обліку. Для введення даних в   цей довідник необхідно виконати наступні дії:

"Довідник місце збереження"

11Ввести новий елемент  в довідник можна двома способами: І. через меню "Дії"  "Новий"; 2.за допомогою клавши Insert.

Для автоматизації оприбуткування запасів на підприємство передбачено наступні документи:

«Прибуткова накладна» та « Рахунок вихідний».

Заповнення реквізитів екранної форми документу "прибуткова накладна" потрібно починати з реквізитів групи "вид постачальника" .яке може приймати  одне з  наступних значень:  вітчизняний  постачальник, іноземний  постачальник,  підзвітна  особа,  інше.

Після цього потрібно вказати постачальника із довідника "Контрагенти" або «Працівники» (якщо реєструється надходження від підзвітної особи), вибрати валюту, в якій буде виписана накладна і курс цієї валюти.

У випадку, коли за запаси, що оприбутковуються за цією накладною  вже було здійснено передоплату  постачальником, прибуткову накладну потрібно вводити в режимі «Ввести  на підставі» по даному рахунку. При цьому, залежно від того, який документ був замовленням в ланцюгу взаєморозрахунків - угода чи рахунок, його найменування та реквізити будуть відображені в рядку «Заповнення» електронної форми документу. При введенні прибуткової накладної на основі рахунку автоматично буде заповнена її таблична частина і реквізити шапки.