Інвентаризація в системі бюджетних установ

 Інвентаризація  матеріалів, продуктів харчування, палива, продукції,   інших   матеріальних запасів проводиться   за  місцями  зберігання  та  окремо  за матеріально відповідальними  особами. Матеріальні запаси при  інвентаризації записуються в  описи за кожним окремим найменуванням  із  вказівкою номенклатурного  номера, виду, групи, сорту і кількості  (рахунком, вагою або мірою). На  виявлені при інвентаризації  непридатні або зіпсовані матеріальні  цінності додатково складаються  акти, в яких вказуються причини,  ступінь  і  характер псування  матеріальних цінностей,  а також  винні особи, які допустили  їх псування. Тара вписується  до опису за   видами, цільовим  призначенням і якісним складом.  На тару, що стала  непридатною,  інвентаризаційною  комісією  складається акт на списання  зі вказівкою причин псування.  Для відображення результатів  інвентаризації матеріалів, продуктів  харчування та інших матеріальних  запасів застосовується Інвентаризаційний  опис інших необоротних матеріальних  активів  та запасів, який  складається на підставі  перерахунку,  зважування, виміру цінностей окремо  за кожним  місцезнаходженням   і  матеріально відповідальною  особою чи групою осіб, на зберіганні  яких знаходяться цінності. Після  оформлення  у  встановленому   порядку Інвентаризаційний опис  інших необоротних матеріальних  активів та запасів передається  у  бухгалтерію для складання  Порівняльної відомості результатів  інвентаризації інших необоротних  матеріальних активів та запасів,  яка  застосовується для відображення  результатів  інвентаризації.

Молодняк  великої рогатої худоби та тварини  на відгодівлі включаються в Інвентаризаційні описи  інших  необоротних  матеріальних активів та запасів  окремо,  зі  вказівкою  інвентарних  номерів, кличок, статі, масті, породи та інше; тварини  на відгодівлі обліковуються у груповому  порядку, включаються  в  описи  за віком та статевими групами,  з вказівкою кількості голів та живої ваги у кожній групі. Описи  складаються  за  видами  тварин  окремо у фермах, цехах,  відділеннях,  бригадах  у   розрізі облікових груп   і матеріально відповідальних осіб.

Малоцінні та швидкозношувані предмети інвентаризуються за їх місцезнаходженням та за матеріально  відповідальними особами.     Інвентаризація проводиться шляхом огляду кожного предмета.  Малоцінні  і  швидкозношувані  предмети  заносяться  до Інвентаризаційних  описів  інших  необоротних  матеріальних активів та запасів за найменуваннями відповідно до номенклатурних номерів  і в одиницях виміру, що прийняті у бухгалтерському обліку. При  інвентаризації малоцінних та  швидкозношуваних предметів, виданих в особисте користування  працівникам, допускається   складання   групових  інвентаризаційних  описів  зі вказівкою в них  відповідальних  за  ці  предмети  осіб,  на  яких відкриті особові картки, з  проставленням підпису в описі.  Малоцінні  та  швидкозношувані   предмети,   які   стали непридатними,  але  не списані,  до інвентаризаційної  відомості не вписуються,  а складається  акт  із  вказівкою  часу  експлуатації, причин  непридатності,  можливості  використання  цих  предметів  у господарських цілях.  При  цьому в описах  робляться відмітки про непридатність. За малоцінними  та  швидкозношуваними  предметами, які обліковуються в оперативному порядку, описи не складаються,  а  перевіряється фактична наявність  цих предметів у матеріально  відповідальних  осіб  шляхом  зіставлення з відомістю оперативного обліку. Виявлена при цьому недостача  предметів оформлюється актом.

На цінності, які не належать установі, але знаходяться  в її розпорядженні,   складаються  окремі описи з розподілом: на орендовані, прийняті на відповідальне зберігання і таке інше.

     Матеріальні цінності,  отримані  під  час   проведення інвентаризації,  приймаються матеріально відповідальними  особами в присутності членів  інвентаризаційної комісії та  оприбутковуються після  інвентаризації. Ці  матеріальні  цінності  заносяться  до окремого опису  під найменуванням "Матеріальні цінності,  отримані під час інвентаризації".  В описі вказується: коли, від кого вони надійшли,  дата  і номер прибуткового  документа,  найменування, кількість, ціна та сума. Одночасно на прибутковому документі за підписом голови інвентаризаційної комісії робиться відмітка "Після інвентаризації" з посиланням  на дату опису,  в який записані ці цінності. На великих складах   при   тривалому   проведенні інвентаризації, у виключних випадках і тільки з письмового дозволу керівника і головного бухгалтера установи, в процесі інвентаризації   матеріальні   цінності  можуть    відпускатися матеріально   відповідальними   особами за присутності членів інвентаризаційної комісії. Ці цінності заносяться  до окремого опису під найменуванням: "Матеріальні цінності, відпущені під час інвентаризації". Оформлення опису повинно здійснюватися у такому порядку, що і при надходженні матеріальних  цінностей під час інвентаризації.  У видаткових   документах робиться відмітка за  підписом  голови інвентаризаційної комісії.

     Об'єкти необоротних активів та  запасів, які на момент  інвентаризації   будуть знаходитися  не в  установі слід проінвентаризувати до моменту їх тимчасового вибуття з установи. У міжінвентаризаційний період в установах з великою номенклатурою цінностей можуть проводитися вибіркові інвентаризації  матеріальних  цінностей у місцях їх зберігання й переробки.

Дані  бухгалтерського обліку, які проставляються в описах, скріплюються підписом працівника бухгалтерії. Найменування інвентаризованих цінностей і об'єктів (предметів) та їх кількість відображаються   в  описах  за субрахунками,  номенклатурою  та в  одиницях  виміру,  прийнятих  у обліку.  Матеріали інвентаризації  розглядаються та затверджуються особами,  які були призначені комісією для  проведення інвентаризації.

   Після  закінчення інвентаризації  оформлені описи (акти) здаються  в бухгалтерію для перевірки,  виявлення і відображення  в  обліку  результатів інвентаризації. При цьому кількісні та цінові  показники за даними бухгалтерського  обліку  проставляються  проти відповідних   даних   опису  і  шляхом  співставлення  виявляються розходження між даними інвентаризації і даними обліку.  Інвентаризаційна комісія  перевіряє   правильність визначення бухгалтерією результатів інвентаризації і свої висновки та пропозиції відображає у Протоколі інвентаризаційної комісії, що  заповнюється  після закінчення інвентаризації.

При проведенні інвентаризації необоротних активів  і запасів виявляються всі  цінності, які не використовуються в установі, що можуть бути реалізовані  у встановленому законодавством України порядку.

Виявлені  при інвентаризації розходження  між фактичними залишками  необоротних  активів та запасів з даними бухгалтерського  обліку регулюються установою в  такому порядку:

• надлишок необоротних активів та запасів підлягає оприбуткуванню та зарахуванню відповідно на збільшення доходів за спеціальним фондом з  подальшим  установленням  причин  виникнення лишків  і  винних  у  цьому  осіб; 
• нестача запасів у межах установлених норм природних  втрат, виявлених  під  час  інвентаризації  і придбаних у поточному році, списується  за  розпорядженням  керівника  установи  на   фактичні видатки;  придбаних  у  минулих  роках  - відноситься на зменшення результату  кошторису  установи.  Норми  природних  втрат   можуть застосовуватися  лише  у разі виявлення фактичних недостач і після заліку  недостачі  цінностей  надлишками  при  пересортуванні. За відсутності норм природних втрат втрата розглядається як недостача понад  норму; 
• недостача цінностей  понад  норми  природних  втрат, а також втрати від псування цінностей списуються з балансу  установи  та відносяться   на   рахунок   винних  осіб за  цінами,  за  якими обчислюється розмір  шкоди  від крадіжок, недостач, знищення і псування  матеріальних  цінностей;
• втрати і недостачі понад норми природних втрат матеріальних цінностей,  у  тих  випадках,  коли  винні особи не встановлені та справи знаходяться в  органах  дізнання  чи  досудового  слідства, списуються  з  балансу  установи і зараховуються на позабалансовий рахунок  до  моменту  встановлення  винних  осіб  або до надання відповідної інформації від органів дізнання чи досудового слідства за  цими  справами. 

Таблиця 12.1

ОСНОВНІ БУХГАЛТЕРСЬКІ ПРОВЕДЕННЯ З ОБЛІКУ РЕЗУЛЬТАТІВ ІНВЕНТАРИЗАЦІЇ необоротних активів та ЗАПАСІВ

12.3. Інвентаризація грошових коштів  та розрахунків

Відповідно до наказу Міністерства Фінансів України і Головного  управління Державного казначейства України  від 30.10.1998р. №90 «Про затвердження Інструкції з інвентаризації матеріальних цінностей, розрахунків та інших статей балансу  бюджетних установ» установи повинні  проводити інвентаризацію:

• грошових коштів, грошових документів, цінностей та бланків суворої звітності- не менше одного разу на квартал;
• реєстраційних, спеціальних реєстраційних, валютних та поточних рахунків - у міру отримання виписок органів Державного казначейства України, банків;

• розрахунків платежів до бюджету - не менше одного разу на квартал;

• розрахунків установи з вищестоящою організацією - не менше одного разу на квартал;
• розрахунків із дебіторами та кредиторами - не менше  двох разів  на  рік, розрахунків  у  порядку  планових  платежів і з депонентами - не менше одного разу на місяць.

Наказом керівника установи створюється інвентаризаційна комісія  з числа працівників установи та обов’язкової участі головного  бухгалтера (або його заступника), очолює її сам керівник або його заступник. Наказом установлюється також терміни  початку та закінчення робіт з  проведення інвентаризації та порядок  відображення її результатів у обліку.

При інвентаризації каси установи слід керуватися Положенням про ведення  касових операцій у національній валюті в Україні, затвердженим постановою Правління Національного банку  України від 15.12.2004 №637.

До початку інвентаризації комісією записуються останні номери прибуткового та видаткового касового ордерів, чекової книжки тощо. Шляхом повного перерахунку перевіряється  наявність у касі усіх грошових коштів, цінних паперів, лімітованих чекових  книжок, поштових марок тощо. При  оформленні результатів використовують Акт інвентаризації наявності грошових коштів, цінностей.

Для відображення результатів  інвентаризації фактичної наявності  бланків документів суворої звітності  та виявлення кількісних розходжень їх з обліковими даними застосовується Інвентаризаційний опис бланків  документів суворої звітності (додаток 8 до Інструкції №90). При наявності бланків документів суворої звітності, що нумеруються одним номером, складається комплект із вказівкою кількості документів у ньому.

Для контролю за своєчасністю погашення заборгованості в обліку і звітності бюджетні установи повинні  періодично проводити інвентаризацію стану розрахунків.

Інвентаризація реєстраційних, спеціальних реєстраційних, валютних та поточних рахунків, розрахунків  з бюджетом, підзвітними особами, робітниками і службовцями, депонентами  та іншими дебіторами і кредиторами  полягає у звіренні документів і  записів у реєстрах обліку і перевірці  обґрунтованості сум, відображених на відповідних рахунках.

Дуже часто виникають  ситуації, коли у зв’язку з відсутністю  коштів в бюджетних установах  виникають суми непогашеної кредиторської  заборгованості, яка може обліковувати не один рік. Тому наказом ДКУ від 08.05.2001р. № 73 затверджений Порядок списання кредиторської заборгованості бюджетних  установ, строк позовної давності якої минув.

Згідно зі статтею 257 Цивільного кодексу України загальна позовна  давність встановлюється тривалістю у 3 роки. Термін три роки застосовується до більшості зобов’язань, одначе для  деяких випадків законодавством встановлено  інші терміни позовної давності.

Списання кредиторської  заборгованості, термін позовної давності якої минув, здійснюється щокварталу згідно з Порядком №73. Отже інвентаризувати  рахунки щодо обліку кредиторської  заборгованості необхідно раз на квартал.

Комісія встановлює терміни  виникнення заборгованості за цими рахунками, реальність заборгованості і винних осіб, у випадках пропуску термінів позовної давності. Усім дебіторам установи - кредитори повинні передати дані про їхню заборгованість, які пред'являються інвентаризаційній комісії для підтвердження реальної заборгованості. Дебітори зобов'язані протягом 10 днів з дня отримання такого повідомлення підтвердити заборгованість або заявити свої заперечення. Розбіжності, що виникають, мають бути врегульовані шляхом звіряння розрахунків, про що складається окремий акт. На рахунках розрахунків з дебіторами і кредиторами повинні залишатися тільки узгоджені суми.

За результатами інвентаризації складається акт інвентаризаційної  комісії (додаток 9 до Інструкції №90), який затверджує керівник бюджетної установи. В акті вказуються найменування проінвентаризованих субрахунків, суми виявленої дебіторської та кредиторської заборгованості, безнадійних боргів, кредиторської та дебіторської заборгованості, щодо якої термін позовної давності минув. До акта обов’язково додається довідка (за формою згідно з додатком 10 до Інструкції №90) з розшифровкою виявленої непогашеної заборгованості у розрізі дебіторів та кредиторів, наводяться найменування й адреси кредиторів та дебіторів, сума заборгованості, з якого часу виникла та за що утворилася.