Нормативні документи і порядок обліку касових операцій

Оплата праці, виплата  допомог по тимчасовій непрацездатності, стипендій, премій тощо проводиться  касиром за платіжними (розрахунково-платіжними) відомостями, без складання видаткового  касового ордера на кожного отримувача. На титульному аркуші платіжної (розрахунково-платіжними) відомості робиться надпис про видачу грошей за підписами керівника та головного бухгалтера або осіб, ними уповноваженими, із зазначення строків  видачі грошей і суми прописом. В  аналогічному порядку може оформлюватись  і разова видача грошей на оплату праці (у випадку відпустки, хвороби  тощо), а також видача в підзвіт  на витрати, повязані із службовими відрядженнями, декільком особам. По закінченні трьох робочих днів, які встановлені для виплати заробітньої плати, бухгалтер виписує ВКО на загальну виплачену за платіжною відомістю суму.

Прибуткові та видаткові  касові ордери чи документи, що їх замінюють, до передачі в касу реєструються бухгалтерією в журналі реєстрації прибуткових  та видаткових касових ордерів (форма  № КО-3). Журнал реєстрацій побудовано таким чином, що за його даними здійснюється контроль за цільовим призначенням готівки, отриманої і витраченої підприємством. Після реєстрації касові ордери передаються  бухгалтером в касу підприємства для виконання. Видаткові касові ордери, оформлені за платіжними (розрахунково- платіжними) відомостями на виплату  заробітньої плати, реєструються після видачі.

Всі факти надходження  і вибуття готівки на підприємстві відображаються в касовій книзі.

Касова книга – обліковий  регістр, призначений для обліку касових операцій касиром підприємства.

Кожне підприємство, що має  касу, веде тільки одну касову книгу  в національній валюті, яка повинна  бути пронумерованою, прошнурованою  і опечатаною сургучною або мастичною  печаткою. Кількість аркушів в  касовій книзі підтверджується  підписами керівника та головного  бухгалтера цього підприємства або  вищестоящого органу.

На кожну іноземну валюту відкривається окрема касова книга.

Записи в касовій книзі  здійснюються у двох примірниках  через копіювальний папір кульковою  ручкою темного кольору або чорнилами. Перші примірники аркушів залишаються  в касовій книзі. Другі примірники повинні бути відривними і є звітами касира. Перші і другі примірники нумеруються однаковими номерами. Приписки та необумовлені виправлення в касовій книзі забороняються. Зроблені виправлення завіряються підписами касира і головного бухгалтера підприємства або особи, яка його замінює.

Записи в касовій книзі  здійснюються касиром одразу ж після  отримання або видачі грошей по кожному  ордеру або по замінюючих його документах. В кінці кожного робочого дня касир підбиває підсумки операцій за день, виводить залишок грошей в касі на наступне число і передає до бухгалтерії звіт касира.

Звіт касира – це документ, який передається касиром підприємства в бухгалтерію, і представляє  собою відривний листок касової  книги з додатком прибуткових  та видаткових касових документів.

-Документи з  обліку інших коштів-

Надходження і видача грошових документів оформлюються прибутковими і видатковими касовими ордерами або накладними, що їх замінюють. Касир  складає звіт про рух грошових документів.

Здача виручки інкасатору оформлюється супровідню відомістю, яка складається в трьох примірниках через копіювальний папір: перший примірник (супровідна відомість) вкладають в інкасаторську сумку, другий (накладна) – віддають інкасатору при отриманні ним сумки, третій (копія супровідної відомості) – залишається в касі підприємства (інкасатор розписується в цьому примірнику ставить відповідний штамп) і служить підставою для списання коштів з касира, який підтверджує здачу грошей до каси банку. На зворотньому боціпершого і другого примірників вказаних документів матеріально відповідальні особи заповнюють покупюрний опис грошей, що здаються.

-Найважливіші вимоги  до правильного оформлення й  обліку касових операцій-

1. Негайне записування  кожної здійсненої касової операції  у касову книгу, щоденне визначенняпідсумків у цій книзі; здача касиром під розписку до бухгалтерії касових документів.

2. Виписування бухгалтерією  на кожну касову операцію прибуткових  і видаткових касових ордерів,  додержання послідовності нумерації  і реєстрації цих коштів у  реєстрі до передачі їх для  виконання касиру.

3. Погашення касиром спеціальним  штампом касових документів, аби  запобігти зловживанню цими документами,  зокрема повторному їх використанню.

4. Установлення наказом  осіб, що мають право підписувати  касові документи, наявність у  касира зразків підписів цих  осіб і недопустимість виконання  касових операцій на непідписаних  документах.

З метою контролю не рідше  одного разу на місяць потрібно перевіряти готівку в касі, складати акт.

Касова книга є реєстром аналітичного обліку. Касові документи  слід брошорувати окремо від інших бухгалтерських документів, вони повинні мати самостійну нумерацію; при здачі таких документів до бухгалтерського архіву в архівній книзі роблять позначку про прийняття “Касових документів”.

 

4. Інвентаризація  каси.

Контроль за додержанням  касової дисципліни можна поділити на внутрішній та зовнішній.

-Порядок проведення інвентаризації-

Внутрішній контроль здійснюється спеціальною інвентаризацією комісією, призначеною наказом керівника. Раптова ревізія каси на підприємстві проводиться на підставі наказу керівника.

Ревізія каси перш за все  передбачає інвентаризацію наявності  грошових коштів та інших цінностей, які є в касі підприємства. Інвентаризація проводиться за обов’язкової участі касира.

Перед інвентаризацією касир  зобовязаний скласти звіт за документами за поточний день і дати розписку, де вказано що гроші, які надійшли в касу, оприбутковані і відповідно відображені як у прибуткових, так і у видаткових касових ордерах, а всі наявні документи представлені інвентаризаційній комісії. Даний зві подається в бухгалтерію.

Подальшою процедурою є перерахунок  готівки. Його спочатку проводить касир, а потім член інвентаризаційної  комісії. Як правило вся готівка  в касі перераховується покуп’юрно. Під час ревізії в касі можуть знаходитися відомості на зарплату, виплата по яких не закінчена (3 дні). В такому випадку перевіряючий перераховує фактично виплачені суми і в акті ревізії їх відмічає окремим рядком. Окремим рядком в акті вказується також кількість та сума наявних в касі грошових документів, до яких відносяться поштові марки, марки державного мита, цінні папери за їх номінальною вартістю.

Визначена в процесі інвентаризації сума грошових коштів та грошових документів відображається в спеціальному документі  форми №-інв.-15 “Акт інвентаризації грошових коштів”. В цій формі  вказується результат інвентаризації: недостача (списується на матеріально  відповідальну особу) або надлишок (який зараховується в дохід підприємства). На кожен випадок відхилення касир  зобов’язаний дати пояснення про  його причини.

Перевірки касової дисципліни здійснюється також зовнішніми контролюючими  органами. До цих органів належать: Державна податкова адміністрація  України, Державна контрольно-ревізійна  служба України, Міністерство внутрішніх справ та фінансові органи.

У випадку відсутності  касира з поважних причин (хвороби), призначається спеціальна комісія  в складі керівника, головного бухгалтера, ревізора та представника громадскості.

Особливу увагу перевіряючі органи приділяють перевірці цільового використання готівкових коштів у значних (понад 10000 євро) розмірах знятих підприємцями зі свого рахунку.

- Перевірка дотримання  ліміту каси-

Контролюючі органи здійснюють інвентаризацію готівкових коштів підприємства, результати якої відображають в Акті, який складається в трьох примірниках (1-й – залишається на підприємстві, 2-й – у перевіряючій організації, 3-й – скеровується до відповідної підаткової служби).

Під час перевірок зясовують те, як підприємство дотримується ліміту каси. Для цього порівнюються записи про фактичні залишки готівки в касі за касовою книгою з установленим банком підприємству лімітом каси за кожний день незалежно від того, здійснювалися в цей день касові обороти чи ні. Якщо в періоді, що перевіряється виявлено перевищення ліміту каси, то визначають, протягом якого часу (у днях) і які понадлімітні суми не здавалися в установлені строки до банку і з якої причини, а також загальна сума понадлімітних залишків.

За потреби поглибленої  перевірки повного оприбуткування в касу готівкових коштів, одержаних  з різних джерел можуть аналізуватися  також обороти за дебетом рахунка 30 “Каса” порівняно з оборотами  за кредитом кожного кореспондуючого  рахунку з подальшим порівнянням  їх із відповідними записами в касовій  книзі та даними документів які підтверджують  фактичне одержання підприємством  певних сум готівки у відповідні строки.

При перевірці цільового  витрачання готівкових коштів, одержаних  підприємством в установі банку, використовується банківські виписки, касові книги, звіти касира, видаткові  касові ордери, книга обліку придбання  товарів (робіт, послуг), а також документи, що підтверджують факт витрачання готівкових коштів за призначанням. Крім того, можуть також використовуватися товарні  та касові чеки, розрахункові документи, інші розрахункові документи, а також  акти про закупівлю товарів (виконання  робіт, надання послуг), платіжні (розрахунково-платіжні) відомості, рахунки-фактури, товарно-транспортні  накладні, договори купівлі-продажу, авансові звіти підзвітних осіб тощо. Перевірці  підлягають обороти за кредитом 30 “Каса”.

-Санкції-

Крім того, для контролю за правдоподібністю готівкових операцій підприємства контролюючі органи можуть застосовувати відповідні зустрічні  документальні перевірки, що здійснюються безпосередньо на підприємствах-покупцях та постачальниках, шляхом залучення  відповідних первинних документів та взаємного звіряння касових документів.

 

Санкції за порушення  касової дисципліни

№ п/п	Вид порушення	Санкція
1.	Перевищення встановлених лімітів  залишку готівки в касах	Штраф у двократному розмірі  сум виявленої понадлімітної  готівки за кожний день
2.	Неоприбуткування (неповне оприбуткування) у касах готівки	Штраф у пятикратному розмірі неоприбуткованої суми
3.	Витрачання готівки з  виручки, отриманої від реалізації продукції (робіт, послуг), на виплату  заробітньої плати	Штраф у розмірі здійснених виплат
4.	Перевищення встановлених строків  використання виданої під звіт готівки, а також за видачу готівкових коштів під звіт без повного звітування щодо раніше виданих коштів	Штраф у розмірі 25% з виданих  під звіт сум
5.	Проведення готівкових розрахунків  без подання платіжного документа (товарного або касового чека, квитанція  до прибуткового ордера, іншого документа), який би підтверджував сплату покупцям готівкових коштів	Штраф у розмірі сплачених  коштів
6.	Використання одержаних  в установі банку готівкови коштів не за цільовим призначенням	Штраф у розмірі витрачаної готівки

 

 

5. Облік  іноземної валюти в касі.

Іноземна валюта в касі підприємства відображається у бухгалтерському  обліку як у номінальних величинах  валюти, так і у грошовій одиниці, яка діє на території України  – гривнях.

До каси іноземна валюта може надходити з валютного рахунку  у банку, від покупців в оплату проданого товару (виконаних робіт, наданих послуг) підприємством, від  підзвітних осіб як залишок не використаного  авансу. З каси валюта може вноситись  до банку – на валютний рахунок, видаватись у підзвіт для покриття витрат на відрядження за кордон або, у випаках, дозволених законодавством, стороннім організаціям в оплату їх продукції (послуг).

Оцінка операцій по надходженню (вибуттю) валюти здійснюється за офіційним  валютним (обмінним курсом) Національного  банку України, що діє на дату оприбуткування (видатку) валюти.

Документальне оформлення обліку цих операцій аналогічне обліку української  валюти в касі. Для кожного найменування іноземної валюти відкривається  окрема касова книга.

Аналітичний облік руху іноземної  валюти в касі підприємства здійснюється по кожному найменуванню валюти.

Синтетичний облік ведеться по рахунку “Каса” в розрізі  субрахунків, відкритих по найменуваннях  іноземної валюти. Відхилення, які  пов”язані зі зміною курсу іноземної валюти, відображаються на рахунку в кореспонденції з рахунком “Фінансові результати”. Оформити курсові відхилення можна бухгалтерськими довідками.

 

6. Облік  касових операцій у системі  рахунків.

Для обліку касових операцій і залишку використовують рахунок  “Каса”, записи здійснюють на основі перевірених відривних аркушів  касової книги і доданих до них документів на загальні суми за день (або за кілька днів). На цьому  рахунку не можна робити жодних бухгалтерських проведень, якщо вони не відображають касових операцій (сторнувань тощо). Усі бухгалтерські проведення мають  точно відповідати записам касової  книги. Це неодмінна умова для  забезпечення готівки.

На рахунку “Каса” у  дебеті записують операції надходження  грошей до каси, а у кредиті –  їх вибуття; сальдо може бути тільки дебетове, що відображає залишок грошей у касі.

За дебетом рахунок  “Каса” кореспондує з рахунками  “Рахунки в банках”, “Доходи”, “Розрахунки  з підзвітними особами”, “Розрахунки  з різними дебіторами” тощо.

Записи на кредиті рахунка  “Каса”здійснюють в кореспонденції з дебетом рахунків “Розрахунки з оплати праці”; “Розрахунки з підзвітними особами” (видача підзвітних сум); “Рахунки в банку”; “Загальновиробничі витрати”; “Адміністративні витрати”; “Витрати на збут”; “Розрахунки з різними дебіторами”; “Розрахунки зі страхування” тощо.