Метод бухгалтерского учёта: документация, инвентаризация, счета и двойная запись

      Пример: приходный ордер

2. Денежные - документы, предназначенные для оформления операций с наличными и безналичными денежными средствами предприятия

       Пример: платёжное поручение

3. расчётные - используются для оформления расчётных взаимоотношений предприятия со своими контрагентами по возникшим обязательствам.  Пример: счёт-фактура

4.3.  По порядку  составления:

1. Первичные - хозяйственная операция отражается впервые                               Пример: накладная, приходный ордер.
2. Сводные - документы, которые составляются на основе первичных документов. В них отражают данные нескольких первичных документов.   Пример: авансовый отчёт, ведомость распределения общехозяйственных расходов.

 

4.4.  По способу  отражения операций:

1. Разовые - документы, которые отражают одну или несколько однородных операций. После составления сразу передаются в бухгалтерию и используются для бухгалтерских записей.

      Пример:  приходные (расходные) кассовые ордера, наряды.

 

2. Накопительные - документы, используемые в определённый период  времени и постепенно в них отражают однородные повторяющиеся операции

 

Пример:  табель рабочего времени

 

 

4.5.  По месту  составления:                                                                               

1. Внешние -  документы, составляющиеся в других организациях и поступающие со стороны.

Пример: счёт-фактура

2. Внутренние - документы составляются  самой организацией для оформления внутренних, хозяйственных операций.

Пример: акт приёма-передачи, расходно-приходный кассовый ордер.

 

5.  Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

Без подписи  главного бухгалтера или уполномоченного  им на то лица денежные и расчетные  документы, финансовые и кредитные  обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению (за исключением документов, подписываемых руководителем федерального органа исполнительной власти, особенности, оформления которых определяются отдельными указаниями Министерства финансов Российской Федерации). Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту.

В случае разногласий  между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

 

Правильно оформленные  документы принимает бухгалтерия, где их обрабатывают, проверяют и  используют для записей в регистрах  аналитического и синтетического учёта по корреспондирующим счетам. Проверка в бухгалтерии полученных документов проводится в соответствии с законами о бухгалтерском учёте и другими нормативными документами. Проверка проводится по трём направлениям:

1. Устанавливается законность хозяйственной операции.
2. В соответствии с оформлением документов установленным требованиям, проверяется полнота и правильность заполнения всех реквизитов, наличие подписей ответственных лиц, своевременность составления и предоставления в бухгалтерию.
3. Правильность арифметических подсчётов.

Неправильно оформленные  документы возвращаются для исправления  или задерживаются для выяснения  обстоятельств.

Проверенные и принятые документы обрабатываются:

• группировка по однородным операциям
• таксировка, т.е. денежное измерение
• контировка, т.е. проставление корреспондирующих счетов

В установленные сроки  документы сдаются в архив. Установленный  порядок движения документов, начиная  от составления или получения  со стороны до сдачи в архив, называют документооборотом. При разработке документа указывается время его пребывания на каждой инстанции.

6.  Вся информация первичных документов после их проверки группируется и записывается на бухгалтерских счетах в определённом порядке. Документы, где регистрируются бухгалтерские записи на счетах, называют учётными регистрами. Учётный регистр представляет собой таблицу, специально разграфлённую для ведения учётных записей по хозяйственным операциям.

6.1 Классификация учётных регистров:

1. По видам бухгалтерских записей регистры делят на:

А) хронологические - данные первичных документов регистрируют в

     порядке  их поступления в бухгалтерию

     Пример: кассовые  книги, регистрационные журналы

Б) систематические - производится группировка хозяйственных операций по

    однородным  признакам.

2. По объёму и содержанию регистры делятся на:

А) регистры синтетического учёта - операции отражаются только в

      денежном  измерении в обобщённом виде

      Пример: Оборотная ведомость

Б) регистры аналитического учёта - операции отражаются подробно, в 

   том   числе и в натуральном измерении.

В) комбинированные регистры - объединяют и синтетический и  

    аналитический  учёт.

     Пример: журнал-ордер  №6

3. По форме построения

А) односторонние - все  записи на одной стороне листа

Б) двухсторонние - по Дебету на одной стороне листа, по Кредиту на другой.

В) шахматные - по стокам счёта по Дебету, по столбцам по Кредиту.

4. По внешнему виду

А) бухгалтерские книги - скреплённые и сшитые в брошюру  листы.

Б) карточки - таблицы  на бланках из картона и т.п.

В) свободные листы - таблицы со специальным графлением для

    синтетического  и аналитического учёта. (Ведомости,  журналы ордера)

Г) машинные носители информации - машинограммы.

В последнем  случае организация обязана изготовлять  за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.

6.2  При хранении регистров бухгалтерского учета должна обеспечиваться их защита от несанкционированных исправлений. Исправление ошибки в регистре бухгалтерского учета должно быть обосновано и подтверждено подписью лица, внесшего исправление, с указанием даты исправления.

"Содержание  регистров бухгалтерского учета и внутренней бухгалтерской отчетности является коммерческой тайной, а в случаях, предусмотренных законодательством Российской Федерации, - государственной тайной.

Лица, получившие доступ к информации, содержащейся в регистрах бухгалтерского учета  и во внутренней бухгалтерской отчетности, обязаны хранить коммерческую и государственную тайну. За ее разглашение они несут ответственность, установленную законодательством Российской Федерации."²

Обработанные документы  систематизируются по видам операций и подшиваются в папки в хронологическом порядке, затем производится  нумерация документов. На обложке указывается количество документов.  После этого папка поступает на хранение. Оно производится в архивах, которые  бывают текущими и постоянными. В текущем хранятся папки с документами за текущий год, в постоянном  за прошедшие годы. За сохранность архива отвечает руководитель предприятия и главный бухгалтер. По прошествии нескольких лет документы передаются в государственный архив, если они важны, другие уничтожаются. О выбытии документа делается отметка в архивной книге.

Требования  главного бухгалтера  по документальному  оформлению хозяйственных операций и представлению в бухгалтерскую  службу документов и сведений обязательны  для всех работников организации.

Решением Госналогслужбы Российской Федерации от 27 июня 1996 года минимальный  срок хранения целого ряда документов бухгалтерского учёта был увеличен  до 5 лет. Федеральным законом "О бухгалтерском учёте"   минимальный срок хранения первичных учётных документов, регистров бухгалтерского учёта и отчётности был установлен не менее 5 лет.

При изъятии первичных  учётных документов налоговыми органами необходимо наличие мотивирующего  постановления должностного лица. Изъятие  документов в обязательном порядке  производится в присутствии понятых лиц и оформляется протоколом выемки, копия которого вручается под расписку руководителю или главному бухгалтеру организации. Изъятые документы перечисляются и описываются в протоколе либо в  прилагаемых к нему описях с точным указанием наименования и количества изымаемых документов.

При использовании автоматизации в бухгалтерском учёте можно отказаться от ряда первичных документов в виде бумажных носителей. Но документы, касающиеся движения денежных средств, и документы, в которых нужна подпись, должны быть бумажными.

Информация, которая находит  отражение в учетных документах, должна быть достоверной, качественной, эффективной, т.е. формироваться с  наименьшими затратами труда  и времени.

 

II.  Инвентаризация

В целях обеспечения достоверности данных бухгалтерского учёта и отчётности предприятия обязаны проводить инвентаризацию имущества и обязательств.

1. При инвентаризации предприятия (организации) руководствуются следующими нормативными документами:

• Закон "О бухгалтерском учёте" от 21.11.96 № 129-ФЗ
• Положение  "О ведении бухгалтерского учёта и отчётности" (1998г)
• Положением по бухгалтерскому учёту "Учётная политика предприятия" ПБУ 1/94, утверждённым приказом Министерства Финансов России от 28.07.94
• Положением "О бухгалтерском учёте и отчётности в РФ, утверждённым приказом Министерства Финансов России от26.12.94
• Методическими указаниями по инвентаризации имущества и обязательств (Приказ Министерства Финансов России №49 от 13 июня 1995г).
• Приказом Минсельхозпрома России от25.09.95 №271 "Об утверждении ведомственных форм по инвентаризации" 

Инвентаризация - метод бухгалтерского учёта, который позволяет обеспечить соответствие данных бухгалтерского учёта об имуществе и обязательствах их фактическому состоянию.

С помощью инвентаризации проверяют правильность данных текущего учёта и выявляют ошибки, допущенные в учёте: учитывают неучтённые хозяйственные операции, контролируют сохранность тех или иных хозяйственных средств, числящихся у материально ответственных лиц. Инвентаризация - это обязательное дополнение к документации.

2.1. Количество инвентаризаций в отчётном году, порядок и сроки их проведения, перечень имущества и обязательств, проверяемой при каждой из них, устанавливаются самим предприятием, кроме случаев, когда проведение инвентаризации обязательно:

1. При смене материально ответственных лиц (на день приемки-передачи дел);
2. При передаче имущества в аренду, выкупе, продаже;
3. При реорганизации предприятия, т.е. когда предприятие меняет собственников, либо меняет организационно-правовую форму, либо ликвидируется, либо происходит слияние этого предприятия с другим;
4. Перед составлением годовой бухгалтерской отчётности, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчётного года. Инвентаризация зданий, сооружений и других неподвижных объектов основных средств может проводиться один раз в два-три года, а библиотечных фондов - один раз в пять лет;
5. При установлении фактов хищений или злоупотреблений, а также порчи имущества;
6. В случае стихийного бедствия, пожара или других чрезвычайных ситуаций, вызванных экстремальными условиями;

2.2. Причины, по которым возможны расхождения учётных данных с фактическими, таковы:

1. естественные причины - изменение веса или качества из-за колебаний температуры, транспортировки, хранения. Данные потери должны корректироваться с учётом норм естественной убыли.
2. Неточности и ошибки при приёме-отпуске товарно-материальных ценностей.
3. Ошибки в учёте, арифметические ошибки в учёте.
4. Преднамеренное искажение учётных данных (хищение, обмеры, обсчёты, прямое присвоение средств).

2.3.  При полноте проверки имущества инвентаризация бывает полной и частичной. При полной инвентаризации проверкой охватывают все средства без исключения (как правило, такая проверка проводится перед составлением годовой бухгалтерской отчётности).  При частичной инвентаризации охватывается один вид средств или обязательств.