Мероприятия по совершенствованию учета расчетов с подотчетными лицами

     Порядок выдачи подотчетных сумм и определения  сроков, на которые они выдаются, необходимо предусмотреть в приказе  по учетной политике организации.

     Учет  по расчетам с подотчетными лицами ведется на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Это активно-пассивный счет, сальдо которого отражает сумму задолженности подотчетных лиц предприятию или сумму возмещенного перерасхода и вновь выданные под отчет на основании расходных кассовых ордеров, по кредиту – суммы, использованные, согласно авансовым отчетам и сданные в кассу по приходным кассовым ордерам (9, с.8).

     Служебной командировкой признается поездка  работника по распоряжению руководителя организации для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы на срок не более 40 дней, не считая времени нахождения в пути.

     Во  время командировки (в том числе  за время нахождения в пути) за командированным  работником сохраняется средний  заработок за все рабочие дни  недели по графику, установленному по месту постоянной работы.

     Предприятия, как правило, ведут специальные  журналы – «Журнал учета работников, прибывших из командировки» и  «Журнал учета работников, выбывающих в командировки», в которых работник, отбывающий в командировку, должен своей подписью подтвердить факт получения командировочного удостоверения. Работники ответственные за ведение этих журналов, назначаются приказом руководителя предприятия.

     Фактическое время нахождения в командировке при расчете суточных определяется по отметкам в командировочном удостоверении (форма №Т-10), которое выписывается отделом кадров на основании приказа руководителя. В нем указывается фамилия, имя, отчество работника, срок, место и цель командировки. Также должны проставляться отметки о выбытии в командировку, прибытии в пункт назначения, выбытии из них и прибытии на место постоянной работы. После возвращения из командировки работник сдает в бухгалтерию организации командировочное удостоверение и составляет авансовый отчет (форма №АО-1), который подтверждается руководителем организации или лицом, на это уполномоченным. К отчету прилагаются все документы, подтверждающие произведенные им расходы.

     Командированному  работнику возмещаются следующие  расходы по командировке, при наличии  приложенных оправдательных документов:

• расходы по найму жилого помещения, в т.ч. плата за бронирование мест в гостиницах;
• расходы по проезду к месту командировки и обратно, в т.ч. плата за пользование в поездах постельными принадлежностями;
• расходы по проезду транспортом общего пользования к месту командировки;
• суточные за время пребывания в командировке, в т.ч. и за время нахождения в пути;
• различные страховые и комиссионные сборы;
• сборы за услуги аэропортов, вокзалов;
• расходы на провоз багажа (1, с. 44).

     На  приобретенные подотчетным лицом  материальные ценности к авансовому отчету должны быть приложены накладная или приходный ордер на оприходование средств (12, с.276).

     Суточные  выплачиваются командированному работнику  за каждый день нахождения в командировке. Согласно статьи 168 Трудового Кодекса РФ их размер определяется руководителем организации самостоятельно. Однако для целей налогообложения суточные учитываются в размерах, предусмотренных Налоговым Кодексом РФ (далее НК РФ).

     В соответствии с пунктом 3 статьи 217 НК РФ суточные освобождаются от налогообложения НДФЛ в размере 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории РФ.

     С 1 января 2009 г. нормирование суточных для  целей налогообложения прибыли  отменено. Теперь организации могут  уменьшать налогооблагаемую прибыль  на всю сумму суточных в размере, установленном внутренним локальным нормативным актом (коллективным договором, приказом, положением о командировках и т.п.). При установлении размера суточных организации (за исключением бюджетных) ничем не ограничены. Организация может установить любой размер суточных, причем он может быть различным для разных должностей или, например, для разных городов. Если работники ездят в командировки за границу, то необходимо разработать нормативы суточных и для зарубежных командировок. С 2009 года в расходах в целях налогообложения прибыли учитываются суточные в размере, установленном в данной конкретной организации.

     Нормы расходов организаций на выплату  суточных в пределах в целях налогообложения  прибыли, расходы относятся к  прочим расходам, связанным с производством и реализацией, утверждены Постановлением Правительства РФ от 08.02.2002 г. №93.

     Поэтому в учетной политике для целей  бухгалтерского учета может быть лишь уточнена схема бухгалтерских  записей для случаев, когда выплата  суточных производится в размерах, превышающих необлагаемые суммы.

     Организация, выполняя функции налогового агента, обязана начислить НДФЛ на сумму  превышения фактических суточных над  необлагаемой этим налогом суммы  суточных. Удержание НДФЛ производится непосредственно из доходов налогоплательщика, при фактической выплате указанных денежных средств налогоплательщику (11, с.15).

     Если  подотчетное лицо рассчитывается наличными  денежными средствами с другой организацией, то необходимо помнить, что в настоящее  время предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 100 000 рублей.

     Если  работник не полностью израсходовал выданную подотчетную сумму, то в  день сдачи в бухгалтерию авансового отчета он должен вернуть в кассу организации неиспользованную сумму аванса. При этом работнику выдают квитанцию к приходному кассовому ордеру (форма №КО-1). Копию этой квитанции следует приложить к авансовому отчету для подтверждения полного расчета по полученной подотчетной сумме (9, с.9).

     Учет  операций по расчетам с подотчетными лицами, с одной стороны, является несложным, но с другой, именно здесь  допускается большое количество ошибок, так как данные расчеты  затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета. 

2 Учет расчетов с подотчетными лицами в ОАО «Дорэкс»

     2.1 Организационно-экономическая  характеристика предприятия

     ОАО «Дорэкс» учреждено в соответствии с Федеральным законом Российской Федерации «О приватизации государственного и муниципального имущества» от 21 декабря 2001 года № 178-ФЗ, Федеральным законом Российской Федерации «об акционерных обществах» от 26 декабря 1995 года № 208-ФЗ с изменениями и дополнениями, распоряжением администрации города Чебоксар от 29.12.2006 г. № 4322-р. ОАО «Дорэкс» осуществляет следующие основные виды деятельности:

• механизированная и ручная уборка проезжей части улиц, проездов, мостов, тротуаров;
• вывоз мусора и снега с проезжей части дорог, тротуаров;
• изготовление песчано - соляной смеси;
• предоставление автоуслуг;

     Кроме того, ОАО «Дорэкс» осуществляет обширный комплекс работ по обращениям службы Заказчика, а именно: проведение ямочного ремонта дорог, текущий ремонт остановочных павильонов и установка мусорных урн, ремонт тросового ограждения и т.д.

     Юридический адрес Общества: г.Чебоксары, Марпосадское шоссе, 13/1.

     По  состоянию на 31.12.2010 г. на балансе предприятия находятся – 119 единиц техники, фактический износ техники составил 67 %.

                                                                                                       Таблица 1.

 Структура доходной части ОАО «Дорэкс», по итогам деятельности за 1 полугодие 2009 - 2010 гг. (тыс. руб.)

           Себестоимость производства работ, составила 93066,00 тыс. руб., что на 11,3 % больше чем, по итогам 2009 года. В Таблице №2 приведена структура расходной части предприятия.

                                                                                                         Таблица 2. 

Структура части расходной предприятия,по текущему содержанию городских дорог по итогам деятельности за 1 полугодие 2009 - 2010 гг.  (т. р.)

     Наибольший  рост расходов  40,2%, 12,2%, 10,2% наблюдается по статьям «Расходы на оплату труда», «Расходы на ГСМ» и «Отчисления от ФОТ». Рост заработной платы на предприятии продиктован, в первую очередь, повышением ставки рабочего первого разряда с 01.11.2009 года и повышением должностных окладов АУП с 01.01.2010 года.

     По  сравнению с аналогичным периодом прошлого года уменьшились затраты, на  песчано-соляную смесь. Значительно уменьшение затрат по статье «Прочее расходы» объясняется изменением условий оформления кредита на пополнение оборотных средств. Так, если в 2009 году при оформлении кредита в залог отдавалась автотехника предприятия, то  в 1 полугодии 2010 года – закладывалось задание, принадлежащее ОАО «Дорэкс» по  праву собственности. По итогам деятельности 2010 года среднемесячная зарплата в ОАО «Дорэкс» составила 9738 руб., что на 29% больше чем, за аналогичный период прошло года.

     В Таблице №3 представлена информация о среднемесячной заработной плате персонала ОАО «Дорэкс» за 2009 - 2010 г.г.

                                                                                                       Таблица 3.

Информация  о среднемесячной заработной плате персонала ОАО «Дорэкс» за 2009 - 2010 гг. (руб.)