Любая система управления

Любая система  управления - это, прежде всего, целенаправленная система, имеющая структурированное  строение и организованная для достижения целей фирмы, которые принято  называть целями функционирования. 

Цели, стоящие  перед системой управления, являются отправной точкой планирования. В  сущности, планирование - это разработка целей и задач фирмы, нашедших конкретное выражение в перспективных  и текущих планах. В зависимости  от сроков достижения целей различают  перспективное и текущее планирование. 

Значение целей  функционирования велико. Во-первых, во избежание такой деятельности, которая  мешает достижению целей функционирования, глобальная цель должна быть доведена до каждого руководителя и исполнителя. Для этого необходимо постоянный контроль за реальным состоянием системы и сравнение его с целями и задачами, стоящими перед фирмой. 

Отсюда следует, что любая деятельность в системе  оправдана только в том случае, если она способствует достижению ее конечной цели функционирования. Иначе  говоря, любая организация должна быть спроектирована таким образом, чтобы вся деятельность в системе  реализовала только те цели функционирования, для которых она создавалась. 

Поскольку задачей  менеджмента является достижение цели, важно правильно ее определить. Если мы ставим перед собой задачу совершенствования  организации, не уточнив ее целей, то рискуем предложить лучшие способы  выполнения ненужных функций или  лучшие пути достижения неудовлетворительных конечных результатов, что может  нанести материальный ущерб. Искусство  выбора и формулирования правильной цели, управление, процессом ее реализации, включая оценку достигнутой степени  реализации, отличают действительно  умелого руководителя. 

Невозможно управлять  людьми, если и руководителям, и починенным цели совершенно не ясны. Управлять - значить  побуждать других к достижению ясной  им цели, а не заставлять делать то, что считаешь правильным. 

Определение целей  функционирования - один из наиболее важных этапов в деятельности фирмы. От того, насколько правильно выбрана  цель функционирования, насколько четко  она сформулирована, зависит успех  деятельности. Неправильное и нечеткое формулирование цели приводит к тому, что система управления, даже если она должным образом устроена, работает не с полной отдачей, неэффективно, так как усилия аппарата управления расходуются нецелесообразно. В  различных организациях, как правило, приходится иметь дело с совокупностью  целей. Задача руководителя организации  любого уровня - суметь учесть все многообразие факторов, влияющих на функционирование организации, правильно оценить  ситуацию и выбрать оптимальные  решения. 

В ряде случаев  для характеристики целей функционирования используется совокупность параметров, что затрудняет оценку степени достижения цели и требует выбора критериев, по которым можно судить о степени  достижения цели. По существу, если нет  критериев выбора или оценки степени  достижения целей функционирования, нет и самих целей функционирования. 

На каждом уровне организации возникают некоторые  частные цели, причем, только их совокупность необходимо рассматривать как некоторую  цель определенного уровня управления. Отсюда возникает необходимость  построения дерева целей. 

Следовательно, в современном менеджменте понятие  цели - одно из основных. Без определения  этого понятия, без выявления  соотношения целей, средств достижения целей, средств достижения целей, оценки эффективности и путей достижения, целей нельзя решать проблему эффективного управления. Это означает, что без  четкого формулирования целей функционирования нельзя комплексно решить ни одной  проблемы, связанной с построением  фирмы, с планированием ее деятельности, оценкой эффективности, разработкой  ее стратегии. 

Когда цель функционирования сформулирована нечетко, требовать  четкой организации работ практически  бесполезно, так как неважно правильно  выбрать средства достижения цели. 

Выбор средств  достижения цели зависит от многих факторов, которые по-разному влияют на конечные результаты функционирования фирмы. Так, выбор технических средств  автоматизации управленческого  труда представляется целесообразным проводить с учетом технических, экономических и организационных  факторов. Если цель функционирования не выбрана точно, нет критерия, по которому можно судить о ее достижении, невозможно измерить эффективность  текущей работы фирмы, скоординировать  деятельность структурных подразделений, практически нельзя четко организовать работу аппарата управления и оценить ее эффективность. 

Вследствие нечеткого  формулирования целей невозможно рационально  распределять обязанности между  сотрудниками аппарата управления и  оценить деятельность каждого из них. Как уже отмечалось выше, четкое определение целей функционирования, доведенных до каждого сотрудника аппарата управления, повышает его производительность и способствует лучшей мотивации. 

Особо актуальным считается целевое регулирование  самоорганизованных сетей отношений при их попытках к самоликвидации после самонасыщения, но до реализации результата. Цели, стоящие перед организацией, подразделяются на качественные и количественные. Если количественные цели могут быть оценены в едином эквиваленте, например в денежном выражении, в годах, в тоннах и т.д., то оценка качественных целей в количественных показателях весьма затруднительна и требует применения метода экспертных оценок, который позволяет выбрать цель функционирования, определить приоритет целей и их важность. 

Метод экспертных оценок определяется как «процедура», учитывающая субъективное мнение с  целью определения количественных соотношений между переменными, когда эти соотношения нельзя установить из теоретических соображений  или на основании накопленных  статистических данных. Следовательно, задача формулирования целей функционирования организации с помощью экспертных оценок - это задача получения объективного результата на основании индивидуальных субъективных мнений группы экспертов. 

Ценность результата, полученного с помощью метода экспертных оценок, во многом зависит  от компетентности вовлеченных в  эксперимент специалистов (наблюдения показывают, что опытный специалист еще до проведения эксперимента имеет  определенное представление о правдоподобии  различных его исходов). Следовательно, большое значение для получения  объективного результата имеют формирование групп экспертов, их состав. Даже при  наличии разумных критериев компетентности формирование групп экспертов затруднительно, ибо способность к правильному  и вероятному прогнозу или оценке - весьма специфическая черта человека. в менеджменте не все подлежит формализации, поэтому объективность и научность выполняемых исследований требуют использования опыта, интуиции специалистов. Объективность и научность означают правильное использование интуиции опытных специалистов. 

Создание условий  для плодотворной деятельности экспертов, производящих выбор целей функционирования, означает необходимость организации  максимально эффективной системы  контактов между ними, позволяющей:

- создавать  условия, при которых специалист  может активно взаимодействовать  с другими экспертами; 

- иметь свободный  доступ к относящейся к делу  информации; 

- исключить возможность  неправильной интерпретации мнения. 

Такой метод  наиболее прост, но имеет ряд недостатков, вызванных чрезмерным влиянием психологических  факторов. В последнее время разработаны  методы, с помощью которых удается  преодолеть эти трудности путем  устранения непосредственного общения  специалистов друг с другом либо путем  учета квалификации экспертов, взвешивания  из мнений. В связи с вышесказанным  вопрос применимости того или иного  метода целеполагания имеет важное значение.

      Составные части управления. Любое управление состоит из ряда взаимосвязанных действий: руководитель принимает решения, собирает необходимую информацию, дает поручения и т.д. В теории менеджмента принято весь процесс управления разбивать на группы действий, объединенные по какому-либо признаку. Эти группы действий и называют функциями управления (функция планирования, функция организации, функция контроля и др.). А поскольку группировать управленческие действия можно по-разному, вы не найдете двух учебников, где было бы полное совпадение состава функций управления. Иногда функции планирования, организации, мотивации и контроля называют общими функциями управления, чтобы отличать их от специальных функций, таких как функция маркетинга, функция НИОКР и др.

     В стратегическом менеджменте и в нашем понимании стратегия — это определение долгосрочных целей предприятия, программы действий и распределения ресурсов, необходимых для достижения этих целей в условиях конкуренции. Причем цели стратегического развития должны быть всесторонне обоснованы исходя из анализа и оценки потенциала предприятия и возможностей внешней среды. Обычно для любого предприятия вполне достаточно проведение анализа рынка, технического уровня производства, анализа трудовых ресурсов и социальной сферы, анализа системы управления и финансового анализа за предшествующий период 3-5 лет. При этом мы используем методы так называемого SWOT-анализа и разработанную нами систему показателей и критериев, определяющих сильные и слабые стороны предприятия, а также возможности и угрозы по основным направлениям деятельности. Тогда суть стратегических целей и задач развития предприятия будет заключаться с одной стороны в развитии сильных сторон и положительных тенденций, а с другой — в нейтрализации и устранении негативных обстоятельств и угроз для предприятия и его структурных подразделений (маркетинговых, производственных, финансовых). В дальнейшем на основе полученного дерева целей планируется проведение комплекса мероприятий по их достижению, которые в совокупности будут определять стратегию предприятия в области маркетинга, менеджмента, его техническую, кадровую и финансовую политику. Оптимальное распределение ресурсов по данным направлениям осуществляется на основе разрабатываемой нами математической модели, которая позволяет оценить множество вариантов организации будущей производственно-хозяйственной деятельности, минимизировать затраты и максимизировать доходность предприятия. И вот только после этого мы получаем план, в котором отражены темпы роста, поступления выручки и прочее, что Вы перечисляли в вопросе. Как видите, данный вопрос не простой, это сложная, трудоемкая совместная работа консультантов со специалистами предприятия. Например, продолжительность разработки Программы перспективного развития Мозырского нефтеперерабатывающего завода на период 2001-2005 гг. составила около 5 месяцев. 

Стратегия (англ. strategy) - обобщающая модель действий, необходимых для достижения поставленных целей управления на основе выбранных критериев (показателей) и эффективного распределения ресурсов. Стратегический менеджмент (управление) предполагает наличие пяти элементов: умения смоделировать ситуацию (выявить проблемы); умения выявить необходимые изменения (сформулировать цели); умения разработать стратегию изменений (базовые стратегии); умения использовать различные способы воздействия (внедрение и реализация стратегии); умения вносить коррективы в стратегию (управление изменениями). 

Стратегическое  планирование - это процесс разработки стратегического плана путем  формулирования целей организации  анализа проблем развития, выбора базовых стратегий и прогнозирования  социально - экономического развития с  целью обеспечения эффективной  работы организации в будущем. 

Процесс стратегического планирования является инструментом, помогающим принимать долгосрочные решения в условиях неопределенности будущего развития и влияния внешней среды. Его задача заключается в обеспечении нововведений и организационных изменений в достаточном объеме для адекватной реакции на изменения во внешней среде. Планировании стратегии не завершается каким - либо немедленным действием или быстрыми результатами. 

Процесс стратегического планирования требует как формальных, так и неформальных процедур его реализации. Чтобы разобраться и правильно оценить взаимосвязи, взаимодействие, и взаимообусловленность всех подразделений организации, видов ее деятельности и достаточно сложную систему планов, процесс планирования нужно организовать и формализировать. 

Формализация  процесса планирования и включение  в функциональные обязанности руководителей учебных заведений подготовки информации стратегического характера гарантирует, что многие перспективные предложения не пройдут мимо внимания персонала, занимающегося разработкой стратегии организации. Очень важно создать систему стимулирования предложений, связанных с разработкой новых технологий, расширением спектра образовательных услуг, освоением новых рынков и др. 

 Включение  в систему планирования современной  вычислительной техники, экономико - математических методов и моделей позволяет значительно поднять средний уровень плановой работы в образовательном учреждении и обоснованность принимаемых стратегических решений. Стратегическое планирование позволяет приобщить к стратегическому мышлению широкий круг руководителей и специалистов среднего звена. 

Процесс стратегического планирования значительно отличается от процесса принятия оперативных решений. Здесь нужно решать задачи, связанные с выбором альтернативных решений. Это относиться к выбору целей организации, распределению ресурсов, выбору стратегических задач. Поиск альтернативных решений во многом обусловлен адаптивным характером стратегического планирования. Адаптивность - непременное условие стратегического плана- реализуется через ситуационный подход и предполагает наличие альтернативного плана и стратегии, на которые может переходить образовательное учреждение. Это реакция на перемены, происходящие в его внешнем окружении.