Кассовые операции и их документальное оформление

Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношения к ее работе, воспрещается.

2. Соблюдение кассовой дисциплины

Наличные денежные средства, поступающие в кассу организации, должны быть своевременно оприходованы и в последующем подлежат сдаче в банк для зачисления на банковские счета данной организации. При осуществлении наличных расчетов, связанных с продажей товаров (выполненных работ, оказанием услуг) юридическим и физическим лицам, прием наличных денег всеми организациями (кроме кредитных организаций) должен производиться с обязательным - применением контрольно-кассовой техники (далее - ККТ).             

Сфера применения ККТ, требования к ней и обязанности организаций, применяющих, контрольно-кассовую технику, регламентированы Федеральным законом от 22.05.2003 № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов и (или) расчетов с использованием платежных карт».

Организации не вправе вносить наличные денежные средства на счета других лиц - владельцев счетов (в том числе физических лиц), минуя свой расчетный счет. За не соблюдение этого порядка на организацию налагается штраф в 2-кратном размере суммы произведенного взноса.

Порядок и сроки сдачи наличных денег устанавливаются банками по согласованию с руководителями организаций исходя из необходимости ускорения оборачиваемости денег и своевременного поступления их в кассы в дни работы банков.

При этом  могут устанавливаться следующие сроки сдачи организациями наличных денежных средств:

      для организаций, расположенных в населенном пункте, где имеются банки или предприятия Госкомсвязи России, - ежедневно в день поступления наличных денег в кассы;

      для организаций, которые в силу специфики своей деятельности и режима работы, а также при отсутствии вечерней инкассации или вечерней кассы банка не могут ежедневно в конце рабочего дня сдавать наличные денежные средства в банки или предприятия Госкомсвязи России России, - на следующий день;

      для организаций, расположенных в населенном пункте, где нет учреждений банков или предприятий Госкомсвязи России , а также находящихся от них на отдаленном расстоянии 1 раз в несколько дней.

Организации имеют право на получение наличных денежных средств со своих счетов банке в размере, необходимом на оплату труда, на хозяйственные нужды, а также на командировочные расходы. Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке. Выдача наличных денег под отчет производится из кассы организации.

Организации могут хранить наличные деньги в своих кассах только в пределах лимитов, устанавливаемых обслуживающими их банками по согласованию с руководителями организаций.

Лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается банками ежегодно всем организациям, независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности. Величина лимита остатка наличных денег в кассе зависит от специфики деятельности организации, в частности от объема ежедневной кассовой выручки организации. При необходимости (в случае изменения кассовых оборотов, условий сдачи выручки и т п.) лимиты остатков касс могут пересматриваться. Для установления лимита остатка наличных денег в кассе организация должна представить в обслуживающий банк расчет по установленной форме № 0408020 (Приложение 1) «Расчет на установление предприятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу». В данном расчете устанавливается лимит остатка кассы и оформляется разрешение на расходование организацией наличных денег из выручки, поступающей в ее кассу. Если организация имеет несколько расчетных счетов в различных банках, то она по своему усмотрению обращается в один из банков для установления лимита остатка наличия денег в кассе. После установления лимита остатка кассы в одном из банков организация направляет уведомления об определенном ей лимите остатка кассы в другие банки, в которых открыты ей соответствующие счета. При проверке данной организации банки руководствуются этим лимитом остатка денег в кассе.

Если организация не приняла мер по установлению лимита остатка наличных денежных средств в кассе  ни в одном из обслуживающих ее банков, лимит остатка кассы считается нулевым, а не сданная организацией в банк денежная наличность - сверхлимитной. Штраф с юридического лица от сорока до пятидесяти тысяч рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

Организации имеют право хранить в своих кассах наличные деньги, сверх установленных лимитов только для оплаты труда  выплаты пособий по социальному страхованию и стипендий не свыше трех рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям до пяти дней), включая день получения денег в банке.

При расчетах с поставщиками организации должны соблюдать установленный предельный размер расчетов наличными деньгами в РФ между юридическими лицами по одной сделке. Согласно указаниям ЦБ России предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами по одной сделке установлен в сумме 100 тыс. руб.
При этом под одной сделкой понимаются все наличные расчеты в рамках одного договора.  Данный лимит не распространяется на расчеты организации с физическими лицами и индивидуальными предпринимателями, с которыми расчеты можно проводить без ограничений.

Ответственность за соблюдение порядка ведения кассовых операций возлагается на руководителей организаций, главных бухгалтеров и кассиров. Организациям, не соблюдающим порядок ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью, применяются меры ответственности, предусмотренные законодательными и иными правовыми актами РФ. При этом наложение административного штрафа за неприменение ККТ на юридическое лицо не освобождает от ответственности должностное лицо (руководителя организации, главного бухгалтера, кассира) данной организации. Контроль организаций по выполнению ими порядка ведения кассовых операций и соблюдения правил организации наличного денежного обращения осуществляют, банки, в которых данные организации обслуживаются.

ЦБ России возлагает на обслуживающие банки обязанность не реже одного раза в два года проверять в организациях соблюдение порядка ведения кассовых операций и др. В ходе проверок банками контролируются:

      полнота оприходования денежной наличности, полученной в банке;

      полнота и своевременность сдачи наличных денежных средств, поступивших в организацию, в кассу банка;

      соблюдение согласованных с банком условий расходования поступающих в кассу организации наличных денежных средств;

      соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе;

      соблюдение установленных предельных сумм расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;

      правильность ведения кассовой книги и оформления кассовых документов.

При проверке правильности ведения кассовой книги и оформления кассовых документов контролируются:

      соблюдение установленного порядка оформления операций по приему и выдаче наличных денег из кассы организации;

      ведение форм первичной учетной документации по кассовым операциям (приходных и расходных кассовых ордеров, журнала регистрации приходных и расходных кассовых документов, кассовой книги, книги учета принятых и выданных кассиром наличных денег);

      в составление ежедневного отчета кассира по произведенным кассовым операциям в соответствии с приходно-расходными документами, расчетно-платежными ведомостями.

Материалы проверок оформляются справкой по форме 0408026 (приложение 8 к Положению ЦБ России от 05.01.1998 № 14-П)   (Приложение 2).

При необходимости копии справок направляются в соответствующие налоговые инспекции по месту учета организаций для принятия к ним мер финансовой и административной ответственности за несоблюдение порядка работы с денежной наличностью.

3. Документальное оформление движения денежных средств в кассе

Движение денежных средств в кассе организации состоит из двух основных стадий:

1) стадия поступления (прихода) денежных средств в кассу;

2) стадия выбытия (расхода) денежных средств из кассы.

К основным способам поступления наличных денежных средств в кассу организации относятся:

      поступление из банка по чеку на выплату заработной платы сотрудникам, на хозяйственные, операционные и командировочные расходы;

      поступление в виде выручки от покупателей и заказчиков за отгруженные
продукцию (выполненные работы, оказанные услуги);

      поступление в виде кредитов или займов, полученных от кредитных или других организаций;

      поступление в виде возврата авансов или займов, ранее выданных другим организациям;

      поступление наличных денежных средств при осуществлении операций, связанных с расчетами по оплате труда персонала организации, с персоналом по прочим операциям с учредителями и др.

Поступающие в кассу организации наличные денежные средства в первую очередь должны сдаваться на расчетный счет организации в банке. В остальных случаях наличные денежные средства могут выдаваться (расходоваться) из кассы организации на следующие цели:

      под отчет на хозяйственные и операционные расходы;

      на командировочные расходы;

      на выплату заработной платы;

      на выплату пособий по социальному страхованию;

      на выдачу займов (ссуд) работникам организации;

      на выплату компенсаций за использование личного легкового автомобиля для служебных поездок;

      на закупку товарно-материальных ценностей и др.

Для оформления и учета хозяйственных операций по движению наличных денежных средств установлены следующие унифицированные формы первичной учетной документации по учету кассовых операций:

Помимо указанных выше форм первичной учетной документации по учету кассовых операций каждая организация обязана использовать также документы, формы которых установлены ЦБ России, в частности, кассовую заявку (форма № 0408027) и денежный чек.

Наличные денежные средства организация, как правило, получает со своего расчетного счета, открытого в обслуживающем банке в соответствии с установленным порядком. Для получения наличных денежных средств с расчетного счета в банке на заработную плату и иные расходы организациям необходимо ежеквартально представлять в обслуживающие банки кассовые заявки по форме № 0408027.

До наступления очередного (следующего) квартала организация в текущем квартале составляет и подает в банк кассовую заявку, в которой показываются источники поступления наличных денежных средств в организацию и направления их расходования в течении квартала. Кассовая заявка подается в банк в двух экземплярах, один из которых с отметкой банка затем возвращается организации и хранится в бухгалтерии.

Поступление наличных денег в кассу, в том числе по чеку, оформляют приходными кассовыми  ордерами (форма № КО-1).

Приходный кассовый ордер состоит из двух частей: самого приходного ордера и квитанции к нему. Приходный кассовый ордер применяется для оформления поступления наличных денег в кассу организации как в условиях методов ручной обработки данных, так и при обработке информации с  применением средств вычислительной техники. Прием  наличных денег по приходным кассовым ордерам может производиться только в день их составления.

Лица вносящие наличные денежные средства, представляют в бухгалтерию организации сопроводительные документы (кассовые и товарные чеки, авансовые отчеты и т.п.), отражающие совершенные хозяйственные операции. На основании представленных документов, подтверждающих факт совершения хозяйственной операции, работник бухгалтерии выписывает в одном экземпляре приходный кассовый ордер и квитанцию к нему, которые подписывается главным бухгалтером или лицом, на это уполномоченным.

При составлении приходного кассового ордера ему присваивается очередной порядковый номер и до передачи в кассу он регистрируется бухгалтерией в журнале регистрам приходных и расходных кассовых документов (форма № КО-3). Как правило, нумераций приходных кассовых ордеров начинается с начала года с порядкового номера один (№1) и продолжается до конца текущего года. Суммы операций в приходных кассовых ордерах указываются и цифрами, и прописью. В приходных кассовых ордерах и квитанциях к ним по строке «Основание» указывается содержание хозяйственной операции. В случае если по приходному кассовому ордеру на основании кассовых чеков оформляемся поступление выручки, то по строке «В том числе» должна указываться сумма НДС, которая записывается цифрами. Если продукция, работы, услуги не облагаются налоги делается запись «без налога (НДС)».