Экономическая сущность расчетов с подотчетными лицами

Сумму налога на добавленную стоимость по расходам или имуществу, оплаченному подотчетным лицом, спишите проводками:

Д 19 К 71 - учтена сумма налога на добавленную стоимость по расходам подотчетных лиц;

Д 68 субсчет  «Расчеты по НДС» К 19 - произведен налоговый вычет.

Налоговый вычет по налогу на добавленную стоимость предоставляют только при наличии счета-фактуры поставщика товаров (работ, услуг). Сумму налога на добавленную стоимость по расходам непроизводственного характера из бюджета не возмещают. Такую сумму списывают проводкой:

Д 91-2 К 19 - списан налог на добавленную стоимость по расходам непроизводственного характера.

Если  работник израсходовал сумму большую, чем ему выдано из кассы, то эту  сумму ему необходимо возместить. Такую операцию в ООО «Лагуна» отражают записью:

Д 71 К 50-1 - возмещены работнику затраты, превышающие сумму денежных средств, выданных из кассы.

Если  работник возвращает неизрасходованные  суммы в кассу организации, делают в учете запись:

Д 50-1 К 71 - оприходованы денежные средства, не израсходованные работником и возвращенные в кассу организации.

5 апреля 2011 года работнику ООО «Лагуна» Никифорову выдали из кассы под отчет 7850 руб. на хозяйственные нужды. На подотчетную сумму Никифоров приобрел материалы. Стоимость материалов - 7080 руб. (в том числе налог на добавленную стоимость - 1080 руб.). Бухгалтер ООО «Лагуна» в учете сделал следующие записи:

Д 71 К 50-1 - 7850 руб. - выданы денежные средства Никифорову под отчет;

Д 10 К 71 - 6000 руб. (7080 - 1080) - оприходованы материалы;

Д 19 К 71 - 1080 руб. - учтен налог на добавленную стоимость по оприходованным материалам на основании счета-фактуры поставщика;

Д 68 К 19 - 1080 руб. - принят к вычету НДС по материалам;

Д 50-1 К 71 - 770 руб. (7850 - 7080) - возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.

Семенов оплатил расходы на заправку картриджей к принтерам. Расходы Семенова составили 1180 руб. (в том числе налог на добавленную стоимость - 180 руб.). Бухгалтер ООО «Лагуна» сделал в учете следующие записи:

Д 71 К 50-1 - 7850 руб. - выданы денежные средства Семенову под отчет;

Д 26 К 71 - 1000 руб. (1180 - 180) - отражены расходы на заправку картриджей;

Д 19 К 71 - 180 руб. - учтен налог на добавленную стоимость по услугам (на основании счета-фактуры организации, оказавшей эти услуги);

Д 68 К 19 - 180 руб. - принят к вычету налог на добавленную стоимость по услугам, связанным с заправкой картриджей;

Д 50-1 К 71 - 6670 руб. (7850 - 1180) - возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.

Куликова оплатила услуги спортивно-оздоровительного комплекса, связанные с организацией отдыха работников ООО «Лагуна». Расходы Куликовой составили 5900 руб. (в том числе налог на добавленную стоимость - 900 руб.).

Бухгалтер ООО «Лагуна» в учете сделал следующие записи:

Д 71 К 50-1 - 7850 руб. - выданы денежные средства Петрову под отчет;

Д 91-2 К 71 - 5000 руб. (5900 - 900) - отражены расходы на организацию отдыха работников ООО «Лагуна»;

Д 19 К 71 - 900 руб. - учтен налог на добавленную стоимость по услугам, связанным с организацией отдыха работников ООО «Лагуна» (на основании счета-фактуры организации, оказавшей эти услуги);

Д 91-2 К 19 - 900 руб. - списан налог на добавленную стоимость по услугам, связанным с организацией отдыха;

Д 50-1 К 71 - 1950 руб. (7850 - 5900) - возвращен в кассу неизрасходованный остаток подотчетных средств.

Если  работник не представил отчет о расходовании денежных средств и не вернул в  установленные сроки средства в  кассу организации, делают в учете  запись:

Д 94 К 71 - отражена сумма невозвращенных денежных средств.

В дальнейшем сумма невозвращенных денежных средств  может быть удержана из заработной платы работника:

Д 70 К 94 - удержана сумма невозвращенных денежных средств из зарплаты работника.

При невозможности  удержания невозвращенного аванса из оплаты труда работника делают следующую проводку:

Д 73 К 94 - отражена задолженность работника в сумме невозвращенного аванса.

Если  долг подотчетного лица будет списан за счет средств организации, эту  сумму придется включить в налогооблагаемый доход работника (ст. 209 НК РФ). Это  значит, что с работника придется удержать налог на доходы физических лиц, а на сумму списанного долга  начислить взнос на страхование  от несчастных случаев на производстве и профессиональных заболеваний. Если срок возврата денег, выданных на хозяйственные  нужды, установлен не был, основания  для включения подотчетных сумм в совокупный доход работника  отсутствуют.

Представительскими  считаются расходы фирмы по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах  для установления и поддержания  сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации.

После окончания  приема работник, ответственный за расходование средств на представительские  расходы, должен составить авансовый  отчет по форме № АО-1. К авансовому отчету прилагают все первичные  документы, подтверждающие расходы  по приему делегации (чеки контрольно-кассовой машины, товарные чеки, закупочные акты и так далее). Сумма представительских расходов уменьшает налогооблагаемую прибыль только при условии, что она не превышает 4% от затрат организации на оплату труда (статья 264 Налогового кодекса Российской Федерации).

Перечень  этих затрат приведен в статье 255 Налогового кодекса Российской Федерации. Сумма представительских расходов, которая превышает этот норматив, налогооблагаемую прибыль не уменьшает. Сумма налога на добавленную стоимость по представительским расходам, уменьшающим налогооблагаемую прибыль, принимается к вычету. Как отразить в учете представительские расходы, рассмотрим на примере.

21 марта  2011 года ООО «Лагуна» принимало три делегации, прибывшие на переговоры для заключения договоров о продаже готовой продукции. Для обеспечения приема делегации были оплачены расходы на проведение обедов с каждой делегацией на сумму 12 390 руб., в том числе налог на добавленную стоимость - 1890 руб. Для оплаты представительских расходов работнику ООО «Лагуна» Семенову был выдан аванс в сумме 15 000 руб.

При выдаче денежных средств под отчет бухгалтеру ООО «Лагуна» сделала следующие записи:

Д 71 К 50-1 - 15 000 руб. - выданы наличные денежные средства Иванову для оплаты представительских расходов.

Расходы ООО «Лагуна» на оплату труда работников в I квартале составили 180 000 руб. Сумма  представительских расходов, которые  уменьшают налогооблагаемую прибыль, составляет:

180 000 руб.  × 4% = 7200 руб.

Сумма налога на добавленную стоимость, которая подлежит налоговому вычету, составит:

7200 руб.  × 18% = 1296 руб.

При отражении  представительских расходов бухгалтеру ООО «Лагуна» следует сделать  записи:

Д 19 К 71 - 1890 руб. - учтена сумма налога на добавленную стоимость по представительским расходам (на основании счета-фактуры ресторана);

Д 68 субсчет  «Расчеты по НДС» К 19 - 1296 руб. - произведен налоговый вычет налога на добавленную стоимость по представительским расходам (в пределах норм);

Д 44 К 71 - 10 500 руб. (12 390 - 1890) - учтены представительские расходы;

Д 91-2 К 19 - 594 руб. (1890 - 1296) - списан НДС, не принимаемый к вычету;

Д 50-1 К 71 - 2610 руб. (15 000 - 12 390) - Иванов вернул в кассу неизрасходованные средства.

Регистром для учета операций по движению подотчетных  сумм и расчетов с подотчетными лицами служит журнал-ордер № 7, сочетающий аналитический и синтетический  учет с линейной формой записи. Каждой выданной под отчет сумме отводится  в журнале-ордере одна строка, и по мере представления авансового отчета, сдачи в кассу неиспользованных сумм или получения денег в  погашение перерасхода записи сумм по этим операциям будут произведены  на этой же строке. В то же время журнал-ордер  № 7 сохраняет шахматную форму  записи, заложенную в основу журнально-ордерной формы счетоводства, в части расшифровки  оборота по кредиту счета 71. Основанием для заполнения журнала-ордера № 7 являются расходные кассовые ордера на суммы, выданные под отчет, авансовые отчеты - на израсходованные суммы; новые приходные или расходные кассовые ордера - на расхождения в суммах, полученных и израсходованных. Итоги журнала-ордера № 7 дают проводку за месяц для записи в главной книге по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету корреспондирующих с ним счетов (Приложение 5).

Ошибки, выявленные в бухгалтерском учете  расчетов с подотчетными лицами в  ООО «Лагуна», следующие:

- в командировочные расходы сотрудника включена плата за пользование телевизором, счета из ресторана и оплата за пользование бассейном (плату за пользование телевизором можно учесть в составе командировочных расходов как дополнительные услуги, оказываемые в гостиницах, только при условии их экономической обоснованности; расходы по счету из ресторана являются расходами на обслуживание в барах и ресторанах, а оплата за бассейн - расходом за пользование реакционно-оздоровительными объектами; данные расходы согласно требованиям подп. 12 п. 1 ст. 264 НК РФ не признаются расходами на командировку и не учитываются в целях исчисления налога на прибыль.

- к расходным кассовым ордерам не прилагаются утвержденные руководством заявления о выдаче подотчетных сумм. В некоторых случаях расходы по подотчетным суммам списываются по расходным кассовым ордерам без оформления их авансовыми отчетами.

 

 

 

 

Заключение

 

В деятельности любой фирмы часто возникает  необходимость оплачивать те или  иные расходы наличными деньгами, покупать материальные ценности в розницу, оплачивать расходы по служебным  командировкам и т.д. В этих случаях  работнику фирмы выдают наличные деньги под отчет для выполнения определенных действий. Таких работников называют подотчетными лицами.

Учет  расчетов с подотчетными лицами осуществляется практически в каждой организации. Данный вид расчетов возникает при  необходимости осуществления командировочных  и представительских расходов, а  также в процессе приобретения и  оприходования материальных ценностей  или оплате работ (услуг) сторонних  организаций подотчетными лицами.

Подотчетное лицо - это работник организации, имеющий  право согласно внутренним организационно-распорядительным документам получать целевые авансы. Целевой аванс (или подотчетная  сумма) представляет собой денежные средства, выданные организацией под  отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы.

Первичные документы по расчетам с подотчетными лицами - авансовые отчеты, заявления  на выдачу денег из кассы. При этом информация, содержащаяся в документах, сопутствующих расчетам с подотчетными лицами, чрезвычайно широка и разнообразна, так как расчеты с подотчетными лицами связаны со многими другими  разделами учета, например с операциями по кассе, по движению материальных ценностей, с расчетами с поставщиками и  подрядчиками и т.д.

Для обобщения  информации о расчетах с работниками  по суммам, выданным им под отчет  на административно-хозяйственные  и прочие расходы в ООО «Лагуна» используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (активно-пассивный счет) дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в ООО «Лагуна» ведется по каждому подотчетному лицу, которому были выданы деньги.

Основная  цель расходования наличных денежных средств в ООО «Лагуна» - командировочные  расходы. Однако в 2011 году произошло снижение командировочных расходов на 3960 рублей. Если в 2010 году эти расходы составляли в общем объеме расходов 51,34%, то в 2011 году – только 42,54%.

Представительские расходы в 2011 году наоборот увеличились с 9400 руб. до 12600 руб., то есть 3200 руб., доля их в общем объеме также увеличилась на 14,91%, то есть с 30,74% до 45,65%. Расходы на хозяйственные нужды, как и командировочные расходы, также сократились на 2220 рублей. Удельный вес сократился в 2011 году на 6,11% и составил 11,81%. Снижение расходов на хозяйственные нужды произошло за счет увеличения безналичных расчетов с поставщиками, например, по канцелярским товарам.

Для совершенствования  расчетов с подотчетными лицами для  ООО «Лагуна» рекомендовано программа «1С:Бухгалтерия 8.0». Она является гибкой и универсальной, причем ее гибкость во многом обусловлена свободой, которую она предоставляет в отношении формирования рабочего плана счетов. Программа позволяет вводить новые счета, субсчета, а также суб-субсчета любого порядка, изменять длину кода счетов и субсчетов, удалять ранее введенные счета и субсчета, изменять их свойства.

 

 

Список использованной литературы

 

1. Гражданский кодекс РФ. Часть 1 и 2. М.: Проспект, 1998 год.
2. Налоговый кодекс (II часть) РФ от 5 августа 2000 г. №117-ФЗ // Собрание законодательства Российской Федерации. – 2000. - №32. – Ст. 3340.
3. Федеральный закон «О бухгалтерском учете» от 21 ноября 1996 года № 129-ФЗ.
4. Федеральный закон «Об аудиторской деятельности» от 7 августа 2001 года № 119-ФЗ.
5. Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации (утверждено приказом Минфина России от 29.07.1998 №34н).
6. Положение по бухгалтерскому учету «Учетная политика организации» (ПБУ 1/2008). Утверждено приказом Минфина РФ от 6 октября 2008 года № 106н.
7. Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (утверждено решением Совета Директоров ЦБР от 22.09.1993 г. № 40).
8. Указания Центрального Банка РФ от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя».
9. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и Инструкция по его применению, утвержденная приказом Минфина России от 31 октября 2000 г. № 94н.
10. Постановление Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. № 93 «Об установлении норм расходов организаций на выплату суточных или полевого довольствия, в пределах которых при определении налоговой базы по налогу на прибыль организаций такие расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и реализацией».
11. Федеральные правила (стандарты) аудиторской деятельности, утвержденные Постановлением Правительства РФ от 23 сентября 2002 года № 696.
12. Абрамова Н.В., Сумкин А.С. Как избежать ошибок при расчетах с подотчетными лицами // Главбух. – 2008. - № 4. – С. 9 – 12.
13. Белоцветов А. Новое положение о порядке кассовых операций. Комментарии к проекту // Бухгалтерия и банки. – 2011. - № 3. – С. 9 – 11.
14. Борисов Л.П. Типичные нарушения, допускаемые при работе с подотчетными лицами // Консультант бухгалтера. – 2011. - № 3. – С. 5 – 6.
15. Букач Е. Расчеты с подотчетными лицами // Бухгалтерское приложение к газете «Экономика и жизнь». – 2010. - № 15. – С. 2 – 3.
16. Вагапова А. Порядок расчета с подотчетными лицами // Финансовая газета. Региональный выпуск. – 2009. - № 5. – С. 3 – 4.
17. Вайтман Е.В. Выдаем деньги под отчет // Российский налоговый курьер. – 2011. - № 22. – С. 8 – 11.
18. Гуккаев В.Б. Выдача денежных средств под отчет. Порядок оформления и отражения в учете // Консультант бухгалтера. – 2010. - № 11. – С. 7 – 9.
19. Дивинский Б.Д. Дебиторская задолженность: отражение в учете и отчетности // Советник бухгалтера. – 2009. - № 11. – С. 3 – 6.
20. Жемчугова Н.В. Учет представительских расходов // Новое в бухгалтерском учете и отчетности. – 2008. - № 10. – С. 7 – 8.
21. Инвентаризация расчетов: порядок проведения и учет результатов // Бухгалтерский учет. – 2008. - № 4. – С. 7 – 9.
22. Кинк Ю. Подотчетные операции: избегаем ошибок // Московский бухгалтер. – 2009. - № 17. – С. 7 – 9.
23. Курбатов А. Правовое регулирование операций с наличными деньгами // Бухгалтерия и банки. – 2011. - № 9. – С. 5 – 7.
24. Панченко Т.М. О наличных денежных расчетах // Официальные материалы для бухгалтера. Комментарии и консультации. – 2007. – № 1. – С. 7 – 9.
25. Соколов Ю.А. Счет 71. Операции с подотчетными лицами: бухгалтерский и налоговый учет (3-е изд., перераб. и доп.). – «Альфа-Пресс», 2009. – 345 с.
26. Толмачев И.А. Командировочные расходы: особенности оформления, учета и налогообложения. – (2-е издание, переработанное и дополненное). – «ГроссМедиа»: РОСБУХ», 2008 г.
27. Юцковская И.Д. Наличное денежное обращение в организации // Финансовые и бухгалтерские консультации. – 2010. - № 4. – С. 8 – 10.