Экономическая сущность расчетов с подотчетными лицами

по распоряжению руководителя, если сумма ущерба не превышает среднемесячный заработок  работника, - не позднее одного месяца со дня установления размера ущерба;

по решению  суда, если сумма ущерба превышает  размер среднемесячного заработка  работника [25, с. 7].

Работодатель также имеет право отказаться от взыскания ущерба с работника. Для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного целевого аванса работодатели могут производить удержания из заработной платы работника.

Для учета  расчетов с подотчетными лицами используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Этот счет предназначен для обобщения информации о расчетах с работниками по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и прочие расходы. На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов [37, с. 133].

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» ведется по каждой сумме, выданной под отчет.

В бухгалтерии  организации проверяются целевое  расходование средств, наличие оправдательных документов, подтверждающих произведенные  расходы, правильность их оформления и  подсчета сумм, а также на оборотной  стороне формы указываются суммы  расходов, принятые к учету, и счета, которые дебетуются на эти суммы. Проверенный авансовый отчет утверждается руководителем или уполномоченным на это лицом и принимается к учету.

2. Бухгалтерский  учет расчетов с подотчетными  лицами в организации и пути  его совершенствования

2.1 Первичный учет расчетов с подотчетными лицами

К операционно-хозяйственным  расходам в ООО «Лагуна» относятся:

- канцелярские  расходы;

- почтово-телеграфные  расходы;

- расходы  на приобретение мелкого инвентаря  за наличный расчет и так далее.

При приобретении вышеуказанных ценностей либо услуг  у юридических лиц либо частных  предпринимателей основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной  суммы для ООО «Лагуна» служат:

1. Документы,  подтверждающие фактически уплаченную  сумму по вышеперечисленным расходам: контрольно-кассовые чеки, приходно-кассовые ордера.

2. Документы,  указывающие на количество и  ассортимент приобретенных ценностей,  полученных услуг: товарные чеки - документы установленной формы, выписываемые продавцом магазина в подтверждение покупки товара; счета-фактуры; накладные; бланки строгой отчетности; акты выполненных работ, оказанных услуг.

При приобретении ценностей у физических лиц основанием для последующего списания с подотчетного лица израсходованной суммы в ООО «Лагуна» служат: торгово-закупочные акты, в которых указываются количество, ассортимент и стоимость приобретенных ценностей, а также сумма денежных средств, за них уплаченная.

Выдача  наличных денег из касс ООО «Лагуна» производится по расходным кассовым ордерам. Документы на выдачу денег подписываются руководителем, главным бухгалтером ООО «Лагуна». Порядок выдачи работникам подотчетных сумм установлен приказом руководителя ООО «Лагуна». Приказом также определяются круг лиц, имеющих право на получение денег под отчет, размеры подотчетных средств, сроки возврата или отчета об израсходовании подотчетных сумм. В ООО «Лагуна» сроки возврата подотчетных сумм - в течение 7 дней.

Для учета  денежных средств, выданных подотчетным лицам на административно-хозяйственные и другие расходы, в ООО «Лагуна» применяется авансовый отчет по унифицированной форме № АО-1, утвержденной постановлением Госкомстата России от 1 августа 2001 г. № 55 «Об утверждении унифицированной формы первичной учетной документации». Он составляется в одном экземпляре подотчетным лицом и работником бухгалтерии. На оборотной стороне формы подотчетное лицо записывает перечень документов, подтверждающих произведенные расходы (командировочное удостоверение, квитанции, транспортные документы, чеки контрольно-кассовой техники, товарные чеки и другие оправдательные документы), и суммы затрат по ним. Документы, приложенные к авансовому отчету, нумеруются подотчетным лицом в порядке их записи в отчете (Приложение 1, 2, 3).

Работник  бухгалтерии ООО «Лагуна» выдает сотруднику расписку о получении  этих документов (отрывная часть унифицированной  формы авансового отчета № АО-1) с  указанием их количества и общей  итоговой суммы расходов, принимаемых  к учету. Подтверждающие произведенные расходы документы, оформленные надлежащим образом авансовым отчетом, проверяются в течение 5 рабочих дней бухгалтерией ООО «Лагуна». В ходе данной проверки устанавливается законность и целевое расходование средств, проверяется наличие и правильность оформления первичных документов, точность проведения арифметических операций в графе 5 отчета, и только после этого в графе 9 указываются счета, на которые разносятся понесенные предприятием расходы.

Правила выдачи наличных денежных средств работникам ООО «Лагуна» под отчет, а также правила приема наличных денежных средств от подотчетных лиц при возврате неиспользованных сумм определяется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров ЦБ РФ от 22 сентября 1993 г. № 40. В соответствии с данным Порядком руководитель определяет размер и сроки выдачи денежных средств, а также определяет круг лиц, которые имеют право получать эти средства на различные нужды предприятия.

Отчет об израсходованных суммах и окончательный  расчет по ним производится в ООО «Лагуна» не позднее 5 рабочих дней по истечении срока, на который они выдавались, либо не позднее трех рабочих дней со дня возвращения из командировки. Эти сроки закреплены в приказе об учетной политике ООО «Лагуна», а список лиц, которые могут их получать, определяется приказом администрации. В список подотчетных лиц ООО «Лагуна» включены постоянно работающие сотрудники – менеджеры отдела продаж, административно-управленческий персонал. При этом передача полученных наличных денег одним лицом другому запрещена.

Еще одним  важным аспектом при работе с подотчетными лицами «Лагуна» является тот факт, что выдача подотчетных средств, согласно Порядку ведения кассовых операций, производится при условии  полного отчета конкретного лица по ранее выданному ему авансу. Поэтому прежде чем оформлять  соответствующие документы на выдачу денежных сумм под отчет работнику, бухгалтерия ООО «Лагуна» представляет данные об отсутствии задолженности этого лица по предыдущему авансу.

Если  таковой задолженности не имеется, то в соответствии с приказом на командировку, поручением на покупку  товарно-материальных ценностей или  оплату представительских и других расходов работник пишет заявление  на получение денежных средств, при  этом бухгалтерией ООО «Лагуна» составляется смета расходов на основании соответствующих норм, установленных законодательством РФ либо администрацией предприятия, в которой определяется сумма аванса, необходимого работнику для выполнения данного ему поручения.

Если  же выявилась задолженность по предыдущему  авансу, то сотруднику ООО «Лагуна» необходимо принять меры к ее погашению (вернуть в кассу неизрасходованные денежные средства либо предоставить авансовый отчет), хотя за выдачу в подотчет наличных денежных сумм при непогашенном предыдущем авансе никаких наказаний законодательством не предусмотрено, и поэтому можно говорить о том, что эта норма введена Центральным Банком РФ в основном для упорядочивания кассовых операций в организациях и носит скорее рекомендательный, нежели запретительный характер, потому что на практике могут возникать ситуации, при которых люди, часто выполняющие различные производственные задания (например, экспедиторы), убывающие на очередное такое задание, просто не успевают составить авансовый отчет либо возвратить неиспользованные денежные средства, оставшиеся с предыдущего аванса. Но при этом во избежание срыва производственной программы им все же выдаются денежные средства в соответствии с заявкой, независимо от наличия задолженности по предыдущему поручению.

После корректировки  заявки работника и утверждения  сметы расходов итоговая сумма по ней выдается сотруднику в качестве аванса, что оформляется согласно Порядка ведения кассовых операций расходным кассовым ордером либо надлежаще оформленным другим документом (платежной ведомостью, заявлением на выдачу денег, счетам и др.) с наложением на этих документах штампа с реквизитами  расходного кассового ордера, в котором  обязательно указывается целевое  назначение подотчетной суммы, так  как расходование средств на иные, чем те, что указываются в документе, цели не допустимо. Платежной ведомостью на предприятиях обычно оформляется  выдача денег большому количеству работников одновременно (водителям на покупку  горюче-смазочных материалов, экспедиторам на командировки).

Выдача  денег лицам, не состоящим в списочном  составе «Лагуна», производится по расходным кассовым ордерам, выписываемым отдельно на каждое лицо, или по отдельной ведомости на основании заключенных договоров. Документы на выдачу денег подписываются руководителем, главным бухгалтером «Лагуна». В случае разногласий между руководителем организации и главным бухгалтером по осуществлению отдельных хозяйственных операций первичные учетные документы по ним могут быть приняты к исполнению с письменного распоряжения руководителя организации, который несет всю полноту ответственности за последствия осуществления таких операций и включения данных о них в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность.

В тех  случаях, когда на прилагаемых к  расходным кассовым ордерам документах, заявлениях, счетах и др. имеется  разрешительная надпись руководителя предприятия, подпись его на расходных  кассовых ордерах не обязательна.

При выдаче денежных средств под отчет сотрудникам  для расчетов с юридическими лицами за поставленную продукцию, выполненные  работы, оказанные услуги либо внесении денежных средств напрямую в кассу  поставщика продукции (работ, услуг) следует  помнить, что при осуществлении  наличных расчетов между юридическими лицами установлен предельный размер таких расчетов по одному платежу. При  этом под термином «один платеж» понимаются расчеты наличными деньгами одного юридического лица с другим юридическим лицом за приобретаемые товарно-материальные ценности в один день по одному или нескольким денежным документам.

Требования  к оформлению первичных документов отражены в п. 13 Положения по ведению  бухгалтерского учета и бухгалтерской  отчетности в Российской Федерации  утвержденного приказом Минфина  России от 29 июля 1998 года за № 34н, согласно которому документы ООО «Лагуна» содержат следующие обязательные реквизиты: наименование документа (формы); код формы; дату составления; наименование организации, от имени которой составлен документ; содержание хозяйственной операции; измерители хозяйственной операции (в натуральном и денежном выражении); наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, личные подписи и их расшифровки (включая случаи создания документов с применением средств вычислительной техники).

Первичные документы принимаются к учету в ООО «Лагуна», если они правильно оформлены и содержат обязательные реквизиты, указанные выше. Если это не так, то очевидно, что у предприятия нет оснований для признания соответствующих сумм расходами в целях налогообложения прибыли. Хотя это не означает, что вышеуказанные суммы не будут списаны с подотчета сотрудника, ведь для этой операции необходимо подтверждение произведенных денежных расходов, а это могут быть как приходные ордера и чеки кассовой техники, так и различного рода расписки и акты, подтверждающие расходование денежных средств. Правда, в последнем случае (при использовании расписок и актов) для списания с подотчетного лица расходов, понесенных им в процессе выполнения производственного задания, требуется санкция (распоряжение либо приказ) руководства, и такое «недокументированное» списание приводит к особому порядку налогообложения данной операции.

Учет  хозяйственных операций в ООО  «Лагуна» ведется автоматизированно  с использованием программы 1С: Бухгалтерия (7.7). Если же все требования к оформлению авансового отчета соблюдены, то после проверки бухгалтерией и утверждения итоговой суммы руководителем или уполномоченным на то лицом отчет принимается к проводке. При этом остаток неиспользованных сумм сдается в кассу подотчетным лицом по приходному кассовому ордеру, перерасход выдается по расходному кассовому ордеру.

Если  работник ООО «Лагуна» в пятидневный срок не отчитался по подотчетным суммам и не возвратил в кассу неизрасходованный остаток, то для погашения неизрасходованного и своевременно не возвращенного аванса, выданного в связи со служебной командировкой или переводом на работу в другую местность, а также в иных случаях (в том числе при выдаче подотчетных средств на хозяйственные нужды) ООО «Лагуна» производит удержания из зарплаты работника. При этом решение об удержании принимается не позднее одного месяца со дня окончания срока, установленного для возвращения аванса, и при условии, если работник не оспаривает оснований и размеров удержания.

В случае нарушения указанных сроков или  при несогласии работника с удержанием вопрос о порядке возмещения ущерба решается в судебном порядке. Удержания из заработной платы по решению суда, либо по согласованию с сотрудником осуществляется с учетом ст. 138 Трудового кодекса РФ, которая гласит, что общий размер удержаний при каждой выплате заработной платы не может превысить 20%, а в случаях, предусмотренных федеральными законами, 50% заработной платы. Следует отметить, что согласие работника на погашение задолженности по подотчетным суммам из заработной платы необходимо оформить в письменной форме в виде заявления с указанием сроков и сумм, подлежащих удержанию.