Эффективность скоростного ввода информации, в создаваемый документ средствами автоматизации

Введение…………………………………………………………………….

Глава I  Эффективность скоростного ввода информации, в создаваемый документ средствами автоматизации.

1.1   Сканирование текста…………………………………………………………..

1.2   Распознавание текста…………………………………………………………..

1.3   Голосовой ввод ( диктофон)…………………………………………………

1.4   Программа переводчик………………………………………………………

1.5   Сравнительный анализ…………………………………………………

Заключение ………………………..................................................................

Список используемой литературы……………………………………………

Введение

В практической деятельности часто встречаются ситуации, когда необходимо перевести в электронный вид документ, напечатанный на бумаге.

В этом случае можно просто набрать документ  на компьютере, что довольно трудно,  либо воспользоваться сканером – устройством, специально предназначенным для перевода документов в электронный вид.

Для организации сканирования изображения помимо непосредственного сканера требуется одна из специальных программ систем оптического распознавания текста.

Системы оптического  распознавания текста  ( Optical Character Recognition – OCR –системы ) предназначены для автоматического ввода  печатных документов в компьютер.

Современные программы распознавания текста не только ошибаются реже,  чем живой человек, но и обеспечивают проверку орфографии, автоматическое формирование текста и массу других дополнительных удобств.

Последние годы ведущие позиции на российском рынке «распознавалок» удерживают программы Fine Raeder и Cunei Form.

Несмотря на свои замысловатые названия, обе программы отечественного производства вполне хорошего качества. По своим возможностям и сервису они примерно равноценны.

Актуальность темы: заключается в том, чтобы   с помощью средств автоматизации наиболее эффективнее организовать работу секретаря, так как  за довольно короткое время  необходимо ввести большое количество информации в документ.

Цель данной работы: Выделить наиболее эффективный значимый способ для ввода информации в создаваемый документ.

Так как это поможет наиболее быстрее ввести данные в документ

Задачи: Рассмотреть все возможные способы, для ввода информации в документ.

Провести сравнительный анализ  выбрать наиболее, эффективный способ ввода информации в документ.

Глава I Эффективность скоростного ввода информации, в создаваемый документ средствами автоматизации.

1.1   Сканирование – представляет собой процесс перевода изображений ( документов, рисунков, фотографий, слайдов ) в цифровую форму и вводу их в компьютер с помощью сканера.

Сканеры бывают нескольких типов, каждый из которых соответствует своей области применения:  ручные, листовые планшетные, барабанные,  и слайд - сканеры.

Разновидностью проекционных сканеров являются слайд – сканеры, предназначенные для сканирования фотоплёнок.

Наиболее распространены планшетные сканеры,  обеспечивающие высокое разрешение. Они напоминают копировальные устройства: сканируемый материал укладывается на горизонтальную стеклянную поверхность, закрытою крышкой.

Листовые ( портативно – страничные ) аппараты сканируют отдельные страницы. Они меньше по габаритам  и часто имеют кордельные страницы. Они меньше по габаритам и, часто имеют корпус цилиндрической формы. Предназначенная для сканирования страница или фотография вставляются  в сканер и выводятся через выходную щель. Листовые сканеры работают медленнее и зачастую не могут сканировать оригиналы большой толщины.

Основное  - преимущество таких сканеров – компактность, поэтому вы всегда найдёте, где разместить такое устройство.

Ручные сканеры неудобны в применении, ведь они не имеют механизма движения и при работе  с ними требуется « твёрдая рука».

Барабанные сканеры – самые точные  и очень дорогие, поэтому  области их применения очень узкие, например  в издательском деле.

Слайд – сканеры позволяют сканировать слайды с плёнки. У каждого типа сканеров есть свои достоинства и недостатки.

Планшетные модели обеспечивают более высокое качество изображения и не предъявляют особых требований к толщине оригинала. Однако такие сканеры занимают довольно много места.

Если вас устроит среднее качество изображения. А габаритные размеры и масса сканера для вас неважны, то разумней всего выбрать планшетный сканер.

1.2   Распознавание текста – состоит в том, чтобы преобразовать отсканированное изображение в текст, сохранив при этом оформление страницы.

Системы оптического распознавания ( Optical Character Recognition – OCR ) текстов служат для автоматического ввода печатных документов в компьютер. Особенностью программы Fine Reader является высокая точность распознавания и малая чувствительность к дефектам печати.

Сканер получает изображение, своеобразную «фотографию» документа. Он играет роль «глаза» вашего компьютера: «присматривает» изображение (рисунок, фотографию или текст ) и передаёт его компьютеру.

В результате получается набор чёрных и белых ( или  разноцветных )  точек.

Для копирования или посылки факса этого достаточно. Но для перевода  отсканированного изображения  текстового  документа  в символьный текст  необходима  система распознавания например Fine Reader.

Она позволяет распознавать тексты , набранные практически любыми шрифтами, без предварительного обучения. Fine Reader переводит полученный сканером набор точек в текстовый формат Word,  пригодный для посимвольного редактирования, в котором каждый знак занимает всего 1 байт. После этого текст можно редактировать. К тому же  он занимает меньше места в памяти компьютера при пересылке по электронной почте.

И первое на что стоит обратить внимание- язык распознавания, ведь Fine Reader поддерживает более сотни языков.

Если текст документа многоязычный, то можно указать несколько языков одновременно, однако следует принять  во внимание, что увеличение числа включённых языков замедляет процесс распознавания.

Помимо оригинала, модуль распознавания учитывает  и тип печати, который по умолчанию определяется автоматически, но при необходимости может быть установлен вручную.

Работа системы распознавания  Fine Reader состоит из нескольких этапов.

Первый – это анализ графического изображения, полученного сканером.

В него входит отделение текстовых элементов от графики, определение областей распознавания, таблиц, выделение в тексте строк и символов.s

Второй этап – это распознавание каждого символа в отдельности. Затем проводится проверка орфографии и правка.

Последний этап – сохранение документа.

Мастер Scan&Reader помогает ввести бумажный документ в компьютер.

На экране появляется окно в котором указаны все четыре этапа:

Сканировать, Распознавать, Проверить, Сохранить.

Сканирование одной страницы продолжается от 15 до 40 с, а распознавание – около 30 с, т.е. страницу текста можно ввести за 1 минуту.

Система OCR может работать и так:  сначала сканируются все листы, а затем производиться распознавание всего текста сразу.

1.3   Диктофон

Диктофон ( от лат. – говорю, диктую и …фон ) – это разновидность магнитофона для записи речи в целях, например, последующего печатания ее текста. Диктофоны механические, в которых в качестве накопителя информации используется стандартные кассеты или микрокассеты с магнитной плёнкой, и цифровые.

Во всех механических кассетных диктофонах содержится более 100 деталей, часть из которых – подвижные. Записывающая головка и электрические контакты изнашиваются за несколько лет. Откидная крышка легко ломается.

В кассетных диктофонах используется электрический двигатель, который протягивает магнитную  плёнку   мимо головок записи.

Цифровые диктофоны отличаются от механических полным отсутствием подвижных деталей. В них в качестве накопителя информации вместо магнитной плёнки используется твердотельная флэш – память.

1.4   Программы автоматического перевода

Традиционный перевод текстов, т.е. без применения средств автоматизации, перестает устраивать, поскольку требует больших затрат времени.

Возникает вопрос, какие средства автоматизации перевода текстов  появились благодаря возможностям компьютера?

Прежде всего это, текстовый редактор, сокративший время на последующие редактирования перевода, а также многочисленные электронные словари, позволяющие быстро и без труда находить требуемое значение любого слова и вставлять его в переведённый текст. Применение только этих средств обеспечило рост производительности перевода на 20..30 % по сравнению с ручной работой.

Следующим шагом автоматизации перевода стало применение систем Translation Memory ( TM ) и технологий машинного перевода (  MП ).

Принцип работы построен, ТМ построен на сравнении текста, подлежащего переводу, с внутренней базой, хранящей разбитый на предложения параллельный текст на исходящем языке  и его перевод, полученный традиционным способом. При загрузке нового документа  в ТМ систему происходит его разделение на сегменты и сопоставление уже переведённой ранее, и система вуалирует их как уже известные, другие – как частично совпадающие с БД, а некоторые – как требующие перевода.

Таким образом, переводчику не нужно тратить усилия на то, что он уже делал прежде. Подобные системы оказываются весьма эффективными при переводе аналогичных документов, на например повторяющийся технической документации: ее можно перевести  один раз, а для последующих выпусков  достаточно переводить один раз, а для последующих выпусков достаточно переводить лишь изменения в первоисточнике.

Для качественного  перевода, важно, чтобы можно было найти максимальное число слов переводимого текста.

Если же какие – то слова в этом словаре не найдены,  то в тексте перевода  их воспроизводят непереведенными,  затем их переводят вручную при редактировании текста в соответствии с его смыслом. Разумеется, качество перевода значительно улучшается, если переводчик хотя бы в небольшой степени знаком с языком оригинала.

Основное поле деятельности для программ перевода – это техническая и деловая документация,  а основная задача – как можно более  точная передача смысла документа. Помогают они и при составлении писем на английском, немецком, французском и других языках

В мире существуют очень много программ автоматического машинного перевода.

В России наиболее распространена система Stylus. Она предназначена  для профессионального перевода  больших объёмом информации с русского языка на английский, французский, немецкий языки и обратного перевода этих языков на русских язык.

Наилучший результат дает использование программы машинного перевода  с внешним текстовым редактором Microsoft World. Перед началом  перевода полезно подвергнуть текст оригинала предварительной обработке  - устранить в нем сокращения и переносы.  

Известными системами ТМ в настоящие время являются  Ttrados TWB  и Transit. Они используются в большинстве переводческих бюро мира.

В России они пока не получили широкого распространения в силу относительной стоимости.

Сравнительный анализ в рамках данной работы я рассмотрела  способы ввода информации в документ.

И выделила следующие способы сканирование оно более быстрее позволяет вводить информацию в документ..

Сканеры несомненно принадлежат к числу самых полезных так как довольно выигрывают время в быстроте и удобстве они более универсальны существенно дешевле и к тому же обеспечивают высокое качество изображений.

Также я выделила систему распознавания текстов так как она обеспечивает наивысшую точность, что не мало важно для ввода информации в документ. Существующие системы распознавание печатных текстов обеспечивают точность распознавания более 99,9 % ( правда, только для текстов с обычным набором символов и хорошим качеством печати ).

Диктофоны являются двух вида механически е и цифровые

Цифровые диктофоны преимущества  надежность, функциональность, компактность

Благодаря использованию флэш памяти, для хранения цифрового сигнала у цифровых диктофонов нет капризной громоздкой механики в отличие от механических, что позволило не только уменьшить габариты и вес, но и существенно снизить энергопотребление, избавиться от механического шума, а самое главное сделать их гораздо более надёжными.