Инвентаризация товаров

Инвентаризация  товаров - процедура, являющаяся обязательной частью работы каждой торговой организации. Порядок документального оформления и бухгалтерского учета инвентаризации товаров часто вызывает вопросы  у бухгалтеров-практиков. Мы постараемся  комплексно осветить вопросы процедуры  проведения инвентаризации, специфики  ее документального оформления и  составления бухгалтерских проводок по ее результатам.  Порядок и  сроки проведения инвентаризации определяются руководителем организации, за исключением  случаев, когда проведение инвентаризации обязательно. Некоторые из этих случаев  приведены из законодательства РК. Формы документов, используемые в  официальных документах, могут использоваться при инвентаризации любых иных товаров  или собственной продукции.

Лесной  кодекс Республики Казахстан (от 8 июля 2003 года № 477-II) 22) инвентаризация лесного  фонда - комплекс работ по описанию, картированию и определению количественных и качественных показателей отдельных  участков лесного фонда.

Таможенный  кодекс Республики Казахстан (с изменениями, внесенными Законом РК от 10.07.2003 г. № 483-II)

Статья 477. Инвентаризация товаров и транспортных средств, находящихся под таможенным контролем .Таможенные органы вправе в любое время проводить инвентаризацию товаров и транспортных средств, находящихся под таможенным контролем, а также товаров, в отношении которых не уплачены таможенные платежи и налоги или предоставлены льготы по таможенным платежам и налогам. Приказ председателя Налогового комитета Министерства финансов Республики Казахстан от 8 августа 2003 г. № 322 «Об утверждении Правил по проведению инвентаризации алкогольной продукции, промаркированной марками акцизного сбора образца 2001 года, и табачных изделий и прочих изделий, содержащих табак, промаркированных марками акцизного сбора образца 1997 года». Правила по проведению инвентаризации алкогольной продукции, промаркированной марками акцизного сбора образца 2001 года, и табачных изделий и прочих изделий, содержащих табак, промаркированных марками акцизного сбора образца 1997 года, Приложение к Правилам по проведению инвентаризации алкогольной продукции, промаркированной марками акцизного сбора образца 2001 года и табачных изделий и прочих изделий, содержащих табак, промаркированных марками акцизного сбора образца 1997 года.

Специфика инвентаризации товаров 

 Основными  целями инвентаризации товаров  организации являются выявление  фактического наличия товаров  и сопоставление фактического  наличия товаров с данными  бухгалтерского учета. 

При коллективной (бригадной) материальной ответственности  инвентаризации проводятся при смене  руководителя коллектива (бригадира), при выбытии из коллектива (бригады) более 50% его членов, а также по требованию одного или нескольких членов коллектива (бригады).

Количество  инвентаризаций в отчетном году, даты их проведения, перечень товаров, проверяемых  при каждой из них, устанавливаются  руководителем организации, кроме  случаев проведения обязательной инвентаризации (см. выше).

Для проведения инвентаризации в организации создается  постоянно действующая инвентаризационная комиссия. При большом объеме работ  для одновременного проведения инвентаризации имущества и обязательств создаются  рабочие инвентаризационные комиссии. При малом объеме работ и наличии  в организации ревизионной комиссии проведение инвентаризаций допускается  возлагать на нее.

Персональный  состав постоянно действующих и  рабочих инвентаризационных комиссий утверждает руководитель организации. Документ о составе комиссии (приказ, постановление, распоряжение) регистрируют в книге контроля за выполнением приказов о проведении инвентаризации.

В состав инвентаризационной комиссии включаются представители администрации организации, работники бухгалтерской службы, другие специалисты (инженеры, экономисты, техники и т.д.), а при необходимости  также представители службы внутреннего  аудита организации, независимых аудиторских  организаций.

Отсутствие  хотя бы одного члена комиссии при  проведении инвентаризации служит основанием для признания результатов инвентаризации недействительными.

Если  инвентаризация товаров проводится в течение нескольких дней, то помещения, где хранятся материальные ценности, при уходе инвентаризационной комиссии должны быть опечатаны. Во время перерывов  в работе инвентаризационной комиссии (в обеденный перерыв, ночное время, по другим причинам) описи должны храниться  в ящике (шкафу, сейфе) в закрытом помещении, где проводится инвентаризация.

В тех  случаях, когда материально ответственные  лица обнаружат после инвентаризации ошибки в описях, они должны немедленно (до открытия склада, кладовой, секции и т.п.) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия осуществляет проверку указанных  фактов, при их подтверждении производит исправление выявленных ошибок в  установленном порядке.

По окончании  инвентаризации могут проводиться  контрольные проверки правильности проведения инвентаризации. Они осуществляются с участием членов инвентаризационных комиссий и материально ответственных  лиц обязательно до открытия склада, кладовой, секции, где проводилась  инвентаризация.

В межинвентаризационный период в организациях с большой номенклатурой ценностей могут проводиться выборочные инвентаризации материальных ценностей в местах их хранения и переработки.

Контрольные проверки правильности проведения инвентаризаций и выборочные инвентаризации в межинвентаризационный период осуществляются инвентаризационными комиссиями по распоряжению руководителя организации.

Инвентаризация  товарно-материальных ценностей, как  правило, проводится в порядке расположения ценностей в данном помещении. При  хранении товарно-материальных ценностей  в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно  по местам хранения. После проверки ценностей вход в помещение не допускается (например, опломбируется), и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Товарно-материальные ценности, поступающие во время проведения инвентаризации, принимаются материально  ответственными лицами в присутствии  членов инвентаризационной комиссии, приходуются по реестру или товарному  отчету после инвентаризации и заносятся  в отдельную опись под наименованием  «Товарно-материальные ценности, поступившие  во время инвентаризации». В описи  указываются дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном  документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка «после инвентаризации»  со ссылкой на дату описи, в которую  записаны эти ценности.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях и только с письменного  разрешения руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации товарно-материальные ценности могут отпускаться материально  ответственными лицами в присутствии  членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись  под наименованием «Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации», оформляется опись по аналогии с  документами на товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии или по его поручению  члена комиссии.

Инвентаризация  товарно-материальных ценностей, находящихся  в пути, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся  на складах других организаций, заключается  в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.  

Документальное  оформление инвентаризации товаров

 Для  оформления инвентаризации необходимо  применять формы первичной учетной  документации по инвентаризации  имущества и финансовых обязательств.

До начала проверки фактического наличия товаров  комиссии надлежит получить последние  на момент инвентаризации приходные  и расходные документы или  отчеты о движении материальных ценностей  или денежных средств.

Председатель  комиссии визирует все приходные  и расходные документы, приложенные  к реестрам (отчетам), с указанием  «до инвентаризации на « » (дата)», что должно служить для бухгалтерии основанием для определения остатков товаров к началу инвентаризации по учетным данным.

Материально ответственные лица дают расписки о  том, что к началу инвентаризации все расходные и приходные  документы на имущество сданы  в бухгалтерию или переданы комиссии, и все ценности, поступившие на их ответственность, оприходованы, а  выбывшие списаны в расход. Аналогичные  расписки дают и лица, имеющие подотчетные  суммы на приобретение или доверенности на получение имущества.

Сведения  о фактическом наличии товаров  записываются в инвентаризационные описи или акты инвентаризации не менее чем в двух экземплярах.

Инвентаризационная  комиссия обеспечивает полноту и  точность внесения в описи и акты данных о фактических остатках запасов, товаров, денежных средств, другого имущества, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации.

Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем подсчета, взвешивания, обмера. Руководитель организации должен создать условия, обеспечивающие полную точную проверку наличия имущества  в установленные сроки (обеспечить рабочей силой для перевешивания  и перемещения грузов, технически исправным весовым хозяйством, измерительными и контрольными приборами, мерной тарой).

По товарам, хранящимся в неповрежденной упаковке поставщика, количество этих ценностей  может определяться на основании  документов при обязательной проверке в натуре (на выборку) части этих ценностей. Масса (объем) навалочных материалов проверяется на основании обмеров  и технических расчетов.

При инвентаризации большого количества весовых товаров  ведомости отвесов ведут раздельно  один из членов инвентаризационной комиссии и материально ответственное  лицо.

В конце  рабочего дня (или окончании перевески) данные этих ведомостей сличают, и выверенный итог вносят в опись. Акты обмеров, технические  расчеты и ведомости отвесов  прилагают к описи.

Проверка  фактического наличия товаров проводится при обязательном участии материально  ответственных лиц. Инвентаризационные описи и акты могут быть заполнены  как с использованием средств  вычислительной и другой организационной  техники, так и ручным способом. Описи  заполняются чернилами или шариковой  ручкой четко и ясно, без помарок  и подчисток. Наименования инвентаризуемых  ценностей и объектов, их количество приводят в описях по номенклатуре и в единицах измерения, принятых в учете. На каждой странице описи  указывают прописью число порядковых номеров материальных ценностей  и общий итог количества в натуральных  показателях, записанных на данной странице, вне зависимости от того, в каких  единицах измерения (штуках, килограммах, метрах и т.д.) эти ценности показаны. Исправление ошибок производится во всех экземплярах описей путем зачеркивания неправильных и проставления над зачеркнутыми правильных записей. Исправления должны быть оговорены и подписаны всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Не допускается оставлять незаполненные сроки, на последних страницах незаполненные строки прочеркиваются. На последней странице описи должна быть сделана отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, проводивших эту проверку.

Описи подписывают все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные  лица. В конце описи материально  ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией  имущества в их присутствии, отсутствие к членам комиссии каких-либо претензий  и принятие перечисленного в описи  имущества на ответственное хранение.

При проверке фактического наличия товаров, в  случае смены материально ответственных  лиц, принявший имущество расписывается в описи в получении, а сдавший - в сдаче этого имущества. На имущество, находящееся на ответственном хранении, арендованное или полученное для переработки, составляются отдельные описи. Результаты контрольных проверок оформляются актом и регистрируются в книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризации. На товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями, и находящиеся на складах других организаций описи составляются отдельно.