Инвентаризация товарно-материальных ценностей (ТМЦ ) и денежных средств

    При внезапных  инвентаризациях  все товарно-материальные ценности подготавливаются к  инвентаризации  в присутствии инвентаризационной комиссии, в остальные случаях – заблаговременно. Они группируются, рассортировываются и раскладываются по наименованиям в определенном порядке, чтобы было удобно подсчитать их количество.

   На втором этапе члены инвентаризационной комиссии пересчитывают и описывают имущество, фактически имеющееся у организации. Как правило, проверка осуществляется сплошным методом, то есть пересчитываются абсолютно все товары и ценности. Фактическое наличие имущества проверяется при обязательном участии материально ответственных лиц.

   В ходе  инвентаризации  составляются инвентаризационные описи, в которые заносятся сведения о фактическом наличии имущества и реальности учтенных финансовых обязательств. Описи оформляются в двух экземплярах.

   Инвентаризационные описи и акты являются первичными учетными документами для бухгалтерского учета. Поэтому задача инвентаризационной комиссии на этом этапе – наиболее полно и точно внести в описи данные о фактическом имуществе и финансовых обязательствах, а затем правильно и своевременно оформить материалы  инвентаризации . В инвентаризационных описях не должно быть помарок и подчисток.

   В ходе  инвентаризации  материально ответственные лица могут обнаружить ошибки в описях. В этом случае они должны немедленно (до открытия склада, магазина, киоска) заявить об этом председателю инвентаризационной комиссии. Инвентаризационная комиссия должна проверить этот факт и, в случае его подтверждения, устранить выявленные ошибки.

   Ошибочные записи исправляются во всех экземплярах описи в соответствии с правилами бухгалтерского учета – неправильные записи зачеркиваются, а над ними проставляется правильная запись. Исправления оговариваются и подписываются всеми членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами. Незаполненные строчки прочеркиваются. Наименования товаров указываются в описях по номенклатуре, принятой в организации. Количество ТМЦ определяется в установленных единицах измерения.

   Товарно-материальные ценности заносятся в описи по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы, количества и других необходимых данных (артикул, сорт и т.д.).  Инвентаризация  ценностей проводится в порядке их расположения в данном помещении.

Если инвентаризационная опись или акт составляется на нескольких страницах, то они пронумеровываются  и скрепляются таким образом, чтобы исключить возможность  замены одной или нескольких из них. В конце каждой страницы описи прописью указывается:

– число порядковых номеров материальных ценностей;

– общий итог количества в натуральных показателях, записанных на данной странице.

Такая запись позволяет  исключить возможность внесения в составленный документ несанкционированных изменений после его подписания членами инвентаризационной комиссии и материально ответственными лицами.

   На последней странице описи делается отметка о проверке цен, таксировки и подсчета итогов за подписями лиц, производивших эту проверку, после которой подписываются все члены инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Кроме того, в конце описи материально ответственные лица дают расписку, подтверждающую проверку комиссией имущества в их присутствии, об отсутствии к членам комиссии каких-либо претензий и принятии перечисленного в описи имущества на ответственное хранение. Если  инвентаризация  имущества происходит в связи со сменой материально ответственных лиц, работник, принявший имущество, расписывается в описи в получении, а работник, сдавший это имущество, – в его сдаче.

   Следующим этапом проведения  инвентаризации  является сравнение фактических остатков материальных ценностей, выявленных при проверке, с остатками, учтенными на счетах бухгалтерского  учета . Инвентаризационная опись передается в бухгалтерию, которая сравнивает фактические остатки имущества с данными бухгалтерского учета. До составления сличительных ведомостей и определения результатов  инвентаризации  бухгалтерия тщательно проверяет правильность всех подсчетов, приведенных в инвентаризационных описях.

Сличительная  ведомость составляется бухгалтером  в двух экземплярах, один из которых  хранится в бухгалтерии, а другой передается материально ответственному лицу.

   Выявленные суммы излишков и недостач ТМЦ в сличительных ведомостях указываются в соответствии с их оценкой в бухгалтерском учете.

   При составлении сличительных ведомостей учитывается пересортица ТМЦ, когда один сорт товара неправильно учтен в составе другого сорта, а также суммовые разницы, образовавшиеся в результате пересортицы.

   Одновременно с  инвентаризацией  ТМЦ бухгалтерия предприятия должна проверить записи по всем соответствующим счетам, сопоставляя их с корреспондирующими счетами. Например, по ТМЦ – все ли поступившие ценности оприходованы, а выбывшие списаны и отражены в учете.

Так как в  ОАО «Новости» ведется автоматизированная работа с киосками как с удаленной  торговой точкой, то на первое число  каждого месяца киоскеры снимают  остаток товара и заносят его  в заполненную номенклатурой  опись. Затем эту опись обрабатывают операторы, заносят остатки в программную базу.

Порядок отражения результатов  инвентаризации

В ходе  инвентаризации  нередко выявляется расхождение  между данными о фактическом  наличии имущества и данными  бухучета. Результаты  инвентаризации  по итогам года отражаются в годовой  бухгалтерской отчетности. Они могут  повлиять на налоговую базу по налогу на прибыль.

   По результатам  инвентаризации  может быть выявлен излишек имущества, по какой-либо причине не отраженное в бухгалтерском  учете . Комиссии следует установить причины возникновения излишков и определить виновных лиц.

   В бухгалтерском финансовом  учете  организации «лишнее» имущество приходуется по рыночной стоимости на дату проведения  инвентаризации . Соответствующая сумма зачисляется на финансовые результаты и отражается в составе прочих доходов.

ПРИМЕР 1

В результате  инвентаризации , проводимой в ноябре 2007 года, выявлены на складе излишки товара. Их рыночная стоимость на момент проверки составила 5600,00 руб.

В ноябре в учете  сделана запись:

 

Для целей налогового  учета  суммы оприходованных излишков материально-производственных запасов  и прочего имущества, выявленные в результате  инвентаризации , включаются в состав внереализационных доходов  при исчислении налога на прибыль (п. 20 ст. 250 НК РФ). В соответствии с пунктом 5 статьи 274 НК РФ внереализационные доходы, полученные в натуральной форме, учитываются при определении налоговой базы исходя из цены сделки с учетом положений статьи 40 НК РФ, то есть по рыночным ценам.

  Стоимость МПЗ и иного имущества, выявленного при  инвентаризации , рассчитывается как сумма налога, исчисленная с дохода, предусмотренного в пункте 20 статьи 250 НК РФ (п. 2 ст. 254 НК РФ).

  По результатам  инвентаризации  могут быть выявлены недостачи имущества. Как показывает практика, недостачи выявляются чаще, чем излишки, и порядок их учета гораздо сложнее: одну часть ущерба можно списать в расходы организации, а другую возмещают виновные лица. В последнем случае помимо всего прочего нужно руководствоваться нормами трудового законодательства.

   Для целей бухгалтерского финансового  учета  порядок списания недостач, выявленных при  инвентаризации , установлен в пункте 3 статьи 12 Федерального закона от 21.11.96 № 129-ФЗ «О бухгалтерском  учете » и пункте 28 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденного приказом Минфина России от 29.07.98 № 34н.

  У коммерческой организации недостача и порча имущества в пределах норм естественной убыли списывается по распоряжению руководителя на издержки производства и обращения. Нормы убыли применяются лишь при выявлении фактических недостач.

  Недостачи сверх норм удерживаются за счет виновных лиц. Если виновные лица не установлены или суд отказал во взыскании с них убытков от недостачи имущества и его порчи, убытки списываются на финансовые результаты.

  Документальные основания для осуществления подобной хозяйственной операции - это решения следственных или судебных органов, подтверждающие отсутствие виновных лиц, либо отказ на взыскание ущерба с виновных лиц, либо заключение соответствующих специализированных организаций о факте порчи ценностей.

   В соответствии с Планом счетов для обобщения информации о суммах недостач и потерь от порчи материальных и иных ценностей (включая денежные средства) независимо от того, на какие счета учета в дальнейшем эти суммы будут отнесены, предназначен счет 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

   По недостающим или полностью испорченным товарно-материальным ценностям отражается их фактическая себестоимость, по частично испорченным материальным ценностям — сумма выявленных в результате  инвентаризации  потерь.

В бухгалтерском  учете делается проводка:

 

Как правило, лица, виновные в недостачах, — это  работники фирмы. В соответствии со статьей 246 ТК РФ размер ущерба, причиненного работодателю при утрате и порче имущества, определяется по фактическим потерям, исчисляемым исходя из рыночных цен, действующих в данной местности на день причинения ущерба.

   В соответствии со статьей 248 ТК РФ сумма причиненного ущерба, не превышающая среднего месячного заработка, взыскивается с виновного работника по распоряжению работодателя. Распоряжение может быть сделано не позднее одного месяца со дня окончательного установления работодателем размера причиненного работником ущерба.

   Если месячный срок истек или работник не согласен добровольно возместить причиненный ущерб, а сумма причиненного ущерба, подлежащая взысканию с работника, превышает его средний месячный заработок, взыскание осуществляет только суд.

    При несоблюдении работодателем установленного порядка взыскания ущерба работник имеет право обжаловать действия работодателя в суде.

   Работник, виновный в причинении ущерба, может добровольно возместить его полностью или частично. По соглашению сторон трудового договора допускается возмещение ущерба с рассрочкой платежа. В этом случае работник представляет работодателю письменное обязательство о возмещении ущерба с указанием конкретных сроков платежей. При увольнении работника, который дал письменное обязательство о добровольном возмещении ущерба, но отказался его возместить, непогашенная задолженность взыскивается в судебном порядке.

  С согласия работодателя работник может передать ему для возмещения причиненного ущерба равноценное имущество или исправить поврежденное имущество.

   Ущерб возмещается независимо от привлечения работника к дисциплинарной, административной или уголовной ответственности за действия или бездействие, в результате которых работодателю был нанесен ущерб.

  Для взыскания ущерба с работников используется счет 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» субсчет 73-2 «Расчеты по возмещению материального ущерба».

 Суммы недостачи со счета 94 списываются следующим образом: 

 

  Киоски ОАО «Новости» охраняются охранными агентствами, поэтому по факту обнаружения кражи вся ответственность ложится на эти агентства и в бухгалтерии делается следующая проводка: