Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учета и ее организация на предприятии

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в опись по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).

Инвентаризация товарно-материальных ценностей должна, как правило, проводится   в порядке расположения ценностей в данном помещении.

Комиссия в присутствии заведующего складом и других материально ответственных лиц проверяет фактическое наличие товарно-материальных ценностей путем обязательного пересчета, перевешивания или перемеривания. Не допускается вносить в описи данные об остатках ценностей по данным учета без проверки их фактического наличия.

Товарно-материальные ценности, поступающие в момент инвентаризации принимаются материально ответственным лицом в присутствии всех членов инвентаризационной комиссии и приходуются по реестру или отчету после инвентаризации.

Эти товарно-материальные ценности заносятся в отдельную опись под наименованием “Товарно-материальные ценности, поступившие во время инвентаризации”. В описи указывается дата поступления, наименование поставщика, дата и номер приходного документа, наименование товара, количество, цена и сумма. Одновременно на приходном документе за подписью председателя инвентаризационной комиссии (или по его поручению члена комиссии) делается отметка “после инвентаризации”.

При длительном проведении инвентаризации в исключительных случаях, и только с письменного согласия руководителя и главного бухгалтера организации в процессе инвентаризации могут отпускаться ТМЦ материально ответственными лицами в присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Эти ценности заносятся в отдельную опись под наименованием “Товарно-материальные ценности, отпущенные во время инвентаризации”. Оформляется опись по аналогии с документами на поступившие товарно-материальные ценности во время инвентаризации. В расходных документах делается отметка за подписью председателя инвентаризационной комиссии  или по его поручению члена комиссии.

Инвентаризация товарно-материальных ценностей, отгруженных, не оплаченных в срок покупателями, находящихся на складах других организаций, заключается в проверке обоснованности числящихся сумм на соответствующих счетах бухгалтерского учета.

Отдельно составляются описи на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, отгруженные, не оплаченные в срок покупателями и находящиеся на складах других предприятий (учреждений).

В описях на товарно-материальные ценности, находящиеся в пути, по каждой отдельной отправке приводятся следующие данные: наименование, количество и стоимость, дата отгрузки, а также перечень и номера документов, на основании которых эти ценности учтены на счетах бухгалтерского учета.

В описях на товарно-материальные ценности, отгруженные и не оплаченные в срок покупателями, по каждой отдельной отгрузке приводятся наименование покупателя, наименование товарно-материальных ценностей, сумма, дата отгрузки, дата выписки и номер расчетного документа.

Товарно-материальные ценности, хранящиеся на складах других предприятий (учреждений), заносятся в описи на основании документов, подтверждающие эту сдачу на ответственное хранение. В описях на эти ценности указываются их наименование, количество, сорт, стоимость ( по данным учета), дата принятия груза на хранение, место хранения, номера и даты документов.

В описях на товарно-материальные ценности, переданные в переработку другому предприятию (учреждению), указываются наименование перерабатывающего предприятия (учреждения), наименование ценностей, количество, фактическая стоимость по данным учета, дата подачи ценностей в переработку, номера и даты документов.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, находящиеся в эксплуатации, инвентаризуются по местам их нахождения и материально ответственным лицам, на хранении у которых они находятся.

  Инвентаризация производится путем осмотра каждого предмета. В описи малоценные и быстроизнашивающиеся предметы заносятся по наименованиям в соответствии с номенклатурой принятой в бухгалтерском учете.

При инвентаризации малоценных и быстроизнашивающихся предметов, выданных в индивидуальное пользование работникам, допускается составление групповых ответственных за эти предметы лиц, на которых открыты личные карточки, с распиской их в описи.

Предметы спец одежды и столового белья, отправленные в стирку и ремонт, должны записываться в инвентарную опись на  основании ведомостей – накладных или квитанций предприятий (учреждений), осуществляющих эти услуги.

Малоценные и быстроизнашивающиеся предметы, пришедшие в негодность и не списанные, в инвентарную опись не включаются, а составляется акт с указанием времени эксплуатации, причин негодности, возможности использования этих предметов в  хозяйственных целях.

Тара заносится в описи по видам, целевому назначению и качественному состоянию (новая, бывшая в употреблении, требующая ремонта и т.д.).

На тару пришедшую в негодность, инвентаризационной комиссией составляется акт на списание с указанием причин порчи.

2.4.3. Инвентаризация денежных средств, денежных документов  и бланков документов строгой отчетности

Инвентаризация кассы производится в соответствии с Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. № 40 и сообщенным письмом Банка России от 04.10.93 г. № 18.

К началу инвентаризации все расходные и приходные документы должны быть сданы в бухгалтерию предприятия. До начала инвентаризации проверяется:

        наличие у кассира правил ведения кассовых операций;

        приспособлено ли помещение для хранения денежных средств и ценных бумаг;

        заключен ли договор о полной материальной ответственности с лицом, выполняющим функции кассира.

Инвентаризационная комиссия путем документальной проверки должна также установить:

        правильность расчетов с банками, финансовыми. Налоговыми органами, внебюджетными фондами, другими предприятиями (учреждениями), а также со структурными подразделениями предприятий (учреждений), выделенными на отдельные балансы;

        правильность и обоснованность числящейся в бухгалтерском учете суммы задолженности по недостачам и хищениям;

        правильность и обоснованность сумм дебиторской, кредиторской и депонентской задолженности, включающей суммы дебиторской и кредиторской задолженности, по которым истекли сроки исковой давности.

При инвентаризации  в кассе производится полный пересчет денежных средств находящихся в кассе. При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе принимаются к учету наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы ( почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, путевки в дома отдыха и санатории, авиабилеты и др.).

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг и других бланков документов строгой отчетности производится по видом бланков  (например, по акциям: именные и на предъявителя,  привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, а также по каждому месту хранения и материально ответственным лицам.

Инвентаризация денежных средств в пути производится путем сверки числящихся сумм на счетах бухгалтерского учета с данными квитанций учреждения банка, почтового отделения, копий сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам банка и т.п.

Инвентаризация денежных средств, находящихся в банках на расчетном (текущем), валютном и специальных счетах, производится путем сверки остатков сумм, числящихся на соответствующих счетах, по данным бухгалтерии предприятия (учреждения), с данными выписок банков .

Инвентаризация расчетов с банками и другими кредитными учреждениями по ссудам, с бюджетом, покупателями, поставщиками, подотчетными лицами, работниками, депонентами, другими дебиторами и кредиторами заключается в проверке обоснованности сумм, числящихся на счетах бухгалтерского учета.

По задолженности работникам предприятий (учреждений) выявляются не выплаченные суммы по оплате труда, подлежащие перечислению на счета депонентов, а также суммы и причины возникновения переплат работникам.

При инвентаризации подотчетных сумм проверяются отчеты подотчетных лиц по выданным авансам с учетом их целевого использования, а также суммы выданных авансов по каждому подотчетному лицу (даты выдачи, целевое назначение).

Глава 3

Повышение эффективности проведения инвентаризации

Значительного улучшения инвентаризационной работы  можно  добиться  за счёт более  полного  использования  возможностей  и  приёмов  экономического анализа.  Источниками  анализа  служат:  план  распределения  инвентаризаций между  должностными  лицами;  журналы   учёта   проведённых   инвентаризаций (контрольных проверок); табель учёта рабочего времени; оперативные  сведения по  растратам  и  недостачам;  объяснительные  записи  к  балансу;  отчёт  о контрольно-ревизионной работе (ф. №  2кр).  Используется  так  же  первичная документация,  инвентаризационные  описи  товаров,  сличительные  ведомости, постановления (приказы по результатам проведённых инвентаризаций).

При анализе инвентаризационной работы важное значение имеет выполнение плана инвентаризаций не только в  целом  за  год,  но  и  за  отдельные  его периоды (месяцы, кварталы). Выполнение  плана  инвентаризаций  из  месяца  в месяц говорит о регулярности контроля за работой  материально  ответственных лиц, позволяет  вовремя  выявить  недостачи,  не  наращивая  их  до  крупных размеров, своевременно выявлять соответствие фактических  данных  учётным  и предотвратить ошибки в работе.

С целью более полного контроля за состоянием инвентаризационной работы целесообразно  проводить  анализ  её  эффективности.  При  этом   необходимо учитывать возможные упущения в этой деятельности.

Наиболее характерными недостатками инвентаризаций являются  следующие:

1 . инвентаризационные комиссии  действуют  как  временный  орган;  специалисты, проверяющие плохо ознакомлены с  нормативными  актами  и  слабо  знают  свои обязанности, права  и  обязанности.

2 . отсутствует чёткая  регламентация  инвентаризаций  (проведения,  оформления,  подведения итогов  и  принятия  решений  по  результатам  проверки,  реализаций   через правоохранительные  органы); 

3 . нет  методик  зачёта  пересортицы  и  описаний естественной убыли;  не  обоснован  порядок  расчёта  материального  ущерба;

4 . отсутствует контроль за состоянием инвентаризационной работы; 41,3 %  членов инвентаризационных комиссий не имеют специального образования.

В связи с этим необходимо осуществлять контроль за инвентаризациями по следующим  направлениям: 

- наличие  разработанных  и   утверждённых   планов;

- полнота охвата объектов и своевременность  инвентаризаций;  правомочность  и компетентность    комиссий;   

- качество    инвентаризационного     процесса;

- достоверность  и  правильность  составления  инвентаризационных   описей   и сличительных  ведомостей;

- своевременность,   объективность   и   законностьреализации  материалов  инвентаризаций; 

- правильность  отражения  на  счетах бухгалтерского учёта и в учётных регистрах.

      Исходным  моментом  для   определения   непосредственных результатов деятельности должно являться степень  или  уровень  выполнения  определённых задач,  прохождение   этапов   проверки.   Для   этого   необходимо,   чтобы существовала система  показателей,  отражающих  полноту,  своевременность  и оперативность  выполнения  работы;  единство  в  совокупности   показателей; сравнимость результатов. Этому требованию в  наибольшей  мере  соответствуют относительные  величины.  Общий  принцип  подсчёта   отдельных   показателей заключается в том, что выбираются отдельные, наиболее важные элементы  цикла ревизионной  работы  или  функциональных  обязанностей,  конечный  результат которых  поддаётся  количественному  определению.  При   этом   рассчитанные коэффициенты будут характеризовать эффективность и качество труда.

      Состояние  и  эффективность  инвентаризационной  работы  целесообразно проверять по следующим показателям.

1. Показатель своевременности. Данный  показатель  характеризует  проведение инвентаризаций в срок, установленный планом. Он  определяется  отношением количестве своевременно проведённых инвентаризаций  ко  всем  планируемым инвентаризациям.

2. Показатель выполнения  плана  проведения  инвентаризаций,  рассчитываемый как  отношение  фактически  проведённых  инвентаризаций  к  их  плановому количеству.