Инвентаризация как элемент метода бухгалтерского учета

[б\у ж]

Результаты расхождения учетных данных с фактическим наличием могут быть обусловлены:

              физико-химическими свойствами товарно-материальных ценностей к усушке, утруске, распылу, улетучиванию, бою, изменениям физическом объеме под воздействием изменения окружающей среды и т.п. Эти потери неизбежны и возможны как при транспортировке, так и при хранении;

              погрешностями показаний измерительных приборов в процессе приема или отпуска указанных ценностей;

              наличием не предномеренных ошибок в виде описки в первичных учетных документах, арифметических ошибок в пересчетах и пр.;

              преднамеренными ошибками как результат злоупотреблений и мошенничества (обсчеты, обмеры, хищения, обвесы, прямое присвоение отдельных видов имущества и пр.). 

Взаимный зачет излишков и недостач в результате пересортицы может быть допущен в виде исключения за один и тотже проверяемый период, у одного и тогоже проверяемого лица, в отношении товарно материальных ценностей одного и тогоже наименования и в тождественных количествах.

В том случае, когда при зачете недостач излишками по пересортице стоимость недостающих ценностей выше стоимости ценностей, оказавшихся в излишке, эта разница в стоимости относится на виновных лиц.

Если конкретные виновники пересортицы не установлены, то суммовые разницы рассматриваются как недостачи сверх норм убыли и списываются за счет прибыли или резервных фондов.

На разницу в стоимости от пересортицы в сторону недостачи, образовавшиеся не по вине материально ответственных лиц, в протаколах инвентаризационной комиссии должны быть даны исчерпывающие объяснения о причинах, по которым такая разница не отнесена на виновных лиц.

Предложения о регулировании выявленных при инвентаризации расхождений фактического наличия ценностей и данных бухгалтерского отчета представляются на рассмотрение руководителю предприятия, который принимает окончательное решение о зачете.

Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была окончена инвентаризация, а по годововой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

Данные результатов проведенных в этом году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией [7, с. 34].

Таким образом, в зависимости от полноты охвата имущества инвентаризации бывают полные и частичные. В зависимости от основания проведения инвентаризации могут быть плановые и внеплановые. А также сплошные и выборочные, пермонентные и текущие.

Для непосредственнго проведения инвентаризации ценностей на отдельном объекте назначается рабочая инвентаризационная комиссия. Инвентаризационная комиссия обеспечивает полноту и точность внесения в описи данных о фактических остатках основных средств, запасов, товаров, денежных средств, другого имущества и финансовых обязательств, правильность и своевременность оформления материалов инвентаризации. Фактическое наличие имущества при инвентаризации определяют путем обязательного подсчета, взвешивания, обмера. Результы контрольных проверок правильности проведения инвентаризации оформляются актом и регистрируются в  книге учета контрольных проверок правильности проведения инвентаризаций.

Для выявления результатов инвентаризации используют книгу остатков материалов. Затем составляются сличительные ведомости. В них включаются только те материальные ценности, по которым при инвентаризации выявлены отклонения от учетных данных. Выявленные в результате инвентаризации расхождения между фактическим наличием имущества и данными бухгалтерского учета регулируются в соответствии с Законом Республики Беларусь " О бухгалтерском учете и отчетности". Излишки товарно материальных ценностей, установленные в процессе инвентаризации, приходуют в дебет сооответствующих счетов с кредита счета 80 "Прибыли и убытки". Результаты инвентаризации должны быть отражены в учете и отчетности того месяца, в котором была окончена инвентаризация, а по годововой инвентаризации - в годовом бухгалтерском отчете.

Данные результатов проведенных в этом году инвентаризаций обобщаются в ведомости результатов, выявленных инвентаризацией.

Глава 3 Инвентаризация отдельных видов хозяйственных

средств.

3.1 Инвентаризация основных средств.

До начала инвентаризации рекомендуется проверить:

              наличие и состояние инвентарных карточек, инвентарных книг, описей и других регистров аналитического учета;

              наличие и состояние аналитических паспортов или другой технической документации;

              наличие документов на основные средства, сданные или принятые предприятием (учреждением) в аренду и на  хранении. При отсутствии документов необходимо обеспечить их получение или оформление.

При обнаружении расхождений и неточностей в регистрах бухгалтерского учета или технической документации должны быть внесены соответствующие исправления и уточнения.

При инвентаризации основных средств комиссия производит осмотр объектов и заносит в описи полное их наименование, назначение, инвентарные номера и основные технические или эксплутационные показатели.

При инвентаризации зданий, сооружений и другой недвижимости комиссия проверяет наличие документов, подтверждающих нахождение указанных объектов в собственности предприятия (учреждения).

Проверяется также наличие документов на земельные участки, водоемы и другие объекты  природных ресурсов, находящихся в собственности предприятий (учреждений).

При выявлении объектов, не принятых на учет, а также объектов, по которым в регистрах бухгалтерского учета отсутствует или указаны не правильные данные, характеризующие их, комиссия должна включить в опись правильные сведения и технические показатели по этим объектам. Например, по зданиям – указать их назначение, основные материалы из которых они построены, объекты (по наружному или внутреннему обмеру), площадь (общая полезная площадь), число этажей (без подвалов, полуподвалов и т.д.), год постройки м другое; по каналам – протяженность, глубину и ширину (по дну и поверхности), искусственные сооружения, материалы крепления дна и откосов; по мостам – место нахождения, род материалов и основные параметры; по дорогам – тип дороги (шоссе, профилированная),протяженность, вид покрытия, ширину полотна и т.п.

Оценка выявленных инвентаризацией неуточненных объектов должна быть произведена с учетом рыночных цен, а износ определен по действенному техническому состоянию объектов с оформлением сведений об оценке и износе соответствующими актами.

Основные средства вносятся в описи по наименованиям в соответствии с основным назначением объекта. Если объект подвергся восстановлению, реконструкции, расширению или переоборудованию и вследствие этого изменилось основное его назначение, то он вносится в опись под наименованием, соответствующим новому назначению.

Если комиссией установлено, что работы капитального характера (надстройка этажей, пристройки новых помещений и др.) или частичная ликвидация строений и сооружений (слом отдельных конструктивных элементов) не отражены в бухгалтерском учете, необходимо по соответствующим документам определить сумму увеличения или снижения балансовой стоимости объекта и привести в описи данные о произведенных изменениях.

Машины, оборудование и транспортные средства заносятся в описи индивидуально с указанием инвентарного номера, заводского номера предприятия-изготовителя, года выпуска, изготовления, мощности и т.д.

Однотипные предметы хозяйственного инвентаря, инструменты, станки и т.д. одинаковой стоимости, поступившие одновременно в одно из структурных подразделений предприятий (учреждений), учитываемые по  типовой инвентарной карточке группового учета, в описях производятся по наименованиям с указанием количества этих предметов.

Основные средства которые в момент инвентаризации находятся вне места нахождения предприятия (учреждения) (в дальнейших рейсах морские и речные суда,  железнодорожный подвижной состав, автомашины; отправлен в капитальный ремонт машины и оборудование и т.п.), инвентаризуются до момента временного их выбытия.

На основные средства, не пригодные к эксплуатации и не подлежащие восстановлению, инвентаризационная комиссия составляет отдельную опись с указанием времени ввода в эксплуатацию и причин, приведших эти объекты к непригодности (порча, полный износ и т.п.).

Одновременно с инвентаризацией собственных основных средств, находящихся на ответственном хранении и арендованные.

По указанным объектам составляется отдельная опись, в которой дается ссылка на документы, подтверждающие принятие этих объектов на соответственное хранение или в аренду [4, с.216-218].

При проведение инвентаризации имеют место недостатки и ошибки при проверке и оформлении результатов.

1.              Не проверяется правильность установления первоначальной стоимости основных средств на соответствие технической документации. Нередко бывает так, что обозначенная в техдокументации комплектность не включена в состав основного средства, к которому она относится, а учитывается отдельно в составе материалов.

2.              Нередко в учете продолжают числится основные средства, на которые имеются утвержденные соответствующими комиссиями на их списание.

      Бывают и такие случаи, за основные средства перечислены денежные средства и они значатся на дебиторской задолженности за предприятием-поставщиком, а на самом деле это основные средства длительное время находятся в организации как не оприходованные, и инвентаризационные комиссии это не обнаруживают, а обнаруживается это в ходе последующих аудиторских проверок.

3.              Нередко комиссии  не обращают внимание на отсутствие на основных средствах инвентарных номеров.

4.              Практически не подпадают под инвентаризацию арендованные основные средства.

5.              Часто переоборудованные основные средства (особенно автотранспорт) значатся в учете в первоначальном их виде и предназначении, и комиссии принимают это за должное, вместо того, чтобы внести соответствующие изменения в их техническую характеристику.

6.              Бывают случаи, когда комиссия не устанавливает ни недостачи, ни излишки основных средств, в то время как последующими поверками выявляется этот факт.

Имеют место и другие недостатки в этом вопросе [7, с.5-6].

3.2 Инвентаризация товарно-материальных

ценностей.

При проведении инвенвентаризации товарно-материальных ценностей необходимо соблюдать следующие требования:

                инвентаризации подвергаются не только собственные товарно-материальные ценности, но и в обязательном порядке находящиеся на ответственном хранении, полученные для переработки от других организаций и др. (на такое имущество составляют отдельные описи);

                в состав инвентаризационной комиссии обязательно включаются материально ответственные лица, отвечающие за сохранность проверяемого в ходе проведения инвентаризации имущества;

                если комиссия проводит инвентаризацию в неполном составе, то это является основанием для признания инвентаризации недействительными;

                проверка фактического наличия имущества должна производится только при обязательном участии материально ответственных лиц.

Инвентаризационная комиссия приступает к проведению инвентаризации в строго установленные руководителем организации сроки. Наличие товарно-материальных ценностей должно определятся путем их обязательного подсчета, взвешивания, обмера.

Допускается в виде исключения количество материалов и товаров, хранящихся в неподвижной упаковке поставщика, фиксировать на основании документов при обязательной (выборочной) проверке в натуральной части этих ценностей. Грубейшей ошибкой является заполнение инвентаризационных описей со слов материально ответственных лиц.

При хранении материальных ценностей в разных изолированных помещениях у одного материально ответственного лица инвентаризация проводится последовательно по местам хранения. После проверки ценностей, в первом помещении, вход в него пломбируется, и комиссия переходит для работы в следующее помещение.

Особое внимание необходимо обратить на ситуации, когда в ходе проведения инвентаризации:

1)             происходит смена материально ответственных лиц;

2)             поступают товарно-материальные ценности;

3)             возникает необходимость отпуска товарно-материальных ценностей.

Товарно-материальные ценности (производственные запасы, готовая продукция, товары, прочие запасы) заносятся в опись по каждому отдельному наименованию с указанием вида, группы количества и других необходимых данных (артикула, сорта и др.).