Инвентаризация и ее значение в обеспечении реальности данных финансовой отчетности

Таблица 1 - Минимально необходимая периодичность проведения инвентаризаций

№ п\п	Инвентаризуемые счета	Сроки
1	Основные средства	Не ранее 1 ноября. Один раз в  год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности)
2	Капитальные вложения	Не ранее 1 декабря. Один раз в  год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности)
3	Незавершенное производство и полуфабрикаты  собственной выработки	Не ранее 1 октября. Один раз в  год (но обязательно перед составлением годовой бухгалтерской отчетности).
4	Незавершенный капитальный ремонт и расходы будущих периодов	Не ранее 1 октября. Один раз в  год

 

 

 

Продолжение таблиц №1 Минимально необходимая периодичность проведения инвентаризаций

5	Молодняк животных на откорме, птица, кролики, звери и семьи пчел, а  также подопытные животные	Один раз в квартал.
6	Готовая продукция на складах	Не ранее 1 октября. Один раз в  год.
7	Товары на складах и базах  промышленных товаров, в книжных  магазинах	Не ранее 1 октября. Один раз в  год
8	Товары на складах и базах  продовольственных товаров	Не ранее 1 октября. Два раз в  год.
9	Товары и тара в магазинах  и на других предприятиях розничной  торговли	Не ранее 1 октября. Один раз в  год
10	Нефть и нефтепродукты как сырьё, товары или готовая продукция	Один раз в месяц
11	Драгоценные металлы и алмазы	Не ранее 1 октября. Один раз в  год.
12	Библиотечные фонды	В порядке, устанавливаемом министерствами и ведомствами.

 

 

Продолжение таблиц №1 Минимально необходимая периодичность проведения инвентаризаций

13	Сырье и прочие материальные ценности	Не ранее 1 октября. Один раз в  год
14	Денежные средства, денежные документы, ценности и бланки строгой отчетности	Один раз в месяц.
15	Расчеты с банками (по расчетным  и другим счетам, ссудам, полученным из бюджета средствам	По мере получения выписок банка.
16	Расчеты по платежам в бюджет	Один раз в квартал.
17	Расчеты с филиалами, выделенными  на самостоятельный баланс, и с  вышестоящими организациями.	На 1 число каждого месяца.
18	Расчеты с дебиторами и кредиторами	Два раза в год (но обязательно  перед составлением годовой бухгалтерской  отчетности)

(  Прим. – В некоторых случаях инвентаризация проводится только по прямому указанию соответствующего министерства или ведомства, например, библиотечного фонда.)³

Таким образом законодательством урегулирован весь процесс инвентаризации, включаю принципы проведения, порядок и сроки. Все это сделано для упрощение и систематизации инвентаризационных работ, что несомненно отражается на эффективности, а следовательно и на экономическое состояние предприятия.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Организация  проведения инвентаризации имущества  и обязательств организации

 

2.1 Инвентаризация  наличных денежных средств в кассе и денежных документов

Порядок проведения инвентаризации кассы дополнительно  регулируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением Совета директоров Центрального банка Российской Федерации от 22.09.93 г. № 40 и сообщенным Письмом Банка  России от 04.10.93 г. № 18.

В кассе организации  могут храниться денежные средства, денежные документы, бланки ценных бумаг  и документов строгой отчетности.

Денежные средства представлены денежной наличностью.

К денежным документам относятся: почтовые марки, марки государственной  пошлины, вексельные марки, путевки  в дома отдыха и санатории, авиабилеты и другие документы.

Бланками строгой  отчетности являются: квитанционные  книжки, бланки удостоверений, дипломы, различные абонементы, талоны, билеты, бланки товарно-сопроводительных документов и др.

Сроки и порядок  проведения инвентаризации кассы и  денежных средств, хранящихся на расчетных  и других счетах в банке, устанавливаются  руководителем организации и  закрепляются в приказе об учетной  политике.

Материальную ответственность  за сохранность всех денежных средств  и документов, имеющихся в кассе  организации, несет кассир.

Инвентаризация  кассовой наличности проводится на основании  приказа (распоряжения) руководителя организации  комиссией в составе представителя  администрации, главного бухгалтера, кассира (как материально-ответственного лица).

До начала проверки наличия денежных средств и других ценностей в кассе кассир составляет последний кассовый отчет. В отчет  включаются все приходные и расходные документы, имеющиеся в кассе, которые должны соответствовать типовым унифицированным формам первичных учетных документов.

Если в кассе  на момент инвентаризации имеются незакрытые платежные ведомости (по которым  осуществляется выплата заработной платы), выплаченные суммы по таким  ведомостям включаются в акт инвентаризации и приравниваются к наличным деньгам. Кассир подсчитывает выплаченные суммы  по каждой ведомости и в конце  ведомости делает запись о выплаченной  сумме.

На практике для  маскировки фактов растраты денежных средств зачастую в качестве учетных  документов используют различного рода расписки, которые не могут служить  документальным подтверждением расходования денежных средств, так как они  не соответствуют унифицированной  форме расходного кассового документа  и не содержат подписей получателя денег, главного бухгалтера и руководителя организации. О нарушении (растрате) свидетельствует и факт отсутствия на прилагаемых к расходному кассовому  ордеру документах (счетах, заявлениях и др.) разрешительной подписи руководителя. Суммы по таким документам или  распискам в остаток наличности кассы не включаются и рассматриваются  как недостача (п. 27 Порядка ведения  кассовых операций в РФ).

Председатель инвентаризационной комиссии визирует все приходные  и расходные кассовые ордера, приложенные  к отчету кассира, с указанием "до инвентаризации на «____» (дата)". Этот отчет, составленный на момент инвентаризации, служит бухгалтерии организации основанием для определения учетных остатков денежных средств и документов.

Кассир должен дать расписку о том, что к началу инвентаризации все приходные и расходные  документы, подтверждающие движение денежных средств и документов, сданы в  бухгалтерию или переданы комиссии, и вся денежная наличность, поступившая  на его ответственность, оприходована, а выбывшая списана в расход. Это  необходимо для предотвращения заявлений  кассира (после проверки кассы) о  наличии у него документов, не включенных в последний кассовый отчет. Отчет  кассира проверяется с соблюдением  правильности определения учетного остатка денежных средств в кассе на момент инвентаризации. Этот учетный остаток сверяется с записями в кассовой книге и в журнале-ордере.

В процессе инвентаризации кассы осуществляется проверка кассовой книги по следующим основным направлениям: правильность ведения кассовой книги; арифметический контроль сумм по приходу  и расходу и правильности подсчета итогов страниц книги, а также  переноса сумм остатков наличных денег  с одной страницы на другую; своевременность  и документальная обоснованность записей  в кассовой книге.

При инвентаризации кассы также необходимо проконтролировать: соблюдение лимита остатка наличных денежных средств в кассе; целевое использование полученных из банка денежных средств по назначению, указанному в чеке; наличие фактов не соответствия даты совершения операции и отражения ее в расходном кассовом ордере; обоснованность записей в кассовых ордерах; своевременность возврата в банк на расчетный счет остатков денежных средств по не выданной заработной плате; правильность документального оформления кассовых документов и их соответствие типовым унифицированным формам; наличие фактов подписи руководителем и главным бухгалтером незаполненных чеков и их самостоятельного заполнения при получении денег в банке; наличие фактов хранения чековой книжки вне кассового помещения; законность произведенных операций наличными денежными средствами в пределах одной сделки; соответствие корреспонденции счетов типовым проводкам по учету кассовых операций.

Фактическое наличие  денежных средств и документов в  кассе подтверждается их полным полистным  пересчетом.

При подсчете фактического наличия денежных знаков и других ценностей в кассе к учету  принимаются наличные деньги, ценные бумаги и денежные документы.

Деньги и другие ценности кассир пересчитывает в  присутствии членов инвентаризационной комиссии.

Денежные средства пересчитываются по каждой купюре в  отдельности (как правило, начиная  с купюр высшего и кончая купюрами низшего номинала). При наличии  значительного количества купюр  необходимо составить опись, в которой  указывается достоинство купюр, их количество и сумма. Опись подписывается  всеми членами инвентаризационной комиссии.

Проверка фактического наличия бланков ценных бумаг  и других бланков документов строгой  отчетности производится по наименованиям, видам, категориям бланков (например, по акциям: именные и на предъявителя, привилегированные и обыкновенные), с учетом начальных и конечных номеров тех или иных бланков, их серии и номинальной стоимости. Денежные документы и бланки строгой  отчетности принимаются к учету  при выявлении результата инвентаризации в сумме фактических затрат на их приобретение. Учетный остаток  денежных средств определяется по данным кассовой книги (отчета кассира). Для  установления учетного остатка денежных документов и бланков строгой  отчетности используются сведения аналитического и синтетического учета на дату инвентаризации.

Для организации  учета денежных средств и документов предусмотрен активный счет 50 «Касса». Этот счет имеет три субсчета: 50/1 «Касса организации», 50/2 «Операционная  касса», 50/3 «Денежные документы».

Путем сопоставления  фактических и учетных остатков выявляется результат инвентаризации: излишек или недостача.

Согласно Плана  счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной  деятельности организаций, утвержденному  Приказом Минфина России от 31.10.2000 г. № 94н и в соответствии с п. 77 Приказа Минфина России от 28.06.2000 г. № 60н «О методических рекомендациях о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации», выявленные при инвентаризации излишки денежных средств в кассе подлежат оприходованию (принимаются к учету) и отражаются в составе прочих доходов.

Таблица № 2 Отражение излишек и недостач выявленных в ходе инвентаризации на счетах

№ п\п	Проводка	Содержание проводки	Примечание
1	Дебет 50 «Касса» субсчета 1 «Касса организации» или 3 «Денежные документы» Кредит 91 «Прочие доходы и расходы» субсчет 1«Прочие доходы».	Оприходование  фактических излишек денежных средств  и документов	При выявлении излишков бланков документов строгой отчетности они отражаются по дебету счета 006 «Бланки  строгой отчетности» в условной оценке
2	Дебет 94   Кредит 50 Субсчета 1 или 3.	В случае выявления  недостачи денежных средств записи производятся по дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». По недостающим денежным средствам  и документам по дебету счета 94 отражается их фактическая стоимость	Сумма недостающих  бланков строгой отчетности отражается по кредиту счета 006 «Бланки строгой  отчетности».