Группирование бухгалтерских документов по способу отражения хозяйственных операций

 Бухгалтерские документы,  связанные с использованием смет  расходов по бюджету, специальным  и другим средствам, подписываются  руководителем организации и  главным бухгалтером (или их  заместителями).

 В централизованных  бухгалтериях банковские документы  (чеки и платежные поручения), а также расходные кассовые  ордера и платежные (расчетно-платежные)  ведомости на заработную плату  по срокам и суммам выплат  из кассы подписываются руководителем  организации (распорядительные надписи), при котором создана централизованная  бухгалтерия, или другими уполномоченными  лицами и главным бухгалтером  или его заместителем. Остальные  документы, служащие основанием  для выдачи денег, товарно-материальных  ценностей, а также изменяющие  кредитные и расчетные обязательства  организации подписываются руководителями  обслуживаемых организаций и  главным бухгалтером централизованной  бухгалтерии или их заместителями.

 Все банковские операции  проводятся через бюджетные (текущие)  счета тех организаций, при  которых созданы централизованные  бухгалтерии. В отдельных обслуживаемых организациях с большим объемом операций с разрешения вышестоящей организации могут быть сохранены бюджетные (текущие) счета.

 Централизация учета  исполнения смет расходов потребовала  совершенствования учета. Вместо  книг стали использоваться накопительные  ведомости. Это позволило отказаться  от большого количества мемориальных  ордеров на каждую операцию, сократить  количество записей в регистрах  синтетического и аналитического  учета. Отпала необходимость в  составлении отдельных оборотных  ведомостей.

 Централизация бухгалтерского  учета предъявляет высокие требования  к оформлению первичной документации, исходящей из обслуживаемых организаций.  Нельзя забывать, что искажение  хотя бы одного показателя  при автоматизированной обработке  приводит к изменению показателей  во многих взаимосвязанных документах, потому что их составление  базируется на одной и той  же исходной информации или  последовательном использовании  результатной информации одной  задачи в качестве исходной  для решения другой.

 Практика убеждает, что  внедрение автоматизированных систем  управления должно сочетаться  с упорядочением информационной  базы, совершенствованием документационных  процессов. Наибольшая эффективность  от использования электронной  вычислительной техники может  быть достигнута при упорядочении  всей исходной информации, массовым  носителем которой являются первичные  документы, фиксирующие факт совершения  хозяйственной операции. К сожалению,  в большинстве случаев информация  об основной и финансовой деятельности  организаций и их структурных  подразделений используется далеко  не полностью, а в ряде случаев  не используется вообще.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Вопрос № 13

Требования к оформлению реквизитов

 

Каждый документ состоит  из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами. Наименование документа (вид), автор, адресат, текст, дата, подпись, резолюция и т.д. - это реквизиты документов. Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов, характеризующих документы, определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа, способом документирования.

Для многих документов число  реквизитов строго ограничено. Отсутствие или неправильное указание какого-либо реквизита в служебном документе  делает документ недействительным. Для  ряда документов, выдаваемых органами государственной власти и государственного управления, состав реквизитов документов установлен в законодательных и  нормативных актах. Например, для  паспорта, трудовой книжки, диплома, свидетельства  о рождении и т.п.

Совокупность реквизитов, из которых состоит документ, называется формуляром документа. Формуляр, характерный  для конкретного вида документов, например, приказа, акта, называется типовым формуляром. Типовой формуляр характеризуется определенным количеством реквизитов, расположенных в строгой последовательности. Например, в формуляр заявления входят следующие реквизиты: адресат, автор, указание вида документа (заявление), текст, подпись, дата.

В1965-1975 гг. разработаны стандарты, устанавливающие требования к отдельным  системам документации, применяемым  в сфере управления (внешнеторговой, внутриторговой, организационно-распорядительной, первичной, учетной и др.).

В основу унификации и стандартизации был положен принцип общей  модели построения документов. Такие  графические модели или схемы  построения образцов документов получили название "формуляров-образцов".

Формуляр-образец - это совокупность расположенных в определенной последовательности реквизитов, присущих всем видам данной системы документов. В нем перечисляются  реквизиты документов и устанавливаются  границы расположения каждого реквизита. Проектируется формуляр-образец  на конструкционной сетке, соответствующей  параметрам пишущих машин и расположенной  на стандартном формате бумаги А4 (210х297мм). На основе формуляра-образца бланки документов строятся с учетом межстрочных интервалов и шага письма пишущих машин. Расположение реквизитов всегда в одном и том же месте помогает быстро найти нужные данные при ознакомлении с документом, применить метод однократной записи.

Стандарт распространяется на любые, как государственные, так и негосударственные организации.

 

В стандарте перечисляются  в определенной последовательности реквизиты, присущие всем видам организационно-распорядительных документов, изложены правила грамотного написания и оформления каждого  реквизита, и каждому реквизиту  отведено определенное место на листе  бумаги, При этом для реквизита  с постоянной информацией рассчитывается необходимая площадь с учетом максимального набора знаков при  его написании.

ГОСТ указывает следующие  реквизиты, которые могут быть использованы при создании документа:

1 Государственный герб Российской Федерации;

2 герб субъекта Российской Федерации;

3 эмблема организации  или товарный знак (знак обслуживания);

4 код организации - автора документа;

5 код формы документа;

6 наименование организации  - автора документа;

7 справочные данные об  организации - авторе документа;

8 название вида документа;

9 дата документа;

10 регистрационный номер документа;

11 ссылка на регистрационный номер и дату документа;

12 место составления или издания документа;

13 гриф ограничения доступа  к документу;

14 адресат;

15 гриф утверждения документа;

16 резолюция;

17 заголовок к тексту;

18 отметка о контроле;

19 текст документа;

20 отметка о наличии  приложения;

21 подпись;

22 гриф согласования документа;

23 визы согласования документа;

24 печать;

25 отметка о заверении копии;

26 отметка об исполнителе;

27 отметка об исполнении  документа и направлении его  в дело;

28 отметка о поступлении документа в организацию;

29 отметка для автоматического поиска документа.

Таким образом, в стандарте  перечислено 29 реквизитов. Но все реквизиты  на одном документе быть не могут, так как некоторые из них взаимоисключающие, например, вид документа и справочные данные об организации; гриф утверждения  и адресат. Конкретный набор реквизитов зависит от вида документа, этапов его  подготовки и работы с ним.

Применение государственных  стандартов вводит единообразие в оформление документов, что является необходимым  условием для механизации и автоматизации  работы с ними, повышает культуру управленческого  труда.

 

 

 

 

 

Список использованных источников

1. Делопроизводство и архивное дело в терминах и определениях: С. Ю. Кабашов, И. Г. Асфандиярова — Москва, Флинта, Наука, 2009 г.- 294 с.
2. Документоведение: Н. С. Ларьков — Москва, АСТ, Восток-Запад, 2006 г.- 432 с.
3. Климова М.А. Документооборот в бухгалтерском учете: Налоговый вестник,2000.-86с.
4. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления: учеб. - практ. пособие.- М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2005.- 384 с.