График документооборота в организации первичного учета

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И  НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНСТО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

ГОСУДАРСТВЕННОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧЕРЕЖДЕНИЕ ВЫСШЕГО  ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

ВСЕРОССИЙСКИЙ ЗАОЧНЫЙ ФИНАНСОВО-ЭКОНОМИЧЕСКИЙ  ИНСТИТУТ 

Кафедра 
Бухгалтерского учета  
и анализа хозяйственной деятельности

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

По  дисциплине: «Бухгалтерское дело»

Вариант №1 
 

Исполнитель: Камалейдинова Д.Ф.

Курс 5.

Специальность: БУ, А и А

Группа 222530

№ зачетной книжки: 06убб00161

Преподаватель: Ситникова В.А. 
 
 
 

Москва  2010

Содержание:

1. График документооборота в организации первичного учета.
2. Приказ об Учетной политики общества с ограниченно ответственностью «Строй-Инжиниринг».   
3. Практическая часть.

 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1. График  документооборота в  организации первичного учета.

Документооборот - это создание первичных учетных  документов или получение их от других организаций, их принятие к учету, обработка, передача в архив. Движение первичных  документов в бухгалтерском учете  регламентируется графиком документооборота.

График документооборота - это график или схема, которые описывают движение первичных документов на предприятии от момента их создания до момента передачи на хранение. 
Унифицированной формы графика документооборота нет. Каждое предприятие составляет график самостоятельно, исходя из особенностей деятельности.

Разрабатывает график документооборота главный бухгалтер, а утверждает руководитель предприятия.

График должен устанавливать рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное  число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. 
Правильное составление графика документооборота и его соблюдение способствуют оптимальному распределению должностных обязанностей между работниками, укреплению контрольной функции бухгалтерского учета и обеспечивают своевременность составления отчетности.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременную и  качественную разработку документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Контроль за соблюдением исполнителями графика  документооборота в организации  осуществляет главный бухгалтер. Целесообразно вручить каждому работнику выписку из графика документооборота, в которой перечислены документы, относящиеся к сфере его деятельности.

Для каждого  документа в бухгалтерском учете  существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для всех документов существуют пять основных этапов:

1) составление  документа в момент совершения  хозяйственной операции, а если  это не представляется возможным  - непосредственно после ее окончания  в соответствии с требованиями, предъявляемыми к его оформлению;

2) передача документа  в бухгалтерию, где контролируются  своевременность и полнота сдачи  его для учетной обработки; 

3) проверка принятых  документов бухгалтером по форме  (проверяются полнота и правильность  оформления, заполнение обязательных реквизитов), по содержанию (законность документированных операций, логическая увязка отдельных показателей) и арифметическая проверка;

4) обработка  документа в бухгалтерии, которая  осуществляется в три этапа: 

• таксировка (расценка) - предусматривает перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель. Например, передан табель рабочего времени, на основании которого рассчитывается заработная плата работников;

• группировка - подбор документов, однородных по экономическому содержанию. Например, приход и расход товарно-материальных ценностей;

• контировка - указание в первичном документе  корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сдача документов  в архив на хранение после составления по ним учетных регистров.

Сроки хранения первичных документов

Правила ведения  бухгалтерского учета предусматривают  срок хранения первичных документов в течение пяти лет. Архивным законодательством  установлены различные сроки  хранения типовых управленческих документов (перечень утвержден Росархивом 6 декабря 2000г.). Например, лицевые счета работников перечень обязывает хранить 75 лет. Срок хранения документа исчисляется с 1 января года, следующего за годом, когда документ был оформлен.

В соответствии с п.5 Положения по бухгалтерскому учету "Учетная политика организации" (ПБУ 1/2008) (утвержденное приказом Минфина № 106н от 6 октября 2008 г.) в составе учетной политики организации утверждаются, в том числе и правила документооборота и технология обработки учетной информации. В различных документах, в том числе и в Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации № 34н (в ред. Приказом Минфина России от 26.03.2007 N 26н), неоднократно упоминаются график документооборота и необходимость его соблюдения. Однако как составляется такой график, какие требования предъявляются к его оформлению, в данных документах не разъяснено.

График документооборота должен способствовать улучшению всей учетной работы на предприятии, в  учреждении, усилению контрольных функций  бухгалтерского учета, повышению уровня автоматизации учетных работ.

График документооборота может быть оформлен в виде схемы  или перечня работ по созданию, проверке и обработке документов, выполняемых каждым подразделением предприятия, учреждения, а также  всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков выполнения работ.

Работники предприятия, учреждения (начальники цехов, мастера, табельщики, работники планово - экономического, финансового отделов, отделов труда  и заработной платы, снабжения, кладовщики, подотчетные лица, работники бухгалтерии и др.) создают и представляют документы, относящиеся к сфере их деятельности, по графику документооборота. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика. В выписке перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, сроки их представления и подразделения предприятия, учреждения, в которые представляются указанные документы.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное  и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

 
Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские отчеты и балансы  подлежат обязательной передаче в архив.

Первичные документы, учетные регистры, бухгалтерские  отчеты и балансы до передачи их в архив предприятия, учреждения должны храниться в бухгалтерии  в специальных помещениях или  закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

Бланки строгой  отчетности должны храниться в сейфах, металлических шкафах или специальных  помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Обработанные  вручную первичные документы  текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, комплектуются в хронологическом порядке и переплетены.

Отдельные виды документов (наряды на работу, сменные  рапорты) могут храниться не переплетенными, но подшитыми в папках во избежание  их утери или злоупотреблений.

В соответствии со ст.17 Федерального закона от 21 ноября 1996 г. N 129-ФЗ "О бухгалтерском учете" (с изменениями от 23 июля 1998 г.) организации обязаны хранить первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета и бухгалтерскую отчетность в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет.

Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы  учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

Ответственность за организацию хранения учетных  документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

Сохранность первичных  документов, учетных регистров, бухгалтерских  отчетов и балансов, оформление и  передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия, учреждения.

Выдача первичных  документов, учетных регистров, бухгалтерских  отчетов и балансов из бухгалтерии  и из архива предприятия, учреждения работникам других структурных подразделений  предприятия, учреждения, как правило, не допускается, а в отдельных  случаях может производиться только по распоряжению главного бухгалтера.

В случае пропажи  или гибели первичных документов руководитель предприятия, учреждения назначает приказом комиссию по расследованию  причин пропажи, гибели.

В необходимых  случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результаты работы комиссии оформляются актом, который  утверждается руководителем предприятия, учреждения. Копия акта направляется вышестоящей организации.  

се организации, на которые распространяются требования о ведении бухучета в полном объеме, утверждают в составе учетной  политики график документооборота. Особенно это важно для крупных компаний, в которых есть обособленные подразделения, отделы, департаменты и т. д. Хотелось бы дать рекомендации исходя из личного опыта, как организовать документооборот.

Основными целями системы документооборота компании являются:

– обеспечение  своевременного и качественного  оформления первичных документов по всем хозяйственным операциям компании;

– обеспечение  полноты и достоверности бухгалтерской  и налоговой отчетности. Повышение  качества и обеспечение достоверности  бухгалтерского и налогового учета  компании;

– исключение необоснованных налоговых и штрафных санкций к компании со стороны налоговых органов и контрагентов.

Ответственность ложится на лиц, составивших и подписавших документы.

Своевременное и качественное оформление первичных  учетных документов, передачу их в  установленные сроки для отражения  в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

Как правило, всю  работу по определению правил документооборота первичных учетных документов организует главный бухгалтер компании.

Руководитель организации издает приказ об утверждении системы документооборота, которая устанавливает правила создания, проверки, обработки и хранения первичной учетной документации, технологию обработки учетной информации.

Руководитель  компании несет ответственность за организацию бухгалтерского учета, соблюдение законодательства при выполнении хозяйственных операций.

Главный бухгалтер  несет ответственность за формирование учетной политики, ведение бухгалтерского учета, своевременное представление  полной и достоверной бухгалтерской отчетности. Кроме того, он обеспечивает соответствие осуществляемых хозяйственных операций законодательству, контроль за движением имущества и выполнением обязательств компании.

Унифицированной формы графика документооборота нет.

Каждая компания составляет его самостоятельно в зависимости от количества сотрудников, видов деятельности и способа организации бухгалтерского учета. На практике это может быть перечень работ по созданию, проверке и обработке документов с указанием должностей исполнителей и сроков выполнения работ. Рекомендуется разработать, утвердить и ввести в действие приказом руководителя компании график документооборота первичных учетных бухгалтерских и налоговых документов, оформляющих текущие хозяйственные операции. Форму этого графика организация разрабатывает самостоятельно.