График документооборота и порядок его составления

    Основные  требования, предъявляемые к учетным документам, приведены в ФЗ "О бухгалтерском учете".

    •    Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным - непосредственно после ее окончания.

    •    Первичные учетные документы  принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации.

    Проверка. Проверка первичных документов - контроль, проводимый на предмет соответствия документа установленным правилам.

    Первичные документы, поступающие в бухгалтерию, подлежат обязательной проверке:

    •    по форме (полнота и правильность оформления документа, заполнение реквизитов);

    •    арифметически (подсчет сумм);

    •    по содержанию (законность документальных операций).

    При проверке по форме необходимо проконтролировать  заполнение обязательных реквизитов документа - оформленный ненадлежащим образом  документ налоговая инспекция может  признать недействительным. Все предусмотренные формой документа реквизиты должны быть заполнены с учетом требований по их заполнению, содержать необходимые подписи лиц, ответственных за составление документа, и их расшифровки, а также печать организации, если это предусмотрено бланком формы и действующим законодательством. При этом необходимо учитывать, что в целях налогообложения первичными документами являются не только накладные, счета-фактуры, платежные поручения, но и договоры, акты сдачи-приемки, гарантийные письма и пр.

    Приемка и проверка отдельных первичных  документов, используемых в бухгалтерском учете, могут быть поручены вычислительной установке. Для этого в составе вычислительной установки приказом руководителя предприятия, учреждения выделяются работники, которые осуществляют приемку и проверку первичных документов, используемых в бухгалтерском учете, под контролем главного бухгалтера.

    Обработка. Способ регистрации учетной информации, т.е. сведений из первичных документов, понимается под термином техника бухгалтерского учета.

    Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, составляются сводные учетные документы - учетные регистры, которые, в зависимости от степени автоматизации, могут составляться на бумажных и машинных носителях информации (в электронном виде). Учетные регистры применяются для отражения информации на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

    Хозяйственные операции должны отражаться в регистрах бухгалтерского учета в хронологической последовательности и группироваться по соответствующим счетам бухгалтерского учета.

    Хранение. Рабочий план счетов бухгалтерского учета, другие документы учетной политики, процедуры кодирования, программы машинной обработки данных (с указанием сроков их использования) должны храниться организацией не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской отчетности в последний раз.

    Сохранность первичных бухгалтерских документов (накладных, счетов, счетов-фактур, приходно-кассовых ордеров и т.д.), бухгалтерских отчетов и балансов, оформление и передачу их в архив обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

    Ответственность за организацию хранения учетных  документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности несет руководитель организации.

    Документы до передачи их в архив организации должны храниться в бухгалтерии в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность лиц, уполномоченных главным бухгалтером.

    Бланки  строгой отчетности должны храниться  в сейфах, металлических шкафах или  специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

    Обработанные  вручную первичные документы текущего месяца, относящиеся к определенному учетному регистру, выписки банка с относящимися к ним документами, кассовые ордера, авансовые отчеты для сдачи в архив подбираются в хронологическом порядке, комплектуются, подшиваются в папки и переплетаются. Сдача документов в архив сопровождается справкой.

    Особое  значение имеет хранение документов, связанных с начислением заработной платы работникам предприятия. Срок хранения лицевых счетов рабочих и служащих определяется по формуле: 75 - В (лет), где В - возраст лиц на момент прекращения ведения лицевого счета.

    Расчетные (расчетно-платежные) ведомости на выдачу заработной платы должны храниться в течение 5 лет, но при отсутствии лицевых счетов -75 лет.

    Лицевые счета получателей пенсий и государственных пособий хранятся в течение 5 лет после прекращения выплаты пособий и пенсий, для единовременных пособий - 1 год.

    График  документооборота. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

    Создание  первичных учетных документов, порядок и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

    Порядок документооборота и график предоставления документов зависят от характера  и особенностей хозяйственных фактов и их учетного оформления, а также от структуры организации   и бухгалтерии.

    График  документооборота способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета. При составлении документооборота необходимо избегать дублирования одинаковых данных, зафиксированных в двух или более документах, не создавать излишнюю информацию, не направлять документооборот в функциональные отделы, без которых можно обойтись, предупреждать возможность подделки, утраты, порчи документов при их движении.

    Работу  по составлению графика документооборота организует главный бухгалтер. График документооборота утверждается приказом руководителя предприятия.

    Документооборот, организованный по графику, позволяет  ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ.

    График  документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня взаимосвязанных  работ по созданию, проверке и обработке  документов, выполняемых ответственными и другими работниками разных уровней, а также всеми исполнителями с указанием сроков выполнения этих работ. В графике указывается, по каким инстанциям и в какой последовательности проходит документ, а также процедуры обработки документа в функциональных службах. 

Пример  графика документооборота по предприятию

Утверждено  приказом № ___ от ___________

Создание  документа

Проверка  документа

Обработка документа

Передача  в архив

Наименование  документа

Количество  экземпляров

Ответственный за выписку

Ответственный за оформление

Ответственный за исполнение

Срок исполнения

Ответственный за проверку

Кто представляет

Порядок представления

Срок  представления

Кто исполняет

Срок  исполнения

Кто исполняет

Срок передачи

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

Требование

2

Склад

ОМТС, бухгалтерия

Склад

Ежедневно (до час.)

Бухгалтерия

1 экз. – цех  2 экз. - склад

При отчете при  реестре

Ежедневно (до часов)

Бухгалтерия

Ежедневно

Бухгалтерия

По истечении  квартала

 

    Исполнителям  вручаются выписки из графика, в  которых перечисляются документы, относящиеся к сфере их деятельности, порядок составления адреса и сроки их передачи для последующей обработки.

    Ответственность за выполнение графика документооборота, своевременное создание документов и достоверность информации, содержащейся в них, своевременную передачу документов для отражения в бухгалтерском учете и отчетности несут должностные и материально-ответственные лица, создавшие и подписавшие документы.

    Контроль  за соблюдением графика документооборота осуществляет главный бухгалтер.

    Четко работающий документооборот обеспечивает контроль за оформлением документов, устанавливает персональную ответственность исполнителей за составление, передачу и обработку документов и, следовательно, обеспечивает своевременность составления бухгалтерской отчетности. Помимо сказанного, документооборот обеспечивает рациональное разделение учетного труда, равномерность загруженности учетных работников, своевременность бухгалтерского учета.

Порядок составления графика  документооборота

 

На  начальном этапе работы по составлению  графика	главный бухгалтер устанавливает круг лиц, которые работают с первичными документами. В обязанности всех работников организации включаются положения о создании и представлении первичных оправдательных документов, относящихся к сфере их деятельности, в строгом соответствии с графиком документооборота
При организации документооборота и  составлении графика документооборота	по каждому  виду документов необходимо предусмотреть  порядок:   - создания документа (количество  экземпляров; ответственного за  оформление; ответственного за исполнение);   - проверки документа (ответственного  за проверку);   - срок представления;   - обработки документа (исполнитель;  срок исполнения);   - передачи документа в архив  (исполнитель; срок передачи; регистрация).        Требования  главного бухгалтера в части порядка оформления операций и представления в подразделение бухгалтерского учета и отчетности необходимых документов и сведений являются обязательными для всех подразделений и служб кредитной организации
Утверждение графика	руководитель  организации
После составления графика	до каждого  лица, участвующего в документообороте, официально доводятся правила оформления первичных документов и сроки  их представления в бухгалтерию. Для этого каждому исполнителю вручается выписка из графика, в которой перечисляются документы, относящиеся к сфере деятельности исполнителя, и сроки их представления.
Контроль  за соблюдением исполнителями графика	осуществляет  главный бухгалтер
Ответственность за несвоевременное представление  документов в бухгалтерию	Главный бухгалтер своим распоряжением по бухгалтерии обязывает принимать только те документы, которые оформлены в установленном порядке. Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также ответственность за своевременное и доброкачественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы

Заключение

 

    Рациональная  организация документооборота —  это одно из основных условий правильной постановки бухгалтерского учета.

    Документ, как носитель информации, выступает  в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, фирмы, обеспечивая взаимодействие их частей. Информация является основанием для принятия управленческих решений, служит доказательством их исполнения и источником для обобщений, а также материалом для справочно-поисковой работы.

    Кроме того, документирование во многих случаях  является обязательным, предписывается законом и актами государственного управления, поэтому оно является одним из средств укрепления законности и контроля.

        От четкости и оперативности  обработки и движения документов  в конечном итоге зависит быстрота  принятия решений. Поэтому в  рациональной организации документообороту всегда уделяется большое внимание, особенно в бухгалтерии, где несвоевременная обработка финансовых документов может привести к отрицательным экономическим последствиям.

    Создание  первичных учетных документов, порядок  и сроки передачи их для отражения в бухгалтерском учете производятся в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота.

    График  документооборота способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета. При составлении документооборота необходимо избегать дублирования одинаковых данных, зафиксированных в двух или более документах, не создавать излишнюю информацию, не направлять документооборот в функциональные отделы, без которых можно обойтись, предупреждать возможность подделки, утраты, порчи документов при их движении.

    Документооборот, организованный по графику, позволяет  ускорить прохождение каждым первичным документом весь путь - от оформления и проверки до обработки, способствует равномерному распределению учетной работы в течение всего рабочего времени, повышает производительность труда счетных работников, способствует усилению контрольных функций бухгалтерского учета, а также повышению уровня механизации и автоматизации учетных работ. 

Список  литературы:

 
     

1. Борискин  В.В. «Официальное делопроизводство» - Москва: Омега, 2008 - 191 с.
2. Воронцова Е.П. «Современное делопроизводство» - СПб.: Питер, 2007 - 311 с.
3. Кудрявцев В.А. . и др. «Организация работы с документами: учебник – М.: ИНФРА-М, 2008.
4. http://revolution.allbest.ru/audit/00149992_0.html
5. http://www.orioncom.ru/demo_302/302_upol/d_oborot/gr_sx.htm
6. http://turboreferat.ru/accounting/buhgalterskie-dokumenty-dokumentooborot-i-ego/13579-74571-page3.html
7. http://www.supersova.ru/refbuhlist/show/2093