График документооборота и порядок его составления

     Министерство  сельского хозяйства РФ

     ФГБОУ ВПО Оренбургский государственный  аграрный университет 
 

       Кафедра бухгалтерского

       учета и аудита 
 
 

       РЕФЕРАТ

       по  дисциплине бухгалтерское  дело

       на  тему

       График  документооборота и  порядок его составления 
 
 
 
 

       Выполнила:

       студентка 56 группы

       экономического факультета

        «Бухучет, анализ  и аудит»

       Семёнова Т.А. 

       Проверила:

       Анциферова В.А. 
 
 

       Оренбург  – 2011 г.

       Содержание 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение

 

       Документ  является основой любого учета, который  ведется на предприятии, будь то бухгалтерский, статистический или оперативный  учет. Независимо от масштабов деятельности предприятия, поток обрабатываемых документов достаточно велик. Правильная организация документооборота на предприятии влияет на оперативность, экономичность, надежность функционирования предприятия в целом. При рациональной организации документооборота повышаются производительность и эффективность труда, выполняемого работниками предприятия, сокращаются затраты, связанные с функционированием аппарата управления. 

       Под документооборотом в бухгалтерском учете понимают порядок и путь прохождения документов по всем инстанциям с момента их составления до сдачи в архив.

    Движение  первичных документов в бухгалтерском  учете регламентируется графиком документооборота, который составляется бухгалтером  и утверждается руководителем предприятия. В графике документооборота устанавливается назначение первичных документов, порядок их оформления и сроки сдачи в архив. Своевременное и качественное оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы. 
 
 

Зарождение  документооборота

 

            Понятие "документооборот"  и сам термин возникли в  делопроизводстве в 20-е годы. В  трудах крупных специалистов  в области управленческого труда и делопроизводства, таких как Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев и др. были, сформулировали основные положения организации документооборота, даны теоретические обоснования главных положений рациональной организации движения документов - распределение документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила организации работы с документацией и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы обработки документов. Государственные стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная система делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная система документационного обеспечения управления уточнила понятие "документооборот", включив в него и операцию "подшивка документа в дело".  

Организация документооборота

 

            Организация документооборота - это  правила, в соответствии с которыми  должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения управления. Четко организованный документооборот ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

       Основными правилами организации документооборота являются:

       - оперативное прохождение документа,  с наименьшими затратами времени;

       - максимальное сокращение инстанций  прохождения документа (каждое  перемещение документа должно  быть оправданным, необходимо  исключить или ограничить возвратные перемещения документов);

       - порядок прохождения и процесс  обработки основных видов документов  должны быть единообразными.

            Соблюдение этих правил позволяет  реализовать основной организационный  принцип службы делопроизводства - возможность централизованного выполнения однородных технологических операций. Основой структуры любого документооборота является документ. Все документы (традиционные на бумаге и на магнитных носителях) в комплексе должны быть согласованы путем соблюдения правил особенностей представления информации на каждом из носителей.

            Порядок прохождения документов  и организация всех операций  при работе с ними, должен быть  регламентирован инструкцией по  делопроизводству в организации  (учреждении) и табелем унифицированных  форм документов. Разделяют централизованный документооборот и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). В крупных организациях существует отдельное структурное подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного документооборота. Структурное подразделение может называться по-разному: управление делами, канцелярия, общий отдел и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации.

       При организации документооборота предприятие  сталкивается со следующими основными понятиями:

       документ — это предусмотренная законом материальная форма получения, хранения, использования и распространения информации путем фиксации ее на бумаге, магнитной, кино-, видео-, фотопленке, оптическом диске или на другом носителе;

       первичный документ — это документ, включающий в себя исходную информацию;

       вторичный документ — это документ, представляющий собой результат аналитико-синтетической и другой переработки одного или нескольких документов;

       электронный документ — документ, информация в котором зафиксирована в виде электронных данных, включая обязательные реквизиты документа;

       архивный  документ — документ независимо от его вида, вида материального носителя, информации, места и времени, создания и формы собственности на него, который прекратил выполнять функции, для которых был создан, но хранится или подлежит хранению, учитывая значимость для лица, общества или государства или ценность для владельца так же, как объект движимого имущества;

       официальный документ — документ, созданный организацией или должностным лицом и оформленный в установленном порядке;

       документооборот — движение документов на предприятии (в организации) с момента их создания или получения до завершающего исполнения или отправки;

       электронный документооборот (обращение электронных документов) — совокупность процессов создания, обработки, отправки, передачи, получения, хранения, использования.и уничтожения электронных документов, выполняемых с применением проверки целостности и в случае необходимости с подтверждением факта получения таких документов;

       регистрация документов — фиксирование факта создания или получения документов путем присвоения им порядкового номера и записи установленных сведений о них;

       бланк документа — стандартный лист бумаги с воспроизведенной на нем постоянной информацией и местом, отведенным для изменяющейся информации.

       Выделяют  три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

         Входящие (поступающие). Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

       Исходящие (отправляемые). Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например, запросы в другие организации).

       Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий за пределы подготовившей его организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Этапы документооборота в  бухгалтерии. График документооборота

 

    Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными  документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет и основанием для осуществления предварительного и последующего контроля за совершенными хозяйственными операциями или действиями должностных и материально-ответственных лиц. Первичный учет является начальным этапом учетного процесса. На основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы.

    Создание  носителей первичной учетной  информации (документов) — это трудоемкий процесс, на который затрачивается  более половины рабочего времени. Поток  документов, обрабатываемый бухгалтерами, настолько велик, что даже большой штат счетных работников зачастую не в состоянии справиться с ним вручную. Поэтому сокращение трудоемкости учетных работ путем автоматизации учета является одной из важнейших задач, стоящих перед руководителями многих предприятий.

    Этапы документооборота:

    1. Составление документа на предприятии  или получение со стороны;

    2. Проверка документа: по форме,  арифметически; по существу;

    3. Обработка документа: запись проводок, включение документов в регистры;

    4. Сдача в архив.

    Составление и оформление. Для правильной организации бухгалтерского учета и своевременного отражения хозяйственных операций на счетах необходимо строго соблюдать требования по составлению документов.