Документы и документооборот в бухгалтерском учете

Функция учета дает не качественную, а количественную характеристику информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа и контроля. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный отражаются в статистических и финансово-экономических  документах, плановой, отчетной, документации.

 

 

3. Классификация  документов

     Отдельные  виды и разновидности документов  составляют систему документации. До настоящего времени в документоведении  не существует непротиворечивой  научной классификации видов  и разновидностей документов.

Важнейшим признаком для  классификации документов является его содержание. Служебные документы  могут подразделяться по:  

1.административным вопросам;  

2.материально-техническому  снабжению;

3.планированию;

4.оперативной деятельности;

5.бухгалтерскому учету;

6.подготовке и расстановке  кадров;

7.финансово-кредитным и  внешнеторговым вопросам и т.д.

Все документы, обращающиеся на предприятии, могут классифицироваться по следующим признакам.

По наименованию существует множество разновидностей документов. Вот лишь некоторые из них: приказы, распоряжения, планы и отчеты, акты, протоколы, договоры, уставы, инструкции, справки, докладные, объяснительные записки, служебные письма, телеграммы, стандарты, технические условия, платежные  требования и поручения, доверенности и т.д.

По способу фиксации информации документы бывают письменные (рукописные, машинописные, типографские, подготовленные на множительных аппаратах, напечатанные на персональных компьютерах), графические  и фото-кинодокументы.

По степени сложности  документы классифицируют на простые  и сложные. Простые – это документы, в которых рассматривается один вопрос, в сложных освещается несколько  вопросов.

По степени гласности  различают документы открытые (несекретные) и документы с ограниченным доступом. Документы с ограниченным доступом бывают разной степени секретности: совершенно секретные, секретные, документы  для служебного пользования (ДСП), с  грифом «конфиденциально».

По юридической силе документы  подразделяют на подлинные и подложные. Подлинные документы бывают действительные и недействительные. Недействительным документ становится в результате истечения  срока действия или отмены его  другим документом.

По срокам исполнения документы  классифицируются на срочные и несрочные. Срочными являются документы со сроками  исполнения, установленными законом  и соответствующими правовыми актами, а также телеграммы и другие документы  с грифом «срочно».

По происхождению документы  классифицируют на служебные, подготовленные на предприятиях, в организациях, и  личные (письма граждан с изложением жалоб, предложений, просьб).

 

По срокам хранения документы  делятся на документы временного и постоянного срока хранения. Документы временного хранения в  свою очередь подразделяются на документы  со сроком хранения до 10 лет и свыше 10 лет.

По степени обязательности документы бывают информационные, содержащие сведения и факты о производственной и иной деятельности организаций, и  директивные – обязательные для  исполнения, носящие характер юридической  или технической нормы.

По степени унификации различают документы индивидуальные, типовые, трафаретные, примерные и  унифицированные в виде анкеты и  таблицы. Индивидуальные документы разрабатываются конкретными организациями для внутреннего пользования. Типовыми являются документы, создаваемые вышестоящими органами для организаций с однородными функциями и носят обязательный характер.

Трафаретные документы имеют  заранее напечатанный текст с  пробелами, которые заполняются  при окончательном оформлении документа  в зависимости от конкретной ситуации. Такие документы перспективны, т. к. экономят время на подготовку.

 Примерные документы  носят ориентировочный характер  и используются для составления  и оформления документов по  аналогии.

Анкета – способ представления  унифицированного текста, при котором  постоянная информация располагается  в левой части листа, а переменная вносится в документ в процессе его  составления в правую часть листа.

 

Таблица – документ, в  котором постоянная информация размещается  в заголовках граф и боковика (заголовки  строк), а переменная (в цифровом или словесном выражении) – на пересечении соответствующих граф и строк.

 Текст, представленный  в виде таблицы, обладает большой  информационной емкостью, позволяет  строго классифицировать и кодировать  информацию и легко суммировать  аналогичные данные. В табличной  форме оформляются штатное расписание, план, график отпусков и другие  документы.

Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов.

Организационно-распорядительная документация классифицируется на три  группы:

1.             Распорядительная документация (приказы,  распоряжения, постановления, решения,  указания);

2.             Информационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы,  акты, протоколы, докладные и служебные  записки);

3.             Организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания).

Дадим определение наиболее распространенным видам документов:

Приказ – правовой акт, издаваемый на основе единоначалия руководителей  предприятия в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих  перед предприятием.

 

     По содержанию  и назначению приказы делятся  на приказы по основной деятельности  и по личному составу.

Приказ по основной деятельности регламентирует наиболее важные вопросы  перспективного развития предприятия, административно-хозяйственной и  финансовой деятельности.

Протокол – фиксирующий  ход обсуждения вопросов на совещаниях, заседаниях у руководства.

Акт – документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий факты, события. Акты составляются комиссией, постоянно действующей или назначенной  по указанию руководителей.

Распоряжение – документ, издаваемый директором преимущественно  по оперативным вопросам повседневной производственно-хозяйственной и  административной деятельности предприятия.

 Указание – распорядительный  документ по вопросам, связанным  с организацией исполнения приказов, инструкций, поручений.

       

 

 

 

 

 

4. Документооборот.

Понятие "документооборот" и сам термин возникли в делопроизводстве в 20-е годы. В трудах крупных специалистов в области управленческого труда  и делопроизводства, таких как  Д.Р.Покровский, П.М. Керженцев и др. были, сформулировали основные положения  организации документооборота, даны теоретические обоснования главных  положений рациональной организации  движения документов - распределение  документов по исполнителям, сокращение инстанций их прохождения, направление  документов непосредственному исполнителю, регламентацию подписания. В литературе того времени была обоснована методика обследования маршрутов, движения документов, разработана технология их доставки. Первая попытка нормативной регламентации  единых принципов организации документооборота была сделана в 1931 году Институтом техники  управления в проекте "Общих правил документации и документооборота". В проекте были изложены правила  организации работы с документацией  и документооборота, правила приема, сортировки, доставки, исполнения, контроля отправки документов, т.е. все этапы  обработки документов. Государственные  стандарты на термины и определения 1970, 1983 гг., "Единая государственная  система делопроизводства" установили единообразие понимания документооборота как "движение документов в организации  с момента их создания или получения  до завершения исполнения или отправки". Утвержденная в 1988 году " Государственная  система документационного обеспечения  управления.

 Общие требования к  документам и службам документационного  обеспечения " уточнила понятие  "документооборот", включив в  него и операцию "подшивка документа в дело". Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения" установил определение понятия " документооборот - движение документов в организации с момента их создания или получения до завершения исполнения или отправки". Организация работы с документами - организация документооборота, хранения и использования документов в текущей деятельности учреждения. Документооборот является важным звеном в организации делопроизводства в организации (учреждении), так как он определяет не только инстанции движения документов, но и скорость движения документов. В делопроизводстве документооборот рассматривается как информационное обеспечение деятельности аппарата управления, его документирования, хранения и использования ранее созданных документов. Основными правилами организации документооборота являются:

- оперативное прохождение  документа, с наименьшими затратами  времени;

- максимальное сокращение  инстанций прохождения документа  (каждое перемещение документа  должно быть оправданным, необходимо  исключить или ограничить возвратные  перемещения документов);

- порядок прохождения  и процесс обработки основных  видов документов должны быть  единообразными.

 Соблюдение этих правил  позволяет реализовать основной  организационный принцип службы  делопроизводства - возможность централизованного  выполнения однородных технологических  операций. Основой структуры любого  документооборота является документ. Все документы (традиционные на  бумаге и на магнитных носителях)  в комплексе должны быть согласованы  путем соблюдения правил особенностей  представления информации на  каждом из носителей. 

Организация документооборота - это правила, в соответствии с  которыми должно происходить движение документов. Организация документооборота объединяет всю последовательность перемещений документов в аппарате управления организации (учреждения), все операции по приему, передаче, составлению  и оформлению, отправке (и подшивке) документов в дело. Документооборот  является важной составной частью делопроизводства и информационного обеспечения  управления. Четко организованный документооборот  ускоряет прохождение и исполнение документов в организации (учреждении).

Порядок прохождения документов и организация всех операций при  работе с ними, должен быть регламентирован  инструкцией по делопроизводству в  организации (учреждении) и табелем  унифицированных форм документов. Разделяют  централизованный документооборот  и документооборот уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в  структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения. Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот  уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы). В крупных организациях существует отдельное структурное  подразделение, в задачи которого входит обеспечение централизованного  документооборота. Структурное подразделение  может называться по-разному: управление делами, канцелярия, общий отдел  и т.п. В организациях, где объем централизованного документооборота не настолько велик, чтобы им занималось самостоятельное подразделение, функции по его поддержанию могут быть возложены на секретаря руководителя организации. Выделяют три основных типа документов, составляющих централизованный документооборот.

Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки  могут быть установлены нормативными актами, предписывающими то или иное время ответа на соответствующий  входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Исходящий документ - официальный документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих  документов являются ответом организации  на входящие документы. Некоторая часть  исходящих документов готовится  на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления  входящих документов (например, запросы  в другие организации).

Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий  за пределы подготовившей его  организации. Данные документы используются для организации работы учреждения (организации), так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся  организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д. Через канцелярию проходят не все внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений организации (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя организации. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

Регистрация документа - запись учетных данных о документе по установленной форме, фиксирующая  факт его создания, отправления или  получения. Следуя определению, регистрация  документа - это присвоение ему индекса  и проставление его на документе  с последующей записью данных о документе в журнале регистрации  или регистрационной карточке. Целью  регистрации является обеспечение  учета, контроля и поиска документов. Основным принципом регистрации  документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и  внутренние документы - в день подписания. Регистрации подлежат документы, требующие  учета, исполнения и использования  в справочных целях. В инструкции по делопроизводству организации (учреждения) в приложении должен быть представлен  перечень документов, не подлежащих регистрации  службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем  организации (учреждения), если он включает нерегистрируемую документацию всей организации (учреждения), или руководителем  того структурного подразделения, на документы  которого перечень распространяется. При регистрации документов используются следующие основные справочные материалы: перечень документов, не подлежащих регистрации службой делопроизводства; перечень структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.