Документирование и документооборот

МИИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ НАУК РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ  СИБИРСКАЯ ГОСУДАРСТВЕННАЯ  ГЕОДЕЗИЧЕСКАЯ АКАДЕМИЯ

КОНТОЛЬНАЯ  РАБОТА

По  дисциплине: Теория бухгалтерского учета

                       По теме: документирование и документооборот

Выполнил: студент ТФЗ-32 гр.

Специальность: 080502

Шифр:

Вариант: 

Проверил:

Зачет/незачет: ______________

___________________________ 

(подпись  преподавателя)

г. Тогучин, 2010

Содержание 

1. ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ ДОКУМЕНТЫ                                                             3

2. ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА                                                                        6

3. ХРАНЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ                                               10

4. Список литературы                                                                                              12 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

       От  того, насколько правильно и своевременно будут составлены, заполнены и  обработаны первичные учетные документы, во многом зависит эффективность  бухгалтерского учета вообще. Это достигается посредством организации графика документооборота при обязательном условии твердого знания требований по порядку и срокам заполнения документов 

       1. ПЕРВИЧНЫЕ УЧЕТНЫЕ  ДОКУМЕНТЫ 

       Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

       Первичные учётные документы принимаются  к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации. Такие формы утверждает и регулярно уточняет Госкомстат России.

       Организация имеет право применять первичные  документы, форма которых не предусмотрена  в альбомах унифицированных форм. Это особенно актуально в период реформирования бухгалтерского учета — т.е. когда альбомы унифицированных форм первичной учетной документации еще не охватывают всей совокупности хозяйственных операций, которые осуществляют организации, ведущие бухгалтерский учет. При этом в необходимых случаях, как правило, используются формы документов, разработанные и утвержденные еще в дорыночный период. Кроме того, организация имеет право разработать и собственные формы первичных учетных документов — из-за отсутствия соответствующих унифицированных форм либо специфики отдельных видов операций.

       Для того чтобы формы документов, не входящие в альбомы унифицированных форм, могли использоваться в хозяйственной и управленческой деятельности, а также в бухгалтерском учете, законодательством установлены определенные условия.

       Во-первых, эти формы должны содержать следующие  обязательные реквизиты:

       а) наименование документа;

       б) дата составления документа;

       в) наименование организации, от имени которой составлен документ;

       г) содержание хозяйственной операции;

       д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

       е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

       ж) личные подписи указанных лиц.

       Кроме того, формы документов, разработанные организацией, должны быть закреплены в учетной политике. Наиболее целесообразным является утверждать их в составе одного из приложений к учетной политике организации.

       Перечень  лиц, имеющих право подписи первичных  учетных документов, утверждает руководитель организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, которыми оформляются хозяйственные операции с денежными средствами, подписывают руководитель организации и главный бухгалтер или уполномоченные ими на то лица. Следует иметь в виду, что факсимильная копия не гарантирует действительность подписи. Поэтому документы, оформленные таким образом, можно использовать только в оперативном управлении для принятия управленческих решений, но они не принимаются к бухгалтерскому учету при отражении хозяйственных операций в качестве оправдательного документа. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным непосредственно после ее окончания.

       Данное  требование не распространяется на реализацию товаров, продукции, работ и услуг с применением контрольно-кассовых машин. В соответствии с пунктом 15 Положения по ведению бухгалтерского учета и отчетности, в этом случае допускается составление первичного учетного документа не реже одного раза в день по его окончании на основании кассовых чеков.

       Своевременное и с надлежащим качеством оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных обеспечивают лица, составившие и подписавшие эти документы.

       Внесение  исправлений в кассовые и банковские документы не допускается. В остальные первичные учетные документы исправления можно вносить лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций. Это должно быть подтверждено подписями тех же лиц, которые подписали документы, с указанием даты внесения исправлений.

       В случаях выявления организацией неправильного отражения хозяйственных операций текущего периода до окончания отчетного года исправления производятся записями по соответствующим счетам бухгалтерского учета в том месяце отчетного периода, когда искажения выявлены. При выявлении неправильного отражения хозяйственных операций в отчетном году после его завершения, но за который годовая бухгалтерская отчетность не утверждена в установленном порядке, исправления производятся записями декабря года, за который готовится к утверждению и представлению в соответствующие адреса годовая бухгалтерская отчетность.

       В случаях выявления организацией в текущем отчетном периоде неправильного отражения хозяйственных операций на счетах бухгалтерского учета в прошлом году исправления в бухгалтерский учет и бухгалтерскую отчетность за прошлый отчетный год (после утверждения в установленном порядке годовой бухгалтерской отчетности) не вносятся.

       Для осуществления контроля и упорядочения обработки данных о хозяйственных операциях на основе первичных учетных документов составляются сводные учетные документы. Первичные и сводные учетные документы можно составлять на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовить за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников хозяйственных операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и

прокуратуры.

       Первичные учетные документы могут быть изъяты только органами дознания, предварительного следствия и прокуратуры, судами, налоговыми инспекциями и налоговой полицией на основании их постановлений в соответствии с законодательством Российской Федерации.

       Главный бухгалтер или другое должностное  лицо организации вправе с разрешения и в присутствии представителей органов, проводящих изъятие документов, снять с них копии с указанием основания и даты изъятия. 

       2. ГРАФИК ДОКУМЕНТООБОРОТА 

       Документирование  бухгалтерских операций и ведение  отдельных учетных регистров обуславливают необходимость рационализации учетных процессов. Она достигается посредством разработки и утверждения (а также соблюдения всеми заинтересованными сторонами) графика документооборота.

       Правила документооборота определяются формой счетоводства, принятой в организации (или выбранной — для вновь созданных организаций), а также объемом производственной или торговой деятельности и особенностями технологического процесса.

       Законодательными  и нормативными документами сформулированы лишь общие положения, которые должны быть выполнены при разработке данного раздела учетной политики.

       В соответствии со статьей 9 Закона о бухгалтерском учете, при определении правил документооборота должен быть утвержден перечень лиц, имеющих право подписи первичных учетных документов. Право утверждения такого перечня предоставлено исключительно руководителю организации по согласованию с главным бухгалтером. Документы, оформляющие хозяйственные операции с денежными средствами, подписываются руководителем организации и главным бухгалтером или уполномоченными ими на то лицами.

       Следовательно, при разработке графика документооборота целесообразно определить перечень таких документов. Кроме того, пунктом 14 Положения по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности установлено, что без подписи главного бухгалтера или уполномоченного им на то лица расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются не действительными и не должны приниматься. Под финансовыми и кредитными обязательствами понимаются документы, оформляющие финансовые вложения организации, договоры займа, кредитные договоры и договоры, заключенные по товарному и коммерческому кредиту. Это значит, что при необходимости должны быть составлены перечни расчетных документов, а также обязательств, под которые организация осуществляет финансовые вложения. Ранее отмечалось, что, в соответствии с Законом о бухгалтерском учете, первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не представляется возможным — непосредственно после ее окончания. Поэтому целесообразно при разработке графика документооборота определить, какие группы документов составляются непосредственно при совершении хозяйственных операций, а какие — по их окончании. Здесь же уместно определить круг лиц, ответственных за своевременное и с надлежащим качеством оформление первичных учетных документов, передачу их в установленные сроки для отражения в бухгалтерском учете, а также достоверность содержащихся в них данных.

       Собственно  разработка графика документооборота включает в себя определение направления движения документов и сроки их представления в соответствующие подразделения организации (например, от цеховых кладовых до центральной бухгалтерии). Эффективность или неэффективность графика связана с тем, что сроки обработки некоторых первичных документов непосредственно влияют на размер оборотных средств. Например, оформление отгрузочных документов на готовую продукцию (при последующей оплате) на один день быстрее, чем по ранее действовавшему графику, позволит сократить период оборота денежных средств и соответственно уменьшить потребность в их количестве. Сокращение сроков оформления расходных документов, необходимых для выдачи в производство материально-производственных запасов, позволяет уменьшить либо размер складских запасов, либо остаток незавершенного производства. График документооборота может предусматривать согласование деятельности структурных подразделений организации, участвующих в обработке первичного документа (например, табель рабочего времени может составляться в цехах или иных производственных подразделениях, обрабатываться в отделе кадров или отделе труда и заработной платы и, наконец, поступать в бухгалтерию для окончательной обработки, подшивки и хранения). Кроме того, график документооборота позволяет задать схему и сроки прохождения документов внутри бухгалтерии — по отдельным рабочим местам (например, оперативность и точность учета затрат на производство непосредственно зависят от оперативности и правильности учета материально-производственных запасов). В графике документооборота должны быть отражены, как минимум, следующие элементы:

       наименование  документа;

       • последовательные этапы его обработки;

       • сроки обработки документа на каждом этапе;

       • перечень должностных лиц, ответственных  за организацию обработки документов и соблюдение сроков их обработки;

       * сроки и порядок подготовки  документов к архивному хранению, сдачи документов в архив.

       График  документооборота является элементом учетной политики организации. Следовательно, он должен утверждаться руководителем организации в установленном порядке одновременно с утверждением учетной политики организации. Из этого также следует, что изменения в график документооборота можно вносить не чаще одного раза в год — с начала нового календарного года.

       График  документооборота может иметь, например, следующий вид (для организации — заказчика строительства).