Документация и инвентаризация.Классификация документов, порядок составления и хранения документов

Министерство  образования и науки РФ

Оренбургский  институт бизнеса и управления 
 
 
 
 
 
 
 
 

Контрольная работа 

      Тема: «Документация и инвентаризация. Классификация документов, порядок  составления и хранения документов»

по дисциплине: Теория бухгалтерского учёта

     
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

      Проверил: Анненкова Л.С.

      Выполнил: студент 3курса

      заочного  отделения

      Каримова  Ю. 
 
 
 
 
 
 
 

2006

Содержание:

1. Первичные учётные документы……………………………………………...

1.1 Классификация документов для бухгалтерского учёта…………………….

1.2 Реквизиты и формы документов. Составление, проверка, обработка документов…………………………………………………………………………

1.3 Хранение документов…………………………………………………………

  2. Инвентаризация  как элемент метода бухгалтерского  учёта……………….

2.1 Понятие инвентаризации. Порядок проведения и оценки результатов инвентаризации……………………………………………………………………

   
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

    Каждый  хозяйственный факт, совершающийся  на предприятии, обязательно должен находить своё отражение в бухгалтерском учёте, а это возможно если он будет документироваться. Требование сплошного, непрерывного учёта в организации реализуется только на основании документов.

    В хозяйственной практике любого предприятия  не исключается возможность тех  или иных отклонений действительного наличия объектов имущества, включая дебиторскую задолжность всех видов, и фактических сальдо обязательств предприятия от данных бухгалтерского учёта на контрольную дату. Следствием таких отклонений являются излишки, недостачи, пересортицы, суммовые разницы по товарно-материальным ценностям; излишки, недостачи денежных средств в кассе, ценных бумаг и денежных документов, занижение, завышение числящихся в учёте сальдо дебиторской и кредиторской задолжности по конкретным участкам расчетов (сделок); излишки, недостачи (а в пищевой, парфюмерной и некоторых других производственных отраслях экономики - и пересортица) незавершенного производства – основного, вспомогательного, обслуживающего, незаконченных капитальных вложений. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.1 Классификация  документов для бухгалтерского учёта 

    Документ  является материальным носителем информации, отражающем факт хозяйственной деятельности или право на его совершение. 

    Документы являются основанием для записей  на счётах бухгалтерского учёта. При  этом документы необходимо составлять в момент совершения факта хозяйственной деятельности или сразу после его завершения.

    Документы, документация необходимы для осуществления  оперативного управления хозяйственной деятельностью и осуществления контрольных функций. Контрольная функция осуществляется в 2этапа: на первом –определяется и обосновывается целесообразность предстоящего факта, на втором – контролируется регламентированный документом хозяйственный факт.

    Принимаемые к бухгалтерскому учёту документы  по содержанию делятся на первичные и свободные.

    Первичные документы оформляются непосредственно  в момент совершения хозяйственного факта путём его первоначальной регистрации, удостоверяющей содержание хозяйственного факта и то, что он имел место в действительности. К первичным документам относят кассовые ордера, требования, табели учёта рабочего времени. Они представлены в виде утвержденных типовых (общегосударственных) форм.

    Свободными  называются документы, представляющие собой сводку (обобщение) однородных данных нескольких первичных кассовых документов. В качестве примера свободного документа можно назвать отчёт кассира, составляемый на основании первичных кассовых документов (приходных и расходных ордеров).

    Внутренние документы составляемые на предприятии (требования, лимитно-заборные карты, авансовые отчеты, и внешние, поступающие от контрагентов (накладные, счета-фактуры).

    Разовые документы оформляются на одну или  несколько операций и могут служить  основанием для бухгалтерской записи. Примером разового документа является требование на отпуск материалов со склада.

    Накопительные документы оформляются постепенно, по мере совершения однородных операций. Учётные записи в таких документах производятся по истечении отчётного  месяца общим итогом, что сокращает  количество записей. Примером такого документа может служить лимитно-заборная карта, открываемая на месяц для учёта расхода материалов.  

    Оправдательные  документы составляют и подписывают  лица, ответственные за совершенную  операцию; они же несут ответственность  за

    составление документа. Такие документы для материально-ответственных лиц служат оправданием в расходовании или получение ценностей. Документы должны обязательно утверждаться руководителем. К ним можно отнести приходные и расходные накладные, кассовые ордера.

    Комбинированные документы представляют собой сочетание разных видов документов, например распорядительных и оправдательных (расчетно-латёжная ведомость на выплату заработной платы), оправдательных и бухгалтерского оформления, распоредидельных, оправдательных и бухгалтерского оформления. На практике чаще используются комбинированные документы.   

    По  способу обработки документы можно разделить на обрабатываемые в ручную и на машинах.  
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.2 Реквизиты  и формы документов. Составление,  проверка,    

       обработка документов

 

Одним из важнейших  условий оформления документации является наличие в документах всех сведений, необходимых для оперативной работы, учёта и контроля. В связи с этим документы на хозяйственные факты должны иметь обязательные реквизиты (показатели), которые необходимы для исчерпывающей характеристике хозяйственного факта, изложенного в документе, и предания ему юридической силы.

Реквизиты первичных  и бухгалтерских документов, принятых бухгалтерскому учёту, предусмотренными действующими нормативными и другими подобными им актами.   

Реквизиты документов зависят от характера хозяйственных  операций.

К обязательным реквизитам можно отнести: наименование документа (формы), наименование организации, дату составления, указание сторон, участвующих в совершении хозяйственной операции, измерители хозяйственной операции (в количественном и стоимостном выражении), содержание хозяйственной операции, наименование должностных лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильностью её оформления, личные подписи и их расшифровки.

Типовыми называются форма документов, предназначенных  для регистрации однородных, широко распространённых хозяйственных фактов, которые имеют место в большинстве  предприятий одной или ряда отраслей либо во всех предприятиях. 

К специализированным относятся форма документов, служащие для регистрации операции специализированного  узкоотраслевого характера, имеющих  место в отдельных группах  организации или отрасли. Примером специализированных форм является: карта закройщика и штамповочная карта – на обувных фабриках, карточка учёта работа автомобиля – в автотранспортных организациях.

Составление документов регламентируются определёнными требованиями, предусмотренными государственными стандартами в области бухгалтерского учёта. Прежде всего, документ составляется на бланке типовой формы или формы, утвержденной руководителем предприятием.

Записи в ручную в первичных документах производятся шариковой ручкой, химическим карандашом или при помаши пишущих машинок, средств механизации, которые способны обеспечить сохранность записей до момента сдачи документов в архив для хранения. Содержание информации должно быть изложено точно и ясно. Суммы в денежных документах должны указываться цифрами и прописью. Документы подтверждаются всеми не обходимыми подписями с указанием должностных лиц, подписавших документ. Документ может составляться в нескольких экземпляров.

При поступление  первичных документов в бухгалтерию  они подлежат обязательной проверки. В первою очередь она осуществляется по существу документа: устанавливается, всели реквизиты заполнены, определяется степень законности документируемых фактов и производится сверка или логическая увязка показателей. Затем произведется бухгалтерская обработка документации. Арифметическая проверка выявляет правильность вычислений и итоговых подсчётов в документах. 

Бухгалтерская обработка документов завершается  составлением сводных документов на основание сгруппированных первичных  документов. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

1.3 Хранение документов 

Первичные документы, учётные регистры бухгалтерские  отчёты подлежат обязательной передаче в архив. До этого момента они  должны хранится в специальных помещениях или закрывающихся шкафах под ответственность работников, уполномоченным главным бухгалтером. Бланки строгой отчётности обычно хранятся в сейфах, металлических шкафах или  специальных помещениях, позволяющих обеспечить их сохранность.

Сроки хранения первичных документов, учётных регистров, бухгалтерских отчётов и балансов в архиве РФ. Например, все первичные документы хранятся на предприятии не менее пяти лет.

Документы, связанные  с оперативным управлением (образцы  подписей, внутренние отчёты), хранятся по мере надобности.

Оформление и передачу в архив документов обеспечивает главный бухгалтер предприятия.

Выдача документов из архива производится с разрешения главного бухгалтера.

Изъятие первичных  документов, бухгалтерских регистров, отчётов и балансов у организации  может производиться только органами дознания, предварительного следствия, прокуратуры, судами, налоговыми службами на основании постановления этих органов в соответствии с Уголовном кодексом РФ.

В случае уничтожения, пропажи или гибели первичных  документов руководитель предприятия назначает приказом комиссию по расследованию. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Результат работы комиссии оформляются актом, утверждаемым руководителем организации. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2.1 Понятие инвентаризации. Порядок проведения и оценки  результатов инвентаризации. 

    От  лат. inventarium – опись хозяйственных предметов. Инвентаризация является одним из наиболее доступных и действенных инструментов последующего контроля, т.е. контроля, реализуемого спустя определенное,  зачастую значительное время после проведения бухгалтерских процедур, за достоверностью данных бухгалтерского учёта о наличии имущества и состоянии обязательств и средств в расчётах.

    Инвентаризация  имеет государственную значимость: она не замыкается на предприятиях и нередко используется при решении крупных задач развития экономики. Бухгалтерская отчётность в России считается недействительной, если не были проинвентаризированы все статьи бухгалтерского баланса и результаты такой инвентаризации не включены в бухгалтерскую отчётность. Порядок проведения инвентаризации, оформления ёе результатов, оценки и списания отклонений на расходы или уменьшение прибыли, оставшейся после уплаты налога, или возмещения нанесённого ущерба за счет виновных работников, в Российской Федерации регулируется специальным нормативным документом, а также Федеральным законом  «О бухгалтерском учёте»  и Положением по ведению бухгалтерского учёта. Косвенно или прямо инвентаризация упоминается в Гражданском и даже Уголовном кодексах РФ. Оценка недвижимости осуществляется Мингосимуществом России только по данным предварительно поведённой инвентаризации.