Документация и инвентаризация

     Первичная документация составляется в основном оперативными работниками, а не работниками  бухгалтерского учета. За достоверность  содержащихся в документах данных, а также за добросовестное его  составление несут ответственность  должностные лица, подписавшие этот документ. 
Приемка документов от оперативных работников осуществляется бухгалтерией. Главным бухгалтером предприятия устанавливается документооборот, точно определяющий порядок, место и время происхождения каждого документа с момента его составления до сдачи в архив и график движения документов от каждого из цехов, участков, отделов, и каждого работника с указанием работ, которые каждый из них должен выполнить в строго установленные сроки. 
Обработка документов в бухгалтерии включает следующие этапы учетных работ: приемку, проверку, группировку и бухгалтерское оформление.

     При приемке документов бухгалтерия  устанавливает соответствие сводного документа (отчета, реестра) с прилагаемыми первичными документами. 
Представленные документы подвергаются проверки как с точки законности операции (по существу), так и по форме – правильности оформления документа, а также правильности арифметических вычислений и подсчетов, после чего принимаются к учету.

     Проверка  по существу состоит в том, что  по документам контролируется правовая сторона совершенных хозяйственных  операций, не нарушают ли они действующее  законодательство РФ, договоры, инструкции, приказы и т. д. Документы по хозяйственным операциям, которые нарушают действующее законодательство и установленный порядок приема, оприходывания, хранения и расходования денежных средств, товарно-материальных запасов и др. активов, бухгалтерия не принимает к исполнению и оформлению.Проверка правильности оформления документов состоит в том, что проверяется полнота заполнения реквизитов, наличие соответствующих подписей, правильность технического оформления, соблюдены ли правила исполнения ошибок и т. д.

     Проверка  арифметической правильности документов заключается в том, что путем  тщательного пересчета проверяют  правильность таксировки, подсчета итогов и т. д.

     После проверки и утверждения некоторых  документов (отчетов материально-ответственных  лиц) производится их бухгалтерская  обработка. Целью обработки является подготовка документов к дальнейшим записям. 
Проверенные документы группируются по однородным признакам совершенных операций. В этих целях обычно составляют так называемые группировочные листы (накопительные ведомости), применение которых позволяет сократить число бухгалтерских записей, сократить затраты на ведение бухгалтерского учета.

     В обработке документов одним из наиболее сложных видов работ является корреспонденция счетов. Неточности приводят к неправильному отражению  хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

     Указание  корреспондирующих счетов (или котировка) проводится непосредственно на документах.

     Обработка первичных документов завершается  составлением бухгалтерских статей, или, как их нередко называют проводок.

     Бухгалтерские статьи по корреспондирующим счетам называют котировкой документа. Они  бывают простые и сложные. Простыми называются такие статьи, в которых  корреспондируют только два счета  – один по дебету, другой по кредиту.

     Сложной считается такая статья, к которой  одновременно корреспондируют более  двух счетов, причем один дебетуется и  несколько счетов кредитуются или наоборот.

     Все документы после обработки и  использования для бухгалтерских  записей хранятся в порядке, установленном  нормативным актом о документах и записях в бухгалтерском  учете предприятий и хозяйствующих субъектов (организаций).

     Документы хранятся в специальных архивах  – текущих и постоянных. В текущем  активе, находящемся в помещении  бухгалтерии, хранятся документы за текущий год, которыми часто пользуются работники бухгалтерии. В постоянном архиве, находящемся в специально оборудованном помещении, хранятся в хронологическом порядке и по видам документы, отчеты прошлых лет под ответственностью главного бухгалтера или лица, им на то уполномоченного. 
Выдача дел из бухгалтерского (текущего) архива другим структурным частям данного предприятия производится только по разрешению главного бухгалтера.

     Срок  хранения документов в бухгалтерском  архиве, а также порядок передачи их по истечении этих сроков в общий (постоянный) архив предприятия (субъекта) осуществляется действующими нормативными актами утвержденными в установленном порядке.

   
4 Понятие и значение инвентаризации

     Инвентаризация - проверка фактического наличия имущества хозяйства в натуре. Причины проведения инвентаризации различны: ошибки при отпуске и приеме ценностей, неисправности оргтехники; наличие процессов, не фиксируемых первичными документами (усушка, утряска, распыл), хищения и злоупотребления; контроль действия материально ответственных лиц⁴.

     Все проводимые на предприятиях инвентаризации делятся по ряду признаков:

     1) охват имущества: полные и частичные;

     2) основание проведения: плановые и внезапные.

     При полной инвентаризации проверяются  все виды имущества хозяйства. Как  правило, такие инвентаризации проводятся в конце финансового года перед  составлением годового отчета.

     Частичная инвентаризация предполагает проверку одного или нескольких видов имущества (инвентаризация денежной наличности в кассе).

     Плановые  инвентаризации осуществляются в соответствии с установленным графиком (перед  составлением годового отчета), а внеплановые (внезапные) - по мере необходимости (смена  материально ответственных лиц, стихийные бедствия, хищения, требования аудитора, судебных органов и т.д.)⁵.

     Количество  инвентаризаций в отчетном году, время  их проведения, перечень проверяемого имущества устанавливаются руководителем предприятия за исключением случаев, предусмотренных «Положением о бухгалтерском учете и отчетности» и «Основными положениями по инвентаризации основных средств, товарно-материальных ценностей, денежных средств и расчетов».

     Проведение  инвентаризации обязательно: при передаче имущества в аренду, выкупе, продаже; перед составлением годового отчета; при смене материально ответственных лиц; при наличии хищений, злоупотреблений, порче ценностей; в случае стихийных бедствий, пожаров, аварий и др.; при ликвидации (реорганизации) хозяйствующего субъекта.

     Для проведения инвентаризации на предприятиях создается постоянно действующая  инвентаризационная комиссия. В ее состав включаются представители администрации, работники бухгалтерии, другие специалисты. При большом объеме работ создаются рабочие инвентаризационные комиссии. Инвентаризация должна осуществляться комиссией в полном составе. Отсутствие даже одного члена комиссии достаточно, чтобы признать результаты инвентаризации недействительными.

     Рабочие инвентаризационные комиссии обязаны: провести инвентаризацию имущества в местах его нахождения; выявить вместе с бухгалтерией результаты инвентаризации; выработать предложения по порядку зачета и списания недостачи ценностей; разработать предложения по совершенствованию порядка приема, хранения и отпуска ценностей, улучшению учета и контроля за их сохранностью.

     Члены рабочих комиссий отвечают за: своевременность  и правильность проведения инвентаризации; полноту и точность внесения в  описи данных.

     До  начала инвентаризации проводится ряд  подготовительных мероприятий. Опломбируются  места хранения подлежащих проверке ценностей. Инвентаризируемые ценности раскладываются по стеллажам, полкам, т.е. приводятся в состояние, пригодное  для проверки. Проверяются все  весовые измерительные приборы и сроки их клеймения.

     Проверка  материальных ценностей проводится по местам их нахождения. Снятие фактических  остатков ценностей осуществляется в присутствии материально ответственного лица. Описи составляются в двух экземплярах, один экземпляр заполняет член инвентаризационной комиссии, а другой - материально ответственное лицо. На каждой странице описи прописью указывается число порядковых номеров ценностей и общий итог их количества, зафиксированный на данной странице, независимо от единицы измерения. На последней странице описи прописью указывается количество страниц и общий итог ценностей. Если были допущены ошибки, то они исправляются во всех экземплярах описи путем зачеркивания. Исправленные данные должны быть оговорены и подписаны всеми членами комиссии и материально ответственным лицом.

     Инвентаризационные  описи после их надлежащего оформления передают в бухгалтерию. В бухгалтерии  предприятия данные о фактическом  наличии средств сравниваются с данными бухгалтерского учета. Такое сравнение осуществляется в сличительных ведомостях. В них отражаются фактическое наличие средств (по данным описей) и «книжные остатки» (по данным бухгалтерского учета). Результаты такого сличения - излишки и недостачи отражаются в описях с указанием количества по группам, видам и сортам. Излишки и недостачи ценностей в сличительных ведомостях показываются в стоимостной оценке, принятой в бухгалтерском учете. Ценности, по которым не выявлены расхождения с данными бухгалтерского учета, в сличительных ведомостях приводятся общей суммой.

     Излишки выявленных ценностей подлежат оприходованию  с отнесением сумм излишков на счет «Прибыли и убытки».

     Недостачи ценностей, выявленные в ходе инвентаризации, независимо от причин их возникновения  вначале отражаются с целью контроля на счете «Недостачи и потери от порчи ценностей». В зависимости от причин возникновения недостач порядок списания их будет разным.

     Недостача ценностей, а также превышение стоимости  недостающих ценностей над оказавшимися в излишке относят на виновных лиц. При отсутствии виновных лиц суммы недостач списываются в дебет счета «Прибыли и убытки» с кредита счета «Недостачи и потери от порчи ценностей».

     По  окончании инвентаризации проводятся контрольные проверки правильности проведения инвентаризации, В них  должны принимать участие члены  инвентаризационной комиссии и материально ответственные лица. Такая проверка должна осуществляться до открытия складов, кладовых. По окончании контрольной проверки составляется акт. 
 

5 Задача

     Наличие имущества (хозяйственных средств) ООО «Запад» на 1 января 2011г.