Денежные средства

4

Модуль 1. Учет денежных средств.

Денежные средства организаций находятся в кассе в виде налич­ных денег и денежных документов на счетах в банках, в выставленных аккредитивах и на открытых особых счетах, чековых книжках и т.д.

Основными задачами бухгалтерского учета денежных средств явля­ются: точный, полный и своевременный учет этих средств и операций по их движению; контроль за наличием денежных средств и денежных до­кументов, их сохранностью и целевым использованием; контроль за со­блюдением кассовой и расчетно-платежной дисциплины; выявление воз­можностей более рационального использования денежных средств.

Учет денежных средств в кассе.

Ведение и документальное оформление кассовых операций.

К кассовым относятся операции связанные с получением и расходованием наличных денег из кассы организации. Эти действия регулируются документом «Порядок ведения кассовых операций в РФ». В соответствии с этим документом организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хра­нить свободные денежные средства в учреждениях банков.

Организации производят расчеты по своим обязательствам с други­ми организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Бан­ком России в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая орга­низация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установлен­ной форме.

Прием наличных денег организациями при осуществлении расче­тов с населением производится с обязательным применением конт­рольно-кассовых машин.

Наличные деньги хранятся в кассе в пределах лимита. Лимит устанавливается банком по соглашению с руководителем организации.

Превышение установленных лимитов в кассе допускается лишь в течение 3 рабочих дней в период выплаты заработной пла­ты работникам организации, пособий по временной нетрудоспособ­ности, стипендий, пенсий и премий (в районах Крайнего Севера —5 дней).

Всю наличность сверх лимита организация обязана сдавать в банк. Ис­ключение составляют дни выдачи заработной платы, пенсий, стипендий. Для ведения кассовых операций в штате организации имеется должность кассира.

С кассиром должен быть заключен договор о полной материальной от­ветственности. Кассир не может передать свои обязанности другому че­ловеку, при необходимости обязанности могут быть переданы на осно­вании приказа руководителя.

Сейфы по окончанию рабочего дня должны закрываться и опечатывать­ся сургучной печатью. Ключи от сейфа и печать хранятся у кассира, а дубликаты в пакете опечатанном кассиром должны храниться у руково­дителя. И не реже одного раза в квартал эти дубликаты проверяются. В кассе не должны храниться ценности не принадлежащие организации.

Для учета кассовых операций применяются следующие типовые межведомственные формы первичных документов и учетных регист­ров: приходный кассовый ордер (форма № КО-1), расходный кассо­вый ордер (форма КО-2), Журнал регистрации приходных и расход­ных кассовых ордеров (форма КО-3), Кассовая книга (форма КО-4), Книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (фор­ма КО-5).

Поступление денег в кассу и выдачу из кассы оформляют приход­ными и расходными кассовыми ордерами. Суммы операций записы­вают в ордерах не только цифрами, но и прописью. Приходные орде­ра подписывает главный бухгалтер или лицо, им уполномоченное, а расходные — руководитель организации и главный бухгалтер или лица, ими уполномоченные. Приходный  кассовый  ордер  состоит  из  двух  частей: самого  ордера  и квитанции. Квитанция является отрывной частью и служит оправдательным документом.

В тех случаях, когда на прилагаемых к расход­ным кассовым ордерам документах, заявлениях имеется разрешитель­ная подпись руководителя организации, подпись руководителя на рас­ходных кассовых ордерах не обязательна.

Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, расходные кассо­вые ордера и заменяющие их документы должны быть заполнены четко и ясно чернилами и шариковыми ручками или выписаны на пишущей (вычислительной) машинке. Подчистки, помарки и исправления, хотя бы и оговоренные, в этих документах не допускаются. Прием и выда­ча денег по кассовым ордерам могут производиться только в день их составления.

Заработную плату, пенсии, пособия по временной нетрудоспособ­ности, премии, стипендии выдают из кассы не по кассовым ордерам, а по платежным или расчетно-платежным ведомостям, подписанным руководителем организации и главным бухгалтером. При получении денег рабочие и служащие расписываются в платежной ведомости. Если деньги выдаются по доверенности, то в тексте расходного ордеpa после фамилии, имени и отчества получателя денег указываются фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Когда деньги выдают по ведомости, перед распиской в получении де­нег кассир указывает: «По доверенности». Доверенность остается у кассира и прикрепляется к расходному кассовому ордеру или платеж­ной ведомости.

Для учета денег, выданных из кассы доверенным лицам (раздат­чикам) по выплате заработной платы, и возврата остатка наличных денег и оплаченных документов кассир ведет Книгу учета приня­тых и выданных кассиром денег. Выдача и возврат денег и оплачен­ных документов оформляются подписями.

По истечении установленных сроков оплаты труда, выплаты по­собий по социальному страхованию и стипендий кассир должен:

а) в платежной (расчетно-платежной) ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, поставить штамп или сделать отметку от руки: «Депонировано»;

б) составить реестр депонированных сумм;

в)  в конце платежной (расчетно-платежной) ведомости сделать надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверить их с общим итогом по платежной ведомости и скре­пить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись:

«Деньги по ведомости выдавал (подпись)». Выдача денег кассиром и   раздатчиком по одной ведомости запрещается;

г)  записать в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и поставить на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер №____».

. Бухгалтерия производит проверку отметок, сделанных кассирами в платежных (расчетно-платежных) ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм.

Депонированные суммы сдают в банк и на сданные суммы состав­ляют один общий расходный кассовый ордер.

Приходные и расходные кассовые ордера или заменяющие их до­кументы до передачи в кассу регистрируются бухгалтерией в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов. Рас­ходные кассовые ордера, оформленные на платежных (расчетно-пла­тежных) ведомостях на оплату труда и другие приравненные к ней платежи, регистрируются после их выдачи.

Регистрация приходных и расходных кассовых документов может осуществляться с применением средств вычислительной техники.

При этом в машинограмме «Вкладной лист журнала регистрации приходных и расходных кассовых ордеров», составляемой за соответ­ствующий день, обеспечивается также формирование данных для учета движения денежных средств по целевому назначению.

Главный (старший) кассир перед началом рабочего дня выдает другим кассирам авансом необходимую для расходных операций сум­му наличных денег под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Кассиры в конце рабочего дня обязаны отчитаться перед главным (старшим) кассиром в полученном авансе и в деньгах, принятых по при­ходным документам, и сдать остаток наличных денег и кассовые доку­менты по произведенным операциям (главному) старшему кассиру под расписку в книге учета принятых и выданных кассиром денег.

Все операции по поступлению и расходованию денежных средств кассир записывает в кассовую книгу, которая должна быть пронуме­рована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. Количество листов в ней должно быть заверено подписями руководителей организации и главного бухгалтера. В конце рабочего дня кас­сир подсчитывает в кассовой книге итоги операций за день и выводит остаток денег в кассе на следующий день. Записи в кассовой книге ведут шариковой ручкой или чернилами через копировальную бумагу на двух листах. Один лист книги отрывной, его сдают в конце дня со всеми приходными и расходными документами в качестве отчета по кассовым операциям под расписку в кассовой книге. Подчистки и не оговоренные исправления в кассовой книге запрещаются. Сделанные исправления заверяются подписями кассира и главного бухгалтера организации.

Денежные средства, хранящиеся в кассе, учитывают на активном синтетическом счете 50 «Касса». В дебет его записывают поступле­ние денежных средств в кассу, а в кредит — выбытие денежных средств

из кассы.

К счету 50 «Касса» могут быт открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы» и др.

На субсчете 50-1 «Касса организации» учитывают денежные сред­ства в кассе. Если организация проводит кассовые операции с иност­ранной валютой, то к счету 50 «Касса» открывают субсчета для обо­собленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

На субсчете 50-2 «Операционная касса» учитывают наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и экс­плуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, -судов, в билетных и багажных кассах портов, вокзалов и т.п. Этот суб­счет открывается организациями при необходимости.

На субсчете 50-3 «Денежные документы» учитывают находящие­ся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные до­кументы. Денежные документы учитывают на счете 50 «Касса» в сум­ме фактических затрат на их приобретение.

По Дебету счета 50 отражается поступление наличных денежных средств в кассу организации, а по Кредиту – выбытия или расходование наличных денег.

Порядок обобщения данных об остатках и движении средств по счету 50 зависит от применяемой в организации формы бухгалтерского учета. При использовании журнально-ордерной формы учета составляются журнал – ордер №1 (по кредитовым оборотам) и ведомость №1 (по дебетовым операциям).

Инвентаризация  должна проводиться не реже одного раза в месяц. Она проводится инвентаризационной комиссией назначенной приказом руко­водителя.

На день инвентаризации кассир обязан оформить все приходные и рас­ходные документы и сдать их в бухгалтерию. Комиссия сверяет сальдо по ведомости №1 с остатком по кассовой книге и с фактической кассо­вой наличностью. Результаты инвентаризации оформляются актом в двух экземплярах. Один остается у кассира, а другой передается в бухгалте­рию. Выявленный излишек будет оприходован по Дт50 Кт91. Обнаружен­ная недостача будет списана с Кт50 в Дт94. Если вина кассира установ­лена, то недостача будет удержана с него по Дт73 Кт94. А если вина кас­сира не будет доказана, то сумма недостачи списывается как не реали­зационные расходы с Кт94 в Дт91.

Ответственность за нарушение порядка ведения кассовых операций.

Наиболее часто происходят следующие нарушения:

-    нет приказа о назначении кассира;

-    не заключен договор о полной материальной ответственности;

-    кассовая книга не прошнурована и не пронумерована;

-    ведется несколько кассовых книг;

-    в кассовых документах имеются исправления, подчистки.

За данные нарушения на должностных лиц может быть наложен штраф в размере от 2 - 7 МРОТ.

Прием наличных денег от населения должен производиться с обязатель­ным применением кассовых машин. При нарушении этого правила мо­жет налагаться штраф в размере от 50-100 МРОТ. Если лимит по кассе не установлен, то любой остаток по кассе будет считаться сверхлимитным. За накопление в кассе налично­сти сверх лимита на организацию накладывается штраф в двукратном размере выявленной сверхлимитной наличности, а на руководителя в размере 50 МРОТ. Расчеты между юридическими лицами наличны­ми деньгами могут производиться в пределах лимита. За несоблюдение данного правила на организацию налагается штраф в двукратном разме­ре суммы произведенного платежа, а на руководителя в размере 50 МРОТ. При этом штраф налагается на ту организацию, которая вно­сит наличные деньги в кассу другой организации. Наказания за некото­рые нарушения установлены и уголовным кодексом. Уголовная ответственность наступает в случае фальсификации докумен­тов и при служебном подлоге. Лицо, совершившее служебный подлог может быть наказано или штрафом от 100-200 МРОТ или обязательными работами на срок от 180-240 часов или лишением свободы до двух лет.

За изготовление фальшивых документов имеются следующие наказания: штраф в размере заработной платы или иного дохода за период от 5 - 7 месяцев или в размере от   500 - 700 МРОТ или лишение свободы до 6 лет.

Безналичные расчеты

Безналичные расчеты осуществляют посредством безналичных перечислений по расчетным, текущим и валютным счетам клиентов и банках, системы корреспондентских счетов между различными банками, клиринговых зачетов взаимных требований через расчетные палаты, а также с помощью векселей и чеков, заменяющих наличные деньги.

Безналичные расчеты осуществляются в основном через банковс­кие, кредитные и расчетные операции. Их применение позволяет су­щественно снизить расходы на денежное обращение, сокращает спо­собность в наличных денежных средствах, обеспечивает их более на­дежную сохранность.

Безналичные расчеты осуществляют по товарным и нетоварным операциям. К товарным операциям относят куплю-продажу сырья, материалов, готовой продукции и т.п. Их учитывают на счетах 60 «Рас­четы с поставщиками и подрядчиками», 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками», 45 «Товары отгруженные» и др.