Бухучет расчетов с подотчетными лицами

В ООО  «Лагуна» подотчетные лица своевременно отчитываются по своим обязательствам. Следовательно, никакие санкции  к ним не применялись.

 

 

2.2 Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами

 

Для обобщения  информации о расчетах с работниками  по суммам, выданным им под отчет  на административно-хозяйственные  и прочие расходы в ООО «Лагуна» используется счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На выданные под отчет суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (активно-пассивный счет) дебетуется в корреспонденции со счетами учета денежных средств. На израсходованные подотчетными лицами суммы счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами» кредитуется в корреспонденции со счетами, на которых учитываются затраты и приобретенные ценности, или другими счетами в зависимости от характера произведенных расходов.

Аналитический учет по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в ООО «Лагуна» ведется по каждому подотчетному лицу, которому были выданы деньги.

Подотчетные суммы, не возвращенные работниками  в установленные сроки, отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей». В дальнейшем эти суммы списываются со счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей» в дебет счета 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда» (если они могут быть удержаны из оплаты труда работника) или 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» (когда они не могут быть удержаны из оплаты труда работника).

В ООО  «Лагуна» чаще всего под отчет наличные деньги выдаются в качестве аванса на командировочные расходы; на хозяйственные нужды (на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, на оплату мелкого ремонта и т.п.); на представительские расходы.

Командировка - это поездка работника в другую местность для выполнения служебного поручения вне места его постоянной работы по распоряжению работодателя. В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор.

В командировке работнику выплачивают среднюю  заработную плату за все рабочие  дни недели по графику, установленному по месту постоянной работы. Перед  тем как направить работника  в командировку, ООО «Лагуна» оформляет  служебное задание по форме №  Т-10а. После возвращения из командировки работник на том же бланке служебного задания заполняет раздел 11 «Краткий отчет о выполнении задания».

Работник ООО «Лагуна», вернувшийся из командировки, не позднее трех дней после возвращения составляет авансовый отчет (форма № АО-1) и представляет его в бухгалтерию. К авансовому отчету прилагаются все документы, подтверждающие расходы работника во время командировки.

Бухгалтер проверяет целевое расходование средств, выданных командированному работнику, а также наличие всех оправдательных документов, подтверждающих его расходы (билеты на проезд, счета на оплату жилья). Командированному работнику оплачивают расходы по найму жилого помещения, расходы по проезду к месту командировки и обратно, суточные, другие расходы (например, оплату услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдают аванс. После возвращения работника из командировки сумма неизрасходованного аванса должна быть возвращена в кассу ООО «Лагуна», а кредитная карта - сдана.

Далее рассмотрены  расходы по найму жилого помещения. Работнику возмещается вся сумма расходов по найму жилого помещения. Также работнику возмещают расходы по оплате дополнительных услуг, оказываемых в гостиницах и включаемых в счет за проживание. Расходы на проживание, возмещаемые командированному работнику, уменьшают налогооблагаемую прибыль организации (п. 12 ст. 264 Налогового кодекса Российской Федерации). Сумма расходов на проживание командированного работника, оплаченная организацией, налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев и профессиональных заболеваний не облагается. Документально не подтвержденные расходы налогооблагаемую прибыль фирмы не уменьшают.

Суммы налога на добавленную стоимость, уплаченные за наем жилого помещения и дополнительные услуги, оказанные в гостинице в период проживания (за исключением услуг баров и ресторанов, услуг по обслуживанию в номере, услуг по использованию рекреационно-оздоровительных объектов), принимаются к вычету. Для этого необходимо, чтобы расходы были произведены для ведения деятельности, облагаемой налогом на добавленную стоимость, и уменьшали налогооблагаемую прибыль ООО «Лагуна».

Налоговый вычет производится на основании  счета-фактуры гостиницы. Если в  стоимость проживания включено питание, но его не выделили в счете-фактуре  отдельно, то весь налог на добавленную стоимость можно принять к вычету. Расходы по проезду к месту командировки и обратно, возмещаемые командированному работнику, включают стоимость билета на транспортное средство общего пользования (самолет, поезд и т.д.), оплату услуг, связанных с предварительной продажей (бронированием) билетов, оплату за пользование в поездах постельными принадлежностями;, стоимость проезда транспортом общего пользования к станции (пристани, аэропорту), если она находится за чертой населенного пункта, сумму страховых платежей по обязательному страхованию пассажиров на транспорте.

Расходы, связанные с проездом к месту  командировки и обратно, уменьшают  налогооблагаемую прибыль организации (п. 12 ст. 264 НК РФ). Сумма расходов по проезду командированного работника, оплаченная организацией, налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний не облагается. Сумма налога на добавленную стоимость по расходам, связанным с проездом, принимается к вычету при условии, что пункты отправления и назначения находятся на территории России. Кроме того, сумма налога на добавленную стоимость должна быть выделена в проездном документе (билете) отдельной строкой. Счет-фактура в этом случае не требуется, так как билет является бланком строгой отчетности.

Суточные  выплачиваются командированному работнику  за каждый день нахождения в командировке, включая выходные и праздничные дни, а также за все дни нахождения в пути (включая день отъезда и приезда).Размер суточных, которые выплачиваются работникам, направляемым в командировку, устанавливается приказом руководителя. Днем отъезда считается день отправления транспортного средства (самолета, поезда и т.д.), на котором работник отправляется в командировку, а днем приезда - день прибытия транспортного средства. При отправлении транспортного средства до 24.00 включительно днем отъезда считаются текущие сутки, а с 00.00 и позднее - следующие.

В апреле 2011 года работник ООО «Лагуна» Иванов Р.Т. был направлен в служебную командировку.

Иванов Р.Т. выезжает в командировку на поезде. Поезд отправляется 21 апреля 2011 года в 23.59. Иванов вернулся из командировки 25 апреля 2011 года в 18.00. Первым днем командировки считается 21 апреля, а последним - 25 апреля 2008 года. Бухгалтер ООО «Лагуна» выплачивает суточные за 5 дней.

Смирнов Ю.А. выезжает в командировку на поезде. Поезд отправляется 22 апреля 2011 года в 00.03. Иванов вернулся из командировки 25 апреля 2011 года в 22.00. Первым днем командировки считается 22 апреля, а последним - 25 апреля 2011 года. Бухгалтер ООО «Лагуна» выплачивает суточные за 4 дня.

Корытин Л.В. вылетает в служебную командировку на самолете. Аэропорт находится в 30 минутах езды от города. Самолет вылетает 22 апреля 2011 года в 00.40. В авиабилете указано, что регистрация пассажиров заканчивается за 40 минут до вылета самолета. Таким образом, для того чтобы успеть на регистрацию, работник должен выехать из города не позднее 23.30. Иванов вернулся из командировки 25 апреля 2011 года в 15.00. Первым днем командировки считается 21 апреля, а последним - 25 апреля 2011 года. Бухгалтер ООО «Лагуна» выплачивает суточные за 5 дней.

Размер  суточных, которые фирма выплачивает  своим работникам, определяется коллективным договором или локальным нормативным актом. При этом размеры не могут быть ниже размеров, установленных Правительством РФ для бюджетных организаций.

В настоящее  время этот размер составляет 100 рублей за день нахождения в командировке (постановление Правительства РФ от 8 февраля 2002 г. № 93). Этим же постановлением установлены нормы суточных при загранкомандировках. Если суточные выдаются в пределах норм, то их сумма уменьшает налогооблагаемую прибыль, не облагается налогом на доходы физических лиц, единым социальным налогом, а также взносами на обязательное пенсионное страхование и на страхование от несчастных случаев на производстве и профзаболеваний. Если суточные выдают сверх установленных норм, но в соответствии с коллективным договором или другим локальным документом, то сумма превышения:

- не уменьшает  налогооблагаемую прибыль;

- не облагается  налогом на доходы физических  лиц;

- не облагается  взносом на страхование от  несчастных случаев на производстве  и профзаболеваний.

Единый  социальный налог на суточные, выданные сверх норм, не начисляют. Связано  это с тем, что суточные сверх  норм налогооблагаемую прибыль организации  не уменьшают (п. 3 ст. 236 Налогового кодекса РФ).

Под расходами  на хозяйственные нужды обычно понимаются затраты по приобретению в розничной  торговой сети канцелярских или хозяйственных  принадлежностей, материалов, оплате мелкого  ремонта и т.п. Руководитель ООО  «Лагуна» ежегодно утверждает своим приказом список работников, которым могут выдаваться денежные средства под отчет (Приложение 4).

Срок, на который можно выдать наличные деньги под отчет на хозяйственные нужды, законодательно не ограничен. Денежные средства в ООО «Лагуна» выдают под  отчет на срок, не превышающий 7 дней с момента их выдачи.

Оплачивая расходы, подотчетное лицо действует  от имени ООО «Лагуна». Следовательно, работник, получивший деньги под отчет, должен соблюдать предельный размер расчетов наличными (60 000 руб. по одной  сделке с одним юридическим лицом). Если работник нарушит лимит расчетов, фирма может быть оштрафована. Размер штрафа - от 40 000 до 50 000 рублей. За это  же нарушение на руководителя организации  может быть наложен административный штраф от 4000 до 5000 рублей (ст. 15.1 КоАП РФ).

ООО «Лагуна» решило приобрести у ООО «Клад» материалы  за наличные деньги на общую сумму 105 000 руб., в том числе:

костюмную ткань стоимостью 60 000 руб.;

подкладочную  ткань стоимостью 45 000 руб.

Вместо  одного договора ООО «Лагуна» и ООО  «Клад» заключили два: один - на поставку костюмной ткани, другой - на поставку подкладочной. За приобретенную ткань  ООО «Лагуна» единовременно выплатил ООО «Клад» наличными 105 000 руб. Поскольку платеж произведен по двум разным договорам (сделкам), предельный размер расчетов наличными в данном случае не нарушен. Выдачу наличных денег подотчетным лицам из кассы оформляют расходным кассовым ордером. В расходном кассовом ордере указывают цель выдачи денежных средств (например, на покупку канцтоваров).

Учет  расчетов с подотчетными лицами ведется  на счете 71 «Расчеты с подотчетными лицами». Если организация выдала работнику из кассы деньги под отчет, делают проводку:

Д 71 К 50-1 - выданы работнику денежные средства под отчет из кассы.

Если  произведенные расходы носят  производственный характер, то затраты  отражаются по кредиту счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и дебету счетов учета затрат или ценностей, купленных подотчетным лицом.

При покупке  подотчетными лицами того или иного  имущества в ООО «Лагуна» сделала следующую проводку:

Д 08 (07, 10, 41) К 71 - оприходовано имущество, приобретенное подотчетным лицом.

При покупке  ценностей в розничной торговле работник должен представить в бухгалтерию  товарный чек или накладную и  чек контрольно-кассовой машины. Если денежные средства выдаются для осуществления расходов, связанных с управленческой деятельностью, то делают проводку:

Д 26 К 71 - оплачены подотчетными лицами общепроизводственные (общехозяйственные) расходы.

Если  денежные средства выдаются для осуществления  расходов, связанных с продажей готовой  продукции или товаров, делают запись:

Д 44 К 71 - затраты подотчетных лиц, связанные с продажей готовой продукции (товаров), учтены в расходах на продажу.

Если  подотчетное лицо оплатило расходы, относящиеся к будущим периодам, то делают такую проводку:

Д 97 К 71 - отражены расходы подотчетных лиц, относящиеся к будущим периодам.

Если  подотчетное лицо оплатило расходы  непроизводственного характера (например, расходы на осуществление спортивных мероприятий, отдыха, развлечений и  т.п.), делают в учете запись:

Д 91-2 К 71 - затраты подотчетного лица непроизводственного характера учтены в составе прочих расходов.

Такая же проводка делается, если расходы подотчетного лица связаны с получением организацией прочих доходов (например, работник оплатил  ремонт основных средств, предоставленных  организацией в аренду).