Бухучет расчетов с подотчетными лицами

Содержание

 

Введение 3

1. Экономическая сущность расчетов с подотчетными лицами 5

1.1 Понятие подотчетных лиц и подотчетных сумм 5

1.2 Нормативно-правовые основы расчетов с подотчетными лицами 8

2. Бухгалтерский учет расчетов с подотчетными лицами в организации и пути его совершенствования 12

2.1 Первичный учет расчетов с подотчетными лицами 12

2.2 Аналитический и синтетический учет расчетов с подотчетными лицами 18

Заключение 32

Список использованной литературы 34

Приложения

 

 

 

 

 

Введение

 

Не все  организации расплачиваются по безналичному расчету - перечисляя деньги со своего счета на счет продавца. Иногда гораздо  удобнее и быстрее оплатить покупку  наличными, например, канцтовары, хозяйственный  инвентарь, бензин для служебного автомобиля и так далее. Для этого деньги выдают из кассы сотрудникам под  отчет. Они покупают то, что нужно, а затем составляют и сдают  в бухгалтерию авансовый отчет.

В процессе финансово-хозяйственной деятельности предприятия часто приходится сталкиваться с ситуациями, когда оплатить получение  материальных ценностей или различного рода работ (услуг) по безналичному расчету  не представляется возможным. В этом случае работникам предприятия могут выдаваться наличные денежные средства для выполнения определенных действий по поручению организации.

Хотя  в бухгалтерском учете эти  операции отражаются достаточно просто, однако постоянно меняющаяся законодательная  база предъявляет довольно жесткие  требования, касающиеся порядка оформления и методов ведения первичных  учетных регистров, способов группировки  и отражения в бухгалтерском  и налоговом учете операций с  подотчетными суммами, а также правильности начисления всех налогов по этим операциям. Даже незначительные, на первый взгляд, нарушения, допущенные при проведении операций по расчетам с подотчетными лицами, могут привести к занижению  налоговой базы практически по всем основным видам налогов, таким как  налог на прибыль, налог на добавленную  стоимость, налог на доходы физических лиц, единый социальный налог. Поэтому  на предприятии необходимо наладить строгий контроль за порядком выдачи подотчетных средств, правильностью  списания, а также своевременностью возвратов в кассу неизрасходованных  денежных авансов. Кроме того, правильность, точность списания, своевременность  разнесения подотчетных сумм и отсутствие неотрегулированностей в этом вопросе  способствует установлению хороших доверительных отношений между сотрудниками различных подразделений предприятия, что является немаловажным фактором в деятельности организации.

Как правило, в организациях деньги под отчет  выдаются достаточно часто и разным работникам. Поэтому есть вероятность, что бухгалтер что-то не учтет или не заметит ошибку в авансовом отчете. Как же построить работу с подотчетными лицами, чтобы не допускать ошибок? Как правильно составлять авансовый отчет и какие документы к нему прилагать, чтобы подтвердить расходы? Ответить на эти вопросы постараемся в данной дипломной работе.

Объект  исследования – учет в обществе с ограниченной ответственностью «Лагуна» (ООО «Лагуна»).

Предмет исследования – хозяйственные операции с подотчетными денежными средствами.

Основной  целью работы является изучение бухгалтерского учета, и анализа расчетов с подотчетными лицами. Для решения данной цели поставлены следующие задачи:

• раскрытие экономической сущности расчетов с подотчетными лицами;
• изучение первичного учета расчетов с подотчетными лицами;
• рассмотрение аналитического и синтетического учета расчетов с подотчетными лицами;
• проведение анализа состояния расчетов с подотчетными лицами;

В качестве информационной базы при  написании работы использованы законодательные  и нормативные документы, периодические  издания (журналы с приложениями), а также публикации на тему учета расчетов с подотчетными лицами в Российской Федерации, а также данные бухгалтерского учета и отчетность ООО «Лагуна».

 

1. Экономическая  сущность расчетов с подотчетными  лицами

 

1.1 Понятие подотчетных лиц и подотчетных сумм

 

Учет  расчетов с подотчетными лицами осуществляется практически в каждой организации. Данный вид расчетов возникает при  необходимости осуществления командировочных  и представительских расходов, а  также в процессе приобретения и  оприходования материальных ценностей  или оплате работ (услуг) сторонних  организаций подотчетными лицами.

Подотчетное лицо - это работник организации, имеющий  право согласно внутренним организационно-распорядительным документам получать целевые авансы. Целевой аванс (или подотчетная  сумма) представляет собой денежные средства, выданные организацией под  отчет на административно-хозяйственные  и операционные расходы. Целевой  аванс может быть выдан подотчетному лицу двумя способами:

- наличными  денежными средствами из кассы  организации или непосредственно  из банка;

- путем  списания денежных средств со  специального карточного счета,  открытого банком для организации  расчетов по банковской пластиковой  карте, оформленной на имя подотчетного  лица.

Обычно  деньги «подотчетникам» выдают до того, как они что-то купят, то есть авансом. Если из-за непредвиденных обстоятельств сотрудник потратил на нужды предприятия свои собственные деньги, то он имеет право возместить данные расходы, но только в том случае, если он представит в бухгалтерию документы, которые подтверждают расходы, а руководитель согласится с тем, что приобретенные ценности действительно нужны предприятию, и распорядится возместить сотруднику истраченную сумму.

Список подотчетных лиц, а также  порядок выдачи в организации  наличных денег под отчет устанавливает  руководитель. Работник, получивший подотчетную сумму, должен за нее отчитаться, представив в бухгалтерию авансовый отчет (с приложением документов, подтверждающих расходы). При этом организация может выдавать денежные средства подотчетным лицам на следующие цели: на хозяйственные нужды; на командировочные расходы; на оплату представительских расходов. К расходам на хозяйственные нужды относят затраты по приобретению в розничной торговой сети канцелярских или хозяйственных принадлежностей, материалов, бензина на АЗС, оплате мелкого ремонта и т.п.

Командировочные расходы возникают вследствие оплаты расходов работнику предприятия, направленного в командировку. В командировку может быть направлен только штатный работник организации, с которым заключен трудовой договор. В соответствии с действующим законодательством командированному работнику оплачиваются: расходы по найму жилого помещения; расходы по проезду к месту командировки и обратно; суточные; другие расходы (например, оплата услуг связи или почты). На оплату таких расходов работнику перед его отъездом в командировку выдается аванс.

Представительские расходы - это затраты организации по приему и обслуживанию представителей других организаций, участвующих в переговорах для установления и поддержания сотрудничества, а также участников, прибывших на заседания совета (правления) организации. К представительским расходам относятся затраты: по проведению официального приема (завтрака, обеда, ужина или другого аналогичного мероприятия) представителей других организаций; по транспортному обеспечению представителей других организаций, связанному с их доставкой до места проведения встречи и обратно; по буфетному обслуживанию лиц, участвующих во встрече во время переговоров; по оплате услуг переводчиков, не состоящих в штате организации. Этот перечень является исчерпывающим. Поэтому затраты на организацию развлечений и отдыха, оплату виз, а также на оплату проживания участников переговоров представительскими расходами не являются.

Подотчетными  суммами называются денежные суммы, выдаваемые работникам организации  на расходы по командировкам, хозяйственные  и представительские расходы. Расчеты  с подотчетными лицами производятся практически в каждой организации, весьма разнообразны и связаны, в  частности, с:

• приобретением запасных частей, материалов, топлива, канцелярских товаров за наличный расчет;
• оплатой мелкого ремонта оргтехники, транспортных средств;
• расходами на командировки по территории Российской Федерации и за границу;
• представительскими расходами.

Все эти  хозяйственные операции сопровождаются выдачей денежных средств из кассы  организации или непосредственно  из банка под отчет. Так как  расчеты с подотчетными лицами носят  массовый характер, этот этап аудиторской  проверки достаточно трудоемок. Общая  схема проверки учета расчетов с  подотчетными лицами представлена на рисунке 1.1.

 

 

 

Рис. 1.1. Общая схема проверки учета расчетов с подотчетными лицами

 

Основные  принципы, которые необходимо соблюдать  при организации расчетов с подотчетными лицами сводятся к следующему:

• лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы, или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним;
• выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета конкретного подотчетного лица по ранее выданному ему авансу;
• передача выданных под отчет наличных денег одним лицом другому запрещается [19, с. 4].

Денежные  средства, выдаваемые на хозяйственные  нужды, разрешается расходовать  только на те цели, на которые они  выданы. При предоставлении авансовых  отчетов подотчетные лица прикладывают все оправдательные документы. Неизрасходованные суммы денег сдаются в кассу. Новый аванс выдается подотчетному лицу лишь только после полного расчета по ранее выданному авансу. Отчеты утверждает руководитель.

 

 

1.2 Нормативно-правовые основы расчетов с подотчетными лицами

 

В силу того, что расчеты с подотчетными лицами затрагивают несколько разделов как бухгалтерского, так и налогового учета перечень законодательных актов достаточно велик. Основным документом, регулирующим наличные денежные расчеты в организациях, является Порядок ведения кассовых операций в Российской Федерации (7). Согласно п. 11 данного документа предприятия выдают наличные деньги под отчет на хозяйственно-операционные расходы, на расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями предприятий. При выдаче денег под отчет необходимо учитывать следующие требования:

- выдача  наличных денег под отчет на  расходы, связанные со служебными  командировками, производится в  пределах сумм, причитающихся командированным  лицам на эти цели;

- лица, получившие  наличные деньги под отчет,  обязаны не позднее трех рабочих  дней по истечении срока, на  который они выданы, или со  дня возвращения из командировки  предъявить в бухгалтерию предприятия  отчет об израсходованных суммах  и произвести окончательный расчет  по ним;

- выдача  наличных денег под отчет производится  при условии полного отчета  конкретного подотчетного лица  по ранее выданному ему авансу. При выдаче денежных средств  под отчет бухгалтер предприятия  обязан проверить, имеет ли  работник право на получение  подотчетных средств, а также,  нет ли у него задолженности  по подотчетным суммам [23, с. 8].

В связи  с тем, что расчеты с подотчетными лицами осуществляются в наличной форме, то размер расчетов подотчетного лица при оплате наличными должен отвечать нормам Указания Центрального Банка РФ от 20.06.2007 № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя», в соответствии с которыми предельный размер расчетов наличными по одной сделке с одним юридическим лицом не должен превышать 100 000 руб. (8). Кроме того, расчеты с подотчетными лицами находят свое отражение в Положении по бухгалтерскому чету № 10/99 «Расходы организации».

При оформлении командировочных расходов учитываю нормы Трудового Кодекса РФ, который  оговаривает перечень лиц, которые  могут быть направлены в командировку, а также порядок оплаты командированного сотрудника в выходные и праздничные  дни. Размер суточных для бюджетных организаций установлен Постановлением Правительства Российской Федерации от 8 февраля 2002 г. № 93 в размере 100 рублей. При направлении сотрудника в командировку за границу Российской Федерации применяют следующие нормативные акты: Закон Российской Федерации «О валютном регулировании и валютном контроле», Положение Банка России, Инструкцию Банка России, Положение по бухгалтерскому учету № 3/2008 «Учет активов и обязательств, выраженных в иностранной валюте».

При организации  расчетов с подотчетными лицами необходимо помнить, что в соответствии со ст. 242 и п. 2 ст. 243 Трудового кодекса РФ полная материальная ответственность наступает на основании разового документа на получение ценностей, т.е. работник, получивший целевой аванс на оплату административно-хозяйственных и операционных расходов под отчет, несет полную материальную ответственность, состоящую в его обязанности возмещать причиненный ущерб в полном размере. Для установления причины возникновения ущерба обязательным является истребование от работника объяснения в письменной форме (ст. 247 Трудового кодекса РФ). Трудовой кодекс Российской Федерации устанавливает следующий порядок взыскания ущерба: