Таким образом, бухгалтерский учет кассовых операций и денежных документов ставит задачи, выполнение которых предполагает полный и конкретизированный учет денежных средств, денежных документов в кассе предприятия.

 

2. ДОКУМЕНТАЛЬНОЕ  ОФОРМЛЕНИЕ КАССОВЫХ ОПЕРАЦИЙ

    2.1. Документальное оформление поступления и выдачи денежных средств из кассы

 

    Под кассовыми операциями согласно Правилам ведения кассовых операций и расчетов наличными денежными средствами в Республике Беларусь понимаются:

• оприходование в кассу наличных денег;
• прием наличных денег в кассу предприятия, выдача наличных денег из кассы предприятия и оформление кассовых документов;
• соблюдение лимита остатка кассы, порядка и сроков сдачи наличных денег;
• порядок использования выручки;
• порядок и целевое использование наличных денег, полученных из касс банков;
• ведение кассовой книги и хранение наличных денег и других ценностей.

    Ни  одна кассовая операция не проводиться без наличия первичных оправдательных документов, оформленных должным образом. [6, c.51]

    К основной первичной документации кассовых операций относятся:

    • приходный кассовый ордер (форма  № КО-1);

    • расходный кассовый ордер (форма  № КО-2);

    • платежная ведомость;

    • журнал регистрации приходных и расходных кассовых ордеров (форма 1);

    • кассовая книга (форма № КО-4).

    Рассмотрим  порядок оформления хозяйственных операций ГСХУ «Несвижской сортоиспытательной станции», в результате которых объем наличных средств в кассе увеличивается. Эти операции такие:

    1. Получение денежных средств в  банке по чеку на оплату  труда;

    2. Получение выручки наличными:

    • за реализацию готовой продукции общественного питания,

    • оказание услуг в сфере консультаций и проектных разработок;

    Для получения денежных средств в  банке по чеку на предприятии имеется  чековая книжка. Её организация приобретает в банке. Для этого представляется в банк заявление-обязательство в одном экземпляре за подписями лиц (директора, заместителя директора, главного бухгалтера и заместителя главного бухгалтера), имеющих право распоряжаться счетом и печатью, платежное поручение в 2-х экземплярах для депонирования средств на сумму чековой книжки и платежное поручение в 2-х экземплярах на стоимость чековой книжки. В чековой книжке все чеки пронумерованы, на них проставлен номер расчетного счета, указано наименование учреждения, банка и владельца. В чеке указывают назначение требуемой суммы (на оплату труда, командировочные расходы и т. п.), суммы в нем пишут с заглавной буквы и прописью. Отрывная часть чека остается в банке, а его корешок с указанием полученной суммы — у организации.

    Для приема денежных средств при реализации продукции, работ, услуг, за наличный расчет через столовую и торговые обслуживающие пункты используются кассовые суммирующие аппараты. Эти аппараты зарегистрированы в налоговом органе. На каждый кассовый суммирующий аппарат ведется книга кассира-операциониста. Книга зарегистрирована в налоговом органе. Она прошнурована, пронумерована и скреплена подписями руководителя и главного бухгалтера, печатью организации, а также подписью должностного лица налогового органа и печатью инспекции Министерства по налогам и сборам. Записи в книгах осуществляются ежедневно в хронологическом порядке. [5, c.320]

    Операции  по внесению в кассу наличных денег  оформляются следующим образом. Прием наличных денег производится по приходным кассовым ордерам. (см. приложение Г - Е) Кассиры-операционисты по окончании своей смены подготавливают к сдаче денежную выручку, составляют отчеты, которые сдают в бухгалтерию. В кассу предприятия вносят наличные денежные средства. Главный бухгалтер составляет приходный кассовый ордер и квитанцию к нему, подписывает оба документа, ставит на квитанции печать предприятия, регистрирует ордер в журнале регистрации. Затем главный бухгалтер передает приходный кассовый ордер кассиру. Кассир проверяет соответствие сумм наличных средств по приходному ордеру, квитанции к нему и пересчитывает переданные кассиром-операционистом, вносящим наличные средства в кассу. При совпадении всех сумм кассир подписывает приходный ордер, квитанцию к нему и выдает квитанцию на руки лицу, вносящему наличные.

    Кассир  приходует наличные деньги, регистрирует операцию в кассовой книге, гасит приходный кассовый ордер и приложенные к нему документы штампом или надписью «получено». Главный бухгалтер отмечает погашенный приходный кассовый ордер в журнале регистрации.

    Рассмотрим  теперь второй тип кассовых операций - операции по расходу наличных средств из кассы. К ним относятся следующие операции:

    1. Выдача заработной платы,

    2. Сдача выручки на расчетный счет в банке,

    3. Выдача сумм наличными под  отчет.

    Оформляются операции по расходу наличных денег следующим образом. Главный бухгалтер составляет и проверяет расходный кассовый ордер, который подписывается руководителем и главным бухгалтером, и регистрирует его в журнале регистрации. (см. приложение Ж)

    Кассир  принимает расходный кассовый ордер  к исполнению, выдает наличные, требуя при этом от стороннего физического лица обязательного предъявления документа удостоверяющего его личность (например, паспорт). Кассир гасит приходный кассовый ордер, регистрирует совершенную операцию в кассовой книге. Главный бухгалтер отмечает расходный кассовый ордер в журнале регистрации как погашенный.

    Выдачу  денег кассир производит только лицу, указанному в расходном кассовом ордере. Если выдача денег производится по доверенности в тексте ордера после фамилии, имени и отчества получателя денег бухгалтерией указывается фамилия, имя и отчество лица, которому доверено получение денег. Если выдача денег производится по ведомости, перед распиской в получении денег кассир делает надпись: «По доверенности». Доверенность остается в документах дня, как приложение к расходному кассовому ордеру или ведомости.

    Оплата  труда, выплата пособий по социальному  страхованию производится кассиром по платежным ведомостям без составления  расходного кассового ордера на каждого получателя. (см. приложение З) На титульном листе платежной ведомости делается разрешительная надпись о выдаче денег за подписями руководителя и главного бухгалтера предприятия или лиц на это уполномоченных. Разовые выдачи денег на оплату труда отдельным лицам производятся, по расходным кассовым ордерам. Расписка в получении денег из кассы производится собственноручно получателем с указанием полученной суммы: рублей – прописью. [7, c.87]

    По  истечению сроков оплаты труда, выплаты  пособий по социальному страхованию кассир:

    а) в платежной ведомости против фамилии лиц, которым не произведены указанные выплаты, ставит штамп: «Депонировано»;

    б) составляет реестр депонированных сумм;

    в) в конце платежной ведомости делает надпись о фактически выплаченных и подлежащих депонированию суммах, сверяет их с общим итогом по платежной ведомости и скрепляет подпись своей подписью;

    г) записывает в кассовую книгу фактически выплаченную сумму и проставляет на ведомости штамп: «Расходный кассовый ордер № _____».

    В бухгалтерии производится проверка отметок, сделанных кассиром в платежных ведомостях, и подсчет выданных и депонированных по ним сумм. Депонированные суммы сдаются в банк, и на сданные суммы составляется один общий расходный кассовый ордер.

    Приходные кассовые ордера и квитанции к ним, а также расходные кассовые ордера и заменяющие их документы заполнены бухгалтерией четко и ясно шариковой ручкой, так как подчистки, помарки или исправления в этих документах не допускаются. В приходных и расходных кассовых ордерах указывается основание для их составления и перечисляются прилагаемые к ним документы.

    Прием и выдача денег по кассовым ордерам производится только в день их составления. При получении приходных и расходных кассовых ордеров или заменяющих их документов кассир проверяет:

    а) наличие и подлинность на документах подписи главного бухгалтера, а на расходном кассовом ордере или заменяющем его документе разрешительной надписи (подписи) руководителя предприятия;

    б) правильность оформления документов;

    в) наличие перечисленных в документах приложений.

    В случае несоблюдения одного из этих требований кассир возвращает документы в бухгалтерию для надлежащего оформления. Приходные и расходные кассовые ордера немедленно после получения или выдачи по ним денег подписываются кассиром, а приложенные к ним документы погашаются штампом «Оплачено» с указанием даты (числа, месяца, года).

    2.2. Порядок ведения кассовой книги.  Отчетность кассира

 

    Все поступления и выдачи наличных денежных средств организации учитываются в кассовой книге. ГСХУ «Несвижская сортоиспытательная станция» ведет одну кассовую книгу, которая пронумерована, прошнурована и опечатана печатью. Количество листов в кассовой книге заверено подписями руководителя и главного бухгалтера.

    Записи  в кассовой книге ведутся в хронологическом порядке отдельно по каждому документу в 2-х экземплярах через копировальную бумагу шариковой ручкой. Вторые экземпляры листов отрываются и служат отчетом кассира. Первые экземпляры листов остаются в кассовой книге. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Подчисток и не оговоренных исправлений в кассовой книге нет, так как они не допускаются Правилами. Исправления в кассовой книге делаются путем зачеркивания тонкой чертой неправильных сумм так, чтобы было можно прочитать зачеркнутое, надписывается над зачеркнутым исправленная сумма, внизу (на свободном месте) делается оговорка «исправлено на сумму______». Сумма указывается прописью и заверяется подписями кассира, а также главного бухгалтера. [3, c.209]

    Записи  в кассовую книгу производятся кассиром сразу же после получения или выдачи денег по каждому ордеру или другому заменяющему его документу.

    Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день. Это суммарный приход кассы - оборот по дебету, из него вычитается суммарный расход — оборот по кредиту. Используя остаток средств в кассе на начало рабочего дня, кассир выводит остаток денег в кассе на конец рабочего дня. Этот же остаток является остатком на начало следующего дня. Затем кассир передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Пример отчета кассира приведен в приложениях В – К.

    В бухгалтерии тщательно проверяют правильность оформления приходных и расходных кассовых документов, соответствие записей в отчете данным приложенных к нему документов, подсчетов итогов операций за день и остатков на начало и конец рабочего дня. Также сверяются суммы полученных и сданных наличных денег в учреждения банка по расчетному счету. После проверки кассового отчета впроставляют номера корреспондирующих счетов.

    Контроль  за правильным ведением кассовой книги  возлагается на главного бухгалтера. С этой целью главный бухгалтер систематически анализирует записи в журнале регистрации приходных и расходных кассовых документов и проверяет соблюдение установленного лимита остатка наличных денег в кассе, использование полученных в банке наличных денег по целевому назначению; своевременность и полноту возврата в банк неиспользованных денежных средств, а также кассовой выручки. Ответственность за соблюдением правил ведения кассовых операций несут руководитель организации, главный бухгалтер и кассир.

    2.3. Хранение наличных денег и  денежных документов

 

    Касса ГСХУ «Несвижской сортоиспытательной станции» оборудована таким образом, чтобы обеспечить сохранность денежных средств и денежных документов в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. Ибо всех случаях, когда по вине руководителя не создаются необходимые условия, обеспечивающие сохранность денежных средств при их хранении и транспортировке, он несет ответственность в установленном законодательством порядке.

    Помещение кассы ГСХУ «Несвижской сортоиспытательной станции» изолировано, а двери в кассу во время совершения операций - заперты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имеющим отношение к ее работе, воспрещен.