Бухгалтерский учет денежных средств

Основным документом, в котором отражаются все поступления и выдача наличных денег организации в течение отчетного года, является кассовая книга (форма № КО-4).

Правила ведения кассовой книги регламентированы Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации и должны выполняться кассиром при ее заполнении. Кассовая книга является регистром аналитического учета. Организация ведет только одну кассовую книгу, которая должна быть пронумерована, прошнурована и опечатана сургучной или мастичной печатью. На последней странице книги делается надпись:

«В настоящей книге всего пронумеровано ____ листов» и проставляются подписи руководителя и главного бухгалтера организации.

Каждый лист кассовой книги состоит из двух равных частей: одна из них заполняется кассиром как первый экземпляр, вторая (без горизонтальных линеек) заполняется кассиром как второй экземпляр через копировальную бумагу чернилами или шариковой ручкой. Первые и вторые экземпляры листов нумеруются одинаковыми номерами. Первые остаются в кассовой книге, вторые (отрывные) являются отчетом кассира и до конца операций за день не отрываются.

Ежедневно в конце рабочего дня кассир подсчитывает итоги операций за день, выводит остаток денег в кассе на следующее число и передает в бухгалтерию в качестве отчета кассира второй отрывной лист (копию записей в кассовой книге за день) с приходными и расходными кассовыми документами под расписку в кассовой книге. Операции по получению и расходованию иностранной валюты также записываются в кассовую книгу.

Записи кассовых операций начинаются после строки «Остаток на начало дня». Предварительно лист сгибают по линии отреза, подкладывая отрывную часть листа под часть листа, которая остается в книге. Для ведения записей после «Переноса» отрывную часть листа накладывают на лицевую сторону неотрывной части листа и продолжают записи по горизонтальным линейкам оборотной стороны неотрывной части листа.

В книге указывают сумму наличных денег, выданных или принятых в кассу организации, а также реквизиты приходных (расходных) кассовых ордеров, по которым получены (выданы) деньги.

1.3. Учет кассовых операций

Для формирования информации о наличии и движении денежных средств в российской и иностранной валютах, находящихся в кассе, Планом счетов предусмотрен счет 50 «Касса».

Сальдо счета указывает на наличие свободных денежных средств в кассе организации на начало и конец месяца. По дебету счета 50 «Касса» отражается поступление денежных средств и денежных документов в кассу организации. По кредиту счета 50 «Касса» отражается выплата денежных средств и выдача денежных документов.

К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы» и др.

Субсчет 50-1 «Касса организации» предназначен для учета денежных средств в кассе организации. Когда организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 «Касса» должны быть открыты соответствующие субсчета для обособленного учета движения каждой наличной иностранной валюты.

Субсчет 50-2 «Операционная касса» предназначен для учета наличия и движения денежных средств в кассах товарных контор (пристаней) и эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, судов, билетных и багажных кассах портов (пристаней), вокзалов, кассах хранения билетов, кассах отделений связи.

Субсчет 50-3 «Денежные документы» предназначен для учета находящихся в кассе организации почтовых марок, марок государственной пошлины, вексельных марок, оплаченных авиабилетов и других денежных документов.

Одним из основных источников поступления денежных средств в кассу организации, являются расчетные счета. В бухгалтерском учете при поступлении денежных средств с расчетного счета составляется запись:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 51 «Расчетные счета».

Поступление денежных средств от покупателей в оплату за реализованный товар является выручкой, отражение которой в бухгалтерском учете зависит от видов торговли: розничная или оптовая.

При продаже товаров через розничную сеть выручка отражается записью:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 90-1 «Выручка».

Основанием для отражения выручки в бухгалтерском учете в оптовой торговле является предъявленный покупателю счет на продажную стоимость товара. В учете составляется запись:

Дебет 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками»

Кредит 90-1 «Выручка».

Поступление денежных средств от покупателей в оплату за товар в данном случае отражается как погашение задолженности покупателя за отгруженный товар:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками».

Расчеты за отгруженный покупателям товар могут осуществляться за наличный расчет в форме предварительной оплаты.

Поступления от других юридических и физических лиц в порядке предварительной оплаты продукции в соответствии с п. 3 Положения по бухгалтерскому учету «Доходы организации» ПБУ 9/99, утвержденного приказом Минфина России от 06.05.99 г. № 32н, не признаются доходами организации.

Согласно Плану счетов сумма поступившей в кассу организации предварительной оплаты в счет предстоящей поставки продукции отражается по дебету счета 50 «Касса» в корреспонденции с кредитом счета 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками». Причем сумма предварительной оплаты учитывается обособленно, для этого организация по балансовому счету 62 «Расчеты с покупателями и заказчиками» может открыть соответствующий субсчет, например субсчет 62-1 «Расчеты по предварительной оплате».

Пример 1.1

Организация получила авансовый платеж наличными денежными средствами под предстоящую отгрузку товара на сумму 35400 руб, в том числе НДС— 5400 руб.

В бухгалтерском учете организации отражаются записи:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 62-1 «Расчеты по предварительной оплате»

— 35 400 руб. — на сумму поступившего авансового платежа в кассу организации;

Дебет 62-1 «Расчеты по предварительной оплате»

Кредит 68 «Расчеты по налогам и сборам»

— 5400 руб. — на сумму НДС от поступившего авансового платежа.

Денежные средства в кассу организации могут поступать от учредителей организации в качестве вклада в уставный капитал. Вклады учредителей определяются учредительным договором и протоколом собрания учредителей. Учет расчетов с участниками общества по денежным и имущественным вкладам в уставный капитал ведется с применением счета 75 «Расчеты с учредителями». К этому счету предусмотрены субсчета:

75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал»;

75-2 «Расчеты по выплате доходов».

Подтверждением факта принятия денежного вклада от участника является квитанция к приходному кассовому ордеру, скрепленная печатью организации. Приходный кассовый ордер служит основанием для записи операции в отчет кассира, на основе которого составляются бухгалтерские записи с их отражением в журналах-ордерах.

Сумма вклада участника, поступившая в виде наличных денежных средств в кассу, отражается записью:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал».

Пример 1.2

При создании общества с ограниченной ответственностью уставный капитал определен в размере 20 000 руб. На момент регистрации ООО его уставный капитал должен быть оплачен не менее чем на 50 % (п 2 ст. 16 Федерального закона от 08.02.98 г. № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью») Учредительным договором предусмотрены взносы участников наличными денежными средствами в кассу организации.

В бухгалтерском учете составляются записи:

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал»

— 10 000 руб. — на сумму взноса в размере 50 % вкладов участников до момента регистрации общества;

Дебет 75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал»

Кредит 80 «Уставный капитал»

— 20 000 руб. — на сумму зарегистрированного уставного капитала общества;

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 75-1 «Расчеты по вкладам в уставный (складочный) капитал»

— 10000 руб. — на сумму взноса в счет погашения оставшейся части уставного капитала общества.

Денежные средства могут поступать в кассу организации при возврате подотчетных сумм от работников организации. Остаток подотчетных сумм определяется на основании авансового отчета, его поступление оформляется приходным кассовым ордером.

Пример 1.3

Подотчетному лицу из кассы организации выданы денежные средства на приобретение канцелярских принадлежностей в сумме 600 руб. После приобретения канцелярских принадлежностей подотчетным лицом составлен авансовый отчет, к которому приложены товарный и кассовый чеки на сумму 450 руб Остаток неиспользованных денежных средств (150 руб.) сдан в кассу организации.

В бухгалтерском учете составлены записи:

Дебет 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

Кредит 50-1 «Касса организации»

— 600 руб. — выданы из кассы подотчетному лицу денежные средства для приобретения канцелярских принадлежностей;

Дебет 10-1 «Инвентарь и хозяйственные принадлежности»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

— 450 руб. — приобретены подотчетным лицом канцелярские принадлежности;

Дебет 50-1 «Касса организации»

Кредит 71 «Расчеты с подотчетными лицами»

— 150 руб. — возвращен в кассу организации остаток неиспользованных подотчетных сумм.

Иные операции поступления денежных средств в кассу организации представлены в приложении 1.

Выбытие денежных средств из кассы организации отражается по кредиту счета 50 «Касса» в корреспонденции с разными счетами в зависимости от назначения расходов.

Одним из основных направлений выбытия денежных средств является их зачисление на расчетный счет.

Денежные средства сдаются в банк кассирами организаций или через инкассаторов. Денежные средства, выданные кассиру для сдачи в банк, оформляют расходным кассовым ордером. В банке оформляется объявление на взнос наличными. В бухгалтерском учете составляется запись:

Дебет 51 «Расчетные счета»

Кредит 50-1 «Касса организации».

Денежные суммы (преимущественно выручка от продажи товаров торговых организаций), внесенные в кассы кредитных организаций, сберегательные кассы или кассы почтовых отделений для зачисления на расчетный счет или иной счет организации, но еще не зачисленные по назначению, учитываются на счете 57 «Переводы в пути».

Основанием для принятия на учет денежных средств по счету 57 «Переводы в пути» являются квитанции кредитной организации, сберегательной кассы, почтового отделения, копии сопроводительных ведомостей на сдачу выручки инкассаторам.

Пример 1.4

Согласно договору на расчетно-кассовое обслуживание с уполномоченным банком торговая организация сдает торговую выручку два раза в день. В первой половине дня выручку сдает кассир непосредственно в банк. Во второй половине дня организация сдает выручку через инкассатора.

31 марта кассиром сдана в банк выручка в сумме 50 000руб., через инкассатора в банк сдано 125 000 руб.

В бухгалтерском учете на сумму выручки, сданную кассиром в первой половине дня, составляется запись:

Дебет 51 «Расчетные счета»

Кредит 50-1 «Касса организации»

— 50 000 руб.

Выручка, сданная через инкассатора во второй половине дня, на расчетный счет в этот день не зачислена. В связи с этим 31 марта в учете составляется запись.

Дебет 57 «Переводы в пути»

Кредит 50-1 «Касса организации»

— 125 000 руб.

Денежные средства, находящиеся в пути, будут зачислены на расчетный счет на следующий день. В учете будет составлена запись:

Дебет 51 «Расчетные счета»

Кредит 57 «Переводы в пути»

— 125 000 руб.

Выбытие денежных средств из кассы организации может произойти в результате осуществления организацией инвестиций наличными денежными средствами. Для учета инвестиций (в государственные ценные бумаги, акции, облигации и иные ценные бумаги других организаций, уставные (складочные) капиталы других организаций, представленные займы) в бухгалтерском учете предусмотрен счет 58 «Финансовые вложения».

Пример 1.5

Согласно договору простого товарищества организация осуществила вклад в создание совместной производственной деятельности. В качестве взноса в совместную деятельность организацией переданы наличные денежные средства в сумме 45 000 руб. По итогам совместной деятельности организации начислены доходы в сумме 2500руб., которые поступили в кассу организации.