Бухгалтерская документация как часть системы управленческой документации

Нет первичного документа - нет факта хозяйственной жизни. Это - одно из основополагающих правил бухучета. Все записи в бухгалтерском учете производятся на основании первичных учетных документов. Эти же документы служат для проверки правильности свершившихся фактов хозяйственной жизни и для других целей. Вся хозяйственная жизнь организации находит отражение в виде первичных документов. Много полезной информации о первичных учетных документах можно найти в ст. 9 "Первичные учетные документы" закона "О бухгалтерском учете". Например, вот о чем говорит п.1 этой статьи:

Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет.

Какие первичные учетные документы можно принимать к учету? На этот вопрос отвечает п. 2. ст. 9 закона "О бухгалтерском учете":

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых не предусмотрена в этих альбомах, должны содержать следующие обязательные реквизиты:

             а) наименование документа;

             б) дату составления документа;

             в)наименование организации, от имени которой составлен документ;

             г) содержание хозяйственной операции;

             д) измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;

             е) наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;

             ж) личные подписи указанных лиц;

А где можно найти формы первичных документов, о которых говорится в законе?

Альбомы, о которых идет речь - это специальные альбомы унифицированных форм первичной учетной документации (их выпускает Госкомстат - Государственный комитет Российской Федерации по статистике).

Бланки документов можно купить в специальных магазинах, или, найдя их в соответствующих нормативных актах (например, с помощью электронной правовой системы наподобие Консультант Плюс), сделать копии или распечатки.

Если в вашей организации применяется автоматизированная форма бухгалтерского учета, то, скорее всего, вы сможете распечатать формы документов (обычно даже заполненные), используя бухгалтерскую программу, применяемую на предприятии.

Если вы пользуетесь унифицированными формами первичных документов - нельзя удалять из них реквизиты - отдельные элементы документов. А вот дополнять такие формы можно.

При необходимости организация может самостоятельно разрабатывать формы первичных учетных документов. Самое главное, чтобы эти документы соответствовали требованиям к первичным учетным документам, которые мы рассмотрели выше. В частности, важно, чтобы они имели все предусмотренные законом реквизиты.

5.Документооборот

Путь, который, проходит документ от момента его составления до сдачи в архив называется документооборотом. В организации должен быть составлен график документооборота, который утверждается руководителем.

За достоверность данных, содержащихся в документах, ответственность несут лица, подписавшие документ. За обеспечение сохранности документов в период работы с ними и за своевременную передачу в архив ответственность возложена на главного бухгалтера.

Для большинства документов срок хранения устанавливается в пределах 5 лет, а лицевые счета работников хранятся 75 лет. Для хранения однородных документов заводятся дела в соответствии с номенклатурой дел. Номенклатура - это систематизированный перечень заголовков дел с указанием сроков их хранения. Дело должно содержать не более 250 листов. Дела размещаются в закрывающихся сейфах или картотеках. Бухгалтерские дела могут быть выданы только по распоряжению главного бухгалтера. Выдача дел в другие организации разрешается руководителем. Изъятие дел по требованию компетентных органов должно осуществляться только по письменному распоряжению, с обязательным составлением акта об изъятии подлинника и подшивкой в дело на его место заверенной копии.

Документы предприятия могут храниться краткие сроки, могут оставаться длительное время, могут уничтожаться. Отбор производится с помощью экспертизы ценности документов. Ее проводит экспертная комиссия предприятия. Экспертиза должна проводиться ежегодно. Одновременно проводится отбор документов и дел временного хранения с истекшими сроками хранения. По результатам экспертизы составляются акты о выделении дел к уничтожению. После утверждения актов дела уничтожают. Дела с постоянным сроком хранения, сроком хранения свыше 10 лет, по личному составу передаются в ведомственный архив по описям. Предприятия должны проверять состояние и наличие документов в архиве 1 раз в 10 лет.

6.Список используемой литературы:

1.    Касьянова Г.Ю. Бухгалтерский учет просто о сложном. Москва 2008.

2.    ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ в ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ (в ред. решения Росархива от 27.10.2003)

3.    Касьянова Г.Ю. Документооборот  в бухгалтерском и налоговом учете. Москва 2008.

4.    Опубликовано в номере: Финансовый менеджмент №3 / 2003.

5.    Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете  (утв. Минфином СССР 29.07.83 г. № 105 по согласованию с ЦСУ СССР).

15

1.    [1] Касьянова Г.Ю. Бухгалтерский учет просто о сложном. Москва 2008.

2.    [2] ПЕРЕЧЕНЬ ТИПОВЫХ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ ДОКУМЕНТОВ, ОБРАЗУЮЩИХСЯ в ДЕЯТЕЛЬНОСТИ ОРГАНИЗАЦИЙ, С УКАЗАНИЕМ СРОКОВ ХРАНЕНИЯ (в ред. решения Росархива от 27.10.2003)

3.    [3] Касьянова Г.Ю. Документооборот  в бухгалтерском и налоговом учете. Москва 2008.