Бухгалтерская документация как часть системы управленческой документации

         Кафедра бухгалтерского учета и аудита

О Т Ч Е Т

по практикуму учебному (учебной  практике) по

методологии бухгалтерского документирования

Тема теоретического вопроса:

Бухгалтерская документация как часть системы управленческой документации.

Санкт-Петербург

2010

Содержание:

1.      Введение………………………………………………………………….….3

2.      Управленческая документация…………………………………………….4

3.      Бухгалтерская документация………………………………………………6

4.      Первичные учетные документы…………………………………………..11

5.      Документооборот………………………………………………………….15

6.      Список используемой литературы………………………………………...17

1. Введение

Бухгалтерский учет-это система сбора, регистрации  и обобщения информации, позволяющая в оптимальные сроки выдавать заинтересованным пользователям (собственникам организации, ее руководству, контролирующим органам) сведения о том, какое имущество (в денежном выражении) есть у организации, кто и сколько должен ей и кому и сколько должна она сама.

Информация, отраженная в документах бухгалтерского учета, дает возможность получить реальные сведения об имущественном и финансовом положении организации, о целесообразности проведения ею хозяйственных операций, об эффективности использования материальных, финансовых и трудовых ресурсов, контролировать соблюдение законодательства по бухгалтерскому учету и налогообложению.

Управленческий учет - упорядоченная система сбора,  регистрации и обобщении информации в натуральном и денежном выражении о деятельности предприятия в целях контроля и принятия верных и своевременных управленческих решений.

Достоверная и своевременная информация о положении и результатах деятельности предприятия и их соответствии целям предприятия; эффективный контроль над имуществом, обязательствами и финансовыми потоками предприятия; «реальные» данные для планирования деятельности и анализа слабых сторон предприятия; прозрачная система управления финансами предприятия, позволяющая достигать поставленных целей.[1]

2.Управленческая документация.

"Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения" составлен в соответствии с "Основами законодательства Российской Федерации об Архивном фонде Российской Федерации и архивах" от 7 июля 1993 г., Положением об Архивном фонде Российской Федерации, утвержденным Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. N 552, и с учетом положений иных правовых актов Российской Федерации и субъектов Российской Федерации, современных нормативных документов и методических пособий по экспертизе ценности документов и комплектованию архивов.

1.2. Перечень включает документы, образующиеся при документировании однотипных (общих для всех) управленческих функций, выполняемых учреждениями, организациями и предприятиями, независимо от функционально-целевого назначения, уровня и масштаба деятельности, форм собственности.

Документы, отражающие специфические функции организаций (присущие определенному виду деятельности), предусматриваются в соответствующих ведомственных перечнях, примерных номенклатурах дел.

1.3. Состав документов и сроки их хранения в Перечне определены в результате непосредственного изучения документов с учетом рекомендаций специалистов соответствующих организаций, а также положений "Перечня типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций и предприятий, с указанием сроков хранения" (М., 1989), ведомственных перечней документов со сроками хранения, примерных номенклатур дел, а также решений ЦЭПК Росархива об установлении или об изменении сроков хранения отдельных видов документов.

1.4. Перечень предназначен для использования в качестве основного нормативного документа при определении сроков хранения и отборе на хранение и уничтожение управленческих типовых документов, т.е. общих для всех или большинства организаций (в том числе негосударственных).

1.5. Перечень служит целям сохранения, организации и качественного пополнения состава Архивного фонда Российской Федерации. Перечень используется при формировании дел, при подготовке номенклатур дел, при разработке схем классификации документов, при разработке ведомственных перечней документов, примерных номенклатур дел, а также в практике работы экспертно-проверочных комиссий (ЭПК) архивных органов и экспертных комиссий (ЭК) организаций.

2. Структура перечня и порядок его применения

2.1. Перечень построен по функциональному принципу и включает разделы, отражающие основные направления деятельности организаций, свойственные им, как правило, независимо от уровня в системе управления, вида деятельности, форм собственности. Разделы имеют подразделы по более узким вопросам.

2.2. Перечень состоит из 12 разделов:

- разделы 2 - 4 включают документы, последовательно раскрывающие планирование, ценообразование, финансирование, кредитование, учет и отчетность, налогообложение организаций;

Нас интересует п.4.1. Бухгалтерский учет и отчетность. [2]

3.Бухгалтерская документация.

Документы является исходным пунктом бухгалтерского учета.

На сегодняшний день список документов, определяющих методологические основы, порядок организации и правила ведения бухгалтерского учета, значительно расширился и включает:

           Гражданский кодекс РФ;

           Налоговый кодекс РФ;

           Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях;

           Трудовой кодекс;

           Положение по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в  Российской Федерации, утвержденное приказом Минфина России от 29.07.98 №34н;

           План счетов бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в Российской Федерации, утвержденный приказом Минфина России от 31.10.2000 №94н;

           21 положение по бухгалтерскому учету, каждое из которых выполняет функции учетного стандарта, определяющего порядок учета и оценки конкретного объекта или их совокупности.

           Методические рекомендации Минфина России по учету отдельных объектов или операций и применению отдельных ПБУ.

Применение бланков устаревших и произвольных форм не допускается.

Все перечисленные документы отражают реальные процессы, происходящие в экономической жизни России,  и призваны приблизить российский бухгалтерский учет к международному.

Итак, для чего это всё нужно???

Чтобы пользоваться данными учета.

Заинтересованные пользователи - Внешние и внутренние.

Внешние пользователи бухгалтерского учета оценивают его с разных позиций:

            Инвесторов интересует, насколько они рискуют, вкладывая средства в  бизнес, и есть ли у них шанс получить дивиденды;

            Заимодавцы хотят знать, вернете ли вы им деньги и проценты, под которые они предоставили вам заем;

            Поставщики и подрядчики - получат ли они то, что им причитается за реализованные вам товары и выполненные для вас работы( оказанные услуги)

            Налоговые органы – заплатите ли вы налоги;

            Органы государственной власти преследуют свои цели, связанные с реализацией государственной политики и регулированием экономики страны.

Для руководства предприятия, которое является внутренним пользователем бухгалтерского учета, его информация необходима для принятия управленческих решений, планирования и контроля.

Уместная, надежная, сравнимая – все это требования к информации бухучета

Любые данные имеют ценность только в том случае, если они объективны. Информация бухучета может быть объективной, если она уместна, надежна и сравнима.

Информация уместна, если ее наличие или отсутствие, точность или неточность может повлиять на решения внешних пользователей. Это качество информации бухучета зависит от ее существенности содержания.

Информация надежна, если она объективна и без ошибок отражает факты хозяйственной деятельности. Данные бухучета не следует представлять тенденциозно: завышать активы и доходы и занижать расходы либо, наоборот,- занижать активы и доходы, завышать обязательства и расходы. Нельзя также создавать скрытые резервы. Отсюда еще одно требование к информации бухучета - полнота.

Информация сравнима, если позволяет сопоставить данные о финансовой деятельности организации за разные периоды времени, а также сравнивать ее с результатами деятельности других организаций. А также возможно только в том случае, если пользователи располагают информацией об учетной политике организации, которая также может повлиять на объективную оценку данных бухучета.

Бухгалтерская документация это часть системы управленческой документации организации в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документацией (ОКУД), утвержденной постановлением Госстандарта России от 30 декабря 1993 года №299.

Документы бухгалтерского учета можно разделить на три уровня: первичная учетная документация, регистры бухгалтерского учета и отчетная бухгалтерская документация.

Остановимся на первичной бухгалтерской документации. Это документы, фиксирующие факты совершения хозяйственной операции. Первичный учетный документ должен быть составлен в момент совершения операции, а если это не предоставляется возможным - непосредственно после её окончания.[3]

Образцы форм документов утверждаются правительственными органами. Такие формы документов называются типовыми или унифицированными.

Бухгалтерские документы классифицируют по нескольким признакам:

1, По назначению:

- Распорядительные. Например: Приказы об учетной политике, о предоставлении отпуска, о проведении инвентаризации и т. д.

- Оправдательные (исполнительные). Например: приходные и расходные кассовые ордера, товарно-транспортные, счет-фактуры, накладные, акты, накладные и т.д. счет фактуры - это приложения к товарно - транспортным накладным. Составляются в интересах налоговой инспекции

- Документы бухгалтерского оформления. Например: расчетно-платежные ведомости, расчет отпускных, расчет пособия по временной нетрудоспособности, расчет амортизации и другие.

- Комбинированные документы - содержат те и другие элементы. Например, расходные кассовые ордера.

2. По месту составления:

- внутренние. Например: накладная на внутреннее перемещение, ПКО, РКО, акты.

- внешние. Например: ТТН, счет – фактуры

3. По степени обобщения хозяйственных операций:

- первичные. Например: ПКО, РКО, ТТН, акты, накладные.

- сводные. Например: Кассовый отчет, товарный отчет, авансовый отчет, материальный отчет.

4. По порядку использования;

- разовые. Например: ПКО, РКО, акты.

- накопительные. Например: дневной заборный лист, лимитно-заборная карта.

4.Первичные учетные документы

Первичные учетные документы, которые используются в бухгалтерском учете - это часть системы управленческой документации. Существует Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Он дает следующую классификацию унифицированных форм управленческих документов, многие из которых находят применение в бухгалтерском учете (табл. 1). Обычно на бланках документов есть код документа по ОКУД.