Бухгалтер есепті құжатпен рәсімдеу

                          Бухгалтер есепті құжатпен рәсімдеу 

                                                  Есеп регистрлері 

    Ағымдағы есептік  жазбалар жүргізілетін, арнайы түрде жолма- жол сызықтар салынатын парақтар есеп регистрлері деп түсіндіріледі.Бұл есеп жұмыстарының екінші кезеңі.Оларда синтетикалық және аналитикалық шоттар бойынша шаруашылық құралдарының жағдайы мен қозғалысы, шығу көздері туралы мәліметтер топтастырылып, жүйеленеді.Есеп регистрінің мәліметтері бойынша есептемелер жасалынды.Бухгалтерлік есеп тәжірибесінде сыртқы түрі мен мазмұны жағынан әр түрлі есеп регистрлері қолданылады.Бос парақтар (журнал-ордерлер, ведомостер), карточкалар (карточкада сақталады) және кітаптар (кассалық, депозитке салынған жалақы және т.б)пайдаланылады.

    Есеп регистрлерінің  қайсысын таңдау  ұйымының есеп  саясатында алдын-ала  ескертіледі.

   Мазмұны мен міндеті  жағынан есеп регистрлері   мынадайболып  бөлінеді:

• Синтетикалық есеп;
• Аналитикалық есеп;
• Синтнтикалық және аналитикалық есепті үйлестіретін есеп регистрлері.

   Синтетикалық есеп  регистрлерін түзеуге  есеп кестелерін  жолма-жол сызудың  шахматтық түрі  негіз болып салынған.Мұндайда  аналитикалық есеп  объектлеріне, есеп міндеттеріне, субъектінің шаруашылық іс-әрекетін оперативті бақылау мен басқаруға байланысты әр түрлі болуы мүмкін.

   Материалдық құндылықтарды  қадағалау үшін  кәсіпорында заттай  және ақшалай көрсетілетін  әр түр жөніндегі  күн сайынғы түсу  мен жұмсалу туралы  дәл мәліметтер  болуы қажет.Жабдықтаушылармен  өзара есептесу  операциялары бойынша  әрбір жекелеген жабдықтаушы немесе одан алынған материалдар партиясының әрбіріне есеп айырысулардың жағдайы жайлы нақты мәліметтер болуы тиіс.Сондықтан тауарлы-материалдық қорлардың аналитикалық есебі регистрлері жабдықтаушылармен есеп айырысу бойынша аналитикалық есеп регистрлерінен айырықшаланады. 

                               Бухгалтерлік есеп  формалары 

     1.Мемориалдық-ордерлік есеп формасы алғашқы және жинақтаушы құжаттар мәліметтері негізінде жүргізіледі.Операцияларды жазу-тіркеу журналында, соңынан Бас журналда жүргізіледі.Аналитикалық есеп алғашқы немесе жиынтық құжаттар негізінде жазылатын карточкаларда болады.Ай біткен соң синтнтикалық және аналиликалық шоттардың мәліметтері бойынша өзара салыстыратын айналым ведомостілері жасалады.Бұл формадағы есеп дәйекті ізбен іске асады, алайда бұл көп еңбекті талап етеді, өйткені бір жазба әлденеше рет қайта-қайта (мемориалдық ордерде, тіркеу журналында, синтетикалық және аналитикалық регистрлерде)жазылады.Аналитикалық есеп тым көп, әрі синтетикалық есептен бөлек жүргізіледі, шаруашылық іс-әрекетті бақылау, талдау және есеп беруді жасау үшін қажетті көрсеткіштерді жинау өте қиын. 

                                       451 шоты бойынша  мемориалдық ордер 

    2.Есептің журнал-ордерлік формасы.Негізгі ерекшеліктері:

• Шаруашылық операцияларын есептеу үшін кредиттік белгісі бойынша сызықтық-позициялау тәсілімен жазба жүргізілетін және жол-жол сызудың шахматтық формасы бар журнал-ордерлер қолданылады,
• Бірқатар журнал-ордерлерде синтетикалық және аналитикалық  есеп қатар орындалады;
• Жүйелі және хронологиялық жазбалар біріктіреді;
• Бақылау мен есепті жүргізу үшін қажетті көрсеткіштер көлеміндегі операциялар бейнеленеді;
• Журнал-ордерлерді және Бас кітапты тиімді құрудың арқасында жазулар саны азаяды.

      Журнал-ордерлер  дегеніміз – едәуір  деректемелері бар  бос парақтар. Белгілі бір синтетикалық шот пен шоттар тобына ашылады. Ай ішіндегі мәліметтер алғашқы құжаттардың негізінде күн сайын жинақталады. Ай соңында қорытынды есептеліп, бас кітапқа көшіріледі. Бас кітаптың негізінде баланс пен есеп беру жасалады.

       Есеп-қисаптың журнал-ордерлік формасын қолдану есептің көп еңбек сіңіру қажеттілігін едәуір азайтуға мумкіндік береді, оның бақылаушылық мәнін арттырып, есеп қүруды жеңілдетуге жол ашады,

        Алайда бұл форманың  да кемшіліктері  бар,бұлар – мәліметтерді қолмен толтыруға бейімделген және есепті механикаландыруды қиындататын журнал- ордерлерді түзеудің күрделілігі мен қолайсыз молдығы.

       3.Есептің автоматтандырылған формасында (бухалтерлік есепті компьютерде жүргізу) жоғарыда айтылған кемшіліктер кездеспейді.

          Компьютерді пайдалануды  салыстырмалы түрде  қарастырсақ, қарапайым,  оларды қолдану  механикаландыруды,  көбіне есеп-қисап  процесін автоматтандыруды; есеп мәліметтерінің  оте дәлдігін; есептің  ширақтығын; есеп  қызметкерлерінің еңбек өнімділігін артыруды; оларды қарапайым, жай техникалық іс-қызмет аясын атқарудан босатуды және шаруашылық қызметті бақылау және талдаумен щұғылдануға мүмкіндік беруді, есептің барлық түрлері мен жоспарлауды үйлестіруді қамтамасыз етеді.

        4.Есептің қарапайымдандырылған формасы – шағын кәсіпкерлік субъектілеріне арналған, әрі небәрі екі регистрді көздейді: шаруашылық операциялары есебі кітабы (синтетикалық есеп регистрі) және аналитикалық есеп регистрлері болып табылатын тиісті объектілер (негізгі құралдар, тауарлы-материалдық қорлар және т.б. қорлар) есебінің регистрлері. Кітап пен ведомостің міліметтерін баланс пен есеп беруді жасау үшін қолданады. Бұл форманы жүргізу «Шағын кәсіпкерлік субъектілерінің есебі» мен есеп берудің 23 бухгалтерлік  есеп стандарттарымен және оған берілетін әдістемелік ұсыныстармен реттеледі.

          Бухгалтерлік есеп формаларын таңдау құқы субъектілердің өзіне берілген. Ұсынылатын формалар негізінде олар өздерінің формаларын жасайды, есеп регистрін жетілдіреді және ақпаратты өңдеудің жалпы әдістемелік принциптері мен технологиясын сақтай отырып, мәліметтерді тіркеу мен өңдеу бағдарламаларын жасауға болады. 

                                     Түгендеу мен оны жүргізу тәртібі 

          Бухгалтерлік есеп пен қаржылық есеп берудің күмәнсіз сенімділігін қамтамасыз ету үшін субъектілер кеміндежылына бір рет мүлік пен міндеттемелерге түгендеу жүргізуі тиіс, түгендеу барысында олардың бар-жоғы, жағдайы мен бағасы тексеріліп, құжатпен расталады.

          Бухгалтерлік есептің  бұл тәсілінің  көмегімен  субъектінің құралдары жайлы, олардың іс жүзінде бар-жоқтығы жайлы есеп мәліметтері осы көрсеткіштердің сәйкестігін қамтамасыз ету мақсатымен салыстырылады және реттеледі.

         Шаруашылық іс-әрекет барысында бухгалтерлік есеп мәліметтерімен тауарлы- материалдық корлардың нақты қолда бары арасында ацырмашылық туындауы мүмкін.

• табиғи себептерге байланысты (кеуіп, құрғап кету, сусымалы тауарлардың тасымалдау және сақтау кезіндегі салмағының азаюы, ұнтақталу, тозаңға айналу, төгілу);
• құралдарды қабылдаған немесе босату кезіндегі жетіспеушілік (қате есептеу, қағыс өлшеу, салмақ кемдігі);
• есептеу кезіндегі қателіктер – арифметикалық қателіктер, алғашқы құжаттардағы жаңылыстар, құжаттық мәліметтерді қате корсету;
• ұрлық, қымқыру, кем өлшеу – материалдық құндылықтарды қабылдау мен босату кезіндегі, ақша және басқадай заттарды беру кезінде кем беру, есептеу,   сондай-ақ құралдарды тікелей сіңіріп кету.

    Айырмашылықтарды  құралдардың нақты  қалдықтары мен  бухгалтерлік есеп  мәліметтерін оқтын-оқтын  салыстыру негізінде түгендеу жолымен анықтауға болады.

         Түгендеуді (инвентаризация) өткізу тәртібі  мен мерзімдерін субъект басшысы №24 «Бухгалтерлік қызметті ұйымдастыру» бухгалтерлік есеп стандартына және оған Қазақстан Респупликасы Қаржы министрлігінің бухгалтерлік есеп пен аудит әдістемесі департаментінің 1998ж. 6 наурыздағы «Заңды тұлғалардың мүлік пен міндеметтемелерге түгендеу жүргізудің тәртібі туралы» 47 бұйрығымен (өзгерістермен және толықтырулармен) бекітіліп, түгендеу айырмашылықтарын реттеу және түгендеу қорытындыларын рәсімдеу тәртібі бейімделген. Әдістемелік ұсыныстарға сәйкес анықтайды.

         Мынадай түгендеулер  болады:

         1.Толық.  Барлық шаруашылық жүргізуші субъектілерге қатысты. Әдетте түгендеуді мынандай мерзімдерде өткізеді:

• негізгі құралдарға – кемінде жылына бір рет ( 1 қарашадан ерте емес);
• ғимараттарды, үйлерді және негізгі құралдардың тағы басқа жылжымайтын объектілерін – 2–3 жылда бір рет;
• күрделі қаржы – жылына бір рет (1 желтоқсаннан ерте емес);
• аяқталмаған өндіріске – 1 қаңтарға қарай;
• күрделі жөндеудің, алдағы кезеңдердің шығындарын – тоқсанында (квартал) бір реттен кем емес;
• мұнай өнімдерін – айына бір реттен кем емес;
• банкпен есеп айырылысуларды – жеке шоттары бойынша көшірме алу шарасына орай;
• қаржылық органдармен есептесулерді – тоқсан сайын;
• ақшалай қаражат пен қатаң есептегі құжаттарды айына бір реттен кем емес;
• балансаралық есептер (еншілестерімен, тәуелділермен , заңды тұлғалармен бірлесіп бақыланатындармен) - әрбір айдың бірінші күнінде;
• басқадай дебиторлармен,кредиторлармен есеп айырысуларды – жылына екі рет;
• баланстың басқа баптарын – келесі есепті жылдың 1 қаңтарына.

      2.Жекелеген.Қаражаттардың бір түрін (кассадағы ақшалай қаражат) қамтиды.Жыл бойы материалдық-құндылықтарды сақтау мақсатымен жүйелі түрде жүргізіледі.

      3.Жоспарлы.Жоспар бойынша белгіленген мерзімде өткізіледі.

      4.Кенеттен- материалдық – жауапкершілікті тұлғалар ауысқанда басшының өнімі, тергеу органдарының талабы бойынша.

      5.Жоспардан тыс-стихиялық апаттан кейін, сондай-ақ қаражатты ай сайын түгендеу.

      Сонымен қатар,  түгендеу шаруашылық  жүргізуші субъектінің  бухгалтерлік есебі  мен балансының  шынайылығын қамтамасыз  ету үшін өткізіледі.Бұл  мақсат үшін құрамында  субъект басшысы  (комиссия төрағасы), бас бухгалтер, құрылымдық бөлімше басшысы, қызметтің бас мамандары бар тұрақты түгендеу комиссиясы құрылады. 

      Ол құндылықтарды  сақтауды қамтамасыз  ету жөніндегі  алдын – ала  жұмысты жүргізеді;түгендеу  өткізуді ұйымдастырады  және жұмысшы комиссия  мүшелеріне нұсқау беруді іске асырады;түгендеу барысында тұрақты бақылау жүргізеді, тауарлы – материалдық қорларға түгендеу жүргізудің дұрыстығына бақылау жасайтын тексерушідерді ұйымдастырады;қоймалық есеп жүргізу мен түгендеудің аралық кезеңдерде құндылықтарды сақтаудың дұрыстығын, түгендеудің қорытындысын (артық шығу, кемшығу) тексеруі; қажет жағдайда қайтадан толық түгендеу өткізеді; жетіспеушілікке немесе құндылықты бүлдіруге жол берген адамдардан алынған түсініктемелерді,сонымен қатар басқа да бұрмалаушылықтарды қарайды және анықталған жетіспеушілікті, құндылықты бүлдіру салдарынан болған жоғалтуларды реттеу тәртәбі туралы ұсыныстар енгізеді.

     Түгендеуді тікелей  өткізу үшін субъекті  басшысының бұйрығымен  құрамында комиссия  төрағасы мен комиссия  мүшелері (мамандар мен бухгалтерия қызметкерлері) бар жұмысшы комиссиясы құрылады.

     Комиссия құрамында  түгендеу жүргізілетін  құндылықтарды, бағаларды  және бастапқы  есепті жақсы білетін  тәжірибелі қызметкерлер  кіреді.Жұмысшы түгендеу  комиссиясының қызметкерлері  түгендеулердің уақтылы жүргізілуін және тәртіпті сақтау үшін, тізімдеме(опись) құрудың толықтығы мен дәлдігі, оларды бухгалтерияға ұсыну үшін жауапкершілікті алады.

     Түгендеуді материалды-жауапты  тұлғалар ауысқанда,  аудиторлық тексерулерде, тергеу органдарының талаптары бойынша және тағы басқа жағдайларға өткізеді.

     Түгендеу қортындылары (артық  шығу, кем шығу, қайта  сұрыптау) түгендеу  қорытындыларының  салыстыру ведомосіне  жазылады.Оларға  тек есепиік мәліметтерден  ауытқуы анықталған  құндылықтар ғана  кіреді.