Бюджетный учет и отчетность

     График  отпусков (ф. Т-7) предназначен для отражения сведений о времени распределения ежегодных оплачиваемых отпусков работникам всех структурных подразделений организации на календарный год по месяцам. График отпусков — сводный график. При его составлении учитываются действующее законодательство, специфика деятельности организации и пожелания работника.

     Приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (ф. Т-8) и приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (ф. Т-8а) применяются для оформления и учета увольнения работника (работников). Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом, объявляются работнику (работникам) под расписку.

     Приказ (распоряжение) о направлении работника  в командировку (ф. Т-9) и приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (ф. Т-9а) применяются для оформления и учета направлений работника (работников) в командировки. Заполняются работником кадровой службы, подписываются руководителем организации или уполномоченным им лицом. В приказе о направлении в командировку указываются фамилии и инициалы, структурное подразделение, профессии (должности) командируемых, а также цели, время и места командировок.

     Табель  учета использования рабочего времени  и расчета заработной платы (ф. 0504421) применяют для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы.

     Табельный учет охватывает всех работников организации. Каждому из ню присваивается определенный табельный номер, который указывается во всех документах по учету труда и заработной платы.

     В табеле по каждому работнику указываются  фамилия, имя, отчество, должность, количество отработанных часов за каждый рабочий день, неявки на работ); общее количество дней (часов) явок, категория налогоплательщика и персонала, табельный номер, стоимость 1-го дня (часа), отработанные часы и сумма оплаты по каждому виду оплаты, сторно начислений (вид оплаты, сумма, дни (часы) не явок), количество рабочих дней в месяце.

     Табель  ведется ежемесячно лицами, назначенными приказом по учреждению в целом или в разрезе структурных подразделений (отделов, отделений, факультетов, лабораторий и др.).

     Открывается он ежемесячно за 2-3 дня до начала расчетного периода на основании табеля за прошлый месяц.

     Записи  в табель и исключение из табеля работников должны производиться только на основании документов по учету личного состава: приказов о приеме на работу, переводе, увольнении, справок о вызове в военкомат, суд, листков о временной нетрудоспособности и др., которые работники сдают табельщикам.

     В табеле регистрируется только случаи отклонений. В верхней половине строчки  на каждого работника, у которого имелись отклонения от нормального использования рабочего времени, записываются часы отклонений, а в нижней — условные обозначения отклонений. В нижней части строчки записываются также часы работы в ночное время.

     Если  у одного и того же работника в один и тот же период в использовании рабочего времени имелось два вида отклонений, одно из которых — работа в ночное время, то нижняя часть строки заполняется дробью, числитель которой — условное обозначение отклонений, а знаменатель — ночные часы. При наличии более двух отклонений в один день фамилия работника в табеле повторяется два раза.

     В конце месяца работником, ответственным  за ведение табеля, определяется общее количество дней (часов) явок, дней (часов) неявок, а также количество часов по видам переработок (замещение, работа в праздничные дни, ночные часы и другие виды оплаты) с записью их в соответствующие графы. Заполненный табель подписывается лицом, ведущим табельный учет.

     Заполненный табель и другие документы,  оформленные  соответствующими подписями, в установленные сроки сдаются в бухгалтерию для проведения расчетов по соответствующим графам «Сумма», после утверждения табеля руководителем учреждения он используется для составления расчетно-платежной ведомости.

     Оформленные первичные документы по учету выработки и выполненных работ вместе со всеми дополнительными документами (листками на оплату простоя, на доплаты, актами о браке и др.) передаются бухгалтеру.

     Для определения суммы заработной платы, подлежащей выдаче на руки работникам, необходимо определить сумму заработка работников за месяц и произвести из этой суммы необходимые удержания. Эти расчеты производят обычно в расчетно-платежной ведомости (ф. 0504401), которая, кроме того, служит и документом для выплаты заработной платы за месяц.

     В расчетно-платежной ведомости по каждому работнику указываются  его табельный номер, занимаемая должность, суммы начислений по каждому виду оплаты, начисленные пособия по временной нетрудоспособности (с указанием дней болезни) и по уходу за ребенком, общая сумма начисленной заработной платы, суммы удержаний по налогу на доходы физических лиц, в страховой пенсионный фонд, прочих удержаний и общая их сумма, сумма к выдаче, расписка в получении денег и фамилия, имя, отчество работника.

     Основанием для начисления заработной платы служат приказ руководителя учреждения о зачислении, увольнении и перемещении сотрудников в соответствии с утвержденными штатами и ставками заработной платы, табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы, записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях, другие документы.

     Документами для начисления заработной платы  лицам, не состоящим в штате учреждения, работающим по договорам и разовым  заказам, являются договоры, акты выполненных работ.

     Расчетно-платежная  ведомость составляется по учреждению, подписывается исполнителем и лицом, проверившим документ. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения и главным бухгалтером.

     В конце ведомости кассир должен сделать  надпись о фактически выплаченной сумме и о неполученной сумме заработной платы, сверить эти суммы с общим итогом по расчетно-платежной ведомости и скрепить надпись своей подписью. Если деньги выдавались не кассиром, а другим лицом, то на ведомости дополнительно делается надпись «Деньги по ведомости выдал — должность, подпись, расшифровка подписи».

     После тщательной проверки отметок, сделанных  кассиром в расчетно-платежной ведомости, и подсчета выданных и депонированных сумм на расчетно-платежной ведомости заполняются реквизиты расходного кассового ордера на выданную сумму заработной платы из кассы. Указанный расходный ордер на сумму выданной заработной платы по расчетно-платежной ведомости подлежит регистрации в журнале регистрации приходных и расходных ордеров.

     В централизованных бухгалтериях расчетно-платежная  ведомость составляется раздельно на каждое обслуживаемое учреждение, подписывается руководителем соответствующего обслуживаемого учреждения, руководителем группы учета и исполнителем. Разрешение на выплату заработной платы подписывается руководителем учреждения, при котором создана централизованная бухгалтерия, и главным бухгалтером.

     В случаях, когда разовые расчеты  по заработной плате при уходе  в отпуск или увольнении не совпадают с составлением общего расчета, выплаты в межрасчетный период производятся по платежной ведомости или расходным кассовым ордером.

     В платежной ведомости (ф. 0504403) по каждому работнику указываются фамилия, имя, отчество, его табельный номер, сумма к получению и расписка в получении суммы.

     Начисленные и выплаченные суммы по расчетам в межрасчетный период (т. е. по платежным  ведомостям и расходным кассовым ордерам) включаются в расчетно-платежную  ведомость текущего месяца. При этом в графе «Сумма к выдаче» против данной фамилии делается прочерк, а выплаченная сумма записывается в графе «Выплаты в межрасчетный период».

     Порядок оформления платежной ведомости  аналогичен порядку, предусмотренному для расчетно-платежной ведомости.

     Расчетно-платежная  ведомость выполняет несколько  функций — расчетного документа, платежного документа — и, кроме того, служит регистром аналитического учета расчетов с работниками по заработной плате.

     В организации на каждого работника  открывают карточки-справки (ф. 0504417), в которых записывают необходимые сведения о работнике — дату рождения, квалификацию, категорию, образование, звание, ученую степень, стаж работы, основной оклад (ставку), количество детей и иждивенцев, группу инвалидности, дату выхода на пенсию, данные о приеме на работу и переводах, об использовании отпусков, о количестве отработанных дней по месяцам, начисленной оплате (по видам) и удержаниях и суммах к выдаче. По этим данным легко рассчитать средний заработок за любой период времени. Карточка-справка заполняется на основании расчетно-платежной ведомости. В необходимых случаях карточка-справка может использоваться для получения сведений о суммах выплаченного гонорара по каждому получателю.

     Для расчета среднего заработка при  определении сумм оплаты за отпуск, компенсации при увольнении и в других случаях в соответствии с действующим законодательством применяется записка-расчет об исчислении среднего заработка при предоставлении отпуска, увольнении и других случаях (ф. 0504425).

     Единый  порядок ведения бюджетного учета  в Российской Федерации установлен Инструкцией по бюджетному учету, утвержденной приказом Минфина России от 30.12.2008 N 148н (далее - Инструкция N 148н).

     Счет 030200000 "Расчеты по принятым обязательствам" предназначен для учета расчетов учреждения с поставщиками за поставленные материальные ценности и оказанные услуги, с подрядчиками за выполненные работы, а также начисление и выплата сумм заработной платы, денежного довольствия и стипендий, а также оплаты пенсий, пособий и иных социальных выплат (п. 197 Инструкции N 148н). Учет расчетов по заработной плате ведется на счете 030201000 "Расчеты по заработной плате".

     Основные проводки по отражению расчетов, связанных с оплатой труда в рамках бюджетной деятельности, при условии, что заработная плата выплачивается из кассы учреждения:

     Дебет КРБ 140101211 Кредит КРБ 130201730

     - начисление суммы заработной  платы (п. 199 Инструкции N 148н);

     Дебет КРБ 130201830 Кредит КРБ 130301730

     - удержание из доходов работников  суммы НДФЛ;

     Дебет КРБ 130301830 Кредит КРБ 130405211

     - перечисление НДФЛ;

     Дебет КРБ 130201830 Кредит КИФ 120104610

     - выдача заработной платы из  кассы учреждения;

     Дебет КРБ 130201830 Кредит КРБ 130402730

     - отражены суммы заработной платы,  не полученные в срок (п. 211 Инструкции N 148н);

     Дебет КРБ 130402830 Кредит КИФ 120104610

     - выдача депонированной заработной  платы работнику;

     Дебет КРБ 130402830 Кредит КДБ 140101173

     - списание сумм невостребованной  депонентской задолженности в  установленном порядке;

     В бюджетном учете учреждения операции, связанные с удержанием и перечислением из выплат по оплате труда сумм алиментов, отражаются бухгалтерскими записями в соответствии с п. 214 Инструкции N 148н:

     Дебет КРБ 130201830 Кредит КРБ 130403730

     - суммы алиментов удержаны из  заработной платы;

     Дебет КРБ 130403830 Кредит КРБ 130405211

     - перечислены по назначению удержанные  алименты.

     Далее рассмотрим бухгалтерские записи, связанные  с начислением страховых взносов:

     Дебет КРБ 140101213 Кредит КРБ 130302730

     - начислена задолженность по страховым взносам на обязательное социальное страхование на случай временной нетрудоспособности и в связи с материнством;

     Дебет КРБ 140101213 Кредит КРБ 130307730

     - начислена задолженность по страховым  взносам на обязательное медицинское  страхование в Федеральный ФОМС;