Балансовое обобщение, система счетов и двойная запись

Ведение такого журнала  позволит нам исполнять требование полноты и непрерывности бухгалтерского учета, обеспечить сплошной охват операций, отражаемых в учете. По-научному отражение операций в последовательности их совершения называется хронологическая запись.

С другой стороны, для  определения ключевых показателей хозяйственной деятельности все операции группируют по экономически однородным признакам. Например, для того, чтобы определить, сколько денег у нас осталось на счетах в банках или сколько мы остались должны нашим поставщикам, необходимо из всего множества операций выделить те, которые связаны с интересующим нас объектом, и рассмотреть, как они на него повлияли. Мы уже рассмотрели, что основным накопителем информации об отдельных объектах учета являются бухгалтерский счет. Таким образом, от Журнала регистрации хозяйственных операций необходимо перейти к отражению этих операций на бухгалтерских счетах по определенной системе, в зависимости от того, каким – активными или пассивным – является тот или иной счет) Такая запись операций называется систематической.

На практике хронологические  и систематические записи могут  осуществляться как раздельно, так  и вместе. В первом случае записи о хозяйственных операциях производят сначала в регистрационном журнале  в хронологической последовательности их осуществления, а затем в систематическом порядке на счетах бухгалтерского учета. А во втором случае записи производятся одновременно в едином специальном комбинированном учетном регистре (таблице). Конечно, второй вариант предполагает сокращение количества учетных записей, но он, к сожалению, неудобен, если организация имеет много разных видов имущества и источников и совершает множество хозяйственных операций – ведь тогда единая таблица становится огромной и необъятной.

Каждая хозяйственная операция отражается на счетах бухгалтерского учета дважды (методом двойной записи): по дебету одного и кредиту другого счета.

Система двойной записи основывается на принципе двойственности: хозяйственные  операции должны быть зарегистрированы как минимум дважды – по Д одного и К другого счета. Таким образом, чтобы общая сумма по Д всех счетов была равна общей сумме по К всех счетов– в этом суть метода двойной записи. Поэтому всегда поддерживается баланс: сумма актива всегда равна сумме пассива. Метод двойной записи имеет контрольное значение: одна и та же хозяйственная операция в равной сумме отражается дважды по Дебету и Кредиту.

Любой хозяйственный факт имеет  два адреса: изменения одного объекта  наблюдения вызывают изменения на такую  же величину у другого объекта. Объекты бухгалтерского наблюдения, учитываемые на счетах, вступают во взаимосвязь, которая характеризуется адресностью происходящих изменений в результате свершившихся хозяйственных операций и величиной этих изменений.

Взаимосвязь счетов, возникающая в  результате отражения на них операций способом двойной записи, называется корреспонденцией счетов, а счета называются корреспондирующими.

Все хозяйственные операции отражаются на счетах бухгалтерского учета методом двойной записи. Сущность метода двойной записи состоит в том, что каждая хозяйственная операция записывается по дебету одного и кредиту другого счета обязательно в одной и той же сумме.

Это вытекает из содержания хозяйственных  операций, в результате которых обязательно  что-то увеличивается, а что-то уменьшается на одну и ту же сумму или одновременно увеличиваются и средства, и источники, или уменьшаются те и другие. Принцип двойной записи имеет важное контрольное значение.

Отражая в бухгалтерском учете  факты хозяйственной жизни, бухгалтерия  составляет бухгалтерские проводки (записи) – указание дебетуемого и кредитуемого счетов и суммы хозяйственной операции. Чтобы отразить хозяйственную операцию на счетах бухгалтерского учета, предварительно устанавливают корреспонденцию счетов. Это производится либо оформлением специальных учетных бланков, либо делается непосредственно на первичном документе, послужившем основанием для совершения хозяйственной операции и отражения ее на счетах бухгалтерского учета.

Указание корреспондирующих  счетов на первичных документах называется контировкой документа.

 В зависимости от числа  счетов, участвующих в корреспонденции,  различают проводки (записи) простые  и сложные. 

Простые проводки составляют, когда в корреспонденции участвуют только два счета.

Пример. Получено в кассу с расчетного счета для выплаты заработной платы – 200 тыс. руб.:

дебет счета 50 «Касса»;

кредит счета 51 «Расчетный счет»  –200 тыс. руб.

Сложные проводки составляют, когда в корреспонденции участвуют более двух счетов. При этом один счет дебетуется (кредитуется) на общую сумму, а корреспондирующие с ним счета кредитуются (дебетуются) на частные суммы, дающие в итоге ту же общую сумму.

Пример. Выдано из кассы предприятия:

в подотчет – 500 руб., заработная плата  по ведомости – 5000 руб., поставщикам  – 400 руб.

Эти операции оформляются сложной  проводкой (записью):

дебет счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» – 500 руб.;

дебет счета 70 «Расчеты по оплате труда» – 5000 руб.;

дебет счета 60 «Расчеты с поставщиками»  – 400 руб.;

кредит счета 50 «Касса» –  5900 руб.

Чтобы правильно указать корреспонденцию счетов по любой операции, необходимо ответить на следующие вопросы:

1. Какие объекты затрагивает  операция?

2. На каких счетах эти объекты  учитываются? 

3. Какими эти счета являются  по отношению к балансу (активными или пассивными)?

4. Какие изменения соответствующих объектов учета вызывает данная операция (увеличение или уменьшение)?

5. На каких сторонах  каждого из корреспондирующих  счетов следует отразить эту  операцию?

Существует три метода исправления записей в учетных регистрах:

1. корректурный;
2. сторнировочная проводка;
3. дополнительная проводка.

Корректурный  метод применяют для исправления записей в первичных документах (кроме кассовых и банковских), если они еще не записаны в учетные регистры. Также корректурный метод применяется для исправления неправильно записанных сумм в учетных регистрах, в которых не подведены итоги. Корректурный метод заключается в зачеркивании неправильной записи и написании правильной.

Сторнировочные  проводки (метод «красное сторно») применяются в учетных регистрах для исправления как корреспонденции счетов, так и неправильно записанных сумм по хозяйственной операции. Сторнировочные проводки используют в регистрах до и после подведения итогов. Сторнировочные проводки записываются красными (отрицательными) чернилами. Порядок исправления следующий:

а) неправильную запись повторяют  в той же корреспонденции и  сумме красными чернилами. Это говорит  о том, что сумма стала отрицательной  и при подсчете оборотов она должна вычитаться;

б) делают правильную положительную запись проводки и суммы синими или черными чернилами.

Метод дополнительных проводок применяют, когда проводка составлена правильно, а сумма хозяйственной операции занижена. Этот метод заключается в записи в такой же корреспонденции счетов суммы, равной величине допущенной ошибки. Метод дополнительных проводок применяют в учетных регистрах до и после подведения итогов.

Таким образом, сторнировочным методом исправляют неправильную корреспонденцию  счетов, а также завышенную по сравнению с правильной сумму хозяйственной операции. Заниженную сумму хозяйственной операции целесообразно исправлять методом дополнительной проводки. Сторнировочным методом также можно исправить заниженную сумму, но это менее удобно.