Балансовое обобщение информации. Сущность первичного учета. Понятие о документе и его значение

     А-Х=П-Х. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

2. Сущность  первичного учета. Понятие о документе  и его значение

     Первичный учёт представляет собой полноценную  составляющую бухгалтерского и управленческого учёта. В теории бухгалтерского учёта, первичный учёт традиционно представлен как начальная стадия учётного процесса. Она включает «документирование операций…(т.е. наблюдение, измерение и запись операций в документах), представление, обработку и движение первичных документов до сдачи их в архив». Вместе с тем многие специалисты определяют первичный учёт как самостоятельную систему, требующую надлежащей организации и имеющую свои законы, особенности и связи – внутренние и внешние.

     Первичный учет – первое, начальное звено  в цепочке функционирования хозяйственного учета. От того, как оно будет выполнено, зависят полнота и достоверность учетной информации, которую ее пользователям подготовит бухгалтерия. По – этому содержанию и подготовке первичного учета уделяется большое внимание.

     По  результатам первичного учета составляется документ.

     Среди отличительных признаков бухгалтерского учета наиболее существенными является его документальность. Только ему присуще сплошное и документальное оформление совершаемых хозяйственных операций.

     Документ  является основанием и подтверждением учётных записей. Все хозяйственные операции оформляются документами. Они служат первичными учётными документами (ПУД). На их основании ведётся бухгалтерский учёт. Без документа нет бухгалтерской записи.

     Первичный учетный документ должен составляться в момент совершения экономического события. Если на данном этапе указанная процедура не представляется возможным, то такое условие должно быть исполнено сразу же после окончания такого события.

     Первичные учетные документы являются основой  для составления сводных учетных  документов.

     Документация  – оформление экономического события (хозяйственной операции) документом. В широком понимании бухгалтерская документация представляет собой первичные бухгалтерские документы, учётные регистры и бухгалтерская отчётность.

     Документ  – письменное свидетельство с  заполнением необходимых реквизитов, придающих ему доказательную юридическую силу. Именно документ – основа информационной системы предприятия. Его значение не только не снизилось в связи с широкой автоматизацией учётно-вычислительных работ в последнее время, но ещё более возросло. Современная информационная система – это сложный аппаратно-программный комплекс, у истоков которого находится первичный учётный документ, отражающий бизнес процессы экономического субъекта. По некоторым зарубежным оценкам, через две недели простоя информационных систем у 75% компаний потеря функционирования становится критической или полной. Утеря баз данных у 80% компаний приводит к их банкротству. Поэтому роль документов важна в процессе оперативного управления хозяйственной деятельностью, осуществления контрольно-аналитических функций. С их помощью проводится оценка уровня мастерства управляющих, формирование финансовых результатов организации.

     Становится  возможным дать правовое обоснование  фактов хозяйственной жизни. Они  являются одним из главных источников, используемых в процессе анализа хозяйственной деятельности, что позволяет выявить отклонения от бизнес-плана.

     С помощью документов осуществляется постоянное наблюдение за движением материальных, трудовых и финансовых ресурсов. Подписывая документ, лицо, наделённое правомочием, контролирует таким путём законность и целесообразность операции. Это способствует режиму экономии, возлагает на каждого работника, подписавшего документ, персональную ответственность за совершаемые им действия. Таким путём осуществляется контроль за сохранностью имущества, действиями материально ответственных лиц, выявляются факты недобросовестности или прямых злоупотреблений.

     Материальным  носителем документа могут выступать  учётный бланк или магнитный  диск: в зависимости от того, на бумажном или машинном носителе зафиксирована учётная информация.

     Как правило, бухгалтерский документ подготавливается на бланке установленной формы, отпечатанном типографским способом.

     Если  документ подготовлен на машинном носителе, то организация обязана изготовить его копию на бумажном носителе для  других участников хозяйственных операций, включая контролирующие органы.

     В отдельных случаях, чаще всего для  внутреннего пользования, бухгалтерский  документ составляется в произвольной форме.

     Учётный бланк представляет собой разграфленный  лист бумаги в виде строк, граф (колок, клеток), куда заносятся сведения о  хозяйственных операциях с заранее  отпечатанными в них реквизитами. Реквизит – единая, неделимая, строго оговорённая часть документа. Это по сути своей информационный элемент, несущий самостоятельную содержательную нагрузку. Например, единица измерения, код материала и т.п.

     Реквизиты подразделяются на призначные и содержательные.

     Призначные  реквизиты - отображают объекты учёта (наименование основных средств и  пр.).

     Содержательные  реквизиты - раскрывают характеристику объекта учёта (сорт, типоразмер и  пр.).

     Для удобства чтения документа реквизиты  размещаются в нём компактно, в одном месте. Нередко они  обводятся жирными линиями.

     Реквизиты, которым присущ постоянный признак (наименование организации, подпись  и т.п.), печатаются типографским способом.

     Как факт подтверждения совершенной  хозяйственной операции, первичный  учётный документ должен быть составлен  и принят к учёту по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учётной документации межотраслевого значения, разработанных Госкомстатом РФ.

     Перечень  таких форм первичных учётных  документов разрабатывается применительно к отдельным участкам бухгалтерского учёта. Например, по учёту основных средств разработана следующая первичная учётная документация, включающая 8 наименований:

     -акт  (накладная) приемки-передачи основных  средств (унифицированная форма № ОС-1);

     -акт  приемки сдачи отремонтированных,  реконструированных и модернизированных объектов (унифицированная форма № ОС-3);

     -акт  на списание основных средств  (унифицированная форма № ОС-4);

     -акт  на списание автотранспортных  средств (унифицированная форма  № ОС-4а);

     -инвентарная  карточка учёта основных средств  (унифицированная форма № ОС-6);

     -акт  приемки-передачи оборудования в  монтаж (унифицированная форма №  ОС-15);

     -акт  о выявленных дефектах оборудования (унифицированная форма № ОС-16).

     Во  всех других случаях, как документы, форма которых не представлена в  этих альбомах, они приобретают правовую юридически доказательную силу наравне с унифицированными документами при наличии следующих обязательных реквизитов:

     -наименование  документа (доверенность, карточка  складского учёта материалов и т.п.);

     -дата  составления (дата, месяц, год);

     -наименование  плательщика, номер его счёта,  идентификационный номер налогоплательщика (ИНН);

     -наименование  и местонахождение банка плательщика,  его банковский идентификационный код (БИК), номер корреспондентского счёта или субсчёта;

     -наименование  получателя средств, номер его  счёта, ИНН;

     -наименование  и местонахождение банка получателя, его БИК, номер корреспондентского счёта или субсчёта;

     -назначение  платежа. Налог, подлежащий уплате, выделяется в расчётном документе отдельной строкой (в противном случае должно быть указание на то, что налог не уплачивается);

     -сумму  платежа, обозначенную цифрами  и прописью;

     -очередность  платежа;

     -вид  операции в соответствии с  "Перечнем условных обозначений  (шифров) документов, проводимых по  счетам в банках";

     -подписи  (подпись) уполномоченных лиц  (лица) и оттиск печати (в установленных случаях);

     -на  первом экземпляре расчётного  документа (кроме чека) – подписи  руководителя и главного бухгалтера предприятия, независимо от способа изготовления расчетного документа, на первом экземпляре проставляется также оттиск гербовой печати.

     В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах, форма последних может быть:

     -зональной;

     -анкетной;

     -табельной;

     -комбинированной;

     Зональная форма документов наиболее распространённая. Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственного исполнителя.

     Анкетная  форма предусматривает размещение названия реквизитов в левой стороне  документа, а заполнение их – один пол другим, т.е. сверху вниз.

     Документ  в табельной форме есть продолжение  зональной формы. В нём (например, расчётно-платёжная ведомость) реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы несколько строк, образующих самостоятельную таблицу (матрицу).

     Документ, представленный в комбинированной  форме, сочетает в себе признаки ранее рассмотренных форм - зональной и анкетной, анкетной и табельной.

     Для исключения повторного использования  документов ряд документов подлежит тщательному гашению штампом «Получено» или «Оплачено» с указанием даты. Это относится в первую очередь к денежным документам, приложенным к приходным и расходным кассовым ордерам.

     Нередко в случаях исключения повторной  записи в текущем учёте на документе делается надпись или оттиск «К записи №… приложение…листов, дата…2009г.». В порядке, установленном законодательством, допускается ряд документов относить к бланкам строгой отчётности. Последние должны быть пронумерованы и храниться обособленно (чековые книжки и т.п.).

     Свободные строки в первичных документах подлежат обязательному прочерку.

     Указание  в документе необходимых реквизитов принято называть составлением документа.

     Юридическую силу документ приобретает при наличии  в нём не только соответствующих реквизитов, но и необходимых разрешительных подписей, резолюций, печатей и штампов в зависимости от назначения документа. Исполнение этих условий предопределяет его оформление.

     Составленный  с учётом этих требований, документ должен быть зарегистрирован в соответствующем журнале с подписью лица, утверждённой в установленном порядке. Например, выписанную доверенность следует зарегистрировать в Журнале учёта выданных доверенностей, подтвердив подписью лица, на имя которого она выписана.

     В дальнейшем «жизненный» цикл каждого  документа проходит три этапа:

     -приемка  по форме и существу;

     -обработка,  включая при необходимости арифметический  подсчёт и указание корреспондирующих  счетов;