Автоматизированное рабочее место бухгалтера

6.1. АРМ руководителя;

6.2. АРМ специалиста; 

6.3. АРМ технического и вспомогательного  персонала. 

     Внутри  каждой из выделенных групп АРМ может  быть проведена более детальная  классификация. Например, АРМы организационного управления могут быть разделены на АРМ руководителей организаций и подразделений, плановых работников, работников материально-технического снабжения, бухгалтеров и др.

     Одним из подходов к классификации АРМ  является их систематизация по видам  решаемых задач. Возможны следующие  группы АРМ:

      1. Для решения информационно-вычислительных  задач;

      2. Для решения задач подготовки  и ввода данных;

      3. Для решения информационно-справочных  задач;

      4. Для решения задач бухгалтерского  учета;

      5. Для решения задач статистической  обработки данных;

      6. Для решения задач аналитических  расчетов.

       Обоснованное отнесения АРМ к  определенной группе будет способствовать  более глубокому и тщательному  анализу, возможности сравнительной  оценки различных однотипных  АРМ с целью выбора наиболее  предпочтительного.

     Глава 2. Программы и программное  обеспечение АРМ

2.1 Особенности использования электронно-вычислительной техники  в учете.

     Способ  обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета  оказывает существенное влияние  на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной. 

• Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки ( или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах ) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

 

• Разделение функций. Компьютерная система может осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в неавтоматизированных системах выполняют разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

 

• Потенциальные возможности появления  ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

 

• Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

 

• Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

2.2 Принципы выбора бухгалтерских программ

    Современный уровень развития компьютерной техники  сделал возможным обработку первичных  документов, учетных данных, ведение счетов, формирование отчетности с помощью компьютера.

    На  российском рынке средняя цена персонального  компьютера, с помощью которого можно  автоматизировать учет на малом предприятии, составляет 500—700 долларов США, что  делает компьютеризацию бухгалтерского учета доступной для большинства предприятий малого бизнеса.

    Компьютеризация возможна для всех уровней учета:

    сбора и регистрации первичной информации (учет готовой продукции, сырья и  материалов на складах, рабочего времени  и неявок сотрудников);

    ведения учетных регистров хозяйственных  операций;

    организации учета расчетов предприятия, учета  затрат на производство и калькулирования  себестоимости продукции (работ, услуг);

    расчета и печати (переноса на бумажный носитель) отчетных форм.

    Компьютерные системы учета позволяют оперативно формировать информацию по различным аспектам финансового состояния предприятия, необходимую руководству для принятия текущих решений по управлению предприятием.

    К такой информации, в частности, относится:

    состояние расчетного и валютного счета;

    дебиторская и кредиторская задолженность;

    состояние кредитных линий и т.п.

    Комплексная автоматизация бухгалтерского учета, обеспечивающая полную обработку всей учетной информации, первичный экономический  анализ по отдельным показателям, эффективное планирование предстоящих налоговых выплат, повышает информационные возможности предприятия.

    Кроме того, ведение бухгалтерского учета  с помощью компьютерных систем предоставляет  Вам возможность сэкономить один из самых важных ресурсов — время, которое Вы сможете использовать для принятия решений, для более углубленного анализа хозяйственной деятельности своего предприятия, планирования и прогнозирования.

      2.2.1 Выбор вариантов автоматизации учета

    Недостаточно  приобрести компьютер, чтобы поднять технику ведения учета на предприятии до современных стандартов. Чтобы научить Ваш компьютер вести бухгалтерский учет, необходим специализированный программный продукт.

    Существует  несколько путей его получения:

    Первый  — разработка собственными силами.

    Второй  — заключение договора с профессиональной организацией на разработку программного продукта.

    Третий  — копирование готового программного продукта у другого пользователя.

    Четвертый — приобретение готового программного продукта.

    Первый  вариант связан с необходимостью содержать в штате высококвалифицированных программистов, что делает полученный в итоге программный продукт крайне дорогостоящим.

    Второй  вариант имеет сходный недостаток — большую цену, поскольку исполнение единичного заказа связано с высокой себестоимостью продукта для специализированной компьютерной фирмы (они обычно выпускают тиражируемые программные продукты). Кроме того, при этом варианте вряд ли удастся найти серьезную фирму-исполнителя (крупные предприятия этой отрасли просто не возьмутся за такой заказ), а мелкие фирмы не в состоянии обеспечить надлежащую гибкость программного продукта и его последующее сопровождение.

    Третий  вариант помимо нарушения авторских  прав фирмы-изготовителя программного продукта ограничен тем, что в  этом случае Вы будете лишены технической поддержки со стороны разработчика, которая предоставляется только официальным пользователям.

    Поэтому с точки зрения экономии средств  и времени, а также эффективности  использования программного продукта наиболее приемлемым оказывается четвертый вариант — приобретение программы автоматизации бухгалтерского учета у разработчика или дилера, обеспечивающего необходимый сервис и обновление программы по мере создания новых ее версий.

      2.2.2 Как выбирать программу?

    Ваш выбор из множества программных продуктов, предлагаемых сегодня на российском рынке, должен быть обусловлен теми целями, которые Вы ставите перед собой, автоматизируя учет.

    Если  на Вашем предприятии руководитель и главный бухгалтер представлены в одном лице и Вам важна  не всесторонняя автоматизация учета и гибкость программных средств, а вопросы простого соблюдения формальной отчетности перед налоговыми органами, банком и т.д., то Вам нужен относительно простой и недорогой программный продукт.

    Этот  продукт должен помогать Вам в решении формальных вопросов без перегрузки дополнительными функциями и возможностями, которые Вам не нужны.

    Необходимая Вам программа должна иметь готовую  настройку и жесткую схему  работы, т.е. не требовать дополнительной настройки со стороны пользователя. Продавец программы должен обеспечить обновление по мере изменений в законодательстве и правилах бухгалтерского учета.

    Если  же Вы хотите автоматизировать учет как  можно полнее и воспользоваться  всеми преимуществами такой автоматизации, то Вам необходим программный продукт, который может быть адаптирован к специфике деятельности, индивидуальным особенностям Вашего предприятия.

    Такой продукт должен иметь настройку  не только на план счетов, используемый Вашим предприятием, его учетную  политику и автоматическое формирование бухгалтерских проводок, но и на структуру бухгалтерии с выделением необходимых участков и операций на них.

    Нередко компании при выборе бухгалтерской  программы руководствуются принципом: «В одной фирме стоит такая-то программа — они довольны... у нас будет такая же». Часто такие рассуждения оказываются неправильными. Каждая компания имеет свои, характерные только для нее особенности ведения учета. Поэтому, чтобы максимально выиграть от введения новой программы, фирма должна убедиться, что ей не придется подстраиваться под программу — она будет полностью отвечать ее запросам. Особенно это становится актуальным для средних и больших предприятий. 

     Глава 3. Техническое и программное обеспечение АРМ бухгалтера

3.1 Программное обеспечение АРМ бухгалтера

Описанные функциональные возможности АРМ бухгалтера реализуются  совокупностью программных компонентов. АРМ бухгалтера должен быть укомплектован  необходимыми программно-инструментальными средствами

Программное обеспечение (ПО) АРМ - это совокупность программ и сопровождающей их документации, позволяющую использовать ЭВМ для  решения бухгалтерских задач.

Программное обеспечение любого АРМ подразделяется на общее (системное) и прикладное.

Прикладное ПО предназначено для решения прикладных задач, а общее (системное) предназначено для обеспечения работы различных компонентов АРМ.

1. Системное ПО - комплекс программ необходимых для организации обработки информации, контроля работы аппаратной части и тех. обслуживания ЭВМ, включает:

     1.1. Операционные системы (ОС) предназначены для выполнения пользовательских программ, для планирования и управления ресурсами ЭВМ. ОС планирует решение задачи, следит за ее осуществлением, создает различные режимы решения задач, управляет вводом-выводом. Сетевые ОС - комплекс программ, обеспечивающий обработку, передачу, хранение данных в сети. Сетевая ОС обеспечивает доступ ко всем ресурсам сети, распределяет и перераспределяет различные ресурсы сети.