Автоматизированная информационная система бухгалтерского учета

Одно из действий необходимо реализовать  на отдельном рабочем листе с  использованием функций баз данных.

Количество таблиц базы данных: не менее 3-х.

Количество записей в основной таблице: не менее 20-ти.

Количество записей во вспомогательных  таблицах: не менее 5-ти.

2.2. Определение требований к автоматизированной информационной системе и их анализ

2.2.1. Структурный анализ предприятия

2.2.1.1. Общие сведения об ООО «Дюна-Веста»

Общество с ограниченной ответственностью «Дюна – Веста» создано на базе наиболее мощного чулочного предприятия  – чулочно-носочной фабрики, которая была основана в 1965 году и ООО «Дюна», одного из лидеров отечественного частного бизнеса. Сегодня «Дюна – Веста» - фабрика с абсолютно полным спектром чулочно-носочного ассортимента: от новорожденных до взрослых, на любой вкус, цвет, размер, сезон, кошелек. Такие изделия требуют особенно тщательного подбора и обработки сырья, поэтому предприятие находится в постоянном поиске новых технологий и новых видов сырья. Большая часть хлопка, который используется на предприятии – это хлопок индийского и египетского производства. По уровню технического оборудования ООО «Дюна – Веста» является лидером. На сегодняшний день обновили весь парк оборудования. Предприятие оснащено современным оборудованием производства Италии, Чехии, Японии.(«Busi Giovanni», «Lonati», «Sangiacomo», «Uniplet», «Nagata seiki» 2005 -2010г. изготовления).

Предприятие работает в соответствии со стандартами ГОСТ 8541-84, ГОСТ 18400-82, а также имеет лицензию на использование  антибактериальных и противогрибковых препаратов. Предприятие имеет сертификаты  соответствия и гигиенические заключения, необходимые для работы на российском и зарубежных рынках. На предприятии работают высоко квалифицированные специалисты, технологи, проектанты, которые тщательно изучают развитие рынка, разрабатывают и внедряют новые технологии, разрабатывают новые коллекции с использованием новых видов сырья.

На предприятии создан выставочный  кабинет, в котором представлена вся коллекция, которая производится на предприятии ООО «Дюна–Веста».

У ООО «Дюна–Веста» есть фирменные магазины, в которых представлен весь ассортимент.

Изделия ООО «Дюна – Веста» можно  приобрести не только в России, а так же в Литве, Украине, Молдавии, Хорватии, Канаде. Продукция доставляется без задержек по всех торговых точках транспортом ООО «Дюна–Веста».

2.2.1.2. Организационная структура

Организационная структура OОO «ООО «Дюна-Веста»» создана на основе типовой структуры управления производственным предприятием. Однако вследствие смены собственности и изменения организационно-правовой формы комбината организационная структура была модифицирована и упрощена. В основе действующей структуры лежат принципы единоначалия и централизма. Принцип централизма предполагает иерархичность, то есть строгую подчиненность нижестоящих звеньев вышестоящим. Принцип единоначалия выражается в том, что во главе каждого подразделения находится один руководитель – начальник, инженер, старший мастер и т.д., которые координируют действия подчиненных.

В результате этих преобразований организационная  структура ООО «Дюна-Веста» приняла вид, представленный на рисунке 2.1.

Рисунок 2.1 – Организационная структура ООО «Дюна-Веста»

Бухгалтерия

В соответствии с поставленной в  курсовой работе задачей организации  электронного документооборота процессов  бухгалтерского учета более подробно рассмотрим задачи и структуру отдела центральной бухгалтерии.

Основными задачами отдела являются:

• Бухгалтерский учет.
• Планирование и учет исполнения смет расходов организации.
• Проведение взаиморасчетов с предприятиями, организациями, учреждениями и физическими лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей.

Основными функциями отдела являются:

• Работа по подготовке и принятию рабочего плана счетов, форм первичных учетных документов, применяемых для оформления хозяйственных операций, по которым не предусмотрены типовые формы.
• Разработка форм документов внутренней бухгалтерской отчетности.
• Обеспечение порядка проведения инвентаризаций.
• Контроль за проведением хозяйственных операций.
• Обеспечение соблюдения технологии обработки бухгалтерской информации и порядка документооборота.
• Формирование и своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской информации о деятельности предприятия, его имущественном положении, доходах и расходах.
• Разработка и осуществление мероприятий, направленных на укрепление финансовой дисциплины.
• Учет имущества, обязательств и хозяйственных операций, поступающих основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.
• Своевременное отражение на счетах бухгалтерского учета операций, связанных с движением основных средств, товарно-материальных ценностей и денежных средств.
• Учет издержек производства и обращения, исполнения смет расходов, реализации продукции, выполнения работ (услуг), результатов хозяйственно-финансовой деятельности предприятия, а также финансовых, расчетных и кредитных операций.
• Своевременное и правильное оформление документов.
• Составление экономически обоснованных отчетных калькуляций себестоимости продукции, выполняемых работ (услуг).
• Обеспечение расчетов по заработной плате.
• Правильное начисление и перечисление налогов и сборов в федеральный, региональный и местный бюджеты, страховых взносов в государственные внебюджетные социальные фонды, платежей в банковские учреждения, средств на финансирование капитальных вложений.
• Погашение в установленные сроки задолженностей банкам по ссудам.
• Отчисление средств на материальное стимулирование работников предприятия.
• Участие в проведении экономического анализа хозяйственно-финансовой деятельности предприятия по данным бухгалтерского учета и отчетности в целях выявления внутрихозяйственных резервов, устранения потерь и непроизводственных затрат.
• Принятие мер по предупреждению недостач, незаконного расходования денежных средств и товарно-материальных ценностей, нарушений финансового и хозяйственного законодательства.

Организационная структура отдела представлена на рисунке 2.2.

Рисунок 2.2 – Организационная структура ООО «Дюна-Веста»

Главный бухгалтер предприятия:

• обеспечивает соблюдение на предприятии установленных единственных методологических принципов бухгалтерского учета, составления и представления в установленные сроки финансовой отчетности;
• организует контроль за отображением на счетах бухгалтерского учета всех хозяйственных операций;
• принимает участие в оформлении материалов, связанных с недостатком и возмещением расходов относительно таких недостатков, кражами и порчей активов предприятия;
• обеспечивает проверку состояния бухгалтерского учета в филиалах, представительствах, отделениях и других отделенных подразделах предприятия.

Весь бухгалтерский учет ведется  в отделах (бюро) бухгалтерами. Они  подчиняются главному бухгалтеру и  его заместителю. Расчет заработной платы (и премии соответственно) проводит расчетный отдел (подотдел расчет с персоналом).

Шаблоны должностных инструкций главного бухгалтера и бухгалтера по расчету  заработной платы представлены в  приложении А и Б.

2.2.1.3.Описание предметной области «Как есть»

Рассмотрим движение документов в  процессе начисления заработной платы.

Процедура начинается с заполнения табельщиком (или начальником цеха) табеля учета рабочего времени или  сменно-суточного задания (план-факт), в табель заносятся также выходные, праздничные дни, больничные и т.п.

В конце календарного месяца все  табели подписываются у начальников  цехов (отделов). После чего передаются в расчетный отдел бухгалтерии (подотдел расчетов с персоналом).

На основе полученных данных, а  также данных об окладе (расценках  работ, если оплата зависит от выработки), коэффициента премирования, бухгалтер  проводит начисление заработной платы. После начисления заработной платы  бухгалтер распечатывает расчетные  листки для каждого сотрудника и  передает их в соответствующие отделы.

2.2.2. Характеристика комплекса решаемых  задач

2.2.2.1. Обоснование необходимости разработки и внедрения автоматизированной информационной системы

Анализ документооборота при начислении заработной платы, технология которого описана в предыдущем разделе, показывает, что в применяемой схеме бумажного документооборота можно выделить следующие узкие места:

• Расчет план/факта проводится вручную и, как правило, в конце месяца. Это приводит к многочисленным ошибкам и перепроверкам.
• Схема начисления заработной платы хоть и носит объективный характер, однако при начислении заработной платы не исключается влияние человеческого фактора – снижение внимание и усталость приводит к ошибкам при расчетах.
• Передача твердых копий документов на следующий этап обеспечивается сотрудником, работающим с документом на очередном этапе, либо его секретарем.
• Необходимость многочисленных извещений о прохождении этапов документооборота (с целью упрощения на схеме представлена только их часть).

Таким образом, можно сделать вывод, что существующая технология бумажного  документооборота не обеспечивает требуемую  безошибочность и оперативность  в осуществлении финансовых и учетных операций (транзакций).

Одним из эффективных способов решения  данной проблемы является переход к  электронным документам и автоматизация  документооборота.

2.2.2.2. Описание предметной области «Как должно быть»

Технология работы учета производительности и осуществления материального  поощрения с использованием системы  электронного документооборота выглядит следующим образом.

Табельщик ежедневно заносит сведения об учете рабочего времени (заполняет  табель), а также данные о сменно-суточных заданиях (проставляет план-факт). Замечание. Данные переносятся с соответствующих  бумажных носителей.

Еженедельно начальники цехов (отделов) проверяют внесенные данные. При  необходимости вносятся корректировки.

В конце месяца бухгалтер на основе внесенных данных начисляет заработную плату на основе заранее выбранной  схемы (данные об окладах, расценках  и коэффициентах премирования хранится в базе данных).

Сравнение технологии электронного документооборота с использованием системы электронного документооборота с существующей технологией  позволяет выявить следующие  преимущества использования СЭД:

• Подготовку и набор первоначальных данных для начисления заработной платы выполняет табельщик.
• Отсутствует передача твердых копий документов на подготовительных стадиях.
• Движение документа осуществляется по безбумажной технологии управления ходом работ (workflow). Основанием для автоматической передачи документа от одного должностного лица другому является факт вынесения резолюции с указанием исполнителей документа, а также факт оформления отчета об исполнении документа.
• Твердые копии договора распечатываются только в конце процедуры начисления премий.

Перейти к полностью безбумажному документообороту пока не представляется возможным.

2.2.2.3. Функции пользователей системы

Анализ предметной области, технического задания позволил выявить пользователей  и их основные функции.

Спецификация пользователей системы  электронного документооборота, на рабочие  места которых будет установлено  клиентское программное обеспечение, приведена в таблице 1

Таблица 2.1 – Спецификация пользователей системы электронного документооборота

№	Отдел	Пользователь	Количество рабочих мест	Основные функции
1	2	3	4	5
1.	Расчетный отдел	Бухгалтер	2	Пользователь системы, выступающий  в роли бухгалтера по расчету заработной платы.
2.	Цех (отдел)	Табельщик	1	Пользователь системы, который  вносит и перепроверяет первоначальные сведения о производительности –  табель, сменно-суточное задание

 

2.2.2.4. Требования к разрабатываемой системе

Анализ процессов делопроизводства при начислении заработной в ООО «Дюна-Веста» показал, что внедряемая система электронного документооборота должна обеспечивать следующий набор основных функций.

1. Регистрация документов.
2. Маршрутизация (обеспечение движения) документов.
3. Организация совместной работы с документами.
4. Контроль исполнения.
5. Потоковое сканирование бумажных документов (табель учета рабочего времени и т.д.).
6. Хранение документов.
7. Наличие развитых средств поиска информации.
8. Ведение базы данных по осуществлению финансовых и учетных операций (транзакций).
9. Обеспечение авторизованного доступа.
10. Поддержка следующих форматов документов: Word, Excel, HTML, ASCII.
11. Соответствие процедур делопроизводства требованиям ГОСТ.
12. Работа в сети, поддержка технологии «клиент-сервер».

К дополнительным функциям системы (обеспечение  которых возможно на дальнейших этапах внедрения) следует отнести:

13. Архивное хранение документов.
14. Криптографическая защита информации.
15. Электронный документооборот на основе электронной почты.
16. Работа с взаимосвязанными документами.
17. Построение территориально-распределенных корпоративных систем документооборота.

3. Проектирование элементов информационной системы

3.1. Обоснование  выбора структуры базы данных

Выбор структуры базы данных предшествует ее разработке средствами конкретной СУБД. Структура базы данных определяется моделью базы данных и разрабатывается  таким образом, чтобы ее реализация не зависела от типа конкретной СУБД.

Разрабатываемая база данных по управление финансовыми и материальными ресурсами является реляционной базой данных и представляет собой набор таблиц и связей между ними.

Анализ технического задания показал, что база данных по учету производительности и осуществления материального  и морального стимулирования должна состоять из трех таблиц:

1. Начисления
2. Подразделения
3. Сотрудники

Таблица «Начисления» является основной таблицей, таблицы «Подразделения» и «Сотрудники» - вспомогательными справочниками.

Таблица «Начисления» содержит основные сведения по учету материального стимулирования сотрудников предприятия.