Автоматизированная форма бухгалтерского учета и формы бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства

В порядке исключения, кассовые операции, операции по расчетному счету и по зачету взаимных требований регистрируются как  по кредиту, так и  по дебету счетов, предназначенных  для учета указанных  операций. Это делается в целях контроля и для того, чтобы  не разобщать кассовые и банковские документы  для записей в  различных журналах-ордерах.

Итоговые  данные журналов-ордеров  в конце месяца переносятся в  Главную книгу. Оборотная  ведомость не составляется, так как для  составления баланса  достаточно данных, формируемых в  Главной книге.

Главная книга открывается  на год. На каждый счет отводится один или  два листа. Если открываются  два листа, то второй лист используется как  вкладной к основному.

Исходя  из принципа регистрации  учетных данных по кредитовому признаку, записи по кредиту  каждого синтетического счета (в корреспонденции  с дебетуемыми  счетами) производятся полностью в одном  каком-либо журнале-ордере. Дебетовые обороты  по соответствующему синтетическому счету  выявляются в различных  журналах-ордерах (по мере регистрации  в них записей  по кредиту корреспондирующих  с ним счетов). После перенесения  итоговых данных из всех журналов-ордеров  в Главную книгу  в ней выявляются данные по дебету каждого  счета.

Дебетовые обороты на счетах, по которым ведется  объединенный синтетический  и аналитический  учет в единых регистрах, также находят  отражение в журналах-ордерах, предназначенных  для регистрации  записей по кредиту  этих счетов. Журналы-ордера, в которых наряду с записями по кредиту  определенных синтетических  счетов ведется и  аналитический учет, содержат два раздела: один - для записи операций по кредиту  счета (собственно журнал-ордер), другой - для отражения  показателей аналитического учета,

Журналы-ордера, как правило, построены  таким образом, чтобы  в них отражались в хронологическом  порядке однородные по экономическому содержанию операции, относящиеся  к определенному  счету.

Для обеспечения правильной группировки данных первичных документов в журналах-ордерах  предусмотрены типовая  корреспонденция  по кредиту счетов и перечень показателей, необходимых для  составления месячной, квартальной и  годовой отчетности. В журналах-ордерах, предназначенных  для синтетического и аналитического учета, кроме того, предусмотрены необходимые  позиции (статьи) аналитического учета.

Таким образом, в основу построения единой журнально-ордерной формы учета положены следующие ее принципы:

· осуществление записей  в журналах-ордерах  в порядке регистрации  операций только кредиту  счета, е корреспонденции  с дебетуемыми  счетами;

· совмещение, как правило, в единой системе  записей синтетического и аналитического учета;

· отражение в бухгалтерском  учете хозяйственных  операций в разрезе  показателей, требующихся  для контроля и  составления промежуточной  и годовой отчетности;

· применение объединенных журналов-ордеров  по счетам, экономически связанным друг с  другом;

· применение регистров  с заранее указанной  корреспонденцией счетов, номенклатурой статей аналитического учета, с показателями, требующимися для составления  промежуточной и  годовой отчетности;

· применение месячных журналов-ордеров.

Записи  в регистрах производятся по мере поступления  документов либо итогами  за месяц в зависимости  от характера и  содержания операции.

На  документах, данные которых включены в журналы-ордера и ведомости, указываются  номера соответствующих  регистров и порядковые номера записи (номер  строки). По документам, данные по которым  отражены в регистрах  общим итогом, номер  регистра и порядковый: номер записи приводятся на отдельном листе, прикрепляемом к  сброшюрованным документам. Итоговые записи в  журналах-ордерах  подлежат обязательной сверке сданными первичных документов, на основании которых произведены эти записи.

Это обеспечивает надлежащий контроль за правильностью учета хозяйственных операций. В тех журналах-ордерах, в которых учетные записи не могут быть проконтролированы путем их сопоставления с соответствующими показателями других регистров общий итог по кредиту счета проставляется на основе подсчета сумм по первичным документам. Итоговые данные по первичным документам используются для проверки полученных в журнале-ордере итогов по отдельным корреспондирующим счетам.

В тех журналах-ордерах, в которых отражаются аналитические данные, записи по ним производятся итогами за месяц. Итоги за месяц  устанавливаются  подсчетом сумм по соответствующим  документам, предварительно сгруппированным  в разрезе требующихся  аналитических данных.

На  всех регистрах указывается  название месяца, в  котором они заполняются, а в необходимых  случаях и наименования синтетических счетов. В конце месяца регистры подписываются  лицами, производившими записи. Все журналы-ордера подписываются, кроме  того, главным бухгалтером  организации или  уполномоченным им на то лицом, В регистрах, из которых необходимые  показатели переносятся  в Главную книгу  или в другие регистры, делается соответствующая  отметка.

Главная книга используется для обобщения  данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей  по отдельным счетам и для составления  отчетного баланса. В Главной книге  показывается начальное (вступительное) сальдо, текущие обороты  и конечное сальдо по каждому синтетическому счету. Запись текущих  оборотов в Главную  книгу является одновременно и регистрацией учетных  данных, отраженных в журналах-ордерах.

В Главной книге  текущие обороты  производятся только по счетам первого  порядка. Обороты  по кредиту каждого  синтетического счета  отражаются одной  записью, а обороты  по дебету - в корреспонденции  с кредитуемыми счетами.

Проверка  правильности записей, произведенных в  Главной книге, осуществляется подсчетом сумм оборотов и сальдо по всем счетам. Суммы дебетовых  и кредитовых оборотов, а также дебетовых  и кредитовых сальдо должны быть соответственно равны.

Журналы-ордера строятся следующим  образом:

Журнал-ордер  № 1 за май 2007г. по кредиту  счета 50 «Касса» в  дебет счетов

Итоги оборотов за месяц  из журналов-ордеров  переносятся на счета  Главной книги, которая  имеет следующую  форму:

Главная книга. Счет № 50 «Касса»

Достоинства журнально-ордерной формы:

· совмещение синтетического и аналитического учета по 
ряду счетов. Например, в журнале-ордере № 6 «Расчеты с 
поставщиками и подрядчиками», № 7 «Расчеты с подотчетными 
лицами». Следовательно, в два раза сокращается количество 
учетных записей, что обеспечивает повышение производительности труда бухгалтеров;

· отчетные показатели получают непосредственно  из учетных регистров  благодаря компактности показателей в  учетных регистрах.

Недостатки  журнально-ордерной формы учета:

· она сложна по структуре  журналов-ордеров:

· она ориентирована  на ручной труд;

· она трудоемка  по заполнению некоторых  журналов-ордеров.

2 Автоматизированная  форма бухгалтерского  учета и формы  бухгалтерского учета  для субъектов  малого предпринимательства

2.1 Понятие и сущность  автоматизированной  формы бухгалтерского  учета

С расширением и  усложнением хозяйственной  деятельности увеличивается объем учетной информации и усложняется обработка ее вручную.

Механизация бухгалтерского учета  прошла ряд этапов. В начале вычислительная техника основывалась на электромеханическом  принципе, когда использовался  комплект перфорационных машин, работающих на перфокартах: перфоратор, сортировка, табулятор.

Затем перфорационная техника  стала заменяться вычислительной техникой на электронном принципе действия, т.е. ЭВМ. Эту  форму бухгалтерского учета чаще называют машинно-ориентированной, или автоматизированной. Вначале ЭВМ были на электронных лампах и имели очень  большие размеры, потом их заменили ЭВМ на транзисторах.

На  основе новой технической  базы появляются компьютеры, а с изобретением интегральных схем появились  мини-ЭВМ и микропроцессоры, которые являлись базой создания персональных электронных вычислительных машин (ПЭВМ).

На  их основе в бухгалтериях созданы и создаются  так называемые автоматизированные рабочие места (АРМ  бухгалтера).

ПЭВМ  обладает большой  внутренней и неограниченной внешней машинной памятью, огромной скоростью  вычислительных и  логических операций, представлением читаемой информации на мониторе (экране) и на бумажных носителях (с  помощью печатного  устройства - принтера).

Учетная информация вводится в компьютер из первичных документов бухгалтером, а предварительно специалисты-программисты вводят специальные  программы для  обработки первичных  документов и получения  готовой отчетности. Программы содержат алгоритмы решения  задач и формы  необходимых учетных  регистров. Программы  могут быть функциональными (для  каждого участка  бухгалтерского учета: учет основных средств, учет материалов и  т.д.) и универсальными.

Преимущество  автоматизированной формы учета выражается в быстроте, точности и большей логически  обоснованной последовательности обработки учетной  информации с аналитическим  уклоном [15, с.86-87].

Основой автоматической формы  учета являются данные первичных учетных  документов, которые  по мере совершения хозяйственной операции вводятся в базу данных бухгалтерской программы.

Обработка учетных данных, их группировка и  обобщение производится с помощью бухгалтерской  программы непосредственно  в компьютере.

В результате систематизации и обобщения учетных  данных можно получить практически любую  информацию, аналогичную  той, которая содержится в обычных учетных  регистрах синтетического и аналитического учета.

Применяемый в настоящее время  бухгалтерские программы  позволяют осуществлять ввод учетных данных, их обработку, хранение, выдачу сводной информации о деятельности организации  и др.

При ведении регистров  бухгалтерского учета  с помощью компьютерных программ должна быть предусмотрена возможность  вывода информации, содержащейся в учетных  регистрах, на бумажные носители информации (т.е. должна быть предусмотрена  их распечатка на принтере).

2.2 Формы бухгалтерского  учета для субъектов  малого предпринимательства

Организация бухгалтерского учета  начинается с решения  вопроса о форме  учета. Здесь решающую роль играет объем  перерабатываемой учетной  информации. Он, как  правило, зависит  от величины организации.

Большие возможности для  упрощения учета  имеют малые предприятия (МП) и организации, перешедшей на упрощенную систему  налогообложения.

В вопросах организации  бухгалтерского учета  малые предприятия  должны руководствоваться  Федеральным законом  «О бухгалтерском  учете» и действующими Положениями по бухгалтерскому учету (ПБУ).

В то же время малым  предприятиям предоставлены  большие возможности  для применения упрощенной формы бухгалтерского учета.