Автоматизированная форма бухгалтерского учета и формы бухгалтерского учета для субъектов малого предпринимательства

Синтетический учет при мемориально-ордерной форме ведут в  двух регистрах - в  Регистрационном  журнале и Главной  книге.

Регистрационный журнал применяется  для регистрации  бухгалтерских проводок (мемориальных ордеров), которые  записываются в хронологическом  порядке с указанием  номера, даты и суммы. В этом журнале  каждому мемориальному  ордеру присваивается  постоянный порядковый номер. Нумерация производится отдельно за каждый месяц (таблица 3).

Таблица 3- Регистрационный  журнал за сентябрь 200_ г.

Затем мемориальные ордера записываются в Главную  книгу, которая имеет  развернутую двухстороннюю  форму. Для каждого  синтетического счета  отводится отдельный  разворот двух страниц. В этой книге записи мемориальных ордеров  производят по каждому  счету с указанием  корреспондирующих  счетов, что позволяет  обобщать показатели за тот или иной период времени. По окончании  каждого месяца в  Главной книге  подсчитывают итоги  оборотов по дебету и кредиту, выводят  сальдо по каждому  счету и составляют оборотную ведомость  по синтетическим  счетам.

Особенность Главной книги  состоит в том, что на ее отдельных  счетах осуществляется учет только текущих  оборотов за отчетный период.

Начальное и конечное сальдо по Главной книге  не определяются. Для  определения конечного  сальдо, контроля итога  оборотов по дебету и кредиту счетов и формирования нового баланса необходимо ежемесячно составлять оборотные ведомости. Начальным сальдо в оборотной ведомости  отчетного месяца служит конечное сальдо из оборотной ведомости  предыдущего месяца. Итог оборотов по дебету и кредиту оборотной  ведомости должен совпадать с итогом оборота, полученным по регистрационному журналу.

Аналитический учет при мемориально-ордерной форме ведется  преимущественно  на карточках или  одновременно на карточках  и в книгах. Записи в регистры аналитического учета производят непосредственно  с первичных или  сводных документов, прилагаемых к  мемориальным ордерам. По истечении месяца на счетах аналитического учета подсчитывают итоги сумм оборотов и составляют оборотные  ведомости.

Оборотные ведомости по синтетическим  и аналитическим  счетам взаимно сверяются. Обороты по дебету и кредиту синтетических  счетов сопоставляют с суммой оборота  в журнале регистрации  мемориальных ордеров. После сверки и  контроля составляют бухгалтерский баланс и другие отчетные таблицы.

В этой форме удачно сочетается использование  книг и карточек, возможны ежемесячная  проверка правильности записей в учетных  регистрах и обнаружение  допущенной ошибки, широкое применение разделения труда  счетных работников.

Достоинства мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета следующие:

· она проста и наглядна для понимания  и применения связей 
между учетными регистрами;

· она обеспечивает разделение труда  учетных работников;

· она удобна для  автоматизированной обработки учетной 
информации;

· ее применение возможно в организациях любой  отрасли 
хозяйства.

Недостаток  мемориально-ордерной системы учета - большой  объем учетной  работы приходится на конец отчетного  периода. По окончании  месяца, перед тем, как сделать отчет, необходимо составить  оборотные ведомости  по аналитическим  и синтетическим  счетам, проверить  правильность записей  во всех регистрах  и исправить выявленные ошибки. Это обстоятельство приводит не только к неравномерной  нагрузке счетного персонала  в течение месяца, но и к задержке представления бухгалтерской  отчетности. Кроме  того, данная форма  учета рассчитана в основном на использование  ручного труда  и почти не приспособлена  к автоматизации.

Кроме того, недостатками мемориально-ордерной формы бухгалтерского учета так же являются:

· относительно большая  трудоемкость работ  из-за числа 
вспомогательных регистров;

· несовпадение во времени  заполнения регистров  синтетического и  аналитического учета;

· многократность записей  одних и тех  же сумм в учетных 
регистрах;

· как следствие - потеря оперативности бухгалтерской 
информации.

Рассмотрим  примеры составления  мемориальных ордеров (номера ордеров и даты их составления взяты  условно).

1. Мемориальный ордер,  отражающий бухгалтерскую  проводку по поступлению  в кассу организации  с расчетного счета  в банке на хозяйственные  нужды 5000 руб.

Мемориальный  ордер №1

Записать  за январь 2007г.

12.01.2007

Бухгалтер: Иванова 

Для облегчения записей  в мемориальных ордерах  допускается не писать наименования счетов, а указывать только номера корреспондирующих  счетов.

2. Мемориальный ордер,  отражающий бухгалтерскую  проводку по погашению  задолженности поставщику  в сумме 50 000 руб.

Мемориальный  ордер №2

Записать  за январь 2007г.

14.01.2007

Бухгалтер: Иванова

3. Мемориальный ордер,  отражающий бухгалтерскую  проводку по выдаче  заработной платы  работникам организации  в сумме 20 000 руб.

Мемориальный  ордер №3 Записать за январь 2007г

21.01.2007

Бухгалтер: Иванова 

4. Мемориальный ордер,  отражающий бухгалтерскую  проводку по начислению  заработной платы  производственному  персоналу на сумму  10 000 руб.

Мемориальный  ордер №4 Записать за январь 2007г

31.01.2007

Бухгалтер: Иванова 

Для обеспечения контроля за полнотой учета всех хозяйственных операций мемориальные ордера должны быть зарегистрированы в хронологическом порядке.

Регистрация мемориальных ордеров  в хронологической  последовательности совершения операций называется хронологической  записью и производится в специальном  регистрационном  журнале.

Регистрационные журналы открываются  на месяц, и в них  указываются порядковый номер, дата составления  и сумма по каждому  мемориальному ордеру. В конце месяца в регистрационном  журнале подводится итог сумм по всем мемориальным ордерам.

На  основании мемориальных ордеров производятся записи по счетам бухгалтерского учета в Главной  книге.

Процедура отражения хозяйственной  операции на счетах бухгалтерского учета  в Главной книге  называется систематической  записью.

Для осуществления записей  в Главной книге  открывают счета  синтетического учета, которые используются в данной организации.

По  всем используемым счетам ведется ежемесячная  регистрация мемориальных ордеров. Форма счетов Главной книги  предусматривает  разбивку каждого  корреспондирующего счета по дебету и  кредиту.

1.4 Журнально-ордерная  форма бухгалтерского  учета

Журнально-ордерная форма бухгалтерского учета появилась  в результате совершенствования  мемориально-ордерной формы. Свое название она получила от главного учетного регистра - журнала-ордера, который  совмещает хронологическую  и систематическую запись хозяйственных операций с обязательным ведением обобщающего учетного регистра - Главной книги для синтетических счетов.

Существует  два варианта журнально-ордерной формы учета:

1) полная, состоящая из 16 журналов-ордеров, 18 ведомостей и 15 разработочных таблиц;

2) сокращенная, состоящая из 8 журналов-ордеров, 6 
ведомостей и 3 разработочных таблиц.

Полную  форму используют крупные и средние  организации (предприятия), а сокращенную - средние  и мелкие предприятия. В бюджетных учреждениях  используется мемориально-ордерная форма, но разрешается  применять и журнально-ордерную форму учета [15, с.81].

Журнально-ордерная форма учета основана на использовании  принципа накапливания данных первичных  документов по всем разделам бухгалтерского учета.

Накапливание  и систематизация данных первичных  документов, производимые в учетных регистрах, дают возможность  отразить все подлежащие учету хозяйственные  средства и исключают  необходимость составления  мемориальных ордеров.

Хронологическая и систематическая  запись хозяйственных  операций осуществляется одновременно, как  единый рабочий процесс. В связи с этим журнал хронологически регистрации хозяйственных  оборотов не ведется.

Аналитический и синтетический  учет осуществляется, как правило, совместно  в единой системе  записей. Карточки аналитического учета могут быть заведены, в виде исключения, по некоторым  видам расчетов, по которым имеется  значительное количество лицевых счетов.

В единой журнально-ордерной форме учета применяются, как правило, два  вида бухгалтерских  регистров:

· журналы-ордера

· вспомогательные  ведомости.

В целях обеспечения  рациональной техники  обобщения или  группировки некоторых  учетных данных кроме  указанных регистров  могут применяться  специальные разработочные  таблицы.

Основными учетными регистрами по этой форме бухгалтерского учета являются журналы-ордера,

Вспомогательные ведомости применяются  в тех случаях, когда требующиеся  аналитические показатели сложно обеспечить непосредственно а журналах-ордерах. В этих случаях группировка данных первичных документов осуществляется предварительно в ведомостях, из которых итоги переносятся а журналы-ордера. Журналы-ордера открываются на месяц.

В основу построения журналов-ордеров  и вспомогательных  ведомостей положен  кредитовый признак  регистрации хозяйственных  операций по синтетическим  счетам. Синтетические  данные регистрируются по данным первичных  документов только по кредиту соответствующих  счетов в корреспонденции  с дебетуемыми  счетами.