Автоматизация расчётов по оплате труда с использованием ППП 1 С

Автоматизация расчётов по оплате труда с использованием ППП 1 С: Бухгалтерия

    Кадровый  учёт

    В 1С:Бухгалтерии 8.1 для получения возможности  начисления заработной платы нельзя миновать участок кадрового учета. Это связано с тем, что необходимые  для расчета данные хранятся в регистрах сведений, большинство из которых имеет документы-регистраторы и не допускает ручного ввода и корректировки данных. Этот участок учета, включает в себя справочники, документы и отчеты.

    Для кадрового учёта  в программе «1С:Бухгалтерия» предназначены документы:

    – «Приём на работу в организацию»; 

    – «Кадровое перемещение организаций»; 

    – «Увольнение из организации».

    Рассмотрим  порядок работы с этими документами. 

    Пример 31 

    Приказом  по ОАО «Академия» от 30.01.10 на постоянную работу в должности инспектора по кадрам с окладом 8 000 руб. в месяц с 01.02.10 принята Терещенко Татьяна Трофимовна (паспорт серии 0803 № 358405, выдан ОВД Краснофлотского района г. Хабаровска 15 августа 2001г., код подразделения 272-005, ИНН 272406262770, страховой номер в ПФР 036-860-177-45, дата рождения 08.03.65г., место рождения г. Облучье, проживает по адресу г. Хабаровск ул. Большая д. 123 кв.56, дом. тел. 56-08-03).

    При оформлении представлена справка по форме  №2-НДФЛ, из которой  следует, что в текущем году физическим лицом получен доход в январе в сумме 6 500 руб. Имеет на иждивении дочь 1995 г. рождения.

    1.1. Для отражения в программе  факта приема физического лица  на работу предназначен документ  «Прием на работу в организацию» (см. рисунок 1).

    Документ «Прием на работу в организацию»позволяет оформлять прием на работу любого количества сотрудников.

    Документ  после записи может формировать  типовые унифицированные формы  Т-1 и Т-1а, при проведении формирует  записи по следующим регистрам:

    Регистры  сведений:

    – Сотрудники организаций;

    –  Начисления работников организаций.

    Форму нового документа можно открыть  одним из способов:

    – меню «Кадры» à «Документы учёта кадров организации» à меню «Действия» à «Добавить» à «Приём на работу в организацию»;

    – меню «Кадры» à«Приём на работу в организацию»à меню «Действия» à «Добавить».

    

          Рисунок 1 – Форма документа «Приём на работу в организацию» 

    Приступаем  к заполнению документа. На вкладке  «Работники»  вводим новый объект с помощью пиктограммы «Добавить» для ввода новой строки.

    Колонку «Работник» заполняем выбором элемента из справочника «Физические лица». Поскольку речь идёт  о новом сотруднике, то сведения о нём необходимо сначала внести в этот справочник. Для этого открываем форму личных данных физического лица, которую заполняем данными примера (войти в «Более подробно о физическом лице») (см. рисунок 2,3).

    

          Рисунок 2 – Общие данные о физическом лице 

    Заполнение  поля «Дата рождения» необходимо для расчёта страховых взносов  на обязательное пенсионное страхование. В зависимости от возраста застрахованных сотрудников меняются проценты на страховую и накопительную часть пенсии.

    Для лиц  1966 года рождения и старше –  страховая часть пенсии будет  составлять с 2011 года – 26%, а накопительная  часть пенсии – 0%.

    Для лиц 1967 года рождения и моложе – страховая часть пенсии  с 2011 года будет – 20%, а накопительная часть пенсии – 6%.

    «Страховой  № ПФР» необходим для  персонифицируемого учёта. Персонифицируемый учёт –  это формирование и передача сведений о суммах начисленных страховых взносов в электронном виде в Пенсионный фонд. 
 
 
 

    

          Рисунок 3 – Адреса и телефоны  

          Адреса можно заполнять автоматически,  если подключить справочники  адресов, которые есть в программе  персонифицированного учёта для  формирования сведений о суммах начисленных страховых взносов и стажа для Пенсионного фонда.

          Затем с помощью  кнопки «НДФЛ» командной панели открываем  форму, где приводится информация для  целей налогообложения доходов  работников налогом НДФЛ.

          На вкладке «Вычеты» указываем право работника на стандартные вычеты и их применение в организации (см. рисунок 4).

    

          Рисунок 4 – Право на стандартные вычеты 

          На вкладке «Доходы  на предыдущих местах работы» указываем  доходы, полученные физическим  лицом  в текущем налоговом периоде  согласно представленной справке (см. рисунок 5).

    

          Рисунок 5 – Доходы на предыдущем месте работы 
 

    Для ввода данных в справочник «Сотрудники  организаций» открываем форму для  ввода нового элемента, устанавливаем  переключатель в положение «Создать нового сотрудника, выбрав его из справочника физических лиц» и выбираем Терещенко в справочнике «Физические лица» (см. рисунок 6). 

    

    Рисунок 6 – Создание нового сотрудника, выбором из справочника физических лиц 

    Выбираем  сотрудника в справочнике «Сотрудники  организаций» и продолжаем заполнение вкладки «Работники» документа «Приём на работу в организацию» (см. рис. 7). Указываем:

    – дату приёма на работу – 01. 02. 10 г.;

    – подразделение – отдел кадров;

    –должность  – инспектор по кадрам.

    

          Рисунок 7 – Заполнение вкладки «Работники» 

          Переходим на вкладку  «Начисления» (см. рисунок 8).

    

          Рисунок 8 – Заполнение вкладки «Начисления» 

    В реквизите «Вид начисления» открываем  план видов расчёта «Начисление организации». Каждый вид расчёта указанного плана, в том числе предопределённый вид «Оклад по дням», описывается набором параметров, с помощью которых данное начисление отражается на счетах БУ и квалифицируется для целей налогообложения (НДФЛ, ЕСН) (см. рисунок 9).

    

          Рисунок 9 – Настройка вида расчёта «Оклад по дням»

    Для заполнения параметра «Отражение в бухучёте» используется справочник «Способы отражения зарплаты в регламентированном учёте». В нём есть два предопределённых элемента (см. рисунок 10):

    – «Не отражать в БУ»;

    – «Отражение начислений по умолчанию».

    

    Рисунок 10 – Предопределённые способы отражения зарплаты в регламентированном учёте

    Первый  элемент используется, если для целей  налогообложения необходимо учесть доход, не отражаемый на счетах БУ, например материальную выгоду или доход в натуральной форме.

    Второй  элемент предназначен для использования в тех случаях, когда все начисления  на оплату труда всех работников организации относятся на один счёт, например: Д 26    К 70.

    Если  же расходы на оплату труда учитываются  на разных счетах затрат и по разным объектам аналитики, тогда в справочнике нужно описать необходимое количество способов отражения зарплаты в регламентированном учёте.

    Для нашего примера расходы на оплату труда АУП отражаются в регламентированном учёте с помощью способа с наименованием «Зарплата Д 26    К 70» (см. рисунок 11). 
 

          Рисунок 11 – Описание способа отражения Зарплата Д26 К70 

    После нажатия «ОК» получаем новую строку справочника (см. рисунок 12). 

    

          Рисунок 12 – Справочник «Способы отражения зарплаты в регламентированном учёте» 

    После нажатия «ENTER» в окне «Начисление организации: Оклад по дням» появляется дополнительная запись (см. рисунок 13). 

    

          Рисунок 13 - Начисление организации: Оклад по дням 

    Если  начисление формирует доходы, облагаемые НДФЛ, то в реквизите «НДФЛ» указывается соответствующий код дохода из справочника. В нашем примере это 2000.

          В реквизите «ЕСН»  указывается, каким образом программе  следует квалифицировать начисленную данным видом расчёта сумму для целей расчёта страховых взносов.

          В реквизите «ФСС»  указывается,  облагается или не облагается начисленная данным видом расчёта сумма взносами на обязательное социальное страхование от несчастных случаев на производстве и проф. заболеваний.

          Если начисленная  сумма признаётся расходом на оплату труда в соответствии со ст. 255 НК РФ, то в реквизите «Вид начисления по ст. 255 НК»  указывается подпункт данной статьи, в котором поименован этот расход.

    Возвращаемся  к нашему примеру и после ввода  на вкладке «Начисления» вида расчёта «Оклад по дням» в следующем реквизите указываем месячный оклад работника согласно трудовому договору –  8 000руб. (см. рисунок 14).

    

    Рисунок 14 – Заполнение оклада работника 

    После нажатия на кнопку «Записать» можно  посмотреть сформированный приказ о  приёме сотрудника на работу, нажав для этого кнопку «Печать» (см. рисунок 15).

    

    Рисунок 15 – Печатная форма приказа о приёме на работу 

    При проведении документ производит движения в регистрах сведений:

          – в регистр сведений «Работники организации» вносится запись о новом сотруднике, подразделении  в которое он принят на работу, и занимаемой должности;

          – в регистр сведений «Начисления работников организации» производится запись о начислении новому работнику с 1 февраля заработной платы в размере 8 000 руб. в месяц с отнесением её на общехозяйственные расходы организации.

          1.2. Изменение должностного  оклада работника, перевод его  на работу в другое подразделение  или на другую должность в  программе регистрируется документом «Кадровое перемещение организаций». 

    Пример 32 

    Приказом  по ОАО «Академия» от 24. 02. 10 инспектор по кадрам Терещенко Татьяна Трофимовна с 01 марта 2010г. переведена на должность бухгалтера с должностным окладом 12 000 руб. в месяц.

    Для внесения изменений создаём новый документ «Кадровое перемещение организаций» (меню «Кадры» à «Кадровое перемещение организаций») (см. рисунок 16).

    Поля  со сведениями об организации и ответственном  лице заполняются  значениями по умолчанию для текущего пользователя.

    В табличной части документа на вкладке «Работники» указываем:

    - работник (выбором из справочника «Сотрудники организации»);