Автоматизация расчетов по заработной плате с персоналом предприятия

Журнал регистрации  платежных ведомостей (форма N Т-53а) применяется для учета и регистрации  платежных ведомостей по произведенным  выплатам работникам организации.

Лицевые счета (формы N Т-54 и Т-54а) на каждого работника  формируются на основании расчетов заработной платы и применяются  для отражения сведений о заработной плате, выплаченной работнику. В  лицевом счете указывается необходимая информация: фамилия, имя, отчество, дата рождения, отдел организации, категория персонала, табельный номер работника, количество детей (для определения льгот при расчете налога на доходы физических лиц), дата поступления на работу, помесячно отражаются все виды начислений и удержаний, которые произведены.

Записка-расчет о  предоставлении отпуска работнику (форма N Т-60) применяется для расчета  причитающейся работнику заработной платы и других выплат при предоставлении ему ежегодного оплачиваемого или  иного отпуска.

2.3. Выходные документы, формируемые в процессе автоматизации расчета по заработной плате с персоналом предприятия.

Выходными документами  программ «1С: Бухгалтерии» и «ТурбоБухгалтер 6.9» являются:

1. Сводные проводки;

2. Оборотно - сальдовые ведомости;

3. Оборотно - сальдовые  ведомости по объектам аналитического учета;

4. Карточка счета;

5. Карточка счета по одному объекту аналитического учета; 

6. Анализ счета (аналог главной книги);

7. Анализ счета по датам;

8. Анализ счета по объектам аналитического учета;

9. Анализ объекта аналитического учета по всем счетам;

10. Карточка объекта аналитического учета по всем счетам;

11. Журнальный ордер. 

 

2.4. Схема  данных решения комплекса задач  по расчету заработной платы  с персоналом предприятия

 

 

Схема 1. «Схема данных решения комплекса задач по расчету заработной платы с персоналом предприятия»

Реализованные в прикладном решении учетные цепочки и процессы управления позволяют пользователям быстрее и эффективнее решать поставленные перед ними задачи.

1. Набор персонала:

- регистрация резюме кандидатов - назначение и регистрация собеседований - учет состоявшихся собеседований - прием на работу подходящих кандидатов.

2. Планирование отпусков:

- ввод пожеланий по отпускам - контроль остатков отпусков - утверждение отпусков - перепланирование отпусков.

3. Планирование занятости:

- регистрация отсутствий на рабочем месте - отчет о занятости - изменение периода отсутствия;

- подбор свободного помещения - подбор сотрудников - регистрация встречи;

- подбор - сотрудников - анализ занятости - установка периода - регистрация встречи.

4. Движение кадров:

- прием - перемещение - увольнение;

- график отпусков - контроль остатков отпусков - регистрация отпусков - возврат на работу - отчетность по исполнению графика отпусков.

5. Персонифицированный учет ПФР:

- ввод персональных данных сотрудников - формирование пачек анкет АДВ-1 и заявлений АДВ-2 (АДВ-3) - передача в ПФР;

- ввод данных для СЗВ-4 - формирование пачек сведений - передача в ПФР;

- автоматическое формирование пачек сведений СЗВ-4 - редактирование сведений - передача в ПФР;

- ввод данных для СЗВ-К - формирование пачек сведений - передача в ПФР.

6. Расчеты с сотрудниками:

- начисление зарплаты - выплата зарплаты (через кассу или банк) - отражение в учете;

- определение объема выполненных работ - определение исполнителей работ - расчет фактической выработки каждого исполнителя - регистрация фактической выработки во всех видах учета;

- регистрация кадровой службой командировок, отпусков и др. отклонений - начисление оплаты за неотработанное время, начисление оплаты за командировки;

- ввод данных о фактически отработанном сотрудниками времени - расчет повременных начислений - построение отчета по форме Т-13;

- ввод не целодневных невыходов - начисление оплаты - расчет повременных начислений - построение отчета по форме Т-13;

- регистрация данных о стаже сотрудников - отражение данных о стаже в отчетности - расчет начислений, размер которых зависит от указанного стажа сотрудника;

- регистрация данных о стаже работы в условиях Крайнего Севера (и аналогичных районах) - автоматический расчет размеров и начисление надбавки за работу на Севере;

- расчет среднего заработка - начисление оплаты по среднему заработку;

- регистрация листков нетрудоспособности - начисление пособия;

- отражение пособия в бухучете - отражение сумм пособия в отчетности для ФСС;

- регистрация отпуска по уходу за ребенком до достижения им полутора лет - начисление пособия по уходу - изменение условий выплаты пособия в связи с выходом на работу - начисление пособия по уходу и заработной платы - отражение сумм пособия в отчетности для ФСС;

7. Расчеты по НДФЛ:

- учет доходов, включая доходы в натуральной форме, - начисление налога - удержание налога - корректировка данных учета - отчетность.

8. Расчеты по страховым взносам в ПФР, страховым взносам в ФСС на страхование от несчастных случаев:

- учет доходов, включая доходы в натуральной форме, - начисление налога и взносов - корректировка данных учета - отчетность.

9. Расчеты по добровольным взносам в ФСС при специальных налоговых режимах:

- учет доходов, включая доходы в натуральной форме, - начисление добровольных взносов в ФСС на страхование сотрудников на случай временной нетрудоспособности - начисление пособий по временной нетрудоспособности за счет добровольных взносов - построение отчетности в ФСС по добровольным взносам.

 

2.5. Схема соответствующего документооборота по расчету заработной платы с персоналом предприятия.

 

Схема 2. «Схема соответствующего документооборота по расчету заработной платы с персоналом предприятия»

Функционал  прикладного решения позволяет автоматизировать следующие направления деятельности:

1. В рамках оперативного учета:

- планирование потребности в персонале,

- обеспечение бизнеса кадрами,

- планирование затрат на персонал,

- управление компетенциями и аттестация сотрудников,

- управление обучением персонала,

- управление финансовой мотивацией персонала,

- эффективное планирование занятости персонала,

- учет кадров и анализ кадрового состава;

2. В рамках бухгалтерского учета:

- расчет управленческой заработной платы персонала,

- управление денежными расчетами с персоналом, включая депонирование неполученных сотрудниками сумм;

3. В рамках регламентированной заработной платы:

- расчет регламентированной заработной платы,

- исчисление регламентированных законодательством налогов и взносов с фонда оплаты труда, формирование различных резервов,

- отражение начисленной зарплаты, налогов, взносов и резервов в затратах предприятия.

Планирование потребности  в человеческих ресурсах. Осуществляется в кадровом плане. Кадровый план позволяет запланировать организационно-должностной состав, событийный план изменений организационно-должностного состава, фонд затрат на оплату труда. При помощи отчетов по состоянию кадрового плана можно получить оценку эффективности работ по набору персонала, количество вакантных рабочих мест и данные о планируемых затратах на персонал.

Подсистема подбора  персонала. Предназначена для документирования и автоматизации процесса подбора и оценки кандидатов. Подсистема обеспечивает хранение личных данных о кандидатах как о физических лицах; хранение материалов, появляющихся в процессе работы с кандидатом, начиная от резюме и до результатов анкетирования; подготовку встреч с кандидатами и регистрацию принятых решений вплоть до принятия на работу. Основной инструмент системы - автоматизированное рабочее место, набор персонала, при помощи которого можно осуществлять все этапы работ по заполнению вакантных рабочих мест.

Подсистема управления компетенциями. Обеспечивает оценку персонала, включая контроль результатов и качества оценки.

На  основании оценки сотрудника (аттестации) принимаются ключевые кадровые решения: прием на работу, ротации, изменение оплаты труда, потребность в обучении, увольнение.

Подсистема обучения персонала. Позволяет планировать обучение персонала и контролировать эффективность учебных мероприятий.

В рамках подсистемы управления финансовой мотивацией сотрудников. Могут быть разработаны и применены схемы мотивации с использованием различных показателей эффективности деятельности (KPI) как отдельного сотрудника, так и предприятия в целом. При разработке схем мотивации может быть использовано произвольное количество видов начислений, причем предоставляется возможность конструировать алгоритм расчета начисления.

Подсистема планирования занятости. Позволяет планировать встречи сотрудников предприятия, в том числе и со сторонними лицами, и проведение мероприятий. Кроме того, поддерживается планирование очередных отпусков сотрудников предприятия с использованием системы утверждения принятых решений.

Учет персонала предприятия. Предполагает хранение не только личных данных о сотрудниках, но и такой служебной информации, как подразделение и должность, где работает сотрудник, служебные телефоны, и прочей контактной информации. Далее регистрируется карьера сотрудника: прием на работу, служебные перемещения, отпуска и командировки вплоть до увольнения.

В подсистеме расчета и  учета заработной платы. Решаются задачи автоматизации деятельности как менеджеров, принимающих решения по зарплате персонала, так и бухгалтеров-расчетчиков зарплаты. Подсистема обеспечивает ведение взаиморасчетов с сотрудниками предприятия, а также учет затрат на оплату труда в составе себестоимости продукции и услуг. Подсистема позволяет автоматизировать весь комплекс расчетов с персоналом, начиная от ввода документов о фактической выработке и фактическом использовании рабочего времени, оплаты больничных листов и отпусков вплоть до формирования документов на выплату зарплаты и депонирование, а также унифицированных форм отчетности по труду. В подсистеме реализованы основные формы оплаты труда, используемые на хозрасчетных предприятиях.

Подсистема исчисления регламентированных законодательством налогов с фонда оплаты труда. Обеспечивает автоматизированный учет полученных сотрудниками доходов для исчисления налога на доходы физических лиц, единого социального налога, страховых взносов в ПФР на обязательное пенсионное страхование и страховых взносов в ФСС на страхование от несчастных случаев и профзаболеваний.

Поддерживается исчисление и страховых взносов в ПФР. Предусмотрена ситуация, когда для отдельных видов деятельности учреждения используется режим налогообложения в виде единого налога на вмененный доход (ЕНВД). Для таких учреждений предоставляется возможность автоматически исчислять добровольные взносы в ФСС на страхование случаев временной нетрудоспособности сотрудника.

По результатам учета  доходов, сумм исчисленных налогов  и взносов. Формируется предусмотренная текущим законодательством Российской Федерации регламентированная отчетность в государственные надзорные органы.

 

2.6. Контрольный  пример работы подсистемы с использованием систем «1С: Предприятие 8.1» и «Турбо Бухгалтер 6.9 Проф».

Заполнение первичных  документов не менее 5 видов. Экранные формы на примере Турбо – Бухгалтер 6.9 Проф.:

1. Табель учета рабочего времени:

Рис 3. «Табель учета рабочего времени»

2. Накопительные карточки заработной платы:

Рис 4. «Ведомость начислений»

 

3. Ведомость расчета в ПФР, ФСС, ФОМС:

Рис 5. «Расчет ЕСН, ПФР, ФСС, ФОМС»

4. Расходные кассовые ордера на выдачу авансов:

Рис 6. «Авансовый отчет»

5. Платежные ведомости за первую половину месяца:

Рис 7. «Платежная ведомость»

Вывод выходных документов не менее 5 видов:

1. Налог по зарплате. Расчет авансовых платежей по ЕСН:

Рис 8. «Расчет авансовых платежей по ЕСН»

2. Расчет авансовых платежей в ПФР:

Рис 9. «Расчет авансовых платежей в ПФР»

3. Оборотно – сальдовая ведомость по счету:

Рис 10. «Оборотно – сальдовая ведомость по счету»

 

4. Карточка счета:

Рис 11. «Карточка счета»

5. Главная книга:

Рис 12. «Главная книга»

 

6. Расчет по страховым взносам:

Рис 13. «Расчет по страховым взносам»

Заполнение первичных  документов не менее 5 видов. Экранные формы на примере 1С: Бухгалтерия 8.1:

1. Прием на работу в организацию:

Рис 14. «Прием на работу»

 

2. Платежная ведомость: