Автоматизация бухгалтерского учёта в образовательных учреждениях на примере «1С:Бухгалтерии 8.1»

В зависимости  от объемов учетной работы руководители образовательных учреждений имеют  право:

-организовать службу бухгалтерского учета в виде структурного подразделения, возглавляемого главным бухгалтером;

-ввести в штатное расписание учреждение необходимое количество должностей бухгалтерских работников;

-передать на условиях договора ведение бухгалтерского учета централизованной бухгалтерии, специализированной организации или бухгалтеру-специалисту;

-вести бухгалтерский учет лично.

В случае создания службы бухгалтерского учета  в образовательном учреждении на главного бухгалтера возлагается ответственность за обеспечение соответствия проводимых финансово-хозяйственных операций действующему законодательству, контроль над движением имущества образовательного учреждения и выполнением различных обязательств учреждения. Главный бухгалтер подчиняется непосредственно руководителю учреждения, несет ответственность за ведение бухгалтерского учета, а также своевременное представление полной и достоверной бухгалтерской отчетности. 
          Требования главного бухгалтера по документальному оформлению хозяйственных операций и предоставлению в бухгалтерию необходимых документов и сведений обязательны для всех работников образовательного учреждения. Без подписи главного бухгалтера денежные и расчетные документы, финансовые и кредитные обязательства считаются недействительными и не должны приниматься к исполнению. 
Централизованная бухгалтерия представляет руководителям обслуживаемых образовательных учреждений необходимые им сведения об исполнении смет доходов и расходов в сроки, установленные главным бухгалтером централизованной бухгалтерии по согласованию с руководителями этих учреждений. 
          В случае передачи ведения бухгалтерского учета образовательного учреждения по договору оказания услуг специализированной организации или специалисту по бухгалтерскому учету, выступающего в качестве предпринимателя без образования юридического лица, конкретные функции и обязанности сторон определяются условиями договора. 
          Требования главного бухгалтера или лица, выполняющие его функции в специализированной организации в части порядка оформления и представления в службу бухгалтерского учета или специализированную организацию необходимых документов и сведений являются обязательными для всех работников образовательного учреждения, а при централизации учета - для всех обслуживаемых учреждений. 
          Бухгалтерский учет в образовательном учреждении должен обеспечивать систематический контроль над ходом исполнения смет доходов и расходов, состоянием расчетов с юридическими и физическими лицами, сохранностью денежных средств и материальных ценностей. Бухгалтерский учет ведется образовательным учреждением непрерывно с момента его регистрации в качестве юридического лица до момента реорганизации или ликвидации в порядке, установленном действующим законодательством.

2.2.Документы бухгалтерского учета в образовательных учреждениях

 

• Документами, обеспечивающими нормативно-законодательное  регулирование бухгалтерского учета  в образовательных учреждениях, являются:
• Гражданский кодекс Российской Федерации, первая и вторая части которого приняты Федеральными законами РФ от 30.11.1994 №51-ФЗ и от 26.01.1996 №14-ФЗ соответственно.
• Федеральный закон от 21.11.1996 г. №129-ФЗ "О бухгалтерском учете".
• Приказ Минфина РФ от 30.03.2001 №26н "Об утверждении Положения по бухгалтерскому учету "Учет основных средств" ПБУ 6/01";
• а для государственных или муниципальных образовательных учреждений, финансируемых из средств бюджетов различных уровней ещё дополнительно:
• Бюджетная классификация, введенная Федеральным законом Российской Федерации от 15.08.1996 г. №115-ФЗ;
• Бюджетный кодекс Российской Федерации, принятый Федеральным законом РФ от 31.07.1998 №145-ФЗ, который введен в действие с 1 января 2000 года Федеральным законом РФ от 9.07.1999 №159-ФЗ
• Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации 25.05.1999 №38н (утратили силу с 01 января 2003 года в связи с выходом приказа Минфина РФ от 11 декабря 2002 года № 127н);
• Инструкция по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, утвержденная приказом Минфина РФ от 30.12.1999 №107н;
• Изменения и дополнения в Инструкцию по бухгалтерскому учету в бюджетных учреждениях, введенные приказом Минфина РФ от 10.07.2000 № 65н;
• Изменения и дополнения к Указаниям о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденным приказом Минфина РФ от 25.05.1999 № 38н, введенные приказом Минфина РФ от 28.12.2001 №118н, продлившего срока действия выше упомянутых Указаний (утратили силу с 01 января 2003 года в связи с выходом приказа Минфина РФ от 11 декабря 2002 года № 127н);
• Указания о порядке применения бюджетной классификации Российской Федерации, утвержденные приказом Министерства финансов Российской Федерации 11.12.2002 №127н;
• Инструкция по бюджетному учету, утвержденная приказом Минфина РФ от 26.08.2004 № 70н введенной в действие с 1 января 2005 года.

       Как видно из приведенной хронологии формирования и введения в действие нормативно-правовых актов, регулирующих систему бухгалтерского учета в бюджетных образовательных учреждениях различные изменения правил происходят в среднем 2 раза в течение календарного года, в то время как для негосударственных образовательных учреждений ситуация с правилами учета более стабильная. 
 
 
 

Глава III.Разработка прикладных решений в системе 1С: Предприятие

3.1.Особенности  компьютерной обработки  данных

Способ  обработки хозяйственных операций при ведении бухгалтерского учета оказывает существенное влияние на организационную структуру фирмы, а также на процедуры и методы внутреннего контроля. Компьютерная технология характеризуется рядом особенностей, которые следует учитывать при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия компьютерной обработки данных от неавтоматизированной.

    Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки (или другие систематические ошибки в аппаратных либо программных средствах ) приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.

Разделение  функций. Компьютерная система может  осуществить множество процедур внутреннего контроля, которые в  неавтоматизированных системах выполняют  разные специалисты. Такая ситуация оставляет специалистам, имеющим доступ к компьютеру, возможность вмешательства в другие функции. В итоге компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относиться система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.

     Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах. Чем меньше человек вмешивается в машинную обработку операций учета, тем ниже возможность выявления ошибок и неточностей. Ошибки, допущенные при разработке или корректировке прикладных программ, могут оставаться незамеченными на протяжении длительного периода.

    Потенциальные возможности усиления контроля со стороны администрации. Компьютерные системы дают в руки администрации широкий набор аналитических средств, позволяющих оценивать и контролировать деятельность фирмы. Наличие дополнительного инструментария обеспечивает укрепление системы внутреннего контроля в целом и, таким образом, снижение риска его неэффективности. Так, результаты обычного сопоставления фактических значений коэффициента издержек с плановыми, а также сверки счетов поступают к администрации более регулярно при компьютерной обработке информации. Кроме того, некоторые прикладные программы накапливают статистическую информацию о работе компьютера, которую можно использовать в целях контроля фактического хода обработки операций бухгалтерского учета.

    Инициирование выполнения операций в компьютере. Компьютерная система может выполнять некоторые операции автоматически, причем их санкционирование не обязательно документируется, как это делается в неавтоматизированных системах бухгалтерского учета, поскольку сам факт принятия такой системы в эксплуатацию администрацией предполагает в неявном виде наличие соответствующих санкций.

    На  текущий момент региональный  рынок представлен довольно большим количеством систем ведения бухгалтерского учета.

Вот лишь несколько из них :

— ИНФО-Бухгалтер ; ТОО "Информатик"

— Инфин-бухгалтерия; Аудиторская компания "Инфин"

— Суперменджер"; Фирма "Ланкс"

— AUBI ; Фирма "О’стрим"

— ABACUS;  АО "ОМЕГА"

— 1С  Бухгалтерия

и т.д. 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

3.2.Разработка  конфигурации в  системе 1С: Предприятие  для 

автоматизации бухгалтерского учета  МОУ СОШ № 100

     1С: Предприятие является универсальной системой автоматизации экономической и организационной деятельности предприятия. Система 1С: Предприятие может «приспосабливаться» к особенностям конкретной области деятельности, в которой она применяется.  Для обозначения такой способности используется термин конфигурируемость, то есть возможность настройки системы на особенности конкретного предприятие.

Рассмотрим  разработку конфигурации в системе 1С: Предприятие 8.1 для

автоматизации бухгалтерского учета МОУ СОШ  № 100.

   Дерево  конфигурации содержит в себе  практически всю информацию о  том, из чего состоит конфигурация (рис. 1).

        

             Рис. 1 Дерево конфигурации 

  Создадим шесть справочников: ученики, сотрудники, номенклатура, склады, организации, расчётный счёт и вид сотрудника. Для этого зададим имя справочника – Ученики. Имя является основным свойством любого объекта конфигурации. На основании имени платформа автоматически создаст синоним - Ученики. (Рис. 2. Имя и синоним справочника) 

         

                     Рис. 2. Имя и синоним справочника 

Перейдём на закладку данные и заполним длину кода и длину наименования.

Аналогичным способом создадим справочники сотрудники, номенклатура, склады, организации, расчётный счёт и вид сотрудника. Это хорошо всё видно в дереве конфигурации (рис. 3)

       

                    Рис. 3 Дерево конфигурации

Сделаем отладку  и заполним все позиции нашей  конфигурации. 

       

       Рис.4 Справочник Ученики

       

       Рис.5 Справочник  Сотрудники 

       

                Рис.6. Справочник  Номенклатура 

    Переходим к созданию документов. Документ является прикладным и предназначен для описания информации о совершенных хозяйственных операций. Характерной особенностью объекта конфигурации Документ является то, что в процессе работы пользователь может самостоятельно создавать новые объекты этой структуры - новые документы. Мы создадим два документа: Приходная накладная и Оказание услуг. (рис7.)

Рис.7 Дерево конфигурации 

           Каждый документ, как правило, содержит информацию, которая подробно описывает этот документ. Например, каждый документ Приходная накладная может содержать информацию о поставщике товаров, складе, на который приходуется товар.

Рис.8. Документы  Приходная накладная 

       Мы  подошли к одному из главных моментов разработки любой конфигурации –  созданию механизма учёта накопления данных. Объект конфигурации Регистр накопления является прикладным и предназначен для описания структуры накопления данных. Регистр накопления платформа создаёт в базе данных информационную структуру, в которой будут накапливаться данные, «поставляемые» различными  объектами базы данных. Эти данные будут храниться в регистре в виде отдельных записей, каждая из которых имеет одинаковую, заданную в конфигураторе структуру.