Автоматизация бухгалтерского учета

4. Этап III. Выбор программного средства 

Только  тогда когда спланирована оптимизация  бухучета, определен масштаб и  порядок автоматизации и завершена  постановка задачи можно переходить к выбору программы. В противном же случае выяснится, что купленная заранее или по принципу "подешевле" программа просто не имеет достаточных возможностей для эффективной автоматизации предприятия и придется покупать новую. Для того чтобы в множестве программных продуктов, их версий и производителей найти путеводную нить к оптимальному для предприятия варианту следует понимать самое главное: просто плохих и просто хороших программ нет, значит нет и лучшей программы на все случаи жизни.

Все те программные продукты, которые широко известны, продаются и рекламируются сейчас в России - хорошие продукты, они доказали это тем, что их знают, покупают и используют на протяжении уже нескольких лет множество предприятий. Отличаются они друг от друга тем, что одни из них лучше подходят для одних предприятий (с учетом их величины, видов деятельности и других факторов), другие - для других, третьи - для третьих. Таким образом задача состоит в том, чтобы выбрать оптимальной подходящий для именно вашего предприятия программный продукт.

Выбор программы зависит от двух аспектов:

1. Масштаб организации
2. Будет ли организована сетевая работа.

Программы для автоматизации малой бухгалтерии  сравнительно проще в внедрении, однако они, как правило, не содержат автоматических функций позволяющий вести бухгалтерию с учетом всех нюансов, таких как особенный учет реализации, расчет отпускных и пр. На небольших предприятиях, где операций мало, такие нюансы можно вводить и вручную, а вот на больших так не получится, поскольку операций много и ручной ввод займет так много времени, что часть бухучета придется вести вручную и автоматизация будет неэффективной, например «1С – Бухгалтерия»⁷.

Программы для автоматизации крупной бухгалтерии  прямо противоположны по характеристикам. Они позволяют автоматически вести все возможные бухгалтерские операции, начиная от переоценки основных средств, кончая учетом себестоимости объектов капитального строительства, однако такие программы значительно сложнее и внедрение их более трудоемко. Такие программные средства представляют собой не одну отдельную программу, а набор совместимых модулей, каждый из которых соответствует тому или иному разделу бухучета. Примерами таких программ являются "Бэст", "Парус".

Сетевая будет программа или нет? Это  тоже простое решение. Если работать в автоматизированной бухгалтерии будут несколько работников на нескольких компьютерах, то компьютеры обязательно должны быть объединены в сеть чтобы проводки, вводимые всеми бухгалтерами попадали в один общий журнал хоз. операций, и программа должна быть тоже сетевой, т.е. иметь возможность работать одновременно на нескольких компьютерах. Все распространенные сейчас программы имеют сетевые версии, которые стоят немного дороже несетевых, работа программы по автоматизации крупной бухгалтерии вообще немыслима в несетевом режиме. 

5.  Отражение поступления товаров на примере программы «1С Бухгалтерия».

     Рассмотрим, каким образом в типовой конфигурации отражается поступление товаров  на конкретном примере.

     1 ноября 2009 г по накладной 9487 от фабрики «Вавилон» получен товар: брюки детские 200 штук по цене 154руб. и брюки мужские серые 400 штук по цене 288 руб. Товар оприходован на главный склад торговой организации.  Для отражения в учете хозяйственных операций оприходования товаров предназначен документ «Поступление товара». Его форма заполняется на основании складских документов оприходования и сопроводительных документов поставщика в следующем порядке.

     Сначала в шапке документа указывается  поставщик (фабрика «Вавилон»), сопроводительный документ (накладная 9487) и склад, на который принят товар (главный). Заполнение этих реквизитов производится выбором из соответствующих справочников. Если запись в справочнике отсутствует, ее можно ввести непосредственно в процессе работы с документом.

     Затем заполняется табличная часть, в которой перечисляются ассортимент товара, количество и цена за единицу. Если товар уже поступал ранее, то можно воспользоваться кнопкой «Подбор» в этом случае достаточно выбрать товар из справочника «Номенклатура» и указать его количество. Остальные графы табличной части («Цена», «Сумма», «НДС», «Всего») подсчитываются автоматически. Предположим, что данный товар в организацию прежде не поступал. В этом случае новую товарную позицию необходимо описать в справочнике «Номенклатура», форма списка которого открывается при заполнении табличной части. Ассортимент товаров может составлять тысячи позиций, поэтому для удобства поиска справочник структурируют, подразделяя товары на группы, подгруппы и т.д. определим полученные товары в группу «Одежда», а затем перейти в режим описания новой товарной позиции (пункт «Новая» меню «Действия» главного меню). Для того чтобы система могла правильно интерпретировать номенклатурную единицу, в реквизите «Тип» указывается ее классификационный признак. В нашем примере «брюки детские» - это товар.

     В реквизите «Наименование» указывается  краткое наименование товарной позиции. Наименование товара для выходных документов (накладных, счетов- фактур) указывается  в многострочном поле «Полное  наименование, краткая характеристика».

     В реквизите «Вид» указывается  вид деятельности, в рамках которого предполагается реализовать товар («Продажа верхней одежды»). Значение этого реквизита определяет объект аналитического учета по субконто «Виды деятельности».

     Реквизит «Единица измерения» заполняется выбором из одноименного справочника.

     Важную  роль в описании товарной позиции  играет реквизит «Тип товара», значение которого и определяет, как следует  учитывать товар, - на балансе или  за балансом. Между типом товара и счетом для учета товаров имеется связь, указанная на рис.1      

Поскольку по условиям примера «брюки детские» переходят в собственность торговой организации, то тип товара – «Собственный».

     Значение  реквизитов «Учетная (покупная) цена»  и «Оптовая цена без налогов» носит  сервисный характер и используется по умолчанию в экранных формах документов на поступление и отпуск товаров.

     При заполнении реквизитов ставки налогов, следует учитывать следующее:

- ставка  НДС указывается применительно  к продаже этого товара по  схеме оптовой торговли –20%

• если товар входит в перечень товаров, стоимость которых при определенных условиях является объектом обложения налогом с продаж, то обязательно указывается ставка налога.

После заполнения всех необходимых реквизитов  информации о товаре, продолжается заполнение табличной части документа  «Поступление товаров».

После того, как в табличной части  будет отражена вся информация обо всех поступивших товарах, документ сохраняется и проводится. При этом автоматически будут сформированы проводки (рис.2) 

     Если  товары приходуются непосредственно в розничной сети, то в шапке экранной формы документа «Поступление товаров» переключатель устанавливается в положение «Товары поступили …в розницу». В этом случае будут формироваться другие проводки (рис 3). 

     Если, в реквизите «Тип товара» элемента справочника «Номенклатура» указать, что товар получен «На комиссию», то при проведении документа будут  сформированы записи, представленные на рис.4.