Аудиторская проверка кассовых операций

      3. Установление соответствия данных  бухгалтерского баланса по статье "Денежные средства" и Отчета  о движении денежных средств  счетам учета денежных средств,  в том числе находящихся в  кассах организации.

      4. Проверка организации материальной ответственности.

      5. Определение возможности использования  результатов работы внутреннего  аудита.

      6. Документальное оформление движения  наличности.

      7. Выявление существенных нарушений  ведения учета, подготовки отчетности, соблюдения законодательства и выражение мнения.

      8. Требование устранить экономическим  субъектом нарушения в учете  и отчетности.

      По  результатам проверки аудитор составляет отчет экономическому субъекту - аудиторское  заключение.

      В аналитической части аудиторского заключения должны быть изложены результаты проверки по трем направлениям:

      1) состояние внутреннего контроля;

      2) состояние бухгалтерского учета  и отчетности;

      3) соблюдение законодательства при  совершении экономическим субъектом  хозяйственных операций.

      Основные  задачи аудитора при проверке, в том числе и операций с денежной наличностью, определяются также по указанным трем направлениям.

      Исполнитель из состава аудиторской группы при  проверке должен исходить из нормативных  актов Российской Федерации, ведомств, российских стандартов, а также внутрифирменных аудиторских стандартов.

      Ведение кассовых операций в организациях Российской Федерации регламентируется Порядком ведения кассовых операций в Российской Федерации, утвержденным решением совета директоров Банка России от 22.09.93 г. N 40 (далее - Порядок), и указаниями Банка России от 12.11.96 г. N 360 "О первоочередных мерах по выполнению Указа Президента Российской Федерации от 18 августа 1996 года N 1212 "О мерах по повышению собираемости налогов и других обязательных платежей и упорядочению налогового и безналичного денежного обращения". К Нормативным актам по данному разделу учета относятся также письмо Департамента регулирования денежного обращения Банка России от 17.02.94 г. N 14-4/35 "О разъяснениях по применению "Порядка ведения кассовых операций в Российской Федерации", письмо Банка России от 28.01.97 г. N 14-4/50 [по вопросам упорядочения налично-денежного обращения, другие документы.

      Для реализации общего плана аудита составляется Программа аудита. В соответствии с правилом (стандартом) аудиторской деятельности "Планирование аудита", "аудиторскую программу следует составлять в виде программы тестов средств контроля и аудиторских процедур по существу". Программа тестов средств контроля представляет собой перечень совокупности действий, предназначенных для сбора информации о функционировании системы внутреннего контроля и учета.

      Программы помогают выявить существенные недостатки, являясь составной частью рабочей  документации аудита, способствуют документальному  оформлению процесса аудита и его результатов.

      При проверке правильности отражения в  бухгалтерском балансе денежных средств аудитор сопоставляет остатки  по денежным счетам в Главной книге  с балансовыми данными, а затем  с регистрами бухгалтерского учета  в форме журналов-ордеров или заменяющих их машинограмм. Записи же в регистрах учета сверяет с кассовой книгой и первичными документами.

      Следует учесть, что данные бухгалтерской  отчетности должны включать показатели деятельности всех филиалов и иных подразделений организации. Данные об активах и обязательствах должны приводиться в отчетности обособленно в случае их существенности. В соответствии с Методическими рекомендациями о порядке формирования показателей бухгалтерской отчетности организации, утвержденными приказом Минфина России от 28.06.2000 г. N 60н, существенной признается сумма, отношение которой к общему итогу соответствующих данных за отчетный год составляет не менее 5%.

      В Отчете о движении денежных средств  справочно должны быть приведены  данные о поступлениях в отчетном периоде денежных средств по наличному расчету с выделением в том числе:⁶

      расчетов  с юридическими лицами;

      расчетов  с физическими лицами;

      поступления денежных средств с применением  контрольно-кассовых машин или бланков  строгой отчетности;

      сумм  денежных средств, сданных организацией в кредитную организацию;

      сумм  денежных средств, полученных в кассу  организации из кредитной организации.

      В Отчете о движении денежных средств  используются записи на счетах бухгалтерского учета денежных средств (50 "Касса", 51 "Расчетные счета", 52 "Валютные счета", 55 "Специальные счета в банках", 57 "Переводы в пути").

      Статья  бухгалтерского баланса "Денежные средства" должна отражать остатки денежных средств  по счетам 50, 51, 52, 55, 57.

      К счету 50 могут быть открыты субсчета:

      50-1 "Касса организации";

      50-2 "Операционная касса";

      50-3 "Денежные документы" и др.

      На  субсчете 50-1 должны учитываться денежные средства в кассе организации. Если организация производит кассовые операции с иностранной валютой, то к счету 50 должны быть открыты субсчета для обособленного учета движения наличной иностранной валюты по каждому наименованию. Операции в кассовой книге отражаются как в валюте платежа, так и в ее рублевом эквиваленте по курсу Банка России на дату совершения операции.

      Субсчет 50-2 "Операционная касса" открывается для учета наличия и движения денежных средств организациями при необходимости.

      На  субсчете 50-3 "Денежные документы" учитываются находящиеся в кассе  организации почтовые марки, марки  государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты и другие денежные документы. Денежные документы учитываются на счете 50 в сумме фактических затрат на приобретение. Аналитический учет денежных документов должен быть организован по их видам.

      В условиях автоматизированного ведения учета кассовой книги должна производиться проверка правильности работы программных средств обработки кассовых документов. Вопросам аудита в условиях компьютерной обработки данных (КОД) посвящено несколько правил (стандартов) аудиторской деятельности. В условиях КОД аудит может проводиться с использованием машиноориентируемых или ручных процедур. Следует помнить, что в договоре на аудиторские услуги предусматривается согласие экономического субъекта на использование базы данных. Если аудитор оказывает субъекту сопутствующую аудиту услугу, то он может рекомендовать применять ту или иную систему КОД. Аудитор должен проверить надежность средств внутреннего контроля в системе КОД.

      В разделе 4 правила (стандарта) "Аудит  в условиях компьютерной обработки  данных" перечислены вопросы, которые аудитор должен отразить в рабочих документах, в частности: организационная форма обработки данных, форма бухгалтерского учета, участки учета, функционирующие в системе КОД, как передаются данные, как ведется обработка учетных данных (локально или с помощью сетей), как обеспечивается хранение данных и архивирование. Рекомендуется обращать внимание на частоту обновления программного обеспечения, возможность реагирования компьютерной системы на изменения законодательства, расширения ее функций, формирования бухгалтерского учета.

      Кассир  в соответствии с действующим  законодательством несет полную материальную ответственность за сохранность  всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный организации. Договор  о полной материальной ответственности должен быть заключен после издания руководителем приказа (решения, постановления) о назначении кассира на работу. Однако на малых предприятиях обязанности кассира может выполнять главный бухгалтер по письменному заключению руководителя и при условии заключения с ним договора.

      Руководство экономического субъекта несет ответственность  за разработку системы внутреннего  контроля. Аудитору следует убедиться, что на проверяемом им экономическом  субъекте применяются процедуры  внутреннего контроля, предусмотренные правилом (стандартом) аудиторской деятельности "Изучение и оценка систем бухгалтерского учета и внутреннего контроля в ходе аудита". Имеются в виду проведение сверок расчетов, проверка наличия разрешительных записей руководящего персонала, периодических плановых и внезапных инвентаризаций кассовой наличности, бланков строгой отчетности, ценных бумаг и товарно-материальных ценностей.

      Одним из источников получения аудиторских  доказательств являются результаты инвентаризации имущества экономического субъекта, проводимой его сотрудниками. Инвентаризация средств в кассе должна проводиться периодически по распоряжению руководителя организации и перед составлением годового отчета не ранее 31 октября. Инвентаризация, осуществленная комиссией, назначенной руководителем, оформляется актом. Излишки средств приходуются как доход предприятия (дебет счета 50, кредит счета 91 "Прочие доходы и расходы", субсчет 91-1 "Прочие доходы"). Недостача средств списывается на счет 94 "Недостачи и потери от порчи ценностей", с которого затем списывается в дебет счета 73 "Расчеты с персоналом по прочим операциям", субсчет 73-2 "Расчеты по возмещению материального ущерба". По кредиту счетов 73 записи производятся в корреспонденции счетов денежных средств - на суммы внесенных платежей; 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда" - на суммы удержаний из заработной платы. В случае отказа кассира погасить недостачу организация имеет право подать исковое заявление в судебные органы.

      Наиболее  ценными считаются аудиторские  доказательства, полученные аудитором непосредственно в результате исследования хозяйственных операций, самостоятельного анализа. Аудиторам предоставлено право проверить в полном объеме не только документацию, но и фактическое наличие любого имущества, денежных средств, ценных бумаг, материальных ценностей, а экономический субъект обязан создавать аудитору условия для своевременного и полного проведения проверки.

      Указанный выше Порядок предусматривает обязанности  руководителей организаций:

      оборудовать кассу и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а также при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. При этом хранение в кассе наличных денег и других ценностей, не принадлежащих данной организации, запрещается;

      обеспечить  ведение одной кассовой книги;

      производить прием наличных денег при осуществлении  расчетов с населением с обязательным применением контрольно-кассовых машин (ККМ).

      Организация может иметь в своей кассе  наличные деньги в пределах лимитов, установленных банками, по согласованию с руководителями организации. Денежную наличность сверх установленных лимитов остатка наличных денег в кассе организации обязаны сдавать в банк в порядке и сроки, согласованные с обслуживаемыми банками. Организация не имеет права накапливать в своей кассе деньги сверх установленных лимитов для осуществления предстоящих расходов. Организация имеет право хранить деньги сверх лимитов только для оплаты труда, пособий по социальному страхованию и стипендий на свыше 3 рабочих дней (для организаций, расположенных в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностям, - до 5 дней) включая день получения денег в банке (п.9 разд.1 Порядка).

      Организации, имеющие постоянную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут  расходовать ее на оплату труда, социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.⁷

      В соответствии с Указом Президента Российской Федерации от 23.05.94 г. N 1006 "Об осуществлении  комплексных мер по своевременному и полному внесению в бюджет налогов  и иных обязательных платежей" за накопление в кассах наличных денег сверх установленных лимитов предусмотрен штраф с организации в 3-кратном размере выявленной сверхлимитной кассовой наличности, а с ее руководителя - в 50-кратном размере МРОТ.

      Приведем  пример. Организации установлен лимит остатка кассовых средств в размере 20 000 руб. Остаток на конец дня составил 23 486 руб.

      Будут применены штрафные санкции:

      к организации: 3486 х 3 = 10 458 руб.;

      к руководителю: 100 х 50 = 5000 руб.

      Следовательно, организация может иметь только одну главную кассу и в зависимости от количества ККМ несколько операционных. Для каждого ККМ должна вестись отдельная книга кассира-операциониста, в которой отражаются только данные по выручке, полученной через конкретную ККМ. Заметим, что фактическое количество ККМ должно соответствовать данным бухгалтерского учета. При проверке книги кассира-операциониста нужно обращать внимание на записи показателей счетчиков не только действующих машин, но и бездействующих, а также находящихся в запасе. Пристального внимания требуют показатели счетчиков, с которыми ККМ вышли из ремонта.