Аудит учета кассовых операций

Аудитору необходимо сверить остатки по счету 50 «Касса» в регистрах бухгалтерского учета, Главной книге и балансе (с учетом данных, отраженных на субсчетах).

Кроме того, проверяется соблюдение требований по обеспечению сохранности денежных средств в кассе (следует иметь в виду, что, как правило, аудируемые лица, за исключением крупных, не в состоянии выполнять все требования по техническому оснащению и оборудованию кассовых помещений). Подробный перечень требований Министерства внутренних дел Российской Федерации по обеспечению сохранности денежных средств при их хранении и транспортировке, технической защите помещения кассы и ее оборудованию средствами охранно-пожарной сигнализации содержится в приложениях 2 и 3 к Порядку ведения кассовых операций. Ответственность за оборудование кассы и обеспечение сохранности денег возложена на руководителя организации.

При планировании аудита конкретного предприятия готовится перечень вопросов с целью определения эффективности внутреннего контроля и обеспечения сохранности денежных средств и достоверности отражения кассовых операций в бухгалтерском учете.

Далее представлен примерный перечень вопросов для достижения указанной цели:

•                 Установлена ли сигнализация в кассе?

•                 Хранятся ли денежные средства в несгораемом шкафу?

•                 Заключен ли договор на охрану?

•                 Где и у кого хранятся дубликаты ключей?

•                 Инкассируется ли данная организация?

•                 Хранятся ли в кассе денежные документы (бланки ценных бумаг,

путевки, билеты и т.д.)?

•                 Сопровождается ли кассир при сдаче и получении денежных средств в

банк?

•                 Кому предоставлено право подписи приходных и расходных кассовых

ордеров?

•                 Имеются ли распоряжения руководителя предприятия (организации) о

назначении уполномоченного лица ставить подпись на приходных и расходных кассовых ордерах в качестве главного бухгалтера?

•                 Своевременно ли производятся записи в отчете кассира? Каков срок

сдачи отчета?

•                 Сменялись ли кассиры в проверяемом периоде?

•                 Была ли произведена ревизия при смене кассира?

•                 Назначена ли приказом руководителя предприятия комиссия для

производства ревизии кассы?

•                 Заключен ли договор с кассиром о полной материальной

ответственности?

•                 В каком размере банком установлен лимит остатка наличности в кассе?

•                 Выдаются ли денежные средства при наличии в расходном кассовом

ордере одной подписи (руководителя, главного бухгалтера)?

•                 Проводятся ли внезапные проверки кассы?

•                 Какова периодичность плановых инвентаризаций кассы?

•                 Принимает ли участие в инвентаризации кассы бухгалтер?

•                 Регистрируются ли кассовые ордера в журналах регистрации?

•                 Ведется ли на предприятии кассовая книга?

•                 Проверяются ли бухгалтером отчеты кассира?

•                 Имеется ли на предприятии список лиц, которым разрешено выдавать

деньги на хозяйственные нужды, утвержденный приказом по предприятию? Установлен ли срок, на который они выдаются?

•                 Составляет ли кассир реестр дополнительных сумм?

•                 Ведется ли на предприятии журнал учета депонентов?

Для проверки правильности отражения операций в бухгалтерском учете необходимо проводить проверки оборотов и сальдо по счету 50 «Касса» и соблюдения требований законодательства и других нормативных документов.

При тестировании системы внутреннего контроля проверяется правильность документального оформления операций по кассе.

•                 Кассовые операции должны быть оформлены следующими типовыми

межведомственными формами первичной учетной документации, которые утверждены постановлением Госкомстата РФ от 18.08.1998 г. № 88 (по согласованию с Минфином России):

•                 приходный кассовый ордер (КО-1);

•                 расходный кассовый ордер (КО-2);

•                 журнал регистрации приходных и расходных кассовых доку­ментов

(КО-З);

•                 кассовая книга (КО-4);

•                 книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (КО-5) —

для учета движения денежных средств на предприятиях, где работают несколько кассиров.

Ассистенту аудитора поручают проведение тестов по проверке фактического их применения и правильности оформления:

•                 все реквизиты должны быть заполнены, приходные кассовые ордера

должны быть подписаны главным бухгалтером и кассиром, а расходный кассовый ордер должен обязательно иметь разрешительную подпись руководителя организации, подписи получателя и паспортные данные и др.;

•                 все приложенные к приходному кассовому ордеру и расходному

кассовому ордеру первичные документы должны быть погашены штампом «Получено», «Оплачено»;

•                 если денежные средства выдаются по доверенности, то фамилия, имя,

отчество лица, которому доверено получение денег, должны быть указаны в расходных кассовых документах;

•                 документы должны быть заполнены чернилами или выписаны на

машинке;

•                 исправления в документах не допускаются.

Кроме того, аудитор должен проверить, кто и на каких основаниях подписывал кассовые документы в те дни, когда руководитель и главный бухгалтер отсутствовали (отпуск, болезнь, командировка и пр.), и зафиксирован ли факт отсутствия в документах организации.

При проверке журнала регистрации необходимо обратить внимание, нет ли пропусков номеров, чем вызваны исправления и как они оформлены. Необходимо ознакомиться с порядком регистрации кассовых ордеров в журнале (они должны регистрироваться сразу же после выписки документа).

При проверке кассовой книги проверяется правильность ее оформления, ведения и осуществления бухгалтером контрольных функций.

Важным аспектом при проведении аудиторской проверки является проверка отражения результатов использования контрольно-кассовых машин. В первую очередь аудитору необходимо установить, обязана ли организация использовать контрольно-кассовые машины в соответствии с действующим в проверяемый период законодательством. При применении в работе контрольно-кассовых машин аудитор должен проверить правильность оформления и ведения книги кассира - операциониста. В организациях, где имеется несколько контрольно-кассовых машин, на каждую из них должна быть заведена отдельная книга, в которой в обязательном порядке должны быть указаны показания счетчика контрольно-кассовой машины на начало и конец рабочего дня, а также сумма поступившей за день выручки. Показатели счетчиков недействующих контрольно-кассовых машин, находящихся в запасе, ремонте, должны актироваться и заверяться подписями бригадира-механика и представителя администрации.

Проверяется соблюдение правил работы с наличными денежными средствами.

При проверке приходных операций аудитор прежде всего проверяет полноту оприходования денежных средств в кассу.

Поступление денежных средств в кассу возможно в следующих случаях:

•                 из учреждений банка (при этом необходимо проверить сохранность

чеков и корешков к ним в чековых книжках, сопоставить суммы на корешках чеков, приходно-кассовых ордерах, в отчетах кассира и кассовой книге, выписках банка, ведомости № 1 и журнале-ордере № 2 для исключения преднамеренных искажений данных бухгалтерского учета);

•                 от сотрудников своего предприятия в соответствии с приказом по

учетной политике: неиспользованные подотчетные суммы (в этом случае производится сверка с авансовыми отчетами и записями по счету 71 «Расчеты с подотчетными лицами»); плата родителей за содержание детей в детских садах или квартирная плата (в этом случае производится сверка с лицевыми счетами работника и записями по счету 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»); прочие расчеты;

•                 в соответствии со спецификой деятельности от других физических и

юридических лиц в виде платы за поставленные материальные ценности, выполненные работы, оказанные услуги.

Расходные операции осуществляются в соответствии с учетной политикой и спецификой деятельности организации и заключаются в следующем:

•                 выдача денежных средств на хозяйственные и командировочные расходы;

•                 возмещение израсходованных сотрудниками личных денежных средств на нужды предприятия;

•                 оплата поставщикам за товары, работы, услуги. Аудитор должен проверить соблюдение организацией предельных сумм расчетов наличными денежными средствами (в настоящее время 60 000 руб. по одной сделке).

При проверке кассовых операций аудитор проверяет соблюдение следующих правил работы с наличными денежными средствами:

•                 полноту оприходования денежной наличности;

•                 полноту и своевременность сдачи денег в кассу банка;

•                 соблюдение установленных предельных сумм расчетов наличными деньгами между юридическими лицами;

•                 соблюдение лимита остатка наличных денег в кассе;

•                 ведение кассовой книги и кассовых документов в установленном порядке.

К наиболее типичным ошибкам, выявляемым при проведении аудиторской проверки кассовых операций, относятся:

•                 нарушения в оформлении первичных документов: отсутствуют подписи директора, руководителя, главного бухгалтера; не указаны дата, номер документа, код организации; имеются подчистки, исправления; не расшифрована «сумма прописью» и т.д.;

•                 неоприходование и присвоение поступивших денежных сумм (из банка, от физических лиц и юридических лиц и т.д.);

•                 излишнее списание денег по кассе, неоднократное использование одних и тех же документов (чеков, авансовых отчетов и пр.);

•                 списание сумм без оснований и по подложным документам;

•                 искажение остатка по кассе на начало дня и на конец дня путем неправильного подсчета итогов в кассовых документах и кассовых отчетах;

•                 некорректное отражение кассовых операций в регистрах синтетического и аналитического учета;

•                 присвоение сумм, законно и незаконно начисленных разным лицам и организациям;

•                 присвоение депонированной заработной платы и средств по другим основаниям;

•                 ведение расчетов суммами наличных денег, превышающими предельную величину;

•                 расчеты с начислением наличных денег без применения контрольно-кассовых машин, нарушения правил регистрации их в налоговых органах, нарушения правил эксплуатации контрольно-кассовых машин;

•                 превышение лимита остатка денежных средств в кассе;

•                 отсутствие подтверждения банка об установленном лимите кассы;

•                 отсутствие утвержденной приказом руководителя предприятия инвентаризационной комиссии для проведения инвентаризации кассы;

•                 непроведение внезапных ревизий кассы за проверяемый период;

•                 отсутствие второго комплекта ключей от кассы и кассового сейфа;

•                 не проводилась инвентаризация при смене кассира (например, при уходе в отпуск);

•                 не проведена инвентаризация при внезапной болезни кассира и вынужденной замене;

•                 отсутствие договора о полной материальной ответственности с кассиром;

•                 отсутствие журналов регистрации приходных и расходных кассовых ордеров;

•                 несоблюдение правил ведения кассовой книги;

•                 при закрытии платежных ведомостей не составляется реестр депонированных сумм.

Согласно ст. 15.1 «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях» нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, выразившееся в осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров, неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, несоблюдении порядка хранения свободных денежных средств, а равно в накоплении в кассе наличных денег сверх установленных лимитов, влечет наложение административного штрафа на должностных лиц в размере от 40 до 50 МРОТ; на юридических лиц — от 400 до 500 МРОТ.

На руководителей предприятий, допустивших указанные нарушения, налагаются административные штрафы в 50-кратном размере МРОТ. Кроме того, ст. 7 Закона о контрольно-кассовых машинах за нарушение порядка применения контрольно-кассовых машин при расчетах с населением установлены следующие штрафные санкции: