Аудит реализации готовой продукции и товаров

• все заказы вместе с приложениями в порядке их группировки

нумеруются, заносятся в книгу регистрации  и подшиваются для хранения в журналах учета поступивших заказов. Копии заказов с приложениями передаются должностным лицам, принимающим решение о возможности выполнение заказов с представлением коммерческого кредита.

        Вышеуказанные процедуры контроля  аудитор проверяет выборкой документы, в которых выражены заказы.

        Аудитор выбирает определенный  период (например, прошлый месяц)  для подтверждения полноты регистрации  поступивших заказов за данный  период; сканирует заказы, поступившие  за выбранный для выявления недостающих номеров; сверяет номера данных заказов с соответствующими номерами, отраженные в книге регистрации заказов.

2.  Аудит реализации  готовой продукции.

2.1.Подготовка  к поставке продукции. 

     Процедуры контроля за подготовкой  к поставке продукции покупателям должны заключаться в следующем.

   Выписка товарно-транспортных накладных   и санкционирование отгрузки  во избежание злоупотреблений  (согласно принципу внутреннего  контроля «разделения обязанностей»)  производится разными должностными лицами. Выписанные экземпляры товарно-транспортных накладных  регистрируются в специальном журнале. Например, должностным лицом отдела сбыта, санкционирующим отгрузку, по установленному порядку осуществляется контроль правильности оформления выписанных товарно-транспортных накладных: заполнения реквизитов, соответствия указанных цен условиями договора, соответствия характеристик продукции (наименования изделия, количество и т. д.) и других данных условиям договора и графикам отгрузок. Кроме того, он производит контрольное сличение суммы, указанной в товарно-транспортной накладной, с данными по фактическому уровню дебиторской задолженности покупателя (при ее наличии) в целях предотвращения превышения установленного данному покупателю критического уровня задолженности. При наличии отклонения  (если в результате отгрузки будет превышен лимит задолженности  из-за того, что покупатель имеет просроченные долги ) отгрузка санкционируется им только на сумму, в результате добавления которой к фактическому уровню дебиторской задолженности данного покупателя не будет превышен установленный ему лимит задолженности, а покупатель становится об этом в известность соответствующим уведомлением.

      Для того чтобы удостовериться  в присутствии вышеуказанных  процедур контроля на предприятии, аудитор может выбрать несколько товарно-транспортных накладных и проконтролировать наличие следующих параметров контроля;

• Все четыре экземпляра товарно-транспортных накладных имеют одинаковые номера;
• Все реквизиты заполнены в соответствии  с действующими правилами и являются верными;
• Указанные в товарно-транспортных  накладных характеристики продукции соответствуют условиям договора и взаимоувязаны;
• Суммы правильно подсчитаны;
• Лимит коммерческого кредита, установленный покупателю по условиям договора, не превышен;
• На каждом экземпляре товарно-транспортной накладной имеется санкция на отгрузку уполномоченного лица отдела сбыта.

      Выписанные товарно-транспортные  накладные передаются на склад  готовой продукции. Получив экземпляры  товарно-транспортной накладной, заведующий складом проверяет наличие на них соответствующей подписи (санкции) уполномоченного лица отдела сбыта и при ее наличии организует отборку продукции из мест хранения, комплектацию партии отправки.

    При прибытии автомобиля в зону погрузки склада готовой продукции заведующий складом (кладовщик), сверяя соответствующие реквизиты путевого листа и транспортного раздела товарно-транспортной накладной, проверяет соответствие прибывшего под погрузку автомобиля параметрам данной поставки. Принимающий груз водитель-экспедитор также осуществляет контроль за соответствием характеристик отгружаемой в автомобиль продукции данным товарно-транспортной накладной, исправностью тары, наличием маркировки грузовых единиц, соблюдением правил погрузки и крепления груза. После проведения погрузки заведующий складом в соответствующих товарно-транспортной накладной проставляет номер путевого листа, указывает наименования документов, следующих с грузом (паспорт, сертификат и т.п.), вид упаковки, количество мест  (товарных мест или грузовых единиц) и скрепляет экземпляры  товарно-транспортной накладной штампом склада и своей подписью с указанием фамилии и должности. Принявший груз водитель-экспедитор также указывает свои данные и расписывается о приемке груза. Первый экземпляр  товарно-транспортной накладной остается на складе готовой продукции и служит основанием для списания готовой продукции из подотчета.

     При получении данных об отгрузке  продукции покупателю, уполномоченное  лицо отдела сбыта в журнале ежедневного учета отгрузки проставляет следующие данные:

• Наименование покупателя;
• Дата и номер договора поставки;
• Дата выписки и номер соответствующей товарно-транспортной накладной;
• Дата и время фактического осуществления отгрузки;
• Фактические данные по погрузке (по данным третьего экземпляра товарно-транспортной накладной) в стоимостном и натуральном выражении по каждому наименованию отгруженной продукции.

         По данным вышеуказанного регистра  ежедневно составляются отчеты, содержащие сведения по отгрузкам за день и с начала отчетного периода (пятидневки, декады или месяца, т.е. соответственно календарным графикам отгрузки).

          На основе ежедневных отчетов  составляются рапорты  о выполнении  оперативно-календарных планов (графиков) отгрузок. Полученные отчеты (рапорты) анализируются начальником отдела сбыта и устанавливаются причины отклонений, выявляются виновники, принимаются меры в пределах своей компетенции. Затем эти отчеты (рапорты) и объяснительные записки с указанием причин отклонений, выявленных виновников и принятых мер передаются дирекции организации. На производственных совещаниях дирекции принимаются соответствующие управленческие решения.

      Проверяя данный участок процедур  внутреннего контроля, аудитор проводит  опрос руководства отдела сбыта в целях выявления наиболее часто возникающих причин отклонений от заданных объемов реализации и принятых по отклонениям управленческих решений (мер).

          На основании полученного от  водителя-экспедитора экземпляра  товарно-транспортной накладной с отметками покупателя о приемке продукции (данные отметки являются свидетельством отгрузки) работником бухгалтерии выписывается счет-фактура в двух экземплярах, первый из которых представляется покупателю. Второй экземпляр счета-фактуры подшивается и хранится в составе учетной документации (в журнале учета выдаваемых счетов-фактур). При этом данные счета-фактуры сверяются с данными товарно-транспортной накладной и условиями договора (заказа).

      Бланки счетов-фактур должны быть  заранее пронумерованы. Последовательность нумерации проверяется главным бухгалтером.

       Счет-фактура является основным  документом, по которому объем  реализации отражается в бухгалтерском  учете. На основе выписанных  счетов-фактур работник группы  учета готовой продукции бухгалтерии в соответствующих регистрах ведет аналитический и синтетический  учет реализации готовой продукции.

       Выписанная счет-фактура – основа  для  регистрации дебиторской  задолженности покупателей, опираясь  на которую работник бухгалтерии заполняет регистры аналитического учета покупателей. Указанным работником также ведется книга продаж, в которой он в хронологическом порядке регистрирует выписанные счета-фактуры.

          Книга продаж должна быть прошнурована, а ее страницы пронумерованы и скреплены печатью. Контроль за правильностью оформления счетов-фактур и ведения продаж методами проверки документов осуществляет главный бухгалтер организации или другое, уполномоченное директором организации, должностное лицо (внутренний аудитор).

        Для ознакомления с вышеприведенными процедурами внутреннего контроля клиента аудитор проводит анализ процесса подготовки счетов-фактур. Он может выборочно взять несколько заказов на существенную сумму и сканировать соответствующую им товарно-транспортные накладные и счета-фактуры для определения недостающих (пропущенных) номеров в целях проверки полноты учета отгрузок, проследить проверки в регистрах и Главной книге, а также точность счетов покупателей. 
 
 
 
 
 
 
 

2.2Контроль  оплаты покупателям  продукции.

Ежедневно работник бухгалтерии получает из банка  выписки с текущего счета, в которых  указанны все данные о движении и  остатках денежных средств на счетах организации, в том числе поступившие  от покупателей за день денежные суммы  в оплату отгруженной продукции. К банковским выпискам прилагаются оправдательные документы (отражаемые в выписке приходные и расходные документы). Получив банковскую выписку, работник бухгалтерии осуществляет контроль полноты указания в выписках перечисленных покупателями сумм, сверяя поступившие от покупателей суммы по выписке с суммами, указанными в прилагаемых к ней оправдательных документах (в платежных поучениях, спецификациях к ним и т.п.).

Бухгалтер по расчетам с покупателями ведет  оперативный учет и методом документальной сверки осуществляет контроль за своевременностью и полнотой оплаты продукции покупателями. На основании банковских выписок и оправдательных документов он делает соответствующие отметки об оплате в регистрах расчетов с покупателями. Им также ведется учет отказов (полный отказ или частичный отказ) от оплаты с указанием даты поступления отказа, его суммы и причин.

Бухгалтер по расчетам с покупателями представляет главному бухгалтеру ежедневные отчеты по выполнению плана  поступления  денежных средств за день и с начала отчетного периода (пятидневки, декады, месяца, квартала, года) в разрезе покупателей и заключенных с ними договоров; к данным отчетам прилагаются расшифровки по отклонениям, в которых отклонения разбиваются по календарным датам их возникновения.

Бухгалтерией устанавливаются причины и выявляются виновники отклонений. Причинами могут быть: несвоевременное поступление в бухгалтерию документов, подтверждающую отгрузку; несвоевременное предоставление их в банк для получения платежа; несвоевременная сдача в банк (или высылка покупателю) платежных поручений; несвоевременная выписка и высылка покупателям счетов-фактур; ошибки в планировании продолжительности документооборота; ошибки в планировании поступлений от просроченной дебиторской задолженности; отказ (частичный отказ) покупателей от оплаты; их неплатежеспособность или платежная недисциплинированность и другие причины. О факте возникновения отклонений от планируемых поступлений денежных средств главный бухгалтер или его заместитель по установленному порядку (оперативно, ежедневно) уведомляет начальника отдела сбыта соответствующими докладными записками, в которых, кроме расшифровки отклонений (сумма, покупатель, договор, счет-фактура, длительность просроченной задолженности, т.е. период времени от момента ее возникновения), указывает установленные причины и выявленных виновников.

          Проведя анализ полученных данных  по отклонениям главный бухгалтер  принимает меры в пределах  своей компетенции (по виновникам, по оперативной корректировке  бюджетов движения денежных средств и т. д.)

         Отчеты о движении денежных  средств (в разрезе установленных  отчетных периодов), а также докладные  записки с расшифровкой отклонений, указанием их причин, виновников  и принятых мер главный бухгалтер  представляет на ежедневных оперативных совещаниях руководителей организации.

         Аналитический учет расчетов  с покупателями должен вестись  по каждому покупателю и каждому  договору  с учетом каждого  предъявляемого к оплате счета  и должен обеспечить получение  данных по возникновению задолженности, срокам и способам ее погашения (в том числе по задолженности, обеспеченной векселями).

          Одновременно с занесением данных  по оплате работником группы  учета расчетов с дебиторами  и кредиторами осуществляется  бухгалтерский контроль методом сверки оплаченных сумм и числящейся задолженности. Такой контроль позволяет выявить: уложился ли покупатель в срок, на который ему была предоставлена скидка (при ее предоставлении); полноту и своевременность погашении задолженности; неверные записи по статьям дебиторов (ошибки при вводе данных по дебиторской задолженности покупателей); неучтенную ранее дебиторскую задолженность покупателей (и, соответственно, неучтенные поставки).